Lịch sử lưu trữ Việt Nam

Chuyên đề
Lịch sử Lưu trữ Việt Nam
Người biên soạn:
TS. Nguyễn Lệ Nhung
Phần 1: Giới thiệu đề cương
môn học
1. Đối tượng nghiên cứu
2. Mục tiêu của môn học
3. Bố cục của môn học
4. Học liệu
5. Chế độ chính sách đối với môn học
1. Đối tượng nghiên cứu
- Lịch sử hình thành và phát triển của công tác lưu trữ Việt Nam qua các thời kỳ lịch sử: phong kiến, thuộc Pháp và thời kỳ hiện đại (sau cách mạng tháng 8 đến nay) trên các nội dung
+ Về nhận thức của các nhà nước đối với công tác lưu trữ
+ Hệ thống tổ chức lưu trữ qua các thời kỳ
+ Hệ thống các văn bản pháp luật về lưu trữ
+ Vai trò và nhiệm vụ của công tác lưu trữ đối với hoạt động của các nhà nước và đóng góp của nó đối với xã hội
2. Mục tiêu của môn học
Mục tiêu kiến thức
- Trang bị cho sinh viên những kiến thức về quá trình hình thành và phát triển của công tác lưu trữ trong các thời kỳ lịch sử;
Hiểu những đặc điểm, những nhiệm vụ của công tác lưu trữ qua từng giai đoạn của lịch sử
Những đóng góp của công tác lưu trữ, ngành lưu trữ đối với sự phát triển chung của đất nước.
2. Mục tiêu của môn học
Mục tiêu về kỹ năng: giúp sinh viên năng cao và hoàn thiện các kỹ năng về tổ chức công tác lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức
Thái độ: Môn học giúp sinh viên hiểu về nghề, nhận thức đúng đắn về vai trò vị trí của công tác lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan nhà nước.
3. Bố cục của môn học
Chương 1: Lịch sử lưu trữ Việt Nam thời phong kiến
Chương 2: Lịch sử lưu trữ Việt Nam thời thuộc Pháp
Chương 3: Lịch sử lưu trữ Việt Nam từ sau cách mạng tháng 8 năm 1945
4. Học liệu
Học liệu bắt buộc
1. PGS.TSKH Nguyễn Văn Thâm, TS Nghiêm Kỳ Hồng – Lưu trữ Việt Nam những chặng đường phát triển – Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia năm 2006
2. Những văn kiện chủ yếu của Đảng và Nhà nước về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ - Cục Lưu trữ Nhà nước xuất bản năm 1982
3. Xây dựng ban hành văn bản và quản lý công tác lưu trữ - NXB Chính trị Quốc gia năm 1995
4. Những văn bản chỉ đạo, hướng dẫn soạn thảo văn bản và công tác văn thư – lưu trữ - NXB Chính trị Quốc gia năm 2001
5. Chính sách đối với môn học
- Các bài tập phải được nộp đúng hạn. Nếu nộp không đúng hạn sẽ bị trừ điểm (trừ 1 điểm nếu nộp muộn từ 1 – 2 ngày; trừ 2 điểm nếu nộp muộn từ 3 - 4 ngày trở lên; không thu bài nếu quá 5 ngày)
- Thiếu một điểm thành phần (bài tập, bài kiểm tra giữa kỳ), hoặc nghỉ quá 20% tổng số giờ của môn học không được thi hết môn
Chương 1: Lịch sử lưu trữ Việt Nam thời phong kiến
1. Lịch sử lưu trữ Việt Nam thời trước Nhà Nguyễn (938 -1802)
2. Lịch sử lưu trữ Việt Nam thời Nguyễn (1802 – 1945)
1. Lưu trữ Việt Nam trước Nhà Nguyễn
Hiện nay trong các kho lưu trữ gần như không còn lưu trữ được những tài liệu trước nhà Nguyễn
Nguyên nhân:
+Các triều đại phong kiến trước Nguyễn chỉ giữ TL phục vụ cho hoạt động quản lý trước mắt không thấy giá trị lịch sử của TL
Chưa có lưu trữ chuyên trách, việc bảo quản TL mới chỉ được chú ý ở khâu văn thư
+ Thời gian, khí hậu
+ Chiến tranh
2. Lưu trữ triều Nguyễn (1802 – 1945)
Các triều vua nhà Nguyễn
1. Gia Long (1802 – 1819)
2. Minh Mạng (1820 – 1840)
3. Thiệu Trị (1840 – 1847)
4. Tự Đức (1847 – 1883)
5. Dục Đức
6. Hiệp Hoà
7. Kiến Phước
8. Hàm Nghi
9. Đồng Khánh
10. Thành Thái
11. Duy Tân
12. Khải Định
13. Bảo Đại
2. Lưu trữ triều Nguyễn
a. Tổ chức luư trữ
Chỉ chú ý lưu trữ ở Văn phòng Nhà vua
- Năm 1820 Văn thư phòng có nhiệm vụ lưu trữ Châu bản.
