Ly thuyet

MỤC LỤC
Bài 1. TỔNG QUAN VỀ EXCEL (1tiết) 2
I. Giới thiệu về excel Error! Bookmark not defined.
II. Khởi động và thoát khỏi excel Error! Bookmark not defined.
III. Màn hình excel Error! Bookmark not defined.
IV. Các khái niệm cơ bản 2
V. Thao tác trên tập tin bản tính excel Error! Bookmark not defined.
Bài 2. NHẬP VÀ ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU (3tiết) 4
I. Các loại dữ liệu 4
II. Nhập dữ liệu 5
III. Định dạng dữ liệu 7
IV. Sắp xếp dữ liệu 9
Bài 3. CÁC HÀM THÔNG DỤNG TRONG EXCEL Error! Bookmark not defined.
I. Cú pháp chung của hàm Error! Bookmark not defined.
II. Nhóm về hàm số Error! Bookmark not defined.
III. Nhóm hàm xử lý chuỗi Error! Bookmark not defined.
IV. Nhóm hàm về ngày giờ Error! Bookmark not defined.
V. Nhóm hàm luận lý Error! Bookmark not defined.
VI. Nhóm hàm tìm kiếm, dò tìm Error! Bookmark not defined.
Bài 4. CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG EXCEL Error! Bookmark not defined.
I. Một số khái niệm Error! Bookmark not defined.
II. Rút trích, sao chép, tìm kiếm dữ liệu Error! Bookmark not defined.
III. Data form Error! Bookmark not defined.
IV. Subtotals Error! Bookmark not defined.
V. Tập hàm về cơ sở dữ liệu Error! Bookmark not defined.
Bài 5. BIỂU ĐỒ - IN ẤN TRONG EXCEL Error! Bookmark not defined.
I. Biểu đồ Error! Bookmark not defined.
II. In ấn trong Excel Error! Bookmark not defined.











