Mốt số định dạng trên Excel (VD: Quản lý điểm của HS Tiểu học)

BẠN HÃY THỬ LÀM THEO HƯỚNG DẪN VÀ TỰ TÌM TÒI THÊM

Ngày nay công nghệ thông tin (CNTT) đang đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong cuộc sống lao động, giải trí,… và đang từng ngày, từng giờ mở rộng tầm nhìn, tầm hiểu biết, nâng cao hiệu quả, từng bước giải phóng sức lao động của con người.
Với hầu hết các lĩnh vực hoạt động thì hiệu quả vận hành của một tổ chức hay cá nhân được đánh giá dựa trên kết quả, chất lượng và hiệu suất công việc. Công việc dạy – học của người giáo viên cũng không phải là ngoại lệ. Đặc biệt đối với cá nhân mỗi giáo viên, những ai đã, đang và sẽ sử dụng CNTT đều thấy rõ ràng một điều không thể chối cãi được rằng: CNTT thông qua một phương tiện hữu dụng là máy vi tính đã giúp họ giải quyết được một khối lượng công việc khổng lồ, như: soạn giáo án, làm các loại báo cáo về học sinh (danh sách, lí lịch, các loại biểu mẫu theo dõi - kiểm tra đánh giá chất lượng HS, phiếu liên lạc,…) với thời gian nhanh nhất và ít sai sót nhất, máy vi tính còn trở thành một phương tiện dạy học vật chất với ý nghĩa là công cụ lao động của người dạy và người học,… mà nếu như trước kia, khi chưa có “thứ phương tiện” này họ phải mất thời gian khá lâu để hoàn thành “sản phẩm” với hình thức và chất lượng không thể so sánh được với khi sử dụng máy vi tính.
Chính vì những lý do trên, nhằm giúp những giáo viên đang dạy Tiểu học (tôi xin phép được gọi là bạn) đặc biệt với những ai thích tìm hiểu, sáng tạo cùng máy vi tính sẽ tự tạo cho mình một “phần mềm đơn giản” trong việc quản lý HS, tổng hợp nhanh các loại báo cáo về chất lượng HS một cách chính xác, thuận tiện và nhanh chóng nhất. Tôi xin đưa ra một số kinh nghiệm (tạm gọi là mẹo) tự xây dựng một “phần mềm đơn giản” trên Excel để quản lí HS hoặc báo cáo chất lượng HS qua mỗi lần KTĐK. (Chắc chắn nhiều bạn sẽ nói rằng có vô khối các phần mềm GD chính thống đã và đang được phát hành để GV sử dụng, vừa chính xác, vừa tiện lợi việc gì phải tự làm cho mất thời gian), tôi xin thưa với các bạn rằng : các bạn chỉ cần bỏ một chút thời gian học và mày mò sáng tạo ra các bạn sẽ được tự do sử dụng, tự do chỉnh sửa, chỉ cần làm một lần sẽ sử dụng lâu dài, điều quan trọng nhất là các bạn là chủ thể của sự sáng tạo. Tự hào lắm đấy! Tôi sẽ cùng các bạn làm một “Bảng báo cáo chất lượng chi tiết các kĩ năng của HS sau mỗi lần KTĐK”, ví dụ như bảng sau:




































(Bảng 1)

II. BẢNG TÍNH TRÊN CÓ Ý NGHĨA GÌ?:
- Bảng tính bao gồm các cột ghi những mục và những thông tin cần thiết (Số TT, tên HS tên các môn HS phải KTĐK và cột xếp loại của từng môn, từng phân môn).
- Trong bảng tính này bạn chỉ cần nhập điểm kiểm tra của từng HS vào mỗi ô tương ứng, còn cột xếp loại (XL) bạn chỉ cần nhập công thức vào, sau khi hoàn thành việc nhập công thức mỗi lần nhập điểm cột XL sẽ tự động “báo kết quả” cho bạn.
- Bên dưới bảng tính này bạn làm thêm một bảng tổng hợp nữa, Ví dụ:






























(Bảng 2)
2 bảng tổng hợp này sẽ tự động tổng hợp các số liệu cho bạn, bạn không phải mất thời gian đếm từng mức đánh giá và tính tỉ lệ thủ công nữa.
III. CÁCH LÀM NHƯ SAU:
Nếu ai đã từng học qua Excel thì làm rất nhanh (có thể không cần quan tâm), nhưng với những thầy cô mới chập chững làm quen cũng phải mất chút thời gian.
1. Mở Microsoft Office Excel 2003.
2. Tạo một bảng có hình thức giống (Bảng 1), các bạn có thể tạo thêm cột tùy theo yêu cầu công việc và có thể tự sáng tạo thêm cột mới.
3. Bạn phải nhập điểm thủ công vào những cột tương ứng với mỗi môn Kiểm tra.
4. Cột xếp loại (XL) phải phải nhập công thức, tôi xin ví dụ cạnh phân môn Chính tả (cột E) có cột XL (cột F), bạn phải nhập công thức vào ô giao nhau giữa cột F và dòng 5 (cũng còn nhiều cách khác nữa), có thể nhập công