- Năm 1829 Văn thư phòng được đổi tên thành Nội các. Trong cơ cấu tổ chức của Nội các có Tào Biểu bạ làm nh/vụ chuyên trách lưu trữ TL. Tào Đồ thư lưu trữ TL ngoại giao
Tổ chức lưu trữ triều Nguyễn (tiếp)
Năm 1844 Tào Biểu bạ được đổi tên thành Sở Bản chương và được cơ cấu: 3 chương: Lại Hộ chương; Lễ Binh chương; Hình công chương
+ Đối với cấp Bộ và các địa phương: chưa có tổ chức lưu trữ cụ thể những đã quy định trách nhiệm tổ chức lưu trữ VB hình thành trong hoạt động của cơ quan cho người đứng đầu
c. Các hoạt động nghiệp vụ về lưu trữ dưới triều Nguyễn
Quy định về sưu tầm, nộp lưu tài liệu
- Sưu tầm những tài liệu của các triều đại trước đó phục vụ cho mục đích biên soạn lịch sử
Quy định cụ thể về nộp lưu các loại tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan
+ Văn bản hành chính
+ Tài liệu về xây dựng các công trình
+ Tài liệu về chi tiêu tài chính
+ Tài liệu về quản lý ruộng đất
+ Tài liệu quản lý quan lại
+ Các văn bản ngoại giao
Quy định phân loại tài liệu
+ Tài liệu phải được chia theo từng vấn đề theo từng năm
Mục đích của phân loại tài liệu
+ Tạo điều kiện thuận lợi tra tìm, chuyển giao VB khi có sự thay đổi về nhân sự;
+ Phục vụ hệ thống tài liệu để biên soạn quốc sử
Bảo quản tài liệu
+ Xây dựng các kho lưu trữ cố định
Kho lưu trữ tại Quốc sử quán (1821)
Tàng Thư lâu (1825)
Kho lưu trữ Nội các (1829)
Kho lưu trữ thư viện Tụ Khuê (1852)
+ Trang bị hòm tủ để bảo quản tài liệu
+ Tổ chức thanh kiểm tra công tác bảo quản tài liệu
Chương 2: Lưu trữ Việt Nam thời thuộc Pháp (1858 – 1945)
2.1. Lưu trữ Việt Nam giai đoạn từ năm 1858 – 1917)
2.2. Lưu trữ Việt Nam giai đoạn từ năm 1917 - 1945
2.1. Lưu trữ Việt Nam giai đoạn 1858 – 1917 (trước khi thành lập Nha Lưu trữ và Thư viện Đông Dương)
* Thực trạng
- Quản lý tài liệu lưu trữ phân tán, không thống nhất,
Văn bản quản lý ban hành hiệu lực thi hành không cao;
Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ tự phát,
2.1. Lưu trữ Việt Nam giai đoạn 1858 – 1917 (trước khi thành lập Nha Lưu trữ và Thư viện Đông Dương)
Nguyên nhân
Thiếu cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ về lưu trữ
Các văn bản quản lý được ban hành thiếu các chế tài xử phạt
Cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ còn nhiều hạn chế
2.1. Lưu trữ Việt Nam giai đoạn 1858 – 1917 (trước khi thành lập Nha Lưu trữ và Thư viện Đông Dương)
Các biện pháp được đặt ra
Cần phải cử cán bộ lưu trữ trình độ chuyên môn về công tác lưu trữ sang khảo sát đánh giá công tác lưu trữ ở Đông Dương nói chung và Việt Nam nói riêng
Thiết lập ở Đông Dương một tổ chức lưu trữ nhằm quản lý tập trung tài liệu lưu trữ
2.2. Lưu trữ Việt Nam thời thuộc Pháp giai đoạn 1917 - 1945
2.2.1. Các biện pháp quản lý công tác lưu trữ
2.2.2. Các hoạt động chủ yếu của Nha Lưu trữ và Thư viện Đông Dương
2.2.1. Các biện pháp quản lý ctác LT
Về tổ chức: Ngày 29/11/1917 Toàn quyền Đông Dương ban hành Nghị định thành lập Nha Lưu trữ và Thư viện Đông Dương trực thuộc Phủ toàn quyền
Ngày 26/12/1918, Toàn quyền Đông Dương quyết định thành lập 5 kho LT
Kho Lưu trữ TW Hà nội
Kho LT Phủ Thống đốc Nam kỳ Sài Sòn
Kho LT Phủ Khâm sứ Trung Kỳ tại Huế
Kho LT Phủ Khâm sứ CamPuchia ở Phnôm- Pênh
Kho LT Phủ Khâm sứ Lào ở Viên Chăn
Hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn

Hướng dẫn nộp lưu tài liệu
Bảo quản tài liệu
Khai thác sử dụng tài liệu
Hướng dẫn nộp lưu tài liệu
Thời hạn nộp lưu tài liệu: 20 năm
Hàng năm vào tháng 1, tất cả các cơ quan, công sở đều phải gửi DMHS phải nộp lưu vào các kho LT
Đối với các phông LT đóng, TL dù ít hay nhiều đều phải nộp vào Kho Lưu trữ TW Hà Nội
Bảo quản tài liệu
Các kho lưu trữ nơi bảo quản tài liệu phải riêng biệt, tránh lũ lụt, hoả hoạn. Kho Lưu trữ chỉ mở của ban ngày. Không được đưa vào kho bất kỳ thứ gì khi không có mặt của nhân viên lưu trữ
Khai thác sử dụng tài liệu
Thủ tục khai thác tài liệu
Thời hạn giải mật tài liệu
Thẩm quyền cho khai thác, sử dụng tài liệu
2.2.2. Những hoạt động chủ yếu của Nha Lưu trữ và Thư viện ĐD