PHẦN 3.
MICROSOFT EXCEL 2003
Bài 1. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
Tập tin bảng tính (Workbook)
Một bảng tính chính là một tập tin tài liệu của Excel, có phần mở rộng là .xls
Một bảng tính tối đa 255 trang bảng tính (Worksheet) riêng biệt
Tập tin bảng tính là tập hợp các bảng tính như: dữ liệu, đồ thị, macro.có liên quan với nhau.
Excel không giới hạn số tập bảng tính được mở cùng 1 lúc, điều này chỉ phụ thuộc vào bộ nhớ của máy tính.
Trang bảng tính (Worksheet)
Mỗi trang là 1 bảng được phân chia thành nhiều cột và nhiều hàng, lập thành các đơn vị dùng để tính toán gọi là ô (cell) có 16.777.216 ô (256Cột x 65.536Hàng) dùng để chứa dữ liệu một cách độc lập, thực hiện các yêu cầu về tính toán, tạo biểu mẫu, quản lý và khai thác cơ sở dữ liệu
Mỗi bảng tính được Excel gán sẵn một tên là Sheet# (# là số thứ tự) và người sử dụng có thể tự đặt lại tên khác.
Cột (Column)
Cột là tập hợp tất cả các ô theo chiều dọc
Bề rộng mặc nhiên của 1 cột là 9 ký tự.
Khi bề rộng của 1 cột bằng 0, bạn sẽ không nhìn thấy cột cũng như tiêu đề cột. Khi ấy cột bị che dấu (Hidden)
Trong một bảng tính có thể có tối đa 256 cột. Mỗi cột được ký hiệu bằng 1 hoặc 2 chữ cái ghép lại (gọi là tên cột). VD: A-> Z, AA->AZ, BA->BZ, ..., IA->IV
Dòng (Row)
Dòng là tập hợp các ô theo chiều ngang bảng tính
Chiều cao của dòng phụ thuộc vào kích thước của Font chữ đã chọn
Tương tự như cột, khi chiều cao của một dòng bằng 0 bạn sẽ không nhìn thấy dòng này. Khi ấy dòng bị che dấu (Hidden)
Ô (Cell)
Ô là giao của dòng và cột
Địa chỉ ô
Địa chỉ tương đối
Ký hiệu: , VD: A1
Đây là loại địa chỉ có thể thay đổi. Nếu trong công thức có chứa địa chỉ tương đối, khi thực hiện lệnh sao chép công thức đến vị trí mới, Excel sẽ thay đổi cho phù hợp. Chẳng hạn, cho bảng điểm sau:
Ở ô D2 bạn lập công thức cho cột Điểm TB: (B2+C2)/2, nếu muốn dùng công thức này chung cho các ô còn lại trong cột Điểm TB (bằng cách sao chép công thức), các ô tiếp theo sẽ là (B3+C3)/2, (B4+C4)/2.
Địa chỉ tuyệt đối
Ký hiệu: $A$1
Đây là loại địa chỉ không thay đổi trong bất kỳ tình huống nào. Nếu trong công thức có chứa địa chỉ tuyệt đối, khi thực hiện lệnh sao chép công thức đến vị trí mới, Excel sẽ không làm thay đổi địa chỉ này.
VD: Để tính số liệu cho cột Đổi ra VND, tại ô B5 bạn lập công thức A5*$A$2 và phải sử dụng địa chỉ tuyệt đối vì muốn rằng khi sao chép xuống ô B6 thì công thức phải là A6*$A$2
Địa chỉ hỗn hợp
Ký hiệu: $A1 (cột là tuyệt đối, dòng là tương đối), hoặc A$1 (cột là tương đối, dòng là tuyệt đối)
Đây là địa chỉ kết hợp của hai loại địa chỉ trên. Nếu trong công thức có chứa địa chỉ hỗn hợp, khi thực hiện lệnh sao chép công thức đến vị trí mới, Excel sẽ giữ nguyên phần tuyệt đối, chỉ làm thay đổi phần tương đối.
VD: Để tính số liệu cho ô D2, bạn lập công thức B2-A2, tuy nhiên công thức này khi sao chép sang ô E2 sẽ là C2-B2 (Sai!), do đó tại ô D2 bạn phải sử dụng địa chỉ hỗn hợp là B2-$A2
Cách tạo hoặc chuyển đổi giữa các loại địa chỉ
Cách 1: Nhập trực tiếp bằng cách gõ vào bàn phím dấu $ vào trước tên cột hoặc số dòng mà bạn muốn cố định, cách này có khuyết điểm là dễ gây lỗi trong công thức khi bạn đang làm việc với Font chữ tiếng Việt VNI. Chẳng hạn, gõ $A4 sẽ trở thành $E4
Cách 2: Di chuyển điểm chèn về vị trí sát với địa chỉ muốn đổi thành địa chỉ tuyệt đối, sau đó nhấn phím F4 cho đến khi được địa chỉ như ý muốn (từng bước nhấn phím F4)
A1 -> $A$1 -> A$1 -> $A1 -> A1
Vùng (Range)
Địa chỉ vùng
Vùng là tập hợp gồm những ô kế cận nhau và được xác định bởi địa chỉ của ô đầu tiên (ở góc trên _ trái) và địa chỉ của ô cuối cùng (ở góc dưới _ phải) của vùng đó. Địa chỉ của 1 vùng gồm địa chỉ của ô đầu và địa chỉ của ô đầu và địa chỉ của ô cuối cách nhau dấu hai chấm ( : ), chẳng hạn vùng A1:C2 là phạm vi gồm các ô A1, A2, B1, B2, C1, C2. Bạn có thể đặt tên cho một vùng và sử dụng tên này như là một địa chỉ (địa chỉ tuyệt đối). Vùng có thể là một ô hoặc một nhóm ô hay toàn bộ bảng tính. Trong Excel, bạn có thể lựa chọn và làm việc với nhiều vùng khác nhau cùng một lúc.
Đặt tên cho vùng: theo các bước sau:
Xác định phạm vi ô muốn đặt tên
Nhấp chuột tại nút địa chỉ ô
Nhập vào tên muốn đặt
Enter
Xóa tên vùng
Menu Insert/Name/Define
Chọn tên vùng muốn xóa, nhấn nút Delete
Nhấn nút OK.

