MS Word

Soạn thảo văn bản với MS Word
Nội dung
Bài 1: Làm quen với MS Word
Bài 2: Các thao tác soạn thảo
Bài 3: Thao tác định dạng văn bản
Bài 4: Bảng biểu, biểu đồ và hình ảnh
Bài 5: Trộn thư và in ấn & Một số tính năng khác
Giới thiệu về MS Word
Là một phần mềm trong bộ sản phẩm MS Office của Microsoft, ra đời năm 1980
Phiên bản mới nhất MS Word 2007
Là phần mềm soạn thảo sử dụng rộng rãi nhất hiện nay
Bài 1: Làm quen với MS Word
Khởi động và thoát khỏi MS Word
Các thành phần cửa sổ Word
Thao tác tạo mới, ghi lưu, mở, đóng tài liệu.
Thay đổi chế độ hiển thị trang
Sử dụng công cụ Zoom khung nhìn tài liệu.
Hiển thị/che dấu thanh công cụ
Khởi động MS Word
Cách 1: Vào Start All Programs Microsoft Office Microsoft Word
Cách 2: Click vào biểu tượng Microsoft Word trên màn hình nền Desktop (nếu có)
Các thành phần cửa sổ Word
Thước dọc
Thanh tiêu đề
Thanh công
cụ Standard
Thanh thực đơn lệnh
Thanh trạng thái
Thước ngang
Thanh cuốn ngang
Thanh cuốn dọc
Thanh công
cụ Formatting
Vùng soạn thảo
Nút hiển thị tài liệu
Thoát Word
Thu nhỏ màn hình về Taskbar
Thu nhỏ hoặc phóng to cửa sổ
Đóng tài liệu
đang làm việc
Bảng tác vụ
(Task Pane)
Thanh công cụ vẽ
Ask A
Question box
Màn hình làm việc chính
Làm quen với các loại con trỏ
Con trỏ nhập văn bản
Con trỏ (hay con chạy - cursor) nhập văn bản là thanh đứng màu đen, nhấp nháy.
Chỉ ra vị trí thêm vào văn bản. Ở dòng thứ mấy, cột thứmấy (hãy di chuyển và xem dưới thanh trạng thái).
Chỉ di chuyển được trong phạm vi vùng soạn thảo.
Di chuyển bằng các phím mũi tên hoặc dùng chuột
Con trỏ chuột
Ở dạng chữ I nét mảnh, không nhấp nháy. Di chuyển bằng cách di chuột.
Di chuyển đến các thanh công cụ con trỏ chuột có hình mũi tên màu trắng.
Thoát khỏi MS Word
C1: Ấn tổ hợp phím Alt+F4
C2: Kích chuột vào nút Close ở góc trên cùng bên phải cửa sổ làm việc của Word.
C3: Vào menu File/Exit
Nếu chưa ghi tệp vào ổ đĩa thì xuất hiện 1hộp thoại, như sau, khi đó chọn:
Yes: nếu muốn ghi tệp trước khi thoát,
No: thoát không ghi tệp,
Cancel: huỷ lệnh thoát.
Ghi lưu tài liệu lên đĩa
C1: Kích chuột vào biểu tượng Save trên Toolbar.
C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+S
C3: Vào menu File/Save
Lần đầu tiên ghi lưu tệp tin, hộp thoại Save As được mở ra (như hình sau):
Ghi lưu tài liệu lên đĩa
1. Chọn nơi ghi tệp trong hộp Save in
2. Gõ tên tệp tin
3. Bấm nút Save để ghi tệp
Bấm nút Cancel để hủy lệnh ghi tệp
Khi ghi lưu một tài liệu cần lưu ý:
Nơi lưu tài liệu: Thư mục lưu tài liệu được hiện trong ô Save in.
Đặt tên tệp tin tài liệu: nhập tên tài liệu trong ô File name ( không chứa: / : * ? " < > |)
Kiểu tài liệu: lựa chọn trong ô Save as type. Theo mặc định “Word Document”, có phần mở rộng là “.doc”.
Nếu tệp đã được ghi luu từ trước thì lần ghi tệp hiện tại sẽ ghi lại sự thay đổi kể từ lần ghi trước (có cảm giác là Word không thực hiện việc gì).
Ghi lưu tài liệu lên đĩa
Ghi lưu tài liệu với một tên khác
Dùng khi muốn lưu tài liệu thành một bản mới.
Chọn: File -> Save As
Trong vùng File name, nhập tên khác cho tệp tin và nhấn nút Save as.
1. Chọn nơi ghi tệp
2. Gõ tên mới cho tệp
3. Bấm nút Save để ghi tệp
Bấm nút Cancel để hủy lệnh ghi tệp
Chú ý: Khi ghi tệp với 1 tên khác thì tệp cũ vẫn tồn tại, tệp mới được tạo ra có cùng nội dung với tệp cũ
Tạo thư mục mới để lưu tài liệu
Đóng cửa sổ tài liệu hiện hành
Cách 1: Nhấn nút Close Windows ( phân biệt với nút Close đóng chương trình Word bên trên)


Cách 2: Chọn File -> Close
Chú ý:
Nếu trước đó đã ghi lưu: cửa sổ tài liệu biến mất.
Nếu trước đó chưa ghi lưu: Word sẽ hiển thị hộp thoại nhắc nhở ghi lưu tài liệu.
Đóng cửa sổ tài liệu hiện hành





