Modun8_DuAn112_Tinhoc

Bài 1:
Mục tiêu bài học:
- Giới thiệu các thành phần của lotus Notes Domino
- Liệt kê một số chức năng thông dụng.
- Trình bày các bước cài đặt và cấu hình Lotus Notes với Domino Server
1. Giới thiệu về Lotus Notes
Phần mềm làm việc dưới dạng nhóm công tác (Groupware)

Xây dựng theo mô hình Client / Server:
Cài trên máy phục vụ : Domino server
Cài trên máy trạm: Lotus Notes

2. Các thành phần
2.1 Hệ thống cơ sở dữ liệu dùng chung
- Chia sẽ cho nhiều người dùng ở mức độ khác nhau.
- Dữ liệu được đặt ở máy chủ và các máy trạm truy cập vào khai thác.

2.2 Cơ sở dữ liệu văn bản linh hoạt
- Lưu trữ và xử lý dữ liệu dưới dạng văn bản.
- Hỗ trợ sẵn các mẫu nhập dữ liệu cho việc nhập dữ liệu
- Tích hợp với tất cả các CSDL truyền thống
- Dữ liệu dạng test, richtext, số, cấu trúc, ảnh đồ họa,.. (bán cấu trúc)
2. Các thành phần
2.3 Công việc quản lý người dùng: Người quản trị có thể làm việc tại chỗ, ở xa vẫn cấu hình cho các phục vụ, quản trị người dùng,….

2.4 Hệ quản lý văn bản và điều hành dựa trên văn bản
Lotus Notes cho phép tích hợp với các thư viện điện tử: lưu trữ, tra cứu truy nhập các tài liệu khác nhau. (MS Word, MS Excel,..)

2.5 Các hệ thống cảnh báo tự động nhắc nhở công việc
-Làm lịch công tác:
-Theo dõi lịch công tác.

3. Các chức năng
3.1 Xác thực người dùng: Là quá trình định danh người sử dụng, giám sát quá trình truy cập máy phục vụ của người sử dụng.
- Lotus Notes xác thực ở hai mức: ID (mã định danh) và mật khẩu.
- Đăng nhập vào hệ thống cần có ID và mật khẩu.
3. Các chức năng
3.2 An toàn thông tin:
- Mã hóa toàn bộ hay từng trường trong CSDL.
-Theo phương thức mã hóa RSA.
- Chế độ được thiết lập ở mức Server, Database, View, Form, Document, Section và Field.
- Phân quyền truy cập nhiều mức khác nhau
3. Các chức năng
3.3 Phân quyền tin, kiểm duyệt tin, bình luận tin
- Đọc thông tin
- Xuất bản thông tin
- Bình luận thông tin
- Truy cập thông tin theo ngày, tuần, tháng,…
3.4 Tự động hóa công việc:
- Hoạt động ngầm định các lệnh, chỉ huy các tiến trình công việc, sinh ra các thông báo mà khôngcần sự can thiệp của con người
Username :may22
Pass: may222005
Lotus
Client
4. Cài đặt
4.1 Các bước cài đặt Notes Client:
Đĩa CD chứa chương trình cài đặt - > chọn thư mục NotesClientsW32Intel hoặc Thư mục chứa bộ cài đặt nằm trên ổ đĩa cứng.
Chạy tệp tin
Xuất hiện hộp thoại cài đặt.
Cài đặt
Cài đặt
Chọn mục I Accept
Nhắp vàp nút Next đi tiếp
Cài đặt
Nhập vào tên người sử dụng
Nhập vào tên đơn vị
Nhắp nút Next đi tiếp
Cài đặt
Nhắp chuột nếu muốn thay đổi đường dẫn Lotus
Nhắp chuột nếu muốn thay đổi đường dẫn Lotusdata
Nhắp chuột nút Next để tiếp tục
Cài đặt
Chọn lựa cài đặt
Nhắp chuột nút Next để tiếp tục
Cài đặt
Nhắp chuột vào nút Install, để cài đặt
Cài đặt
Màn hình quá trình cài đặt, khi nào nút Next hiện
Nhắp chuột vào nút Next
Cài đặt
Khi nút Next sáng, Nhắp chuột vào nút Next
Cài đặt
Nhắp chuột vào nút Finish, để hoàn thành
5. Cấu hình
5.1 Tại sao phải cấu hình trước khi sử dụng: Mục đích để kết nối với Server Domino
- Tên server
- Địa chỉ IP
5.2 Cấu hình Lotus Notes
Khởi động Lotus notes: 2 cách
-C1: Nhắp chuột vào biểu tượng
-C2: Start->Programs->Lotus Applications->Lotus Notes
Cấu hình Lotus Notes
Nhắp chuột vào nút Next
Cấu hình Lotus Notes
Nhập tên người sử dụng, do người quản trị cấp
Nhập tên server, do người quản trị cấp
Chọn mục này
Nhắp chuột vào nút Next
Cấu hình Lotus Notes
Chọn giao thức kết nối là TCP/IP
Tên máy server
Nhập vào địa chỉ Ip của server
Nhắp chuột vào nút Next
Cầu hình Lotus Notes
Nhập mật khẩu vào, nhấn nút OK
Nhắp chuột vào nút OK
You names: may22
Pass: may222005
Cầu hình Lotus Notes
Bỏ hết các nút chọn
Bỏ hết các nút chọn
Nhắp chuột vào nút Next
Cấu hình Lotus Notes
Nhắp vào nút OK là cấu hình xong
Bài 2
Làm quen với Lotus Notes
Mục đích
Khởi động và thoát khỏi Lotus Domino
Các thành phần của giao diện Lotus Domino
Thay đổi mật khẩu
1. Khởi động và thoát khỏi Lotus Notes
1.1 Khởi động:
c1: Nhắp đúp vào biểu tượng trên màn hình
c2: Start->Programs->Lotus Aplications->Lotus Notes
1.2 Thoát khỏi :
c1: File -> Exit Notes
c2: Bấm vào nút Close ở góc bên phải cửa sổ ứng dụng Notes.
Để ngưng một chương trình : Ctrl+Break
2. Các thành phần của giao diện Notes
Thanh tiêu đề
Thanh menu lệnh
Thanh tác vụ
Thanh trạng thái
Thẻ tổ chức CSDL - tabs
3. Thay đổi màn hình Welcome
Thay đổi màn hình Welcome
Nhắp chuột vào nút Click here for Welcome Page Options.
Nhắp vào đây để chọn lựa một trang màn hình Welcome khác
4. Thay đổi mật khẩu
Chọn File - > Sercurity -> User sercurity
Thay đổi mật khẩu
Nhập vào mật khẩu hiện đang dùng
Nhắp nút OK để tiếp tục
Thay đổi mật khẩu
Nhắp chuột, để thay đổi Password
Thay đổi mật khẩu
Nhắp chuột vào nút OK
Thay đổi mật khẩu
Nhập mật khẩu mới
Nhập mật khẩu mới một lần nữa
Mật khẩu do hệ thống tự đưa ra để người dùng tự chọn
Nhắp chuột vào nút OK để chấp nhận
Sử dụng tốt được Mail trên Lotus Notes
Bài 3: Sử dụng thư điện tử trong Notes
1. Khởi động và giao diện thư điện tử
1.1 Khởi động thư điện tử:
Nhắp chuột vào biểu tượng thư điện tử
+ Để mở thư từ máy trạm khác cần lưu ý: Phải có tệp ID đi kèm:
b1. Chọn File/Sercurity/Switch ID…

Khởi động thư
Khởi động thư
Nhập mật khẩu đi kèm tệp ID.
B2. File -> Database ->Open (Ctrl+O). Hộp thoại mở tập tin xuất hiện
+ Chọn Server: tên máy phục vụ chứa tệp thư
+ Mở thư mục Mail: chứa thư
Khởi động thư
1.2 Giao diện thư điện tử
1.2 Giao diện hòm thư
Màn hình được chia làm 3 phần:
Góc bên trái hiển thị t.tin người sở hữu hòm thư
Vùng bên trái cửa sổ:
Giao diện hòm thư
Thanh trên cùng bên phải là thanh tác vụ


Bên dưới thanh tác vụ là danh sách các thư
1.3 Các đối tượng trong hòm thư
Chứa thư nhận được.
Chứa thư nháp
Chứa thư đã gửi đi
Chứa thư xóa tạm thời
Hiển thị chế độ xem thư
Hiển thị tất cả
Hiển thị tất cả đồng thời gom theo nhóm trả lời
Các đối tượng trong hòm thư

Khi chế độ lưu trữ được thiết lập
Chứa các luật nhận thư, để phân phối về các thư mục
Chứa các thư mẫu
2. Các chức năng cơ bản của thư điện tử Lotus Notes
2.1 Đọc thư: Nhắp đúp vào thư muốn đọc trong danh sách thư bên phải. Nội dung thư sẽ được mở ra.


Các chức năng cơ bản của thư điện tử Lotus Notes
2.2 Tạo thư mới
Nhắp chuột vào nút
Tạo thư
2.2.1 Sử dụng sổ địa chỉ
Danh sách sổ địa chỉ
Tạo thư
2.2.2 Đính kèm tệp:
Nhắp chuột vào nút hoặc chọn file -> Attach ….. Hộp thoại xuất hiện
Nhắp chuột vào nút Create để chọn
Tạo thư
Tạo thư
gửi thư đi
gửi thư và lưu một bản
Lưu thư lại lần sau mở ra soạn tiếp (nằm trong mục Draft)
Thiết đặt thông số kèm với thư: (mức độ, mã hóa, những thông báo lỗi,..)
Thiết đặt các thông số cho người dùng như : chèn chữ ký điện tử,..
2.3 Trả lời thư nhận được
C1: Chọn thư muốn trả lời
Nhấn nút Reply ->Reply
Trả lời thư nhận được
C2: Mở thư nhận được ra
Nhấn nút Reply
2.4 Chuyển tiếp thư
C1: Chọn thư cần chuyển tiếp
Nhấn nút Forward -> Forward
Chuyển tiếp thư
C2: Mở thư đã nhận
Nhấn nút Forward - >Forward
2.5 Xóa thư
Chọn các thư cần xoá
Nhấn nút Delete trên bàn phím hoặc delete trên thanh tác vụ.
Các thư xóa sẽ nằm trong mục Trask

Xóa thư
Khôi phục thư đã xóa
Khôi phục tất cả thư đã xóa
Xóa các thư đã chọn
Xóa tất cả thư trong Trash
2.6 Tạo thư viện các báo cáo và các thư mẫu
Chọn Tool->Stationery phía trái

Tạo thư viện các báo cáo và các thư mẫu
Soạn thảo thư mẫu
+ Chọn New->Stationery->Memo

Tạo thư viện các báo cáo và các thư mẫu
Như soạn thảo thư bình thường
Nhắp chuột vào nút Save để lưu lại
Tạo thư viện các báo cáo và các thư mẫu
Nhập tên thư mẫu
2.7 Tạo thư từ thư mẫu
Chuyển sang màn hình Stationery
Chọn New -> Memo Using Stationery

Nhắp chuột nút Ok để chọn
Nhắp chuột vào thư mẫu
2.8 Gửi và nhận thư có kèm tệp
Nhấn nút hoặc chọn File -> Attach …

Nhắp chuột vào để chọn
Danh sách các tệp cần chọn
Gửi và nhận thư có kèm tệp
Mở tệp đính kèm trong thư
+ Nhắp chuột phải vào tệp cần mở
+Chọn lệnh Attach memt Properties
Hoặc nhắp đúp vào tệp cần mở
Gửi và nhận thư có kèm tệp
Hiển thị theo dạng của Notes
Mở tệp theo phần mềm đã tạo
Sửa nội dung tệp
Lưu tệp lên đĩa
Xóa tệp đính kèm
Gửi và nhận thư
Lưu ý: Khi đóng màn hình soạn thư hay xuất hiện hộp thoại:

Gửi và lưu lại
Gửi không lưu
Lưu không gửi
Thoát không lưu, không gửi
Trở về màn hình soạn thảo trước đó
2.9 Tổ chức hộp thư bằng các thư mục
Mở hộp thư
Nhấn nút Folder->Create Folder
(hoặc menu lệnh Create->Folder…, Chuột phải trên folder, chọn New Folder)
Tổ chức hộp thư bằng các thư mục
Nhập tên thư mục
Nhắp chuột vàođể chấp nhận
Tổ chức hộp thư bằng các thư mục
Chuyển các thư vào trong thư mục
+ Chọn các thư cần chuyển
+ Từ thanh công cụ chọng Folder->Move to Folder

Chọn thư mục cần lưu
Nhắp vào Move, để chuyển
Nhắp vào add, chỉ chép vào thư mục
Tổ chức hộp thư bằng các thư mục
Đổi tên thư mục:
Nhắp chuột vào thư mục cần đổi
Chọn Action ->Folder Option ->Rename
Hoặc nhắp chuột phải vào thư mục muốn đổi, chọn lệnh Rename Folder

Tổ chức hộp thư bằng các thư mục
Xóa thư mục
Chọn thư mục cần xóa
Chọn Actions -> Folder Options -> Remove Folder
Hoặc, nhắp chuột phải vào thư mục cần xoá, chọn lệnh Remove folder