Bài 2. NHẬP VÀ ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU
CÁC LOẠI DỮ LIỆU
Dữ liệu kiểu chuỗi (Text): Là dữ liệu chứa chữ cái, chữ số và các kí hiệu khác
Ví dụ: Tổng cộng , Quí 1, 0001
Có thể thực hiện một số phép toán đặc biệt dành cho dữ liệu kiểu chuỗi như: so sánh, ghép 2 chuỗi kí tự với nhau.
Mặc nhiên, dữ liệu kiểu chuỗi được canh sát lề bên trái của ô.
Dạng thức thể hiện: Phụ thuộc vào chiều dài của chuỗi trong ô.
Nếu độ dài của chuỗi nhỏ hơn hoặc bằng độ rộng của cột�: nội dung của chuỗi sẽ được hiển thị đầy đủ.
Ngược lại thì có 2 trường hợp xảy ra:
Nếu ô kế bên phải của ô đang nhập còn trống chưa có dữ liệu thì chuỗi sẽ được hiển thị lấn qua.
Nếu ô kế bên phải của ô đang nhập đã có chứa dữ liệu thì chuỗi chỉ được hiển thị 1 phần đến lề phải của ô. Để nhìn được đầy đủ chuỗi trong ô ta thay đổi độ rộng của cột chứa ô đó.
Cách thay đổi độ rộng cột:
Chọn lệnh trong menu Format/ Column/ Width, nhập độ rộng vào hộp thoại
Chọn lệnh Format/ Column/ Autofit Selection: tự động dãn cột vừa khít
Đặt chuột tại cạnh bên phải của tiêu đề cột chứa ô đang có dữ liệu bị che khuất và nhấp đúp chuột để dãn cột vừa khít với ô có nội dung dài nhất trong cột đó.
Đặt chuột tại cạnh bên phải của tiêu đề cột chứa ô đang có dữ liệu bị che khuất (khi con trỏ chuột biến thành mũi tên hai đầu () nhấn và giữ nút trái chuột, kéo chuột theo chiều từ trái sang phải để tăng/ giảm độ rộng cột tùy ý.
Dữ liệu kiểu số: là dãy gồm các số từ 0, 1, ., 9; các dấu (+), (-) ở phía trước dãy số chỉ số dương hoặc số âm; dãy số được đặt trong cặp dấu ( ) ngầm hiểu là số âm; dấu % dùng để chỉ phần trăm; dạng số khoa học có kí tự E.
Ví dụ: 1500; +38; -162; (162); 100%
Có thể thực hiện các phép tính số học và đại số.
Mặc nhiên, dữ liệu kiểu số được canh sát lề bên phải của ô.
Dạng thức thể hiện: Phụ thuộc vào chiều dài của dãy số trong ô
Nếu dãy số nhỏ hơn bề rộng của ô, thì dãy số được hiển thị đầy đủ trong ô.
Ngược lại, dãy số được tự động chuyển sang dạng số khoa học (AE(B), hoặc độ rộng cột quá nhỏ thì ta sẽ chỉ thấy các kí hiệu ### trong ô.
Ví dụ: số khoa học
5.2E+09 = 5.2*109 (= 5,200,000,000).
1.5E-02=1.5*10-2 (= 0.015)
( Ghi chú:
Để thể hiện đầy đủ giá trị của số trong ô (làm mất dạng ### hay dạng số khoa học) ta chỉ cần thay đổi độ rộng cột.
Khi nhập số không cần nhập các dấu phân cách hàng ngàn, hàng triệu, hàng tỉ chỉ cần định dạng lại kiểu dữ liệu là số, nhưng dấu phân cách giữa phần nguyên và phần thập phân thì phải nhập.
Nếu nhập dữ liệu kiểu số không hợp lệ thì Excel sẽ hiểu là kiểu Text
Khi nhập dữ liệu kiểu số, nên sử dụng vùng bàn phím số bên phải của bàn phím
Dữ liệu kiểu Ngày/ Giơ:� đây làkiểu dữ liệu số đặc biệt nên mặc định cũng được căn lề bên phải ô
Dữ liệu ngày tháng được chuyển đổi từ các số nguyên. Chương trình quy định ngày 1/1/1900 là số 1 và cứ mỗi ngày số này tăng thêm 1 đơn vị.
Có thể trình bày dữ liệu ngày tháng theo nhiều dạng khác nhau. Tương tự như trong Control Panel/ Regional Options
Dạng thức thể hiện: dùng 1 trong 2 dấu " / " hoặc dấu " - " để làm dấu phân cách giữa Ngày, Tháng, và Năm
Dạng thức chọn
Dạng thức thể hiện

D/m/yy
1/1/98

d-mmm-yy
1-Jan-98

d-mmm
1-Jan

Mmm/yy
Jan/98

D/m/yy h:mm
1/1/98 20:30

H:mm