Có 3 nút Yes, No, Cancel
Yes – Đóng và ghi lưu các thay đổi vừa thực hiện.
No - Đóng và không ghi lưu các thay đổi vừa thực hiện (cẩn thận !)
Cancel – Hoãn lại không đóng nữa, tiếp tục làm việc với cửa sổ tàì liệu đó.
Một số tiện ích
trong hộp thoại Save as
Quay lại thư mục vừa xem
Chuyển đến thư mục cha của thư mục hiện hành
Tạo thư mục mới trong thư mục hiện hành
Truy cập đến các tệp mới được mở gần nhất
Chuyển nhanh đến thư mục Desktop
Chuyển nhanh đến thư mục My Documents
Chuyển nhanh đến mục My Computer
Chuyển nhanh đến mục My Network places
Mở một tài liệu đã có trên đĩa
Bước 1: Mở hộp thoại Open
Nhấn nút lệnh Open trên thanh công cụ
Hoặc - Dùng tổ hợp phím tắt Ctrl + O
Hoặc - Chọn File -> Open
Bước 2:
Sử dụng hộp Look in: nhắp chuột vào nút mở rộng xuống để hiện cây thư mục; chọn tiếp trong cây
Hoặc - Di chuyển từng cấp trên cây thư mục, dùng nút Up (đi lên) và mở thư mục con (đi xuống)
Hoặc - Dùng các nút biểu tượng My Documents, Desktop, My Recent Document
Mở một tài liệu đã có trên đĩa
Bước 3: Nhắp chuột chọn tài liệu, nhấn Open
1. Chọn nơi chứa tệp
2. Chọn tệp cần mở
3. Bấm nút Open để mở tệp
Bấm nút Cancel để hủy lệnh mở tệp
Mở nhiều tài liệu đã có sẵn
Thực hiện: Bước 1 và 2 tương tự như mở một tài liệu, nhưng bước 3 cần thực hiện:
Nếu các tệp tin muốn mở liền kề nhau:
Nhắp chọn tệp đầu tiên
Nhấn giữ phím Shift
Nhắp chọn tệp cuối cùng trong danh sách
Nếu các tệp tin không liền kề nhau:
Nhắp chọn tệp đầu tiên
Nhấn và giữ phím Ctrl
Lần lượt nhắp chọn các tệp còn lại
Mở nhiều tài liệu đã có sẵn
Mở các tài liệu rời rạc
Tạo một tài liệu mới
Khi khởi động, MS-Word tự động tạo sẵn một tài liệu trắng, có tên mặc định là Document1
Tạo một tài liệu mới theo khuôn mẫu mặc định
C1: Nhấn nút lệnh New Blank Document trên thanh công cụ
C2: Dùng tổ hợp phím tắt Ctrl + N
Tạo một tài liệu mới
Tạo một tài liệu mới theo khuôn mẫu khác
MS Word làm sẵn nhiều khuôn mẫu tài liệu khác nhau
Ta cũng có thể làm thêm một số khuôn mẫu tài liệu của riêng mình và lưu vào Word.
Để tạo một tài liệu mới theo khuôn mẫu đã làm: chọn File-> New. Hộp thoại Template sẽ xuất hiện
Chọn một mẫu ở Task Panel bên phải
Di chuyển giữa các tài liệu
đang mở
MS-Word cho phép mở và soạn thảo nhiều tài liệu đồng thời.
Mỗi tài liệu được hiển thị và soạn thảo trong một cửa sổ riêng.
Cách 1:
Mở nhóm lệnh Window để hiển thị danh sách các tệp tài liệu đang mở.
Nhắp chuột chọn tài liệu cần đến trong danh sách
Di chuyển giữa các tài liệu
đang mở
Cách 2:
Thanh tác vụ dưới đáy màn hình có nhiều cửa sổ Word thu nhỏ
Nhắp chuột vào cửa sổ tài liệu nào thì sẽ chuyển đến tài liệu đó.
Thay đổi chế độ hiển thị trang
Có 5 chế độ hiển thị trang tài liệu: Normal, Web Layout, Print Layout, Reading layout, Outline.
2 cách thay đổi chế độ
Chọn từ thực đơn lệnh View
Nhấn vào các nút ở góc trái (phía dưới của cửa sổ soạn thảo)
Normal
Web Layout
Print Layout
Outline
Reading Layout
Công cụ phóng to, thu nhỏ
khung nhìn tài liệu
Giúp người soạn thảo dễ quan sát và theo dõi tài liệu
Không làm thay đổi kích thước kí tự khi in ấn
Thao tác thực hiện: Nhắp chuột vào hộp Zoom, dùng chuột chọn tỉ lệ phóng to/thu nhỏ hoặc gõ trực tiếp con số vào ô này và nhấn nút Enter.
Che dấu/hiểnthị/di chuyển thanh công cụ
Ý nghĩa của thanh công cụ?
Giúp người soạn thảo thao tác nhanh.
Một số thanh công cụ thường dùng
Thanh công cụ cơ bản - Standard
Thanh công cụ định dạng - Formatting
Thanh công cụ đồ họa - Drawing
Hiện thanh công cụ: Vào View ->Toolbars -> nhấn chuột vào tên thanh công cụ(nếu thanh chưa được đánh dấu )
Che dấu thanh công cụ : Vào View ->Toolbars -> nhấn chuột vào tên thanh công cụ (để bỏ đánh dấu )