2.10 Chữ ký cuối thư
Chữ ký: đoạn văn bản hoặc hình ảnh, hoặc tệp HTML,.
Nhấn nút Tool-> Preferences
Xuất hiện hộp thoại, chọn thẻ Signature
Chữ ký cuối thư
Nếu chọn thì sẽ thêm chữ ký vào cho tất cả các thư
chữ ký dạng văn bản
chữ ký dạng hình ảnh hoặc HTML
Gõ nội dung văn bản dạng chữ ký
Chấp nhận
Bài 4: Làm việc với CSDL trong Notes
Tạo CSDL mới.
Các thao tác cơ bản: Nhập, chỉnh sửa, khai thác dữ liệu
1. Các thao tác với CSDL có trên may phục vụ
1.1 Mở CSDL
- Chọn File -> Database -> Open (hoặc nhắp nút phải vào màn hình Workspace
Chọn CSDL đưa vào Workspace
Mở CSDL trực tiếp
Các thao tác với CSDL có trên may phục vụ
1.2 Xóa biểu tượng khỏi Workspace
- Nhấn chuột phải vào biểu tượng CSDL cần xóa trên Workspace -> Remove from Workspace (hoặc chọn biểu tượng cần xóa, nhấn phím Delete trên bàn phím)
- Hộp thoại xuất hiện chọn Yes
Các thao tác với CSDL có trên may phục vụ
1.3 Quyền khai thác CSDL
Các mức khai thác CSDL
-Manager: Toàn quyền
-Designer: Quyền thiết kế CSDL
-Editor: Quyền truy cập và chỉnh sửa mọi tài liệu
-Author: Quyền tác giả
-Deposit: Có quyền tạo tài liệu, không có quyền chỉnh sửa tài liệu.
-Reader: Quyền đọc mọi tài liệu
-No Access: Không có quyền mở CSDL
Các thao tác với CSDL có trên may phục vụ
1.4 Tạo mới CSDL từ các mẫu có sẵn
Chọn File -> Database -> New, xuất hiện màn hình

Tên máy chứa CSDL mới
Tiêu nđề CSDL
Tên tệp CSDL mới cần tạo
Danh sách các tệp mẫu NTF
Nhấn OK để tạo
Các thao tác với CSDL có trên may phục vụ
Một số tệp CSDL mẫu có sẵn (Template):
Discussion: mẫu CSDL thảo luận trên mạng
Doc Library: Mẫu ứng dụng quản lý tài liệu
Microsoft Office Library: mẫu quản lý tài liệu MS Office
Personal Journal: mẫu ứng dụng nhật ký cá nhân


2.Làm việc với các tài liệu
2.1 Màn hình giao diện của CSDL

Định dạng và tiệu đề
Thay đổi nội dung CSDL
Nội dung của CSDL
Các nút chức năng cơ bản
Làm việc với các tài liệu
Một số chức năng cơ bản nhất
Tạo một tài liệu mới
Xóa tài liệu
Sửa tài liệu
Tìm kiếm tài liệu
In ấn tài liệu

Làm việc với các tài liệu
2.2 Tạo mới một tài liệu
- Nhấn nút
Tiêu đề tài liệu
Làm việc với các tài liệu
Subject: Tiêu đề tài liệu
Category: Loại tài liệu
Reviewers: Danh sách những người được hiện chỉnh tài liệu
Review Options: các thông số thiết đặt khi cần hiệu chỉnh
Type of review: One reviewer at a time: chỉ duy nhất 1 người, All reviewers simultaneously: Cho phép nhiều người hiệu chỉnh
Time Limit Options: lựa chọn thời gian cho mỗi lần hiệu chình
Notify originator after: Cách thức thông báo lại cho người khởi tạo tài liệu
Content: Nội dung của tài liệu
Làm việc với các tài liệu
Lưu và đóng
hoàn tất nhập liệu và chuyển yêu cầu đến người khác để hiệu chỉnh
Thiết lập tài liệu cá nhân
Huỷ bỏ
Làm việc với các tài liệu
Màn hình người cần hiệu chỉnh
Làm việc với các tài liệu
Tại máy ngừơi cần hiệu chỉnh: trong hộp thư sẽ xuất hiện thư mới và đồng thời kèm theo tệp cần hiệu chỉnh

Làm việc với các tài liệu
Nhắp chuột vào để điều chỉnh
Làm việc với các tài liệu
Hiệu chỉnh tài liệu
Nếu muốn phản hồi
Nếu nhấn nút Edit Document
Lưu tài liệu
Làm việc với các tài liệu
2.3 Mở xem tài liệu:
Chọn tài liệu
Nhấn chuột vào tài liệu muốn xem
2.4 Sửa một tài liệu

