KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

HỆ THỐNG VĂN BẢN
QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC &
QUẢN LÝ VĂN BẢN
BÙI QUANG XUÂN
GIẢNG VIÊN CHÍNH HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH
WWW: KHAILOCDUONG.COM
DT 0919254998
KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH
K? THU?T SO?N TH?O VAN B?N
là tổng thể những quy tắc và phương pháp được sử dụng trong hoạt động xây dựng và ban hành văn bản
YÊU CẦU VỀ NỘI DUNG VĂN BẢN
Văn bản phải có tính hợp pháp
Văn bản phải tó tính khoa học
Văn bản phải có tính khả thi
YÊU CẦU VỀ THỂ THỨC VĂN BẢN
là tập hợp các yếu tố cấu thành hình thức bên ngoài của văn bản bao gồm các thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể
CÁC YẾU THỂ THỨC CỦA VĂN BẢN VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY
là tổng thể những quy tắc và phương pháp được sử dụng trong hoạt động xây dựng và ban hành văn bản
QUỐC HIỆU VÀ TIÊU NGỮ
Quốc hiệu được trình bày ở nửa bên phải trang giấy, gồm hai dòng,
dòng trên viết bằng chữ in hoa (cỡ 13, kiểu đậm);
dòng dưới bằng chữ thường (cỡ 13, kiểu đậm), có gạch cách nối giữa 3 từ;
phía dưới có gạch ngang.
TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH VĂN BẢN
Phần này được trình bày ở góc trái văn bản, ngang hàng với Quốc hiệu.
Trong văn bản quy phạm pháp luật phần này chỉ ghi tên cơ quan ban hành văn bản mà không ghi tên cơ quan cấp trên.
Điều đó thể hiện sự độc lập của cơ quan khi ban hành văn bản.
SỐ VÀ KÝ HIỆU
Phần này được đặt dưới tên cơ quan ban hành văn bản, giúp cho việc vào sổ, phân loại, sắp xếp vào hồ sơ, lưu trữ, viện dẫn, tra tìm văn bản được dễ dàng;
Nắm được số lượng văn bản mà cơ quan đã làm ra trong một năm.
Số, được đánh liên tục cho các văn bản quy phạm pháp luật do mỗi cơ quan ban hành trong một năm.
Trong văn bản quy phạm pháp luật, tiếp theo phần số, trước phần kí hiệu, là năm ban hành văn bản.
Năm ban hành văn bản được ghi đầy đủ cả bốn chữ số.
Phần năm ban hành văn bản phân cách các phần khác bằng dấu gạch chéo (/).

Ví dụ: Số 75/2001/...
SỐ VÀ KÝ HIỆU
Kí hiệu được trình sau năm ban hành văn bản, gồm hai phần: chữ viết tắt của tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan ban hành văn bản.
Hai phần này nối với nhau bằng dấu gạch ngang.

