Kỹ thuật trình chiếu powerpoint chuyên nghiệp

Trình chiếu Powerpoint
I. Các thao tác cơ bản ban đầu
Sau khi khởi động Powerpoint (viết tắt là ppt) thì việc đầu tiên chúng ta cần phải làm để cho bài trình chiếu của chúng ta đẹp và chuyên nghiệp hơn là chọn Template (mẫu giao diện) cho ppt bằng cách:
Vào Format/slide design. Lúc này xuất hiện khung slide design nằm ở phía bên phải của màn hình ppt.
Từ khung slide design này chung ta có thể tùy chọn template cho bài trình chiếu của mình bằng cách kích chuột vào các template trong khung (các template này có sẵn trong thư viện ppt).
Ngoài ra chúng ta có thể chọn các template khác ngoài thư viện ppt bằng cách kích vào browse ở phía dưới cùng rồi tìm đến file template cần chọn.
Tạo header/footer cho các slide bằng cách vào viewer/header and footer. Lúc này bảng Header and footer hiện ra, ta có thể tùy chỉnh trong bảng này theo ý muốn.
Ở slide đầu tiên bao giờ cũng được thiết giao diện khác hơn các slide tiếp theo để thể hiện tên bài thuyết trình, người thuyết trình.
Để chèn thêm một slide mới ta kích vào New Slide trên thanh công cụ ppt.
Để chọn các kiểu bố cục trình bày cho các slide cho từng slide ta vào Format/Slide layout. Lúc này hiện khung Slide layout bên phải, ta tùy chọn layout trong khung này cho phù hợp với mục đích của mình.
Font chữ, cỡ chữ: Nên để nguyên font chữ đã mặc định theo từng template, còn cỡ chữ cũng nên để ppt tự động điều chỉnh (chỉ trong một số trường cần thiết thì mới nên thay đổi cỡ chữ).
Bảng mã (dùng chương trình gõ Tiếng Việt Unikey hoặc Viet Key): Để gõ được Tiếng Việt có dấu thì chúng ta phải chọn bảng mã phù hợp với font chữ soạn thảo. Bởi vì các font chữ của các template thường là các font theo tiêu chuẩn quốc tế (arial, tahoma,…) cho nên chúng ta phải chọn bảng mã tương ứng là Unicode thì mới gõ được Tiếng Việt có dấu.
Ở bên trái màn hình ppt có khung slide hiển thị danh sách các slide ở dạng thu nhỏ. Ở khung slide này chúng ta có thể làm được nhiều thao tác khác nhau ví dụ như: chuyển đến slide bao nhiêu, xóa slide, chèn thêm slide mới, thay đổi vị trí giữa các slide, ẩn/hiện slide,…
Ở giữa màn hình ppt là vùng soạn thảo.
Phía dưới vùng soạn thảo là vùng ghi chú.
Trong ppt cũng chứa các thanh công cụ giống như trong word.
II. Các nguyên tắc soạn thảo trên một slide:
Nên sử dụng các kiểu ký hiệu đầu dòng theo mặc định của ppt (mỗi template có các kiểu ký hiệu khác nhau). Không nên mặc định đó để dùng các ký hiệu +, -, *,…
Số lượng các ý không quá nhiều trong cùng một slide, số lượng dòng cũng không quá nhiều trong cùng một ý. Chúng ta nên cô đọng nội dung theo từng ý.
Khi muốn trình bày ý nhỏ hơn thì chúng ta gõ phím Tab trên bàn phím để ppt tự động thụt đầu dòng và ký hiệu đầu dòng, cỡ chữ, màu chữ sẽ thay đổi theo template.
Khi muốn trình bày ý lớn hơn ý nhỏ vừa soạn thảo thì ta bấm tổ hợp phím Shift + Tab.
Cỡ chữ không nên để quá nhỏ (dưới 20), phải điều chỉnh cỡ chữ sao cho phù hợp. Ppt sẽ tự động giảm cỡ chữ khi chúng ta soạn thảo quá nhiều trong cùng một slide do vậy chúng ta nên trình bày lượng nội dung vừa phải cho từng slide.
Chúng ta không nên thay đổi Font chữ, cỡ chữ, màu chữ, kiểu chữ,… một cách tùy tiện, làm như vậy slide sẽ mất đi tính thẩm mỹ và sự chuyên nghiệp theo template mà chúng ta đã chọn. Chỉ trong các trường hợp đặc biệt thì chúng ta mới thay đổi chúng: Ví dụ muốn nhấn mạnh một tự nào đó chúng ta có thể thay đổi màu chữ, màu nền,…
Trong một bài trình chiếu chúng ta nên tạo ra một slide để tóm tắt, vạch ra các nội dung chính cần trình bày trong bài thuyết trình. Sau đó chúng ta triển khai từng nội dung trong các slide tiếp theo.
Khi một nội dung có quá nhiều ý cần trình bày thì ta nên chia nội dung đó làm nhiều slide cho phù hợp.
III. Tạo hiệu ứng
Sau khi soạn thảo xong nội dung trên các slide chúng ta phải tạo ra các hiệu ứng cho cho slide.
Để mở khung tạo hiệu ứng chúng ta vào Slide show/Custom Animation. Xuất hiện khung Custom Animation bên phải màn hình.
Chọn đối tượng cần tạo hiệu ứng rồi kích vào Add Effect ở khung Custom Animation để chọn các hiệu ứng mong muốn.
Có 4 nhóm hiệu ứng:


Entrance: Nhóm hiệu ứng đi vào chứa các kiểu hiệu ứng làm xuất hiện các đối tượng.
Emphasis: Nhóm hiệu ứng nhấn mạnh chứa các kiểu hiệu ứng