Che dấu/hiểnthị/di chuyển thanh công cụ
Di chuyển các thanh công cụ
Nhấn chuột vào đầu mút trái của thành công cụ cần di chuyển, con trỏ chuyển thành hình mũi tên bốn góc, kéo và rê chuột đến vị trí mới
Thay đổi tên người tạo tệp
Tools -> Options -> User Information
Gõ tên vào ô Name, địa chỉ email vào ô Mailing Address – nhấn OK
Bài 2: Các thao tác soạn thảo
Bảng mã và font chữ Tiếng Việt
Nhập văn bản
Làm việc với văn bản (Thao tác chọn, sao chép, di chuyển, xóa)
Tìm kiếm, thay thế văn bản
Mã và phông chữ tiếng Việt
Có nhiều bộ mã tiếng Việt khác nhau
Kèm với bộ mã là những phông chữ tương ứng để hiển thị và in ấn
Bộ mã TCVN3:
Font bắt đầu bằng dấu chấm và 2 chữ Vn. Font chữ hoa kết thúc bằng chữ H.
Ví dụ: .VnTime; .VnTimeH, .VnArial, .VnArialH.
Bộ mã và phông VNI:
thường được sử dụng ở khu vực phía Nam và ở nước ngoài
các bộ phông VNI thường được đặt tên bắt đầu bằng chữ VNI. Ví dụ: VNI-Time, VNI-hobo, ..
Bộ mã tiếng Việt Unicode -16 bit
là bộ mã theo chuẩn Unicode
Font Unicode có sẵn trong mọi máy tính cài đặt hệ điều hành Windows. Ví dụ: Times New Roman, Arial, Tohoma, Verdana, Courier...
Mã và phông chữ tiếng Việt
Mã và phông chữ tiếng Việt
Để nhập được tiếng việt cần thiết phải có
Font chữ tiếng Việt đã được cài đặt
Bộ gõ tiếng Việt (thông dụng Vietkey, Unikey)
Chú ý: Khi chọn loại font trong ứng dụng thì phải chọn bảng mã tương ứng ở bộ gõ, lúc đó mới gõ được tiếng Việt
Cách gõ tiếng Việt theo kiểu Telex và VNI
Quy ước gõ tiếng Việt theo kiểu Telex
- f = huyền
- s = sắc
- r = hỏi
- x = ngã
- j = nặng
- aa = â

- aw = ă
- ee = ê
- oo = ô
- w, uw, [ = ư
- ow,] = ơ
- dd = đ
- z = khử dấu (xoá dấu)
Cách gõ tiếng Việt theo kiểu Telex và VNI
Gõ tiếng Việt theo kiểu VNI
Nhập văn bản
Một số quy tắc cơ bản khi nhập văn bản
Viết chữ hoa đầu câu:
Nhập các dấu trong văn bản:
Dấu chấm, dấu phẩy, dấu chấm phẩy: đi liền với từ trước.
Cặp dấu nháy đơn, nháy kép, dấu móc: đi liền với kí tự đầu và cuối.
Sau dấu chấm, dấu phẩy, dấu chấm phẩy phải có một khoảng trống.
Nhập nhanh văn bản trước khi làm đẹp
Ở chế độ chèn

Ở chế độ ghi đè

Kích đúp chuột/nhấn Insert để chuyển đổi giữa Insert Mode/Overtype Mode
Chế độ chèn (Insert) và chế độ ghi đè (Overtype)
Các thành phần của Tài liệu
Có thể chứa văn bản (text), bảng biểu (table), hình ảnh (picture)
Từ (word) : Gồm nhiều tự liền nhau, kết thúc một từ là khoảng trắng (space) hoặc dấu câu.
Câu (sentence) : Gồm một số từ liên tiếp, kết thúc bằng dấu chấm câu.
Đoạn (Paragraph) : gồm một hay nhiều câu, kết thúc bằng nhấn phím Enter
Dòng (line) Gồm nhiều từ năm trên một dòng
Trang (page): Một tờ giấy chứa nội dung văn bản
Phân đoạn (section): Là những phần của văn bản có định dạng về trang in, định dạng cột. Một tài liêu có thể có 1 hay nhiêu section
Thêm kí tự/ kí hiệu đặc biệt không có trên bàn phím
Các ký tự hiển thị ở hàng trên của phím số như: @, $, %,... nhấn phím Shift + .
Các ký hiệu khác, chẳng hạn, αβχϕλ, cần thực hiện:
Đặt con trỏ nhập tại vị trí cần chèn.
Insert Symbol.
Trong hộp Font, chọn bảng phông chữ,
o Nhắp chuột vào kí tự cần chèn, nhấn nút Insert.
Nhấn nút Close đểđóng hộp thoại Insert.
Thêm kí tự/ kí hiệu đặc biệt không có trên bàn phím






Tạo chỉ số mũ trên
và chỉ số dưới
Cách nhập chỉ số trên:
Nhấn tổ hợp 3 phím Ctrl + Shift + =, con trỏ nhập thu nhỏ kích thước
Nhập con số của chỉ số trên, chẳng hạn, số 2 trong x2
Để chuyển về trạng thái bình thường, nhấn lại tổ hợp phím: Ctrl + Shift + =
Cách nhập chỉ số dưới:
Nhấn tổ hợp phím: Ctrl + = , con trỏ nhập thu nhỏ kích thước.
Nhập con số của chỉ số dưới
Để chuyển về trạng thái bình thường, nhấn lại tổ hợp phím: Ctrl + =
Chọn văn bản
Chọn một từ: Nhắp đúp chuột vào từ
Chọn một câu: Giữ phím Ctrl và nhắp chuột tại một kí tự bất kỳ của câu
Chọn một dòng: Nhắp chuột vào khoảng trống bên trái của dòng
Chọn một đoạn văn bản (Paragraph): Đoạn văn bản là phần nằm giữa hai dấu Enter. Nhắp đúp chuột vào khoảng trống bên trái dòng hoặc nhấp 3 lần chuột vào một ký tự bất kỳ của đoạn
Chọn văn bản
Chọn khối kí tự
Cách 1: Sử dụng chuột
Nhấn chuột vào bên cạnh khối ký tự muốn chọn
Nhấn và di chuột sang vùng khối ký tự muốn chọn
Cách 2: Sử dụng bàn phím
Dùng các phím mũi tên di chuyển đến vị trí bên cạnh khối muốn chọn
Nhấn và giữa phím Shift
Nhấn một trong các phím mũi tên sang phải (xuống dưới, trái, phải) tùy theo hướng lựa chọn.
Chọn toàn bộ văn bản
Nhấn tổ hợp phím Ctrl+A để chọn toàn bộ văn bản.
Chọn văn bản
Chon khối hình chữ nhật
Để chọn một khối ký tự hình chữ nhật bất kỳ cần thực hiện:
đặt con trỏ nhập tại vị trí phía trên bên trái.
bấm tổ hợp phím Ctrl+Shift+F8
di chuột tạo hình chữ nhật cho khối kí tự được chọn
Chú ý:
Đề phòng mất văn bản
Khi văn bản đã được đánh dấu, chí cần nhấn một phím bất kỳ là toàn bộ phần văn bản đã được chọn sẽ bị xoá.
Phục hồi dữ liệu bằng cách nhấn nút lệnh Undo trên thanh công cụ

Huỷ chọn văn bản
Thu nhỏ vùng chọn
Là thao tác huỷ chọn một phần văn bản được đánh dấu chọn ngay khi vừa chọn.
Khi vừa chọn xong, thực hiện di chuột ngược chiều thao tác chọn, vùng chọn sẽ được thu nhỏ.
Hủy toàn bộ vùng chọn
Nhắp phím chuột lên vị trí bất kỳ trên vùng soạn thảo
Hoặc bấm vào một phím mũi tên (không bấm các phím chữ hoặc phím Spacebar)
Sao chép văn bản
Sao chép văn bản trên cùng một tài liệu đang mở
Chọn văn bản cần sao chép.
Nhấn nút Copy trên thanh công cụ hoặc mởbảng lệnh Edit, chọn lệnh Copy.
Di chuyển con trỏ nhập đến trí cần dán nội dung
Nhấn nút Paste trên thanh công cụ hoặc mở bảng lệnh Edit, chọn lệnh Paste.
Có thể dán nội dung đã copy nhiều lần
Thanh công cụ Clipboard
Khi chọn văn bản và nhấn nút COPY, một bản sao nội dung văn bản được tạo ra trong Clipboard. Clipboard có thể lưu trữ tối đa 24 văn bản khác nhau
Xuất hiện khi thực hiện sao chép nhiều lần
Có thể lựa chọn bản sao bằng cách chọn ở danh sách trên thanh Clipboard
Muốn xoá hết các bản sao trong Clipboard, nhấn nút Clear All
Thanh công cụ Clipboard
Hiển thị thanh Clipboard: vào EditOffice Clipboard
Thao tác sao chép và dán
giữa nhiều tài liệu đang mở
Chọn văn bản.
Thực hiện tạo bản sao bằng nút Copy.
Mở bảng chọn Window, nhắp chuột vào tên cửa sổ tài liệu cần dán.
Thực hiện dán nội dung vào tài liệu mới bằng nút Paste
Di chuyển văn bản
Chọn văn bản.
Nhấn nút Cut trên thanh công cụ hoặc mở bảng lệnh Edit, chọn lệnh Cut.
Di chuyển con trỏ nhập đến vị trí cần dán nội dung.
Nhấn nút Paste trên thanh công cụ hoặc mở bảng lệnh Edit, chọn lệnh Paste.
Thao tác nhanh: sử dụng phím tắt
Lệnh sao chép dữ liệu (Copy): Ctrl + C
Lệnh cắt dữ liệu (Cut): Ctrl + X
Lệnh dán dữ liệu (Paste): Ctrl + V
Xoá văn bản
Chọn văn bản.
Nhấn phím Delete hoặc mở bảng lệnh Edit, chọn lệnh Clear.
Khôi phục sau khi xóa nhờ nút Undo
Sử dụng chức năng Undo/Redo
Chức năng Undo
Chức năng Undo
Cho phép khôi phục lại tình trạng văn bản trước khi thực hiện một số thao tác.
Có thể sử dụng Undo nhiều lần.
Chức năng Redo
Cho phép trả lại trạng thái đã có trước khi thực hiện Undo.
Tìm kiếm một cụm từ trong tài liệu
Mở bảng chọn Edit Find (hoặc nhấn phím tắt Ctrl + F). Cửa sổ tìm kiếm Find hiện ra:
Từ tìm kiếm: nhập từ / cụm từ cần tìm kiếm vào hộp Find what.
Phạm vi tìm kiếm: nhắp chuột vào hình mũi tên trỏxuống của hộp Search (nằm trong vùng Search Option)
All: tìm trong toàn bộ văn bản
Up: tìm trong đoạn văn bản phía trên (kể từ vị trí con trỏ nhập văn bản hiện tại)
Dowm: tìm trong đoạn văn bản phía dưới (kể từ vịtrí con trỏ nhập văn bản hiện tại)
Thay thế một cụm từ trong văn bản
Mở bảng chọn Edit Replace (hoặc phím tắt Ctrl + H), xuất hiện hộp thoại Find and Replace
Nhập nội dung cần tìm vào hộp Find What, trong ví dụ là "hà nội".
Gõ từ cần thay thế vào hộp Replace With, trong ví dụ là "Hà Nội".
Chọn phạm vi tìm kiếm trong ô Search: tương tự như hộp thoại Find
Hạn chế các đặc điểm cần tìm: tương tự như hộp thoại Find
Bài 3: Các thao tác định dạng
Định dạng ký tự
Định dạng đoạn văn bản
Định dạng trang
Đặt Tabstop
Định dạng Bullets and Numbering
Chia cột văn bản. Tạo hiệu ứng DropCap
Định dạng tài liệu
Định dạng phông chữ
Đánh dấu chọn văn bản cần định dạng
Nhấn chuột vào mũi tên trỏ xuống của ô font. Chọn phông chữ phù hợp từ danh sách liệt kê các font (Times New Roman, Arial, ...).
Thay đối cỡ chữ
Trường hợp vùng văn bản có cùng một cỡ chữ
Đánh dấu chọn văn bản cần thay đổi cỡ chữ.
Chọn hoặc nhập cỡ chữ vào ô Size trên thanh công cụ
Trường hợp vùng văn bản không cùng một cỡ chữ
Muốn cùng tăng (hoặc giảm) đồng thời cỡ chữ của các đoạn văn bản có kích thước khác nhau.
Đánh dấu chọn văn bản cần thay đổi cỡ chữ.
Nhấn tổ hợp phím Ctrl+[ để giảm đều cỡ chữ. (còn tổ hợp phím Ctrl+] là để tăng đều cỡ chữ).
Tạo chữ in nghiêng, in đậm, gạch chân
Đánh dấu chọn phần văn bản cần tạo hiệu ứng.
Sau đó, có thể dùng chuột hay bàn phím để tạo hiệu ứng. Thực hiện một trong các cách sau
Đặt in nghiêng: Nhấn nút I trên thanh Formatting hoặc Ctl +I
Đặt in đậm: Nhấn nút B trên thanh Formatting hoặc Ctl +B
Đặt gạch chân: Nhấn nút U trên thanh Formatting hoặc Ctl +U
Định dạng font chữ
thông qua hộp thoại Font
Đánh dấu chọn văn bản cần định dạng
Mở bảng lệnh Format, chọn Font
Hộp thoại Font có 3 thẻ chức năng chính:
Thẻ Font:
Thẻ Character Spacing:
Thẻ Text Effects
Thay đổi màu cho văn bản
Chọn đoạn văn bản muốn đổi màu chữ.
Nhấn vào nút Font Color trên thanh công cụ Formatting để áp dụng màu hiện hành
Hoặc nhấn vào mũi tên trỏ xuống bên cạnh chữ A để mở bảng màu rồi chọn một màu khác
Sử dụng bút đánh dấu văn bản
Có thể đánh dấu tài liệu bằng nhiều màu sắc khác nhau
Nút Highlight nằm trên thanh công cụ Formatting.
Thay đổi nền văn bản
Chọn văn bản muốn đổi nền.
Mở bảng lệnh FormatBorder and Shading. Trong hộp thoại đó, chọn phần Shading
Muốn văn bản đổi màu nền, chúng ta nhấn chọn màu trong bảng màu Fill.
Nhấn nút OK để hoàn tất việc thay đổi nền.
Sao chép định dạng
Sử dụng nút Format Painter trên thanh công cụ Formatting.Thực hiện:
Chọn vùng văn bản gốc muốn sao chép định dạng.
Nhấn nút Format Painter. Con trỏ chuột sẽ có hình một cái chổi quét sơn
Nếu muốn sử dụng sao chép định dạng nhiều lần thì phải nhấn đúp chuột vào nút Format Painter trước khi đánh dấu chọn văn bản áp dụng định dạng
Khi kết thúc thì nhấn lại nút Format Painter để trở vềtrạng thái soạn thảo bình thường
Huỷ bỏ việc áp dụng định dạng bằng cách nhấn phím Esc hay nhấn lại vào nút Format Painter một lần nữa
Định dạng đoạn văn bản
Chọn đoạn văn bản (những đoạn) muốn định dạng.
Vào menu FormatParagraph
Định dạng đoạn văn bản
Spacing : Thay đổi khoảng cách giữa hai đoạn văn bản:
Khoảng cách trước đoạn: Spacing before (pt)
Khoảng cách sau đoạn: Spacing after (pt)





