Một số thao tác Word

1
Microsoft Office Word
2
Khởi động Word
C1: Kích đúp chuột vào biểu tượng trên nền màn hình (Destop).
C2: Menu Start/Programs/Microsoft Word
C3: Kích chuột vào biểu tượng của Word trên thanh Microsoft Office Shortcut Bar ở góc trên bên phải nền màn hình.
…
3
Cửa sổ làm việc của Word
4
Mở một tệp trắng mới (New)
C1: Kích chuột vào biểu tượng New trên thanh công cụ (Toolbar).
C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+N
C3: Vào menu File/New…/Blank Document

5
Mở một tệp đã ghi trên ổ đĩa (Open)
C1: Kích chuột vào biểu tượng Open trên Toolbar.
C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+O
C3: Vào menu File/Open…

1. Chọn nơi chứa tệp
2. Chọn tệp cần mở
3. Bấm nút Open để mở tệp
Bấm nút Cancel để hủy lệnh mở tệp
6
Ghi tệp vào ổ đĩa (Save)
C1: Kích chuột vào biểu tượng Save trên Toolbar.
C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+S
C3: Vào menu File/Save
Nếu tệp đã được ghi trước từ trước thì lần ghi tệp hiện tại sẽ ghi lại sự thay đổi kể từ lần ghi trước (có cảm giác là Word không thực hiện việc gì).
Nếu tệp chưa được ghi lần nào sẽ xuất hiện hộp thoại Save As, chọn nơi ghi tệp trong khung Save in, gõ tên tệp cần ghi vào khung File name, ấn nút Save.
7
Ghi tệp vào ổ đĩa với tên khác (Save As)
Khi ghi tệp với 1 tên khác thì tệp cũ vẫn tồn tại, tệp mới được tạo ra có cùng nội dung với tệp cũ.
Vào menu File/Save As...
1. Chọn nơi ghi tệp
2. Gõ tên mới cho tệp
3. Bấm nút Save để ghi tệp
Bấm nút Cancel để hủy lệnh ghi tệp

8
Thoát khỏi Word (Exit)
C1: Ấn tổ hợp phím Alt+F4
C2: Kích chuột vào nút Close ở góc trên cùng bên phải cửa sổ làm việc của Word.
C3: Vào menu File/Exit
Nếu chưa ghi tệp vào ổ đĩa thì xuất hiện 1 Message Box, chọn:
Yes: ghi tệp trước khi thoát,
No: thoát không ghi tệp,
Cancel: huỷ lệnh thoát.
9
Phương pháp gõ tiếng Việt
Để gõ được tiếng Việt cần có font chữ tiếng Việt và chương trình gõ tiếng Việt.
Các bộ font tiếng Việt: TCVN3 ABC, VNI, Unicode
Các font chữ bắt đầu bởi .Vn… thuộc bảng mã TCVN3 ABC
VD: .VnTime, .VNTIMEH. .VN3DH, .VnArial…
Các font thuộc bảng mã Unicode: Arial, Times New Roman, Verdana, Tahoma
Các font chữ bắt đầu bởi Vni-… thuộc bảng mã Vni Windows
VD: Vni-Times, Vni-thuphap, Vni-Revue,…
10
Chương trình gõ tiếng Việt
Thông dụng có hai chương trình:
- VietKey
- Unikey
Chương trình gõ tiếng Việt dùng để chọn bảng mã của font chữ, và cách gõ dấu trong chương trình soạn thảo văn bản Microsoft Word, Excel, PowerPoint
11
Chương trình Vietkey
Menu xuất hiện khi nháy chuột phải vào biểu tượng Vietkey ở góc dưới phải nền màn hình:
Chọn bảng mã Unicode khi dùng font chữ Unicode
Chọn bảng mã TCVN3 khi dùng font chữ .Vn…
Chọn chế độ gõ tiếng Việt (V) hoặc gõ tiếng Anh (E)
Hiện cửa sổ Vietkey để thiết lập kiểu gõ (TELEX, VNI), bảng mã và tùy chọn khác
Chọn bảng Vni khi dùng font chữ Vni-…
12
Chương trình Unikey
Menu xuất hiện khi nháy chuột phải vào biểu tượng Unikey ở góc dưới phải nền màn hình:
Chọn bảng mã Vni Windows khi dùng font chữ Vni-…
Hiện cửa sổ để thiết lập kiểu gõ (TELEX, VNI), bảng mã và tùy chọn khác
Chọn bảng mã TCVN3-ABC khi dùng font chữ .Vn-…
Chọn bảng mã Unicode khi dùng font chữ Unicode
13
Chương trình Unikey
Menu xuất hiện khi click chuột phải vào biểu tượng Unikey ở góc dưới phải nền màn hình:
Hiện cửa sổ để thiết lập kiểu gõ (TELEX, VNI), bảng mã và tùy chọn khác
Chọn kiểu gõ Vni: dùng số để gõ dấu
Chọn kiểu gõ Telex: dùng chữ để gõ dấu
14
Chương trình Unikey
Hộp thoại xuất hiện khi click chuột trái vào dòng chữ bảng điều khiển của menu Unikey
15
Chương trình Unikey
Hộp thoại xuất hiện khi click chuột trái vào nút lệnh Mở rộng để thiết lập tùy chọn

16
Cách gõ tiếng Việt kiểu TELEX
Cách gõ các ký tự đặc biệt:
aw  ă, ow  ơ
w  ư, aa  â
ee  ê, oo  ô
dd  đ
Cách gõ các dấu:
s: sắc, f: huyền, r: hỏi,
x: ngã, j: nặng, z: xóa dấu đã gõ
17
Cách gõ tiếng Việt kiểu TELEX (tiếp)
Ví dụ, để gõ dòng chữ “Trường Đại Học Sư Phạm Đồng Tháp”:
Truwowngf Ddaji Hojc Suw Phajm Ddoofng Thasp
Muốn gõ tiếng Anh mà không chuyển chế độ gõ, có thể gõ thêm ký tự đặc biệt 1 lần nữa, ví dụ: gõ từ “New York” như sau: Neww Yorrk (cách gõ Telex)
18
Cách gõ tiếng Việt kiểu VNI
19
Một số phím hỗ trợ soạn thảo
Tab: tạo 1 khoảng trống (mặc định 0.5 inch), thường dùng để thụt đầu dòng đoạn văn bản.
Caps Lock: bật/tắt chế độ gõ chữ hoa.
Shift: - giữ Shift và gõ ký tự sẽ cho ký tự in hoa
- giữ Shift và gõ các phím có 2 ký tự sẽ cho ký tự ở trên.
- giữ Shift và ấn các phím di chuyển sẽ bôi đen (chọn) đoạn văn bản.
Delete: xoá 1 ký tự đứng sau con trỏ
Back Space: xoá 1 ký tự đứng trước con trỏ
20
Một số phím hỗ trợ soạn thảo (tiếp)
Enter: xuống dòng để gõ đoạn văn bản mới.
Home: đưa con trỏ về đầu dòng.
End: đưa con trỏ về cuối dòng.
Page Up: đưa con trỏ lên 1 trang màn hình
Page Down: đưa con trỏ xuống 1 trang màn hình
Ctrl+Home: đưa con trỏ về đầu văn bản
Ctrl+End: đưa con trỏ về cuối văn bản
Ctrl+Enter: ngắt trang bắt buộc (sang trang mới)
21
Một số quy tắc chuẩn
Không có khoảng trắng trước dấu phẩy (,), dấu chấm (.), dấu hai chấm (:), dấu chấm phẩy (;)…
Có 1 khoảng trắng sau các dấu trên.
Các dấu nháy đơn, nháy kép, mở ngoặc, đóng ngoặc phải gắn liền với văn bản.
VD gõ sai:
Các ký tự in thường : a , b , … , z( 26 ký tự ) .
VD gõ đúng:
Các ký tự in hoa: a, b,… z (26 ký tự).
22
Bật/tắt thanh công cụ
Vào View/TooBars/ Click trái chọn thanh công cụ cần bật (hoặc tắt)
23
Định dạng văn bản
1) Định dạng ký tự
a) Sử dụng thanh công cụ Formatting:
- Bôi đen đoạn văn bản (dùng chuột hoặc dùng phím Shift kết hợp với các phím dịch chuyển)
Chọn font chữ
Chọn kích thước chữ
Chữ in đậm (Ctrl+B)
Chữ in nghiêng (Ctrl+I)
Chữ gạch chân (Ctrl+U)
24
Định dạng ký tự (tiếp)
b) Sử dụng menu Format/Font…:
- Bôi đen đoạn văn bản. Vào menu Format/Font…
Chọn font chữ
Chọn kích thước chữ
Chọn màu chữ
Chọn kiểu gạch chân
Khung xem trước định dạng
Chọn kiểu chữ (bình thường, đậm, nghiêng,
25
Định dạng văn bản
2) Định dạng đoạn văn bản
a) Sử dụng thanh công cụ Formatting
- Bôi đen đoạn văn bản
Canh lề trái (Ctrl+L)
Canh giữa (Ctrl+E)
Canh lề phải (Ctrl+R)
Canh đều 2 lề (Ctrl+J)
26
Định dạng kích thước trang giấy
Ví dụ:
27
Định dạng kích thước trang giấy
Vào File/Page Setup
28
Định dạng khung viền trang giấy
Ví dụ:
29
Định dạng khung viền trang giấy
Format/Borders and Shading/Page Border
30
Định dạng đoạn văn bản
Ví dụ:
31
Định dạng đoạn văn bản (tiếp)
b) Sử dụng menu Format/Paragraph…
- Bôi đen đoạn văn bản, vào menu Format/Paragraph
Chọn cách căn lề
Khoảng cách tính từ lề trái và phải
Khoảng cách giữa các dòng
Khoảng cách với đoạn trước và sau
Khung xem trước định dạng
32
Gõ chỉ số trên và chỉ số dưới
Để gõ chỉ số dưới, sử dụng tổ hợp phím Ctrl = để chuyển đổi giữa chế độ gõ bình thường và chế độ gõ chỉ số dưới.
Ví dụ để gõ x1 thứ tự gõ phím như sau:
x, Ctrl =, 1, Ctrl =
Để gõ chỉ số trên, sử dụng tổ hợp phím
Ctrl Shift = để chuyển đổi giữa chế độ gõ bình thường và chế độ gõ chỉ số dưới.
Ví dụ gõ x2 như sau:
x, Ctrl Shift =, 2, Ctrl Shift =
33
Sao chép/chuyển văn bản (Copy/Move)
Chọn đoạn văn bản cần sao chép/chuyển
- Nếu sao chép: Ấn Ctrl C (bấm nút Copy, menu Edit/Copy)
- Nếu chuyển: Ấn Ctrl X (bấm nút Cut, menu Edit/Cut)
Đặt con trỏ tại nơi muốn dán văn bản
Ấn Ctrl V (bấm nút Paste, menu Edit/Paste)
34
Chèn ký tự đặc biệt
Nhiều ký tự muốn đưa vào văn bản nhưng không có trên bàn phím:      
Đặt con trỏ chuột tại nơi muốn chèn.
Vào menu Insert/Symbol…

1. Chọn font
2. Chọn ký tự đặc biệt
3. Ấn nút Insert để chèn
35
Chèn số trang
Vào menu Insert/Page Number…

Chọn vị trí hiển thị: trên (Top) hoặc dưới (Bottom)
Chọn vị trí: Center (giữa), Right (phải)...
Hiện/ẩn số trang ở trang đầu tiên
Chọn định dạng
Số trang khởi đầu là…
36
Tạo tiêu đề đầu trang và cuối trang
Đầu trang (header) và chân trang (footer) là như nhau trên mọi trang của một văn bản.








Vào menu View/Header and Footer…
Gõ và định dạng văn bản bình thường
37
Định dạng Tabs
Ví dụ:
38
Dùng tab để định dạng
Click chuột trái vào thước ngang để đặt tab.


Kích đúp chuột vào tab vừa đặt

1. Chọn tab nào để thiết lập
3. Chọn kiểu tab
4. Bấm nút Set để thiết lập tab
39
Chèn hình vào văn bảng
Chèn hình có sẵn trong bộ Office
Vào Insert/Picture/Clip Art/Organize Clips
Chọn nơi cần chèn vào văn bản  Click phải chọn Paste
40
Chèn hình vào văn bảng
Vào Insert/Picture/From File
41
Định dạng hình
Click phải lên hình (đối tượng)  Format Picture
Chọn mẫu cần định dạng vào văn bản
42
Tạo chữ nghệ thuật
Vào Insert/Picture/WordArt
Chọn kiểu
43
Tạo chữ nghệ thuật (tiếp theo)
Chọn font chữ
Chọn kích thước
Nhập chữ
Đồng ý
Bỏ chọn
44
Tạo chữ nghệ thuật (tiếp theo)
Chọn chữ WordArt  xuất hiện thanh công cụ
Chỉnh sửa chữ
Chọn kiểu khác
Chọn màu, kiểu chèn vào văn bản
Tạo chữ có hình dạng như mẫu
45
Tạo chữ Drop Cap
Ví dụ:
46
Tạo chữ Drop Cap (tiếp theo)
Chọn ký tự đầu tiên của đoạn văn bản
Vào Format/Drop Cap
Chọn font chữ
Chọn kiểu
Chọn số dòng
Khoảng cách từ chữ DropCap đến các từ của đoạn văn bản
47
Thanh công cụ Drawing
Ví dụ:
Tạo dạ bóng
Tạo khối 3D
Màu chữ
Màu đường kẻ
Màu nền
48
Chia cột
B1: Cuối đoạn văn bản phải xuống dòng  Chọn đoạn văn bản, định dạng canh đều
B2: Vào Format/Columns
Có đường phân cách ở giữa
Số cột
Mẫu xem trước
49
Bảng biểu
a) Tạo bảng
Đặt con trỏ tại nơi muốn chèn bảng
Vào menu Table/Insert/Table…

Nhập số cột
Nhập số hàng
Chọn độ rộng các cột
Độ rộng cột tự động vừa khít nội dung
Độ rộng cột vừa với trang giấy cũng như vừa với nội dung
Lấy các thông số trên thiết lập cho bảng biểu mới
50
b) Thay đổi kích thước hàng/cột
Thay đổi độ rộng cột:
Di chuột vào đường khung phải của cột để xuất hiện mũi tên 2 chiều
Giữ trái chuột và kéo đến độ rộng mong muốn
(có thể kích đúp chuột để Word tự điều chỉnh)
Thay đổi chiều cao hàng:
Tương tự như trên với đường khung dưới của hàng.
51
d) Nhập ô, chia ô
Nhập các ô thành 1 (Merge cells)
Chọn các ô cần nhập
Click chuột phải vào vùng vừa chọn, menu xuất hiện, chọn Merge Cells (hoặc menu Table/Merge Cells)
Chia 1 ô thành nhiều (Split cells)
Chọn (các) ô cần chia
Click chuột phải vào ô vừa chọn, menu xuất hiện, chọn Split Cells… (hoặc menu Table/Split Cells…)
Hộp thoại Split Cells xuất hiện: Nhập số cột và số hàng cần chia vào khung tương ứng Number of columns và Number of rows.
52
c) Thêm cột/hàng vào bảng
Chọn các cột hoặc hàng, không cần chọn tất cả các ô (số cột/hàng thêm vào sẽ bằng số cột/hàng đã chọn)
Vào menu Table/Insert/
Thêm cột vào bên trái cột hiện tại
Thêm cột vào bên phải cột hiện tại
Thêm hàng vào bên trên hàng hiện tại
Thêm hàng vào bên dưới hàng hiện tại
53
d) Xoá bảng, xoá hàng, xoá cột
Chọn các cột hoặc hàng
Vào menu Table/Delete/
Xoá cả bảng
Xoá các cột đã chọn
Xoá các hàng đã chọn
54
e) Các thao tác định dạng đường kẻ
Sử dụng menu Format/Border and Shading…
Chọn các ô trong bảng
Vào menu Format/Border and Shading…
Không kẻ khung
Kẻ từng đường khung
Khung xem trước
Chỉ kẻ khung bên ngoài
Kẻ khung bao quanh tất cả ô
Tự kẻ khung theo ý muốn
Kiểu đường kẻ
Màu đường kẻ
Độ dày đường kẻ
Table: bảng, Cell: ô đang chọn
55
In văn bản
Vào menu File/Print Preview để xem văn bản trước khi in để tránh văn bản in ra chưa vừa ý
Vào menu File/Print… (Ctrl+P)
In tất cả
In trang hiện tại đặt con trỏ
In các trang được nhập vào
Số bản in
Nút này để chọn khổ giấy in (chọn A4), độ phân giải

Chọn máy in
All pages range: in tuần tự tất cả các trang
Odd pages: in các trang lẻ
Even pages: in các trang chẵn