Lập hồ sơ trong cơ quan, tổ chức

Chuyên đề
SẮP XẾP HỒ SƠ, TÀI LIỆU
TS. Nguyễn Lệ Nhung
Giới thiệu chuyên đề
Khái niệm, mục đích, yêu cầu
Các bước tiến hành lập hồ sơ
Thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành
Trách nhiệm của các đơn vị và cán bộ trong cơ quan
1. Khái niệm, mục đích, yêu cầu
Khái niệm:
Hồ sơ:
+ Nghĩa rộng: Là một tập hợp các văn bản được kết hợp lại dựa trên những đặc điểm chung (cùng tên gọi, cùng tác giả…).
+ Nghĩa hẹp: Là một tập hợp các văn bản (hoặc 1 văn bản) có liên quan với nhau về 1 vấn đề, 1 sự việc, 1 con người hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết vấn đề hoặc sự việc đó.
Lập hồ sơ: Là công việc sưu tầm, tập hợp các văn bản hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc
Bản chất của công tác lập hồ sơ: là phân loại văn bản; tích luỹ thông tin.
1. Khái niệm, mục đích, yêu cầu
Mục đích:
- Giúp cán bộ tra tìm thông tin được đầy đủ, chính xác và nhanh chóng.
- Góp phần q/lý chặt chẽ VB hình thành trong h/động của CQ, từ đó góp phần bảo vệ bí mật của CQ.
- Tạo tác phong làm việc khoa học, g/quyết c/việc có căn cứ, cơ sở.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho c/tác lưu trữ
1. Khái niệm, mục đích, yêu cầu
Yêu cầu đối với việc lập hồ sơ:
- Văn bản trong HS phải phản ánh ch/năng, nh/vụ của cơ quan, đơn vị.
- Các văn bản trong HS phải đảm bảo mối liên hệ hữu cơ.
- Văn bản trong HS phải đảm bảo đúng thể thức.
- Hồ sơ phải được biên mục đầy đủ.
2. Các bước tiến hành lập hồ sơ
Bước 1: Mở hồ sơ
- Thời điểm thực hiện: Đầu mỗi năm hoặc đầu mỗi nhiệm kỳ.
- Xác định các hồ sơ cần phải lập trong công việc của mình (số lượng hồ sơ tối thiểu của 1 cán bộ phải tương ứng với số nhiệm vụ được giao. Số lượng tối đa phụ thuộc vào độ phức tạp của công việc).
- Ghi tên hồ sơ lên bìa hồ sơ
- Thu thập văn bản vào hồ sơ
Cách xác định các công việc
cần tiến hành lập hồ sơ:
Quá trình giải quyết công việc có sản sinh ra văn bản không? (có sử dụng văn bản trong quá trình giải quyết công việc không?)
Trách nhiệm theo dõi và giải quyết các khâu cuối cùng của công việc đó có thuộc trách nhiệm của mình không?
Xác định trách nhiệm lập các hồ sơ:
Phụ trách công tác giao ban của Trường
Lập KH và triển khai thực hiện KH
Theo dõi c/tác hiếu hỉ
Quản lý và điều phối phương tiện đi lại
Tiếp nhận và xử lý văn bản đi - đến của Trường

Hồ sơ về các cuộc họp giao ban
Hồ sơ về việc thực hiện KH năm của Trường
Không hình thành HS

Không hình thành HS

Không hình thành HS
Cách xác định thành phần TL trong hồ sơ
Căn cứ vào quy trình giải quyết công việc
Căn cứ vào diễn biến của công việc
Căn cứ vào thực tế văn bản, tài liệu
Xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ:
Hồ sơ về cuộc họp giao ban tháng 6 của Trường ĐH Kinh Tế
Biên bản họp giao ban
Báo cáo tổng kết công tác tháng 5
Kế hoạch công tác tháng 7
Thông báo kết luận của cuộc họp giao ban
Xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ:
Hồ sơ về việc thực hiện Kế hoạch năm 2009 của Trường
Kế hoạch năm 2009
Các Công văn của Trường về việc phân công, đôn đốc các đơn vị thực hiện KH
Báo cáo của các đơn vị về việc thực hiện KH
Báo cáo tổng kết về việc thực hiện Kh năm 2009
Cách viết tiêu đề hồ sơ
Cách 1: Hồ sơ về việc….
Cách 2: Tài liệu về việc….
Cách 3: Liệt kê tên các VB + Liệt kê tên các tác giả cuả VB + Vấn đề được đề cập đến + Năm của văn bản
Cách 4: Tập văn bản + Liệt kê tên các tác giả cuả VB + Vấn đề được đề cập đến + Năm của văn bản
2. Các bước tiến hành lập hồ sơ
Bước 2: Sắp xếp văn bản trong hồ sơ
Thời điểm tiến hành: Khi công việc kết thúc hoặc cuối năm, cuối nhiệm kỳ.
Kiểm tra tính đầy đủ của các văn bản trong hồ sơ (căn cứ vào trình tự giải quyết công việc)
- Sắp xếp văn bản theo một trật tự nhất định: theo thời gian của văn bản, theo trình tự giải quyết công việc, theo ABC…
2. Các bước tiến hành lập hồ sơ
Bước 3: Biên mục hồ sơ
- Thời điểm tiến hành: Khi công việc kết thúc hoặc cuối năm, cuối nhiệm kỳ.
- Mục đích: Phục vụ việc tra tìm văn bản trong hồ sơ và quản lý hồ sơ.
- Các việc phải làm:
+ Thống kê số lượng văn bản trong hồ sơ
+ Viết chứng từ kết thúc
+ Mô tả các thông tin cần thiết lên bìa hồ sơ
3. Thực trạng c/tác lập hồ sơ hiện hành
Hầu hết các văn bản đều chưa được tiến hành lập hồ sơ hoặc chưa được sắp xếp khoa học.
Việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu chưa được thực hiện một cách nghiêm túc…
Nguyên nhân:
- Một bộ phận cán bộ công chức chưa nhận thức đúng đắn về công tác lập hồ sơ hiện hành.
- Thói quen sử dụng văn bản rời lẻ.
- Việc thu thập văn bản vào hồ sơ diễn ra trong một thời gian dài…

4. Trách nhiệm của các đơn vị và
cán bộ trong cơ quan
“Cán bộ, nhân viên làm c/tác công văn giấy tờ và cán bộ, nhân viên làm c/tác chuyên môn khác nhưng đôi khi có làm c/việc liên quan đến công văn giấy tờ đều phải LHS về công việc mình đã làm” – Trích Điều lệ công tác CVGT và công tác lưu trữ ban hành kèm theo Nghị định 142/CP năm 1963
“Cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình xây dựng, ban hành VB và sử dụng TL văn thư phải lập thành HS và bảo vệ an toàn” - Điều 11, Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001.
4. Trách nhiệm của các đơn vị và
cán bộ trong cơ quan
Trách nhịêm của lãnh đạo CQ:
- Ban hành văn bản quy định về c/tác LHS
- Quyết định các vấn đề về tổ chức nhân sự, kinh phí thực hiện c/tác LHS.
- Quyết định việc kiểm tra, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật trong việc LHS.
4. Trách nhiệm của các đơn vị và
cán bộ trong cơ quan
Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng:
- Tham mưu cho lãnh đạo cơ quan về công tác lập hồ sơ.
- Tổ chức thực hiện các quy định về công tác lập hồ sơ.
- Tổ chức việc kiểm tra công tác lập hồ sơ tại các đơn vị.
4. Trách nhiệm của các đơn vị và
cán bộ trong cơ quan
Trách nhiệm của cán bộ văn thư, lưu trữ:
- Tham mưu cho lãnh đạo văn phòng về công tác lập hồ sơ
- Trực tiếp hướng dẫn phương pháp lập hồ sơ
- Tham gia kiểm tra, đánh giá về công tác lập hồ sơ
- Thu thập hồ sơ vào bộ phận lưu trữ

4. Trách nhiệm của các đơn vị và
cán bộ trong cơ quan
Trách nhiệm của cán bộ quản lý, cán bộ chuyên môn:
- Trực tiếp tiến hành lập hồ sơ
- Quản lý và chịu trách nhiệm về việc khai thác thông tin trong hồ sơ khi chưa nộp vào lưu trữ
- Nộp hồ sơ vào bộ phận lưu trữ cơ quan đúng thời hạn
Cảm ơn sự chú ý lắng nghe!