Line spacing : Khoảng cách giữa các dòng trong đoạn.
Single : Khoảng cách dòng bình thường.
1.5 lines : Khoảng cách giữa các dòng cách nhau 1.5 lần độ cao của dòng.
Double (gấp đôi) : Khoảng cách giữa các dòng cách 2 lần độ cao của dòng.
At least (ít nhất) : Khoảng cách giữa các dòng cách nhau một khoảng nhỏ nhất qui định trong At.
Exactly : Khoảng cách giữa các dòng được xác định chính xác trong mục At.
Multiple : Khoảng cách giữa các dòng cách nhau bằng số lần khoảng cách dòng đơn xác định trong At.
Định dạng đoạn văn bản
Indentation: Chỉnh lề cho đoạn.


Left : Xác định khoảng cách từ lề trái đến đoạn văn bản.
Right : Xác định khoảng cách từ lề phải đến đoạn văn bản.
Special : Một số cách chỉnh lề khác.
(None) : Không thay đổi.
First line : Dòng đầu của đoạn được thụt vào.
Hanging : Tất cả dòng trong đoạn thụt vào một khoảng xác định so với dòng đầu của đoạn.
Đặt Tab stop
Chọn đoạn văn bản muốn đặt dấu Tab
Nhấn vào biểu tượng dấu Tab ở đầu mút trái của thanh thước kẻ cho đến khi hiện biểu tượng dấu Tab thích hợp. Có các loại Tab sau:
Trái : Văn bản sẽ dóng bên trái





