Mot so tinh nang nang cao Excel

Chương 7.
Các tính năng nâng cao khác
Các kiểu trình bày (Style) giúp định dạng các ô của bảng tính một cách nhanh chóng và thống nhất.
7.1.1 Tạo một kiểu trình bày mới
Đưa con trỏ về ô (hoặc chọn miền) cần tạo, nếu là bảng tính mới đưa về ô A1.
Chọn Format Style, xuất hiện hộp thoại Style:
7.1 Kiểu trình bày
* Trong khung Style Name chọn kiểu trình bày đã tạo hoặc đặt tên cho kiểu trình bày mới.
* Chọn nút Modify. Xuất hiện hộp thoại Format Cells:
Number: Định dạng số
Aligment: Canh biên
Font: Định dạng kí tự
Border: Kẻ khung (viền)
Patterns: Đặt màu nền
Protection: Bảo vệ ô
* Tiến hành định dạng dữ liệu
* Chọn Add để bổ sung kiểu trình bày mới
* Chọn OK để kết thúc.
7.1.1 áp dụng một kiểu trình bày
a. Dùng Menu:
Đưa con trỏ về ô (hoặc chọn miền) cần áp dụng
Chọn Format Style, xuất hiện hộp thoại Style
Chọn kiểu trình bày tương ứng từ danh sách Style Name
- Chọn OK
b. Dùng Thanh công cụ (giống thao tác copy định dạng của Word):
Đưa con trỏ về ô (hoặc chọn miền) cần áp dụng
Chọn biểu tượng Format Painter (Chổi sơn), xuất hiện con trỏ chuột có kèm theo chổi sơn.
Dùng con trỏ chuột để bôi đen nhóm ô cần định dạng theo kiểu trình bày.
* Lưu ý: Để áp dụng kiểu trình bày cho các ô rời rạc, tại bước 2, ta nháy đúp chuột vào biểu tượng Format Painter và sau bước 3 ta chọn biểu tượng đó 1 lần nữa để kết thúc công việc.
7.1.1 Ghi một Macro mới
Chọn Tools Macro
Chọn Record New Macro.để thu Macro mới, xuất hiện hộp thoại Record Macro:
Trong ô Macro Name: Gõ vào tên Macro (bắt đầu bằng chữ cái, sau đó là chữ cái hoặc con số, không được dùng các kí hiệu, dấu cách hoặc dấu tiếng Việt)

7.2. Macros
Cũng giống như MS Word, Macros của Excel dùng để tự động các công việc mà ta phải thường xuyên thực hiện. Chúng có thể gán cho phím nóng, thanh công cụ hoặc menu để tiện cho việc sử dụng.
- Tại Shortcut key: Gõ vào 1 kí tự, sau này để chạy Macro, ta ấn tổ hợp Ctrl + phím này.
chỉ có tác dụng tại tập bảng tính hiện thời (This Wookbook) hoặc bảng tính mới (New Wookbook).
- Tại Description: Mô tả các công việc mà Macro sẽ làm.
- Chọn OK để bắt đầu ghi lại các thao tác. ở ví dụ này ta cần chọn các nút kiểu đậm, nghiêng, gạch chân
- Tại Store macro in: Chọn nơi lưu Macro. Chọn Personal Macro Workbook để có thể dùng Macro này trong các bảng tính khác. Nếu không Macro
* Hoặc:
Chọn OK sau đó vào lệnh Tools Macro Macro., xuất hiện hộp thoại, chọn tên Macro vừa đặt
Chọn Edit, thực hiện viết Macro bằng ngôn ngữ Visual Basic.
* Chọn nút Stop hoặc vào lệnh ToolsMacro Stop recording để kết thúc việc ghi Macro.
7.1.2 Gán Macro cho thanh công cụ
Chọn ToolsCustomize., xuất hiện hộp thoại Customize
Chọn thẻ Commands, trong khung Categories chọn Macros. Kéo một nút của hộp Commands và thả trên thanh công cụ.
Chọn Close.
Nháy vào biểu tượng vừa đưa ra, xuất hiện hộp thoại chọn tên Macro cần gán trong danh sách Macro Name, chọn OK
7.1.3 Chạy Macro
Đưa con trỏ về chỗ cần áp dụng Macro.
Chọn biểu tượng của Macro hoặc từ Menu hoặc nhấn tổ hợp phím nóng, tuỳ theo cách đã gán. Hoặc có thể chạy Macro bằng cách vào ToolsMacro, hộp thoại Macro hiện ra, chọn Macro trong danh sách Macro Name. Chọn nút Run.
7.1.4 Xoá Macro
Chọn Tools Macro, hộp thoại Macro hiện ra.
Chọn Macro cần xoá từ danh sách Macro Name. Chọn nút Delete, chọn Yes.
7.3. Làm việc với nhiều bảng tính
Lần lượt mở các bảng tính ra
Trên màn hình là bảng tính được mở ra sau cùng.
* Để chuyển sang làm việc với bảng tính khác:
Chọn Windows, Excel liệt kê các bảng tính đang mở với số thứ tự của chúng, tên bảng tính chứa con trỏ có dấu ở bên trái.
Chọn bảng tính mà ta cần chuyển tới (hoặc gõ số thứ tự của bảng tính đó)
* Muốn cho hiện ra tất cả các bảng tính trên màn hình:
Chọn Windows Arrange, xuất hiện hộp thoại Arrange Windows, để sắp xếp các cửa sổ bảng tính, chọn:
+ Tiled: phủ kín cả màn hình
+ Horizontal: Theo chiều ngang
+ Vertical: Theo chiều dọc
+ Cascade: So le
* Để chuyển sang bảng tính nào, nháy chuột tại cửa sổ của bảng tính đó hoặc ấn Ctrl + F6.
(Có thể thực hiện sắp xếp lại, thay đổi kích thước, đóng, copy, chuyển khối,.)
7.4. Trao đổi thông tin với Word
7.4.1 Chuyển các kết quả của Excel cho Word
Chọn (bôi đen) miền dữ liệu của bảng tính cần chuyển cho Word.
Chọn biểu tượng Copy hoặc EditCopy.
Khởi động Word, mở tài liệu và đưa con trỏ về vị trí cần thiết, sau đó thực hiện 1 trong 2 cách:
+ C1: Chọn biểu tượng Paste hoặc EditPaste
+ C2: Chọn EditPaste Special hoặc Paste Link
Với cách 2, mọi sự thay đổi của đối tượng trong Excel được phản ánh trong Word, còn cách 1 thì sự sửa đổi không được phản ánh.
7.4.1 Chuyển bảng đã gõ bằng Word cho Excel
Khả năng tính toán trong bảng của Word rất yếu, nếu cần tính toán trong các bảng đã được gõ bằng Word, nên chuyển chúng cho Excel:
Trong Word, chọn (bôi đen) các ô hoặc toàn bảng
Chọn biểu tượng Copy hoặc EditCopy.
Khởi động Excel, mở bảng tính và đưa con trỏ về vị trí cần thiết, sau đó thực hiện 1 trong 2 cách:
+ C1: Chọn biểu tượng Paste hoặc EditPaste
+ C2: Chọn EditPaste Special hoặc Paste Link
Với cách 2, mọi sự thay đổi của đối tượng trong Word được phản ánh trong Excel, còn cách 1 thì sự sửa đổi không được phản ánh.