Nhắp chuột vào
Làm việc với các tài liệu
2.5 Thay đổi hiển thị của tài liệu
Vùng thay đổi
Làm việc với các tài liệu
2.6 Chọn nhiều tài liệu
Vùng chọn
Làm việc với các tài liệu
2.7 Xóa tài liệu
Chọn các tài liệu cần xoá
Nhấn nút delete trên bàn phím
F9 dùng để xóa hẳn
Nhắp vào Yes, xóa hẳn
Làm việc với các tài liệu
2.8 Tìm kiếm tài liệu:

Nhắp chuột vào mục
Nút search
Nhập nội dung cần tìm
Tìm
Làm việc với các tài liệu
2.9 Tìm từ trong tài liệu
Mở tài liệu cần tìm
Edit -> Find Next

Nhập nội dung tìm
Nhắp nút tìm
Làm việc với các tài liệu
2.10 In tài liệu
Chọn tài liệu cần in
File -> Print (Ctrl+P)
Bài 5: Sử dụng lịch làm việc và danh sách công việc trong Notes
Lập lịch
Xem lịch
1. Sử dụng lịch làm việc
1.1 Khởi động lịch
- Từ màn hình Welcome, nhấn nút Calendar


Nhắp chuột vào
Sử dụng lịch làm việc
1.2 Thay đổi chế độ hiển thị
Hiển thị ngày
Hiển thị tuần
Hiển thị tháng
Hiển thị theo cuộc họp
Tịnh tiến cách hiển thị theo tháng
Sử dụng lịch làm việc
1.3 Ghi lịch công tác

Cuộc hẹn
Ngày kỷ niệm
Lời nhắc việc
Những sự kiện
Sử dụng lịch làm việc
Sử dụng lịch làm việc
Subject: Tiêu đề
When: Thời gian
Start: Thời gian bắt đầu
Specify a different time zone: Chọn lại muối giờ
Repeats: Đặt lời nhắt theo ngày hay tuần
Where:
Location: Địa điểm
Catelorize: Chọn loại chủ đề
Description: Mô tả chi tiết nội dung
Click to append attechment(s); gắn tệp kèm theo

Đặt chuông
Không nhìn thấy thông tin chi tiết
Sử dụng lịch làm việc
1.4 Mời họp, tổ chức cuộc họp

Nhắp chuột vào
Sử dụng lịch làm việc
Sử dụng lịch làm việc
Nhập tiêu đề vào mục Subject
Thời gian ở khung When

Thời gian kết thúc
Thời gian bắt đầu
Sử dụng lịch làm việc
Chọn danh sách mời họp trong Invitees
Chọn người mời họp bắt buột
Tuỳ ý
Tuỳ ý
Sổ địa chỉ chứa danh sách
Kiểm tra phòng và tài nguyên sẵn sàng chưa, để chọn thời gian phù hợp
Sử dụng lịch làm việc

Địa điểm
Phòng
Tài nguyên phục vụ họp
Bật/tắt họp trực tuyến
Chủ đề cuộc họp
Thiết lập thông số gửi thư mời
Sử dụng lịch làm việc
1.5 Cho phép người khác truy cập vào lịch của mình
Mở lịch công tác
Nhấn Tool->Preferences
Chọn thẻ Access & Delegation
Chọn thẻ Access to You Mail & calendar
Nhắp chuột vào để chọn người có quyền truy cập lịch
Gắn quyền và danh sách công việc
Gắn quyền chỉ đọc
Hoàn tất việc chọn người dùng
2. Sử dụng danh sách công việc
2.1 Khởi động :
Nhắp chuột vào biều tượng trên màn hình Welcome


Sử dụng danh sách công việc
2.2 Ghi một công việc:
Nhắp chuột vào nút

Sử dụng danh sách công việc
Subject: chủ đề công việc
When
Due by: ngày phải hoàn thành
Start by: ngày bắt đầu
Repeat:chỉ ra công việc lặp lại hàng ngày, tháng
Priority: Độ khẩn
Category: Loại công việc
Status: Tình trạng công việc (đang, chưa, xong,..)
Description: Mô tả chi tiết công việc

Sử dụng danh sách công việc

Đánh dấu hoàn thành
Sao chép sang thư mới
Sao chép sang lịch làm việc
Sao chép sang công việc mới