Đặt Tab stop
Giữa : Văn bản dóng ở giữa





Phải : văn bản xuất hiện bên phải
Đặt Tab stop
Thập phân : dùng để căn các số theo kí hiệu phân tách phần nguyên và phần thập phân.
Đặt dấu Tab
có kèm thêm kí hiệu phía trước
Chọn đoạn văn bản muốn đặt dấu Tab
Mở bảng chọn FormatTabs
Trong ô Tab stop position, đặt vị trí cho dấu Tab mới hoặc chọn dấu Tab đã có.
Trong vùng Alignment, chọn kiểu căn lề cho đoạn văn bản sau dấu Tab
Chọn kí hiệu đặt trước dấu Tab tại vùng Leader.
Nhấn nút Set để đặt vị trí Tab mới.
Đặt dấu Tab có kèm thêm kí hiệu phía trước
Áp dụng chữ hoa đầu đoạn (Drop Cap)
Thực hiện:
Nhập một đoạn văn bản.
Đặt con trỏ nhập văn bản ở vị trí bất kỳ thuộc đoạn văn bản đó
Mở bảng lệnh Format, chọn lệnh Drop Cap...
Hộp thoại Drop Cap xuất hiện:
Chọn kiểu chữ: None: không đặt chữ hoa đầu đoạn. Dropped: chữ cái đầu đoạn được căn lề như phần văn bản còn lại. In Margin: chữ cái đó nằm ngoài lềđoạn văn bản.
Danh sách liệt kê
Có 2 kiểu danh sách liệt kê:
Có thứ tự (đánh số): ví dụ: a,b,c... hay 1,2,3...
Không có thứ tự (gạch đầu dòng): ví dụ: các dấu hoa thị, gạch đầu dòng...
Có 2 cách tạo danh sách:
Sử dụng nút Bullets Hay nút Numbering trên thanh công cụ Formatting
Chọn thực đơn lệnh Format và chọn mục lệnh Bullets and Numbering.
Tạo các danh sách con
Sử dụng phím TAB hoặc kích nút Decrease Indent trên thanh công cụ Formatting để lùi vào một mức

Muốn đặt ngược lại, sử dụng phím SHIFT+TAB hoặc kích nút Increase Indent trên thanh công cụ
Formatting.


Chia cột văn bản
Chia cột văn bản
Đánh dấu chọn văn bản
Chọn lệnh Format/Columns:
Tạo Border cho đoạn văn bản
Chọn đoạn văn bản càn tạo đường viền
Chọn Format Borders and Shading, chọn thẻ Border
Xoá tất cả các định dạng
Xoá định dạng đoạn: Ctrl + Q hoặc vào nhóm lệnh Edit chọn ClearFormat
Xoá định dạng ký tự: Ctrl + Spacebar
Định dạng trang
Thay đổi khổ giấy
Nhắp chọn thực đơn lệnh File, chọn lệnh Page Setup
Nhắp chọn thẻ Page
Chọn khổ giấy in trong phần Paper Size (A4)
Thay đổi mép lề tài liệu: lề trái, lề phải, lề trên, lề dưới
Chọn chiều nhập văn bản và in: Portrait – dọc, Landscape - ngang.
Nhập các giá trị cho các vùng: Top - lề trên Bottom - lề dưới Left - lề trái Right - lề phải
Đặt lề cho tài liệu được đóng gáy (Gutter margin) : Nhập giá trị vào ô Gutter để đặt độ rộng khi đóng gáy tài liệu.
Nhấn nút OK để hoàn thành việc chọn
Chèn/Hủy dấu ngắt trang – Page Break
Chèn dấu ngắt trang
Khi soạn thảo hết trang, Word tựđộng chèn một dấu ngắt trang để sang trang mới. Nếu chưa hết trang muốn sang trang mới, cần thực hiện:
Đặt con trỏ nhập văn bản tại vị trí cần sang trang. Mởbảng chọn Insert, chọn lệnh Break
Hủy dấu ngắt trang
Đặt con trỏ tại dòng cuối của trang trên và nhấn phím Delete liên tục cho đến khi các dòng của trang dưới được di chuyển lên trang trên.
Chèn/Hủy dấu ngắt section – section Break
Tiêu đề đầu trang (Header) và tiêu đề chân trang (Footer)
Mở bảng chọn View, chọn lệnh Header and Footer
Phần không gian dành cho Header and Footer sẽ nổi rõ để nhập nội dung vào. Đồng thời, MS-Word tựđộng hiển thị thanh công cụ Header and Footer
Tạo khung cho trang văn bản
B1: Dùng lệnh FormatBorder and shading
B2: Chọn thẻ Page Border
B3: Chọn kiểu khung ở ô Art
B4: Chọn nút Options để hiệu chỉnh khung so với văn bản
Thiết lập cách đánh số trang tự động cho tài liệu
Chọn lệnh Insert Page Number làm xuất hiện hộp thoại Page Numbers
Position: chọn vị trí hiển thị số thứ tự trang
Alignment: căn lề cho đánh số trang (trái, phải, giữa)
Show number on first page: đánh dấu nếu muốn hiển thịđánh số ở trang đầu tiên của tài liệu (trang bìa).
Để đánh số thứ tự trang bắt đầu từ một số khác 1
Mở bảng chọn Insert, chọn lệnh Page Number.
Nhấn nút Format.
Trong hộp Start at, nhập số chỉđầu tiên
Chỉnh sửa/xoá bỏ số trang tự động của tài liệu
Số trang của văn bản sau khi chèn sẽ được đặt vào vùng Header and Footer của văn bản.
Thực hiện chỉnh sửa/xoá bỏ số trang
Nhắp đúp lên số trang làm xuất hiện Header and Footer
Chỉnh sửa số trang hoặc xoá bỏ số trang.
Đóng Header and Footer để quay trở về soạn thảo
Bài 4: Bảng biểu, hình ảnh
Nội dung trình bày
Bảng:
tạo mới, xoá bỏ bảng biểu; thêm, bớt cột và dòng.
nhập, chỉnh sửa nội dung cho bảng
định dạng đường viền, đặt màu nền.
Thao tác chọn trong bảng
Hình ảnh, biểu đồ:
thêm hình ảnh, hình vẽ và biểu đồ vào tài liệu.
thêm các mẫu chữ nghệ thuật, hình học sẵn có.
định dạng màu nét vẽ, tô nền cho hình ảnh, hình vẽ và biểu đồ.
co dãn kích thước hình ảnh.
di chuyển, sao chép, cắt dán, xoá hình ảnh.
Tạo bảng biểu
Bảng được tạo thành từ các dòng (row) và các cột (column), giao của một cột và một hàng là một ô (cell)
Trong một ô, chúng ta có thể nhập văn bản, chèn hình ảnh hoặc chèn bảng
Cách nhanh nhất để tạo bảng
Đặt con trỏ nhập văn bản tại vị trí muốn tạo bảng.
Nhấn chuột vào biểu tượng Insert table trên thanh công cụ
Giữ phím chuột và kéo di chuột xuống phía dưới. Có thểđiều chỉnh tăng/giảm số dòng và số cột.
Thả phím chuột để kết thúc việc tạo bảng.
Tạo bảng biểu
Tạo bảng bằng lệnh Insert Table
Đặt con trỏ nhập văn bản tại vị trí muốn nhập bảng.
Nhắp chọn thực đơn lệnh TableInsert Table
Nhập số cột ô Number of columns, số dòng vào ô Number of rows
Nhấn nút OK để tạo bảng.
Nhập nội dung vào bảng, chỉnh sửa nội dung
Nhấn chuột vào một ô bất kỳ để nhập nội dung.
Di chuyển giữa các ô: dùng phím Tab và các phím định hướng trên bàn phím.
Chỉnh sửa nội dung trong ô tương tự chỉnh sửa văn bản
Thao tác chọn một dòng, một cột, một ô, bảng
Chọn một dòng: nhấn chuột vào lề trái của dòng
Chọn một cột: di chuyển con trỏ chuột đến mép lề trên đỉnh cột, khi con trỏ có dạng mũi tên màu đen thì nhấn chuột.
Chọn một ô: Di chuyển con trỏ chuột đến lề trái của ô cho đến khi hiển thị hình mũi tên màu đen thì nhấn chuột.
Chọn nhiều ô: Tương tự như chọn một ô nhưng cần giữ và kéo chuột sang tất cả các ô cần chọn.
Thao tác chọn dòng, cột, ô, bảng
Chọn nhiều dòng: nhấn chọn dòng đầu tiên, giữ phím và kéo di chuột xuống các dòng phía dưới.
Chọn nhiều cột: nhấn chọn cột đầu tiên, giữ phím và kéo di chuột sang các cột bên cạnh.
Chọn bảng:
- Đưa con trỏ chuột vào bảng
- Chọn chữ thập phía trên góc trái của bảng
Thêm dòng
Đặt con trỏ nhập văn bản tại vị trí muốn thêm dòng vào bên cạnh.
Nhắp chọn thực đơn TableInsert.
Chọn Rows Above: dòng mới thêm sẽ được chèn vào phía trên dòng chứa con trỏ nhập văn bản.
Chọn Rows Below: dòng mới thêm sẽđược chèn vào phía dưới dòng chứa con trỏ nhập văn bản.
Thêm cột
Đặt con trỏ nhập văn bản tại cột bên cạnh cột cần thêm
Nhắp chọn thực đơn lệnh TableInsert.
Chọn Column to the Left: cột mới thêm sẽ được chèn vào bên trái cột chứa con trỏ nhập văn bản.
Chọn Column to the Right: cột mới thêm sẽđược chèn vào bên phải cột chứa con trỏ nhập văn bản
Xóa bảng, cột, dòng
Thêm, xóa ô
Xóa bảng: Đặt con trỏ soạn thảo vào bảng, Vào Table, chọn Delete able
Xoá cột, dòng
Đánh dấu chọn các dòng/cột cần xoá
Mở bảng chọn Table, trỏ tới dòng Delete rồi nhấn lệnh Columns hoặc Rows.
Thêm và xoá ô
Thêm/xoá ô: tương tự thao tác thêm/xóa dòng (cột), nhưng trước khi thực hiện lệnh, MS-Word hiển thị hộp thoại xác định cách thức dịch chuyển những ô khác trong dòng:
Thêm và xoá ô
Shift Cells Right: chèn ô, dịch ô trong hàng sang phải
Shift cells down: chèn ô, dịch ô trong cột xuống dưới.
Insert entire row: Chèn thêm một dòng mới.
Insert entire column: Chèn thêm một cột mới.
Shift Cells Left: xoá ô, dịch ô trong hàng sang trái.
Shift cells down: xoá ô, dịch ô trong cột lên trên.
Delete entire row: Xoá cả dòng chứa ô.
Delete entire column: Xoá cả cột chứa ô.
Thay đổi chiều rộng cột
Cách 1
Di chuyển con trỏ chuột đến đường biên phải của cột
Khi con trỏ chuột chuyển sang hình thì kéo - thả để điều chỉnh độ rộng, hẹp.
Thay đổi chiều rộng cột
Cách 2:
Di chuyển chuột lên thanh thước đến các nút lề cột
Khi con trỏ chuột chuyển sang hình mũi tên hai chiều thì kéo-thả nút lề để điều chỉnh độ rộng, hẹp.
Thay đổi chiều cao dòng
Di chuyển con trỏ chuột đến đường biên dưới của dòng
Khi nó chuyển sang hình mũi tên co dãn thì kéo - thảcon trỏ chuột đểđiều chỉnh độ rộng, hẹp.
Nhập và tách ô
(Merge and Split)
Thao tác nhập nhiều ô
Chọn các ô kề nhau cần nhập thành 1 ô.
Nhắp chọn thực đơn TableMerge Cells.
Thao tách ô
Chọn ô cần tách
Chọn TableSplit cells
Sử dụng thanh công cụ Tables and Border
Nhấn nút Tables and Borders có hình trên thanh công cụ Standard.


dùng để chia các ô, các cột, các dòng của bảng thành nhiều phần khác nhau.
dùng để tẩy bỏ một đường thẳng trong bảng :
dùng để chọn kiểu đường thẳng
chọn độ đậm của đường thẳng
định dạng màu cho đường
Sử dụng thanh công cụ Tables and Border
kẻ khung cho các ô
tô mầu nền cho tài liệu
chèn thêm bảng mới
nhập các ô
chia các ô
định dạng căn lề văn bản
Thay đổi hướng văn bản
sắp xếp văn bản trong các cột theo chiều tăng dần
Thay đổi hướng văn bản trong ô
Chọn ô cần chỉnh hướng văn bản
Nhắp chọn thực đơn lệnh FormatText Direction
Chọn hướng văn bản trong vùng Orientation
Căn chỉnh văn bản
thuộc bảng biểu
Chọn các ô cần căn chỉnh lề.
Nhắp phải chuột vào vùng được chọn.
Muốn áp dụng kiểu căn lề nào thì di chuyển con trỏ chuột đến nút có hình vẽ tương ứng và nhắp chuột
Thay đổi kiểu đường viền bảng biểu
Nếu áp dụng thay đổi cho toàn bảng, nhấn chuột vào vị trí bất kỳ thuộc bảng. Nếu chỉ áp dụng cho một vài ô, đánh dấu chọn các ô đó.
Mở Format Border and Shading, chọn thẻ Border
Lựa chọn hiệu ứng (kiểu dáng, màu sắc, độ đậm nhạt) thích hợp.
Nhấn vào các nút tương ứng xung quanh ô Preview để thiết đặt vị trí sẽ áp dụng các thuộc tính vừa chọn
Kiểm tra lại trong Apply to xem hiệu ứng được áp dụng cho cả bảng (Table) hay chỉ áp dụng cho vài ô (Cells)
Nhấn OK để kết thúc. Vẽđường viền cho bảng
Thay đổi kiểu đường viền bảng biểu
Tô màu nền
cho các ô trong bảng
Trong hộp thoại Border and Shading, nhấn chọn thẻ Shading chọn màu nền cho bảng biểu ở mục Fill
Thêm hình vẽ vào tài liệu
Thêm hình ảnh từ Clip Art
Mở bảng lệnh Insert, chọn lệnh Picture, chọn Clip Art.
Cửa sổ Insert ClipArt hiện ra như sau
Thêm hình vẽ vào tài liệu
Nhấn chuột vào một danh mục ở hộp Search in để tìm hình vẽ thích hợp.
Nhấn chuột vào hình cần chèn (có thể xem trước ảnh).
Chọn lệnh Insert để chèn vào tài liệu
Tạo chữ nghệ thuật - Word Art – trên tài liệu
Nhắp chọn thực đơn Insert Picture / Word Art.
Trong cửa sổ WordArt Gallery, nhắp chọn mẫu
Nhập nội dung chữ nghệ thuật
Thêm các hình hình học
sẵn có vào tài liệu
Các hình học có sẵn (AutoShape).
Chỉ có thể chèn hình nếu đang hiển thịở kiểu Print layout.
Cần hiển thị thanh công cụ Drawing trước bằng cách nhấn chọn nút Drawing.
Vẽ các đối tượng hình học
Sử dụng thanh công cụ Drawing để vẽ
Bài 5 : In ấn và trộn thư
Nội dung trình bày
Xem tài liệu trước khi in
In ấn tài liệu
Trộn thư
Xem tài liệu trước khi in
Mở bảng chọn File, chọn lệnh Print Preview hoặc nhấn vào nút trên thanh công cụ Standard.
Chỉnh lại bố cục của văn bản sao cho thích hợp.
Tăng hay giảm tỉ lệ để xem nhiều trang. Có thể chỉnh sửa nội dung trong lúc xem bằng cách nhấn nút có hình trên thanh công cụ.
Thoát khỏi chế độ Preview chọn nút Close.
In ấn trong MS-Word
Mở bảng chọn File, chọn Print
Giải thích các mục chọn:
Name: Chọn máy in (máy in laser, in màu, máy in qua mạng...)
Để lựa chọn trang in, nhấn vào một trong các lựa chọn
sau trong vùng Page range: All: In tất cả các trang từ trang đầu đến trang cuối.
Current Page: Chỉ in trang hiện tại đang đặt con trỏ nhập văn bản.
Pages: Chỉ in một số trang xác định, tách nhau bởi dấu phẩy. Ví dụ: 1,3,6-25
In ấn trong MS-Word
Nhập số bản in vào ô Number of copies trong vùng Copies (nếu muốn in nhiều bản)
Để in ra các trang chẵn hoặc lẻ, chọn Even pages hoặc Odd pages trong ô Print (nằm phía góc trái, bên dưới hộp thoại
Giới thiệu tiện ích trộn thư
Giới thiệu
Trộn thư (trộn văn bản) là tiện ích cho công việc thường xuyên phải tạo giấy mời, thư từ cùng một nội dung cho nhiều người, nhiều cơ quan, ở các địa chỉ khác nhau ...
Ví dụ: cần tạo giấy mời cho một danh sách các người nhận với nội dung sau:
GIẤY MỜI
Kính gửi Ông/ Bà: (phần tên sẽđược tựđộng điền)
Cơ quan: (phần địa chỉ sẽđược tựđộng điền)
Mời Ông / Bà đến dự buổi hội thảo về Mạng máy tính không dây.
Một số nội dung khác
Auto text
Kiểm tra ngữ pháp Tiếng anh, Bật tắt chế độ kiểm tra ngữ pháp tiếng anh
Đếm từ trong MS Word
Bảo vệ tài liệu
Áp dụng Style, làm mục lục
End
Hướng dẫn: 1/. Hoàng Văn Nghĩa
Ngành: Công nghệ thông tin

Email 1: [email protected]
Email 2: [email protected]

ĐT: 0962758661.