Một số tình huống thường gặp khi sử dụng word - cách khắc phục

MỘT SỐ TÌNH HUỐNG BẤT THƯỜNG XẢY RA KHI SỬ DỤNG WORD
VÀ CÁCH KHẮC PHỤC
Microsoft Word là một chương trình soạn thảo văn bản thông dụng nhất hiện nay, hầu hết mọi người sử dụng máy tính đều đã từng biết và từng sử dụng qua MS Word. Tuy nhiên đôi khi có một số tình huống có thể làm thầy cô bối rối mà không biết cách nào để giải quyết:
1. Đang gõ ngon lành bỗng nhiên khi gõ đến chữ i (nhỏ) lại biến thành I (lớn), thật là khó xử. Thầy cô không cần phải bối rối, hãy vào  Tools > AutoCorrect Options, trong thẻ AutoCorrect, bỏ chọn mục Replace text as you type > OK là xong.
 
2.  Thầy cô có vài trang văn bản báo cáo hoặc tham luận nhưng bị khống chế số lượng từ, chẳng lẻ phải đếm số từ. Word cung cấp cho Thầy cô công cụ đếm số từ trong toàn bộ văn bản giúp Thầy cô. Hãy vào mục Tools > Word count… Mục này cho Thầy cô đếm một số vấn đề
- Pages: Đếm số trang của văn bản.
- Words: Đếm số từ của văn bản.
- Character (no spaces): Đếm số ký tự không kể các khoảng trắng.
- Character (with spaces): Đếm số ký tự kể cả các khoảng trắng.
- Paragraphs: Đếm số đoạn văn bản khi Thầy cô enter xuống hàng.
- Lines: Đếm số dòng của văn bản.
 
3. Khi tạo một văn bản, máy Thầy cô có nhiều loại Font nên hiển thị đầy đủ dấu tiếng Việt, nhưng khi sang máy khác thì lại bị hiện lên toàn là chữ tây chữ tàu không thể nào đọc được, yên tâm word đã đoán được Thầy cô có thể gặp tình huống này nên cung cấp sẵn cho Thầy cô một công cụ nhúng (embed) fonts: Hãy vào Tools > Options > thẻ Save, đánh dấu kiểm vào mục Embed true type fonts rồi bấm OK. Lúc này file của Thầy cô sẽ nhúng theo tất cả các loại font hiện có trong văn bản và Thầy cô có thể cho file này hiển thị trên bất cứ máy nào cho dù máy đó chẳng hề có các loại font đó.
 
4. Thầy cô đang gõ văn bản bằng font unicode đàng hoàng, bỗng nhiên một số chữ Thầy cô đang gõ bỗng bị dãn ra gi ống nh ư thế này, để giải quyết, Thầy cô hãy vào mục Tools > Options > thẻ Edit, bỏ dấu kiểm trong mục Smart cut and paste > nhấn OK, văn bản của Thầy cô từ đó về sau sẽ không còn hiện tượng này nữa.
 
5. Mặc định word sẽ định sẵn một folder mặc định để Thầy cô lưu file, thường là C:Documents and SettingsFolder Ten_BanMy Documents (Nếu Thầy cô đang sử dụng Office XP hoặc Office 2003). Các file lưu trong C: thường là nguy hiểm nếu máy Thầy cô không chạy được Windows và cần cài đặt lại, các file này sẽ bị mất hết. Để tránh trường hợp này Thầy cô có thể đổi folder mặc định bằng cách thực hiện như sau: Vào Tools > Options > trong thẻ File Location, click chọn mục Documents, click vào nút Modify… Chỉ đến một folder nào đó chẳng hạn folder D:Ten_Ban rồi bấm OK. Từ giờ trở đi các file sẽ được lưu mặc định vào folder này.
 
6. Thầy cô định xóa đi một đoạn văn bản Thầy cô cảm thấy không hay cho lắm, thế nhưng sau khi chọn đoạn văn bản xong bấm phím delete nó vẫn trơ trơ không chịu biến đi, nhìn xuống thanh trạng thái Thầy cô sẽ thấy hiện ra dòng chữ: Delete block? No (Yes), Thầy cô cần phải bấm phím Y thì đoạn văn bản đó mới chịu biến mất, thế nhưng nếu Thầy cô cảm thấy điều này là bất thường thì đúng là nó bất thường, có thể là ai đó đã đổi thiết đặt mặc định của word, để dẹp cái bất thường này Thầy cô hãy vào Tools > Options > trong thẻ General hãy bỏ dấu kiểm của mục Navigation keys for WordPerfect users  xong bấm OK là xong. Từ đây về sau sẽ không còn hiện tượng này xuất hiện nữa.
 
7. Trong word XP hoặc 2003, nếu khi chèn một hình ảnh vào trang văn bản mà Thầy cô bị một khung giống như text box bao bọc làm đẩy chữ lung tung khó chịu. Để tắt chức năng này Thầy cô có thể dễ dàng thực hiện bằng cách vào Tools > Options > trong thẻ General bỏ dấu kiểm mục Automatically create drawing canvas when inserting AutoShapes xong bấm nút OK là xong.
 
8. Khi Thầy cô tạo một bảng (table) trong word mà bảng này có các phép tính thông thường như cộng trừ nhân chia chẳng hạn, Thầy cô có thể sử dụng chức năng tính toán đơn giản ngay trong word: Hãy vào Table > Formular để thực hiện các công việc tính toán này.
 
9. Nếu Thầy cô muốn tính toán trong một bảng