Ví dụ: Số: 75/2001/NĐ - CP (2001- năm ban hành văn bản, NĐ - Nghị định, CP - Chính phủ).
SỐ VÀ KÝ HIỆU
ĐỊA DANH, NGÀY THÁNG NĂM
Địa điểm ban hành văn bản thường được xác lập bằng cách ghi tên tỉnh, nơi ban hành ra văn bản quy phạm pháp luật.
Địa điểm ghi trước, thời gian ghi sau, hai nội dung này cách nhau bởi dấu phẩy (,).
Địa điểm, thời gian ban hành văn bản có thể được bố trí ở những vị trí khác nhau:
(Cỡ 13, kiểu chữ thường, nghiêng).
ĐỊA DANH, NGÀY THÁNG NĂM
- Dưới quốc hiệu, hơi lệch về bên phải, được dùng với nghị định, quyết định, Chỉ thị, ...
- Cuối văn bản, trước phần chữ kí, được dùng cho luật, pháp lệnh, ...
(Cỡ 13, kiểu chữ thường, nghiêng).
TÊN LOẠI & TRÍCH YẾU NỘI DUNG VĂN BẢN
Hiện nay, trong thực tiễn đang tồn tại một số cách thức xác lập tên văn bản quy phạm pháp luật sau đây:
Tên văn bản gồm tên loại văn bản + của + tên cơ quan hoặc chức vụ người ban hành văn bản .
Cách này được sử dụng cho nghị quyết, nghị định, quyết đdịnh.
(Chữ in hoa, cỡ 14, kiểu đậm)
TÊN LOẠI & TRÍCH YẾU NỘI DUNG VĂN BẢN
Tên văn bản gồm tên loại văn bản + tên loại việc văn bản giải quyết.
Cách này được sử dụng cho luật, pháp lệnh.
- Tên văn bản là tên loại của văn bản, được dùng cho Hiến pháp, thông tư, chỉ thị.  
(Chữ in hoa, cỡ 14, kiểu đậm)
(C? 14, ki?u thu?ng, d?m)
TRÍCH Y?U VAN B?N
Đây là phần khái quát chính xác nội dung chính của văn bản.
Có tác dụng giúp người đọc nhanh chóng nắm bắt được nội dung của văn bản; thuận tiện cho việc vào sổ, lập hồ sơ, tra tìm, viện dẫn văn bản.
(C? 14, ki?u thu?ng, d?m)
TRÍCH Y?U VAN B?N
Các văn bản quy phạm pháp luật đều có phần trích yếu, được trình bày ngay sau tên văn bản, trừ Hiến pháp, luật, pháp lệnh.
Tên và trích yếu của văn bản hợp thành một thể thống nhất xác định rõ chủ đề của văn bản.
Trích yếu văn bản cần ngắn gọn, cô đọng, phản ánh chính xác chủ đề văn bản. 
CHỨC VỤ, HỌ TÊN & CHỮ KÝ CỦA NGƯỜI CÓ THẨM QUYỀN
Văn bản quy phạm pháp luật phải được người có thẩm quyền ký đúng thể thức.
Nếu văn bản không có chữ ký hoặc chữ ký là của người không có thẩm quyền thì không được Nhà nước công nhận.
(Chữ in hoa, cỡ 13, kiểu đậm)
CHỨC VỤ, HỌ TÊN & CHỮ KÝ CỦA NGƯỜI CÓ THẨM QUYỀN
Nếu văn bản được ban hành bởi cơ quan hoạt động theo chế độ thủ trưởng thì khi ký văn bản không ghi thay mặt (TM. ), mà ghi rõ chức vụ của người ký.
(Chữ in hoa, cỡ 13, kiểu đậm)
CHỨC VỤ, HỌ TÊN & CHỮ KÝ CỦA NGƯỜI CÓ THẨM QUYỀN
Nếu văn bản do cấp phó ký khi được cấp trưởng uỷ quyền thì phải ghi KT. (ký thay) cấp trưởng và chức vụ của người được uỷ quyền. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác.
(Chữ in hoa, cỡ 13, kiểu đậm)
CHỨC VỤ, HỌ TÊN & CHỮ KÝ CỦA NGƯỜI CÓ THẨM QUYỀN
Trong mọi trường hợp, người có thẩm quyền ký ban hành văn bản quy phạm pháp luật không được uỷ quyền cho cấp dưới ký thừa lệnh (TL.) các văn bản quy phạm pháp luật.
Nếu người đứng đầu cơ quan mới được giao chức vụ là quyền trưởng thì khi ký ghi là Q.Trưởng ...,
(Chữ in hoa, cỡ 13, kiểu đậm)
CHỨC VỤ, HỌ TÊN & CHỮ KÝ CỦA NGƯỜI CÓ THẨM QUYỀN
Người có thẩm quyền phải ký trực tiếp, không được ký bằng bút chì, bút mực màu đỏ hoặc bằng các vật liệu dễ phai mờ; phải viết rõ họ tên người ký bằng chữ thường, cách chức vụ của người ký 30mm.
Thông thường văn bản quy phạm pháp luật chỉ có một chữ ký nhưng cũng có trường hợp có nhiều chữ ký như đối với các văn bản liên tịch.
(Chữ in hoa, cỡ 13, kiểu đậm)
DẤU CỦA CƠ QUAN
Sau khi văn bản quy phạm pháp luật đã được người có thẩm quyền ký đúng thể thức, văn thư phải đóng dấu vào văn bản.
Tuyệt đối không đóng dấu khi chưa có chữ ký. Dấu đóng đúng chiều, rõ ràng, đúng mầu mực quy định và trùm lên l/4 đến l/3 chữ ký về phía bên trái.
Chữ ký và dấu bảo đảm tính hợp pháp của văn bản quy phạm pháp luật.
NƠI NHẬN
Phần "Nơi nhận" được trình bày ở góc trái, cuối văn bản, ngang phần chữ ký.
Người ký phải căn cứ vào yêu cầu cụ thể của từng việc và theo đúng những quy định về nhiệm vụ, quyền hạn, quan hệ công tác mà quyết định việc gửi văn bản.
Nơi gửi, số lượng gửi được ghi rõ trong phần nơi nhận, có tác dụng giúp cho bộ phận văn thư biết phải nhân văn bản thành bao nhiêu bản và gửi tới đâu, tạo điều kiện cho việc thực hiện văn bản được nhanh chóng, thuận lợi.
(Chữ in thường, cỡ 13, kiