Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư tại UBND quận Ba Đình

LỜI CẢM ƠN
Ông cha ta thường nói học phải đi đôi với hành, để phát triển toàn diện con người không những phải thường xuyên trau dồi, tích luỹ kiến thức, nâng cao hiểu biết của mình, mà còn cần phải có vốn kinh nghiệm, và những hiểu biết qua quá trình hoạt động và thự tiễn làm việc của bản thân. Do đó việc kết hợp giữa lý thuyết với thực tế là điều vô cùng quan trọng.
Hai tháng thực tập từ (02/3/2010 – 02/5/2010) tại phòng Văn thư thuộc Văn phòng Uỷ ban nhân dân quận Ba Đình, với đề tài “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư tại Uỷ ban nhân dân quận Ba Đình” , không phải là thời gian dài nhưng dưới sự hướng dẫn nhiệt tình của các anh, các chị trong bộ phận văn thư đặc biệt là chị Nguyễn Thu Hà và chị Nguyễn Thuận Linh, tôi đã học được rất nhiều điều bổ ích, tích luỹ được nhiều kinh nghiệm và nắm bắt được những khâu cơ bản của nghiệp vụ văn thư. Tôi dã có thể trang bị cho mình những kỹ năng cần thiết của nghiệp vụ văn thư cho công việc sau này.
Để hoàn thành báo cáo thực tập đúng giời gian quy định, tôi còn nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của các thầy, cô và cơ quan thực tập. Vì vậy nhân dịp này tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành nhất tới các thầy cô giáo đang giảng dạy trong Học viện mà trực tiếp là cô Nguyễn Anh Thư - Trưởng đoàn thực tập số 21; thầy giáo Nguyễn Hữu Luận - giảng viên hướng đoàn thực tập; đã sát cánh cùng chúng tôi trong quá trình thực tập. Tiếp đó tôi xin gửi lời cảm ơn tới các cô, các chú lãnh đạo Văn phòng HĐND – UBND quận, cùng với các anh, chị đang công tác tại phòng Văn thư đã giúp tôi hoàn thành chương trình thực tập của mình.
Trong thời gian thực tập cũng như trong quá trình viết báo cáo, mặc dù đã có sự chuẩn bị từ trước xong tôi vẫn gặp phải nhiều khó khăn nhất định, một phần do kiến thức còn hạn chế cộng với đây là lần đầu tiên được trực tiếp làm việc nên không tránh khỏi ngỡ ngàng. Những thiếu xót này, tôi rất mong được sự cảm thông, quan tâm, giúp đỡ của các cô, các chú lãnh đạo Văn phòng và các anh, chị trong phòng Văn thư UBND quận Ba Đình cùng với các thầy, cô hướng dẫn đoàn thực tập số 21 để tôi hoàn thành bản báo cáo này.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


Bảng kế hoạch thực tập chi tiết
Thời gian: Từ ngày 2/3/2010 – 2/5/2010
Địa điểm thực tập: Phòng Văn thư - UBND quận Ba Đình


Tuần 1
từ ngày 02/3 - 07/03

Đến UBND quận Ba Đình giao giấy giới thiệu thực tập của Học viện, làm quen vơi các, phòng, ban thuộc UBND quận.
Tham gia lễ ra quân đoàn thực tập tại Học viện Hành Chính.
Nhận phòng, ban được phân công thực tập.




Tuần 2
từ ngày 08/3 - 14/3

Tìm hiêu cung về cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban thuộc UBND quận.
Chọn đề tài viết báo cáo thực tập.
Xin số liệu thực tập
Làm đề cương báo cáo thực tập theo đề tài đã chọn






Tuần 3
từ ngày
15/3 – 21/3

Tìm hiểu chi tiết, cụ thể về Văn phòng UBND quận
Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư thuộc Văn phòng UBND quận.
Họp đoàn thực tập.
Nộp đề cương báo cáo thực tập cho giảng viên hướng dẫn.
Được giao làm một số công việc đơn giản: photo tài liệu, vào sổ văn bản đi, scan văn bản đa được phát hành trong và ngoài cơ quan lên mạng nội bộ của UBND







Tuần 4
từ ngày 22/3 – 28/3



Nhận tài liệu tại bộ phận Văn thư của Văn phòng về tình hình quản lý công tác văn thư nói chung. Sắp xếp và phân loại tài liệu.
Quan sát cán bộ côn chức làm việc.
Thu thập tài liệu, tổng hợp nhiên cứu.
Bắt đầu viết báo cáo sơ lược.
Được giao nhiệm vụ vào sổ văn bản đến, scan những tài liệu đã được lãnh đạo cho ý kiến chỉ đạo lên mạng nội bộ của UBND quận Ba Đình.




Tuần 5
từ ngày 29/3 – 04/4

Tìm hiểu quy trình tiếp nhận văn bản đến và chuyển văn bản đi, quy trình sử dụng con dấu trong UBND Quận.
Tìm hiểu về nơi lưu trữ tài liệu, học cách sắp xếp văn bản theo