Ban hành tiêu chuẩn xây dựng các kho lưu trữ
Ban hành quy trình về thu nhận các hồ sơ tài liệu do các cơ quan, tổ chức nộp vào kho lưu trữ
Hướng dẫn phân loại TL
Đào tạo cán bộ lưu trữ
Ban hành khung phân loại thông tin
Khung phân loại thông tin của
Pôn - Buđê
Khung bao gồm 3 phần
+ Lời nói đầu
+ Bảng chính
+ Bảng tra tìm theo vần chữ cái của khung
Bảng chính
Bảng chính của khung được phân chia thành 4 cấp độ khác nhau đó là: Đề mục, tiểu đề mục, mục và tiểu mục
Đề mục
Là cấp độ phân chia cao nhât, gồm 25 đề mục khác nhau và được phân chia theo tính quy ước của từng lĩnh vực hoạt động của một quốc gia. Đề mục của Khung phân loại Pônbuđê được phân chia theo đặc trưng
+ Loại công việc: nhân sự, hành chính, chính sự
+ Lĩnh vực hoạt động: toà án, bưu điện, thương nghiệp
+ Loại tài liệu: văn bản pháp quy, thư từ trao đổi, tài liệu cá nhân
Tiểu đề mục
Là cấp độ thứ 2 trong bảng chính khung phân loại. Nó được hình thành khi mỗi đề mục cần phải phân chia thành các nhóm thông tin nhỏ. Mỗi đề mục có thể phân chia thành nhiều tiểu đề mục khác nhau và được ký hiệu bằng một chữ số . Các tiểu đề mục được phân chia theo những đặc trưng sau:
+ Số 0 được dùng để ký hiệu cho phần khái quát chung
+ Đặc trưng tác giả
+ Đặc trưng lĩnh vực hoạt động
+ Đặc trưng vấn đề
Mục
Là cấp độ phân chia thứ 3. Mục được hình thành khi mỗi tiểu đề mục cần phải phân chia thành các nhóm thông tin tài liệu nhỏ. Mỗi tiểu đề mục có thể phân chia thành nhiêu mục nhỏ khác nhau và được ký hiệu bằng một số . Các mục được chia theo một số đặc trưng sau:
+ Tên cơ quan
+ Vấn đề
+ Tên tài liệu kết hợp với tác giả
Tiểu mục
Là cấp độ phân chia thấp nhất. Tiểu mục được hình thành khi các mục cần được phân chia ra thành nhóm thông tin tài liệu nhỏ hơn. Mỗi mục có thể phân chia thành nhiều tiểu mục và được ký hiệu bằng chữ số thập phân . Các tiểu mục được phân chia theo các đặc trưng
+ Vấn đề
+ Vấn đề kết hợp với địa lý
+ Tên loại kết hợp với tác giả
+ Tác giả
Đề mục khung phân loại thông tin của Pôn Buđê
A. Văn bản pháp quy R. Giáo dục cộng đồng – KH nghệ thuật
B. Thư từ trao đổi S. Cơ quan y tế và cứu trợ cộng đồng
C. Nhân sự T. Tài chính
D. Hành chính tổng quát U. Thương chính – quan quân
E. Chính quyền tỉnh V. Thư viện và lưu trữ
F. Chính sự X. Việc linh tinh
G. Toà án Y. Tài liệu của các cá nhân
H. Công chính Z. Các bản sao tài liệu liện quan đến LSĐD
I. Mỏ
J. Đường sắt - Đường bộ - Đường không
K. Bưu điện
L. Thương nghiệp – Công nghiệp – Du lịch
M. Lao động – khai thác thuộc địa - chế độ điền địa
N. Nông nghiệp
O. Đường Thuỷ
P. Hải quân
Q. Quân sự
Tiểu đề mục khung phân loại
A. Văn bản pháp quy
A.1. Nghị định, quyết định, thông tư của Toàn quyền
A.2. Nghị định, quyết định của Thống sứ, khâm sứ
A.3. Thông tư của Thống sứ và Khâm sứ
A.4. Nghị định của các tỉnh trưởng và thị trưởng
A.5. Lệnh và quyết định của các trưởng ty
A.6. Sưu tập các dụ của nhà vua
A.7. Tập văn bản pháp quy phát hành định kỳ của chính quốc
A.8. Các tập văn bản pháp quy định kỳ của Đông Dương
A.9. Các tập luật, sắc lệnh, nghị định, thông tư, chỉ thị xuất bản định kỳ khác về Đông Dương
Chương 3: Lưu trữ Việt Nam sau cách mạng tháng 8/1945 đến nay
3.1. Lưu trữ Việt nam giai đoạn 1945 – 1954
3.2. Lưu trữ Việt Nam giai đoạn 1954 – 1975
3.3. Lưu trữ Việt Nam giai đoạn 1975 đến nay
3.1. Lưu trữ Việt Nam giai đoạn 1945 - 1954
3.1.1. Xây dựng tổ chức
3.1.2. Giữ gìn, bảo vệ hồ sơ tài liệu
3.1.1. Xây dựng tổ chức
Nha Lưu trữ Công văn và Thư viện toàn quốc được thành lập ngày 8/9/1945 trên cơ sở tiếp quản Nha Lưu trữ và Thư viện Đông Dương. Nha trực thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục
Cuối năm 1945, Nha Lưu trữ trực thuộc Nha Đại học vụ
Giám đốc của Nha là ông Ngô Đình Nhu, tốt nghiệp Đại học Lưu trữ và Cổ tự học Pháp, cựu nhân viên của Nha Lưu trữ và Thư viện Đông Dương
3.1.2. Giữ gìn, bảo vệ hồ sơ tài liệu

Biện pháp 1: ban hành văn bản khẳng định giá trị của tài liệu lưu trữ đối với việc xây dựng và bảo vệ đất nước.
Cụ thể: Thông đạt số 01/CT ngày 03/1/1946 của Chủ tịch Hồ Chí Minh về giữ gìn công văn và hồ sơ cũ
Công văn của Bộ Nội vụ ngày 07/9/1945 về việc sử dụng tài liệu lưu trữ tố cáo tội ác của thực dân Pháp
3.1.2. Giữ gìn, bảo vệ hồ sơ tài liệu
Biện pháp 2: hướng dẫn các cơ quan công sở bảo vệ tài liệu trong kháng chiến với phương án được đưa ra:
1, Những tài liệu quan trọng được đóng hòm để sơ tán khi cần thiết
2, Tài liệu khác được xếp gọn, chuẩn bị vật liệu dẫn hoả để đốt khi cấp bách. Kiên quyết không để tài liệu rơi vào tay kẻ thủ
3.2. Lưu trữ Việt Nam giai đoạn 1954 - 1975
3.2.1. Lưu trữ Việt Nam sau hoà bình lập lại ở miền Bắc đến năm 1962 trước khi thành lập Cục Lưu trữ
3.2.2. Lưu trữ Việt Nam giai đoạn 1962 - 1975
3.2.1. LTVN sau hoà bình lập lại ở miền Bắc đến năm 1962
- Ban hành văn bản nhằm đảm bảo cơ sở quản lý an toàn khối tài liệu lưu trữ
+ Ban hành văn bản khẳng định giá trị của tài liệu đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc. Ví dụ công văn số 426/CV ngày 20/4/1955 của Bộ Tuyên truyền về bảo tồn hồ sơ tài liệu
+ Giao cho Thư viện Quốc gia Hà nội quản lý tài liệu của kho lưu trữ TW Hà nội, Bộ Nội vụ quản lý tài liệu từ miền nam tập kết ra bắc
Chuẩn bị các điều kiện để thành lập cơ quan quản lý ngành
+ Tổ chức các hội nghị tổng kết đánh giá công tác văn thư lưu trữ ở các cơ quan TW và địa phương
+ Chuẩn bị đội ngũ cán bộ
+ Thành lập hai tổ chức lưu trữ đầu tiên ở VP Chính phủ và VP TW Đảng
3.2.2. Công tác lưu trữ từ năm 1962 - 1975
3.2.2.1. Ban hành văn bản xây dựng hệ thống các cơ quan lưu trữ và chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn
3.2.2.2. Các hoạt động chủ yếu của ngành lưu trữ

3.2.2.1. Ban hành văn bản xây dựng hệ thống các cơ quan lưu trữ và chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn

a. Xây dựng tổ chức
b. Hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn
a. Xây dựng về tổ chức
Quy định cơ cấu tổ chức của Cục Lưu trữ trực thuộc Phủ Thủ tướng (Quyết định số 22/BT ngày 23/3/1963)
Phòng chỉ đạo nghiệp vụ
Phòng tổ chức hành chính
Kho lưu trữ Hà Nội
Xây dựng hệ thống tổ chức lưu trữ từ TW đến địa phương
ở TW thành lập các kho và phân kho để bảo quản tài liệu của các cơ quan TW
Ở cấp tỉnh, thành phố trực thuộc TW thành lập các kho lưu trữ quản lý tài liệu của các địa phương
Ở các cơ quan phải có bộ phận hoặc phòng lưu trữ để bảo quản hồ sơ tài liệu của cơ quan
Đối với ngành công an, quốc phòng, ngoại giao thành lập các lưu trữ chuyên ngành
b. Hướng dẫn về chuyên môn
Ban hành Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ được ban hành bởi Nghị định 142/NĐ – CP ngày 28/9/1973
+ Quy định về thời hạn nộp lưu tài liệu:
+ Quy định về công tác xác định giá trị tài liệu
+ Thống kê, sắp xếp gữi gìn hồ sơ tài liệu
Nộp lưu tài liệu
- Nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan: sau một năm sau khi công việc đã giải quyết xong
- Nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử: 10 năm
- Đối với những cơ quan bị giải thể thì phải nộp vào các kho lưu trữ lịch sử theo thẩm quyền
Xác định giá trị tài liệu
Nguyên tắc: chỉ được phép tiêu huỷ tài liệu lưu trữ theo quyết định của hội đồng đánh giá hồ sơ, tài liệu lưu trữ có thẩm quyền
Ở cơ quan TW thành phần hội đồng gồm có:
+ Chánh văn phòng đại diện cho Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan
+ Đại diện cơ quan có hồ sơ, tài liệu
+ Đại diện Cục Lưu trữ
Ở cơ quan địa phương
+ Chánh văn phòng UBHC
+ Đại diện cơ quan có hồ sơ, tài liệu
+ Phụ trách kho lưu trữ địa phương
Thống kê, sắp xếp và giữ hồ sơ, tài liệu lưu trữ
Mỗi bộ phận, phòng hoặc kho lưu trữ phải có sổ thống kê hồ sơ, tài liệu lưu trữ đang giữ va có tủ thẻ hồ sơ để tra cứu
3.2.2.2.Các hoạt động của chủ yếu của ngành lưu trữ
1/. Thu thập, tập trung quản lý tài liệu lưu trữ của Đảng và Nhà nước
2/. Bảo vệ tài liệu trong chiến tranh phá hoại miền bắc của đế quốc mỹ
3/. Xây dựng kiện toàn tổ chức lưu trữ các cấp
4/. Đa dạng hoá các hình thức hướng dẫn nghiệp vụ
5/. Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng cán bộ
6/. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu phục vụ cho công cuộc xây dựng bảo vệ miền Bắc và giải phóng miền nam
1/. Thu thập, tập trung quản lý tài liệu lưu trữ của Đảng và Nhà nước

Đối với tài liệu lịch sử Đảng và lịch sử cách mạng: Năm 1954 kho lưu trữ TW Đảng được thành lập có nhiệm vụ tiếp quản và bảo quản tài liệu về lịch sử Đảng, tài liệu của TW Đảng từ căn cứ Việt Bắc chuyển về và tài liệu của Đảng ở miền nam tập kết ra bắc
Đối với tài liệu của chính quyền cũ để lại Kho lưu trữ TW Hà nội được giao nhiệm vụ thu thập tập trung quản lý
2/. Bảo vệ tài liệu trong chiến tranh phá hoại miền bắc của ĐQ Mỹ
Biện pháp 1: Hướng dẫn các cơ quan bảo quản an toàn tài liệu
* Các cơ quan TW chia tài liệu theo ba thời kỳ
Từ 1959 trở về trước sơ tán tại kho lưu trữ TW
Từ năm 1960 đến 1964 bảo quản ở kho sơ tán cơ quan
Những tài liệu hiện hành bảo quản ở đơn vị công tác
* Các cơ quan địa phương: chưa có hướng dẫn cụ thể, quan điểm là lựa chọn những tài liệu có ý nghĩa quân sự, lịch sử, văn hoá, kinh tế để đưa đi sơ tán. Tài liệu hiện hành bảo quản tại đơn vị công tác
Biện pháp thứ 2: chuẩn bị cơ sở vật chất cho sơ tán tập trung TL
Xây dựng kho sơ tán tài liệu trên vùng ATK
Hướng dẫn các cơ quan sơ tán tài liệu: tuyệt đối không được xếp tài liệu lẫn với đồ đạc nhà dân và phó thác tài liệu trong dân
3/. Xây dựng kiện toàn lưu trữ các cấp
Cục Lưu trữ đã ban hành Thông tư số 09/BT ngày 8/3/1965 về tổ chức lưu trữ các Bộ và các kho lưu trữ địa phương
+ Các bộ, cơ quan thuộc HĐCP thành lập tổ hoặc phòng lưu trữ tuỳ thuộc vào khối lượng tài liệu
+ Các tỉnh thành phố trực thuộc TW thành lập các kho lưu trữ
+ Các ty, sở phải bố trí cán bộ lưu trữ chuyên trách hoặc văn thư kiêm nhiệm công tác lưu trữ
+ Cấp huyện, xã phải có uỷ viên phụ trách công tác VTLT
Số liệu thống kê về tổ chức lưu trữ và số lượng CB LT gđ 1962 - 1965
Tổ chức: 45 cơ quan TW thàn lập phòng hoặc bộ phận lưu trữ; 5 tỉnh thành lập kho lưu trữ
Về cán bộ: Các cơ quan TW 196 cán bộ có trình độ văn hoá 4 – 10; UBHC cấp tỉnh 47 người trình độ văn hoá 4 – 9
* Phần lớn là đảng viên hoặc bộ đội chuyển ngành
4/. Đa dạng các hình thức hướng dẫn nghiệp vụ
+ Viết bài đăng trên tạp chí chuyên ngành
+ Dịch tài liệu nước ngoài ra tiếng việt
+ Tổ chức các hội thảo, hội nghị
+ Chỉ đạo điển hình
+ Ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn
5/. Tăng cường đào tạo bồi dưỡng cán bộ
Cử cán bộ ra nước ngoài học đại học về lưu trữ
Mở đào tạo đại học lưu trữ ở trong nước
Mở đào tạo hệ trung cấp
Mở các lớp bồi dưỡng ngắn hạn
6/. Tổ chức KTSDTL phục vụ cho công cuộc XDBV miền Bắc &GPMN
Tổ chức khai thác nhiều tài liệu lưu trữ nhất là tài liệu khoa học kỹ thuật về giao thông, thuỷ lợi, thuỷ điện
Đối với yêu cầu nghiên cứu lịch sử: Tài liệu lưu trữ được sử dụng để biên soạn nhiều công trình nghiên cứu về lịch sử như: Bước ngoặt vĩ đại của lịch sử cách mạng VN (1961); 35 năm hoạt động của Đảng (1966); 40 năm hoạt động của Đảng (1970)...
3.3. Công tác lưu trữ từ sau năm 1975 đến nay
3.3.1. Lưu trữ Việt Nam từ 1975 – 1986
3.3.2. Lưu trữ Việt Nam từ 1986 đến nay
3.3.1. Lưu trữ Việt Nam từ 1975 đến 1986
a. Tiếp quản lưu trữ của nguỵ quyền
Sài Gòn
b. Quản lý tập trung thống nhất công tác lưu trữ trong cả nước
c. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
d. Tăng cường và mở rộng hợp tác quốc tế
a. Tiếp quản lưu trữ của nguỵ quyền Sài Gòn
+ Biện pháp thứ nhất: Cử cán bộ vào tiếp quản các cơ sở lưu trữ của nguỵ quyền
+ Biện pháp thứ 2: Ban hành các văn bản khẳng định giá trị của tài liệu thu được của chính quyền cũ và nghiêm cấm việc tự tiện tiêu huỷ tài liệu
+ Biện pháp thứ 3: quy định thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ
b. Quản lý tập trung thống nhất công tác lưu trữ trong cả nước
1/ Thiết lập hành lang pháp lý đảm bảo nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất
2/ Kiện toàn tổ chức và xây dựng cơ sở vật chất cho sự phát triển của ngành

1/Thiết lập hành lang pháp lý đảm bảo nguyên tắc QL tập trung TT
HĐBT đã ban hành Quyết định 168/QĐ – HĐBT ngày 26/12/1981 về việc thành lập Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam
Hội đồng Nhà nước đã ban hành Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia gồm 4 chương 19 điều
2/ Kiện toàn tổ chức
+ Thực hiện tinh thần của Pháp lệnh năm 1982, ngày 1/3/1984 HĐBT đã ban hành Nghị định số 34/NĐ – HĐBT quy định chức năng, nhiệm vụ của Cục Lưu trữ
+ Ngày 5/11/1984, Cục Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Thông tư số 221/TT – LT hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Lưu trữ Bộ và Thông tư số 222/TT – LT hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Phòng Lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc TW
c. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
+ Công bố nhiều tài liệu lưu trữ để sử dụng các yêu cầu nghiên cứu quan trọng của Đảng và Nhà nước như: tổng kết 20 năm kháng chiến chống Mỹ (1954 – 1975); Những sự kiện lịch sử Đảng; xuất bản các tập văn kiện Đảng các năm 1930 – 1945; 1945 – 1954; 1951 – 1952; 1952 - 1954
d. Tăng cường và mở rộng hợp tác quốc tế
Tăng cường mở rộng hợp tác với các nước XHCN trên các phương diện: đào tạo cán bộ; tham gia các diễn đàn trao đổi nghiệp vụ
Tham gia các tổ chức lưu trữ quốc tế, năm 1986, Cục Lưu trữ Nhà nước đã được Hội đồng lưu trữ Quốc tế công nhận là thành viên chính thức
Phát triển quan hệ hợp tác với Lào và Campuchia trong việc đào tạo cán bộ cho nước bạn
3.2. Lưu trữ Việt Nam giai đoạn 1986 đến nay
a. Kiện toàn tổ chức lưu trữ các cấp
b. Xây dựng và hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo và quản lý công tác lưu trữ
c. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả
d. Tăng cường và mở rộng hợp tác quốc tế về lưu trữ
e. Đẩy mạnh hoạt động khoa học – công nghệ; đào tạo về lưu trữ
Kiện toàn mạng lưới tổ chức
lưu trữ các cấp
- Cơ quan quản lý ngành
- Các trung tâm lưu trữ Quốc gia
- Tổ chức lưu trữ của các cơ quan Bộ
- Tổ chức lưu trữ chuyên ngành
- Tổ chức lưu trữ địa phương
+ Cơ quan quản lý ngành
Năm 1992, Cục Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ ( Bộ Nội vụ)
Năm 2003, Cục Lưu trữ được đổi tên thành Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước
Cơ cấu tổ chức gồm:
- Văn phòng
Phòng Tổ chức cán bộ
Phòng Kế hoạch – Tài chính
Phòng Nghiệp vụ VT – LT TW
Phòng Nghiệp vụ VT – LT địa phương
+ Các đơn vị sự nghiệp thuộc Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước
1/ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I
2/ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II
3/ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
4/ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia IV
5/ Trung tâm nghiên cứu khoa học
6/ Trung tâm tin học
7/ Trung tâm tu bổ và phục chế tài liệu
8/ Trung tâm bảo hiểm tài liệu
9/ Tạp chí Văn thư – Lưu trữ
1/Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I

Tiền thân là Kho Lưu trữ TW Hà nội, năm 1988 được đổi tên thành Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I (Quyết định số 223/QĐ – HĐBT ngày 8/8/1988)
Chức năng của Trung tâm quản lý toàn bộ tài liệu có ý nghĩa toàn quốc thời kỳ trước năm 1945
Khối lượng tài liệu trung tâm đang quản lý khoảng 6 km giá, gồm hơn 60 phông và các sưu tập lưu trữ
Thành phần tài liệu của Trung tâm đang quản lý
+ Khối tài liệu Hán Nôm
+ Khối tài liệu tiếng Pháp
+ Khối tài liệu khoa học kỹ thuật: hơn 200 công trình kiến trúc và giao thông thuỷ lợi
+ Khối tài liệu lịch sử
2/Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II
Tiền thân là Kho Lưu trữ TW 2 Thành phố HCM được thành lập năm 1976, năm 1988 được đổi tên thành Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II
Chức năng của Trung tâm bảo quản tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan thời kỳ phong kiến, thuộc Pháp ở Trung và Nam kỳ, thời kỳ Mỹ nguy, tài liệu của chính phủ lâm thời miền nam VN, Mặt trận giải phóng miền nam VN
Khối lượng tài liệu khoảng 15 km giá
Thành phần
+ Tài liệu hành chính
+ Tài liệu khoa học kỹ thuật
+ Tài liệu nghe nhìn
3/ Trung tâm lưu trữ Quốc gia III
Được thành lập năm 1995
Chức năng thu thập, bổ sung, bảo quản an toàn và có hiệu quả tài liệu có ý nghĩa toàn quốc từ sau CMT8 đến nay
Khối lượng tài liệu đang bảo quản khoảng hơn 10 km giá
Thành phần
+ Khối tài liệu hành chính
+ Khối tài liệu khoa học kỹ thuật
+ Khối tài liệu nghe nhìn
+ Khối tài liệu cá nhân, gia đình dòng họ
4/ Trung tâm lưu trữ Quốc gia IV
Được thành lập tháng 8 năm 2006 trên cơ sở phân hiệu 2 của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II tại Đà Lạt
Chức năng thu thập, sưu tầm, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu của các cơ quan TW từ Quảng Trị trở vào; bảo quản an toàn khối tài liệu Mộc bản của Triều Nguyễn
5/ Trung tâm nghiên cứu khoa học
Tiền thân là Phòng Khoa học Kỹ thuật, năm 1988 Chủ tịch HĐBT ban hành Quyết định thành lập Trung tâm NCKH. Chức năng nhiệm vụ của Trung tâm
+ Nghiên cứu các vấn đề lý luận và thực tiễn về công tác VT – LT và các khoa học có liên quan
+ Nghiên cứu triển khai các thành tựu khoa học và tiến bộ kỹ thuật vào ngành
+ Quản lý công tác nghiên cứu khoa học , công tác tiêu chuẩn hoá, đo lường chất lượng, sáng kiến cải tiến của ngành
+ Thực hiện và mở rộng quan hệ quốc tế
6/ Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ Quốc gia
Được thành lập theo Quyết định số 52/QĐ – BTCCBCP ngày 06/9/2001 của Bộ trưởng, Trưởng ban TCCBCP
Chức năng của Trung tâm là tiếp nhận, bảo quản an toàn, phục vụ khai thác có hiệu quả tài liệu bảo hiểm của các Trung tâm lưu trữ Quốc gia và các tổ chức khác
7/ Trung tâm Tin học
Được thành lập năm 2002, theo Quyết định số 19/ QĐ – BTCCBCP ngày 15/4/2002 của Bộ trưởng, Trưởng ban TCCBCP
Chức năng của Trung tâm là nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác VTLT; xây dựng các phần mềm ứng dụng; xây dựng và phát triển mạng nội bộ của Cục VTLT và trang Web của ngành
8/ Trung tâm Tu bổ phục chế
tài liệu
Tiền thân là Xưởng Tu bổ và Phục chế tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, Trung tâm được thành lập năm 2003 theo Quyết định số 63/ QĐ – BNV ngày 01/10/2003 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ
Chức năng của Trung tâm là tiếp nhận, tu bổ và phục chế tài liệu lưu trữ theo yêu cầu của Cục VT – LT và các tổ chức lưu trữ khác
9/ Tạp chí Văn thư - LT
Tiền thân là Tạp chí Lưu trữ Việt Nam. Tạp chí đã trải qua quá trình phát triển và thay đổi tên gọi
Từ năm 1966 – 1969 là Nội san nghiên cứu Công tác lưu trữ
Từ 1970 – 1972 là Tập san Công tác Lưu trữ Hồ sơ
Từ năm 1973 – 1985 là Văn thư – Lưu trữ
Từ năm 1986 đến 2003 là Lưu trữ Việt Nam
Từ 2003 đến nay là Tạp chí Văn thư – Lưu trữ
+ Tổ chức lưu trữ của các cơ quan TW
Theo Thông tư 40 /TT – TCCP ngày 24/1/1998, các Bộ thành lập các Phòng Lưu trữ trực thuộc Văn phòng Bộ
Theo Thông tư 21/2005/TT – BNV ngày 01/02/2005 các Bộ thành lập Phòng Văn thư – Lưu trữ
Tổ chức lưu trữ chuyên ngành
03 Bộ được thành lập lưu trữ chuyên ngành từ năm 1963 là Công an, Quốc phòng, Ngoại giao. Tuy nhiên tổ chức lưu trữ chuyên ngành chưa thống nhất
Một số cơ quan TW chưa được phép của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền cũng thành lập lưu trữ chuyên ngành
+ Thông tấn xã VN
+ Tổng cục Khí tượng Thuỷ văn
+ Tổng cục Địa chất
Tổ chức lưu trữ địa phương
- Cấp tỉnh, thành phố trực thuộc TW:
Theo Thông tư 40, các tỉnh thành phố trực thuộc TW thành lập Trung tâm Lưu trữ tỉnh trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh. Có chức năng quản lý nhà nước và là đơn vị sự nghiệp quản lý tài liệu của các cơ quan trực thuộc UBND tình
Theo Thông tư 21, các tỉnh thành phố trực thuộc TW thành lập Phòng Văn thư Lưu trữ tỉnh
Theo Nghị định 13/2008/NĐ – CP ngày của Chính phủ Trung tâm Lưu trữ tỉnh trực thuộc Sở Nội vụ
- Lưu trữ cấp quận huyên, xã phường chưa có quy định thống nhất
b. Xây dựng và hoàn thiện hệ thống VB chỉ đạo và QL CTLT
- Các văn bản chung về công tác lưu trữ
- Hệ thống các văn bản hướng dẫn chuyên môn
- Hệ thống các văn bản ban hành tiêu chuẩn cho công tác lưu trữ
Hệ thống văn bản chung về công tác lưu trữ
+ Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia năm 2001
+ Nghị định 111/2004/NĐ – CP về công tác lưu trữ
+ Chỉ thị 726/CT – TTg ngày 04/9/1997 về tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới
+ Chỉ thị số 05/2007/CT – TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
Hệ thống các văn bản hướng dẫn chuyên môn
+ Thu thập
Ban hành danh mục các cơ quan là nguồn nộp lưu vào lưu trữ quốc gia và lưu trữ tỉnh (năm 1995; 1996)
Quyết định số 13/QĐ – LTNN ngày 23/2/2001 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành quy định về thẩm quyền quản lý và sưu tầm, thu thập tài liệu của các Trung tâm LTQG
Công văn số 316/LTNN – NVĐP ngày 24/6/1999 của Cục LTNN ban hành Danh mục mẫu thành phần tài liệu nộp vào Trung tâm LT tỉnh
Chỉnh lý
Quyết định số 321/QĐ – VTLTNN ngày 22/8/2005 của Cục Lưu trữ về việc ban hành Quy trình chỉnh lý tài liệu
Công văn số 283/VTLTNN – NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính
Xác định giá trị
Công văn số 25/NV ngày 10/9/1995 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng về việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện mẫu
Quyết định số 218/2000/QĐ – BTC ngày 29/12/2000 của Bộ Tài chính về việc ban hành Chế độ lưu trữ tài liệu kế toán
Công văn số 879/VTLTNN – NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục VT – LT hướng dẫn tiêu huỷ tài liệu hết giá trị
Bảo quản và tu bổ phục chế tài liệu
Công văn số 111/NVĐP – KHKT ngày 02/8/1995 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn bảo quản tài liệu
Thông tư số 09/2007/TT – BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng
Quyết định số 69/QĐ – LTNN ngày 15/6/2000 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Quy trình tu bổ tài liệu lưu trữ
Hệ thống văn bản ban hành các tiêu chuẩn về ngành lưu trữ
Mẫu sổ nhập tài liệu
Mẫu bìa hồ sơ tài liệu quản lý nhà nước
Tiêu chuẩn mục lục hồ sơ
Sổ đăng ký mục lục hồ sơ
Cặp đựng tài liệu
c. Tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ
- Số lượng độc giả đến các trung tâm lưu trữ Quốc gia; lưu trữ tỉnh tăng
Tài liệu lưu trữ được sử dụng với nhiều mục đích khác nhau: chính trị; lịch sử; văn hoá; kinh tế
Các cơ quan lưu trữ đã mở rộng hình thức khai thác tài liệu lưu trữ, chủ động đưa tài liệu lưu trữ đến gần với độc giả
d. Tăng cường và mở rộng hợp tác quốc tế về lưu trữ

Duy trì các quan hệ quốc tế truyền thống với Nga, Lào, Campuchia...
Mở rộng quan hệ với các tổ chức quốc tế lưu trữ: Năm 1990 là thành viên của Hội đồng Lưu trữ Quốc tế (ICA); Hiệp hội các cơ quan lưu trữ nói tiếng Pháp
Mở rộng quan hệ song phương với Nhật Bản, Pháp, Tây Ban Nha...
e. Đẩy mạnh hoạt động khoa học – công nghệ; đào tạo về lưu trữ

Cục Lưu trữ đã triển khai thực hiện nhiều đề tài nghiên cứu về những vấn đề lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ ở Việt Nam
Tích cực triển khai nghiên cứu ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ
Đa dạng hoá các hình thức đào tạo
Tổng luận: Những bài học kinh nghiệm
Nâng cao nhận thức về vai trò, tác dụng của tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ đối với hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân
Xây dựng hệ thống tổ chức và đội ngũ cán bộ lưu trữ ngày càng lớn mạnh nhiệt huyết với nghề, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của xã hội
Đẩy mạnh quá trình hiện đại hoá công tác lưu trữ
Mở rộng quan hệ quốc tế, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ
Quan tâm đến chế độ đãi ngộ cho cán bộ lưu trữ