Nghiên cứu, xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
- Bảng thời hạn bảo quản (THBQ) tài liệu là một trong những công cụ giúp các cơ quan lựa chọn những tài liệu có giá trị để bảo quản lâu dài, vĩnh viễn trong các lưu trữ. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu cũng giúp cán bộ lưu trữ tránh được cách nhìn phiến diện, chủ quan trong khi xác định giá trị tài liệu và trong một số trường hợp tránh khỏi sự đánh giá theo định kiến. Nó là phương tiện để tiêu chuẩn hóa thời hạn bảo quản những tài liệu giống nhau về chức năng và loại hình trong các cơ quan cùng loại, cụ thể hóa một khâu quan trọng nhất, khó nhất trong công tác xác định giá trị tài liệu, làm cho việc tiến hành công tác này được dễ dàng.
- Các trung tâm lưu trữ quốc gia, trung tâm lưu trữ các tỉnh, thành phố (gọi chung là kho lưu trữ cấp tỉnh) là những cơ quan lưu trữ giữ vị trí quan trọng trong hệ thống lưu trữ tài liệu quốc gia. Tại đây bảo quản cố định toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước, bao gồm tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan lập pháp, tư pháp, hành pháp, các bộ, cơ quan ngang bộ, v.v… với thành phần và nội dung rất phong phú, phản ánh sự lãnh đạo, quản lý của các cơ quan nhà nước trên các mặt công tác chính trị, xã hội, an ninh, quốc phòng, văn hóa…, và phản ánh cả kết quả của sự lãnh đạo, quản lý đó. Với thực tế như vậy, việc xây dựng, ban hành và áp dụng Bảng thời hạn bảo quản mẫu dùng làm cơ sở để lựa chọn những tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản trong trung tâm lưu trữ quốc gia, trung tâm lưu trữ tỉnh, thành phố là vô cùng cần thiết. Bởi vì kết quả của việc áp dụng Bảng THBQ tài liệu sẽ đảm bảo tính thống nhất trong việc lựa chọn tài liệu, làm tăng hiệu suất của việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, làm gọn nhẹ kho tàng, phương tiện bảo quản…
- Hiện nay, vấn đề xây dựng Bảng THBQ mẫu tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước chưa được quan tâm nghiên cứu một cách đầy đủ và khoa học. Mặc dù Cục Lưu trữ nhà nước năm 1975 đã ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu các cơ quan quản lý nhà nước, nhưng trong thực tiễn Bảng thời hạn bảo quản này còn bộc lộ rất nhiều điểm hạn chế, khó vận dụng như: không bao quát hết những thành phần tài liệu tiêu biểu của các cơ quan; việc định thời hạn bảo quản cho nhiều nhóm hồ sơ, tài liệu chưa sát với giá trị thực tế của tài liệu; nhiều nhóm tài liệu còn ghi quá chung chung… dẫn đến tình trạng là cán bộ ở các trung tâm lưu trữ rất khó vận dụng trong công tác xác định giá trị tài liệu (XĐGTTL), mà cụ thể là xác định THBQ cho từng nhóm hồ sơ, tài liệu.
Từ thực tế này, việc nghiên cứu cơ sở lý luận, thực tiễn, xây dựng bảng THBQ mẫu tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước là một việc làm hết sức cần thiết, nhằm đáp ứng yêu cầu của thực tế công tác xác định giá trị tài liệu ở các trung tâm lưu trữ quốc gia cũng như ở các trung tâm lưu trữ cấp tỉnh, thành phố. Và vấn đề "Nghiên cứu, xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước" sẽ là giải pháp tối ưu nhằm giải quyết nhiều vấn đề về lý luận và thực tiễn công tác xác định giá trị tài liệu ở các cơ quan quản lý nhà nước trong thời gian hiện nay. Do đó, chúng tôi giải quyết vấn đề này với mong muốn đóng góp một phần nhỏ bé vào việc làm thuận lợi hơn cho công tác xác định giá trị tài liệu quản lý nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng của tài liệu lưu trữ được lựa chọn đưa vào bảo quản ở các trung tâm lưu trữ các cấp, phục vụ công tác nghiên cứu trước mắt cũng như lâu dài về sau.
Nói tóm lại, đề tài nếu thực hiện thành công sẽ giải quyết được một số vấn đề thực tiễn công tác XĐGTTL ở các cơ quan quản lý nhà nước trong giai đoạn hiện nay, nâng cao hiệu quả lựa chọn những tài liệu có giá trị, tránh việc loại huỷ nhầm tài liệu và bỏ sót những tài liệu có giá trị; tối ưu hóa thành phần tài liệu trong các trung tâm lưu trữ từ trung ương đến địa phương.
Đồng thời, việc triển khai thực hiện đề tài này cũng nằm trong phạm vi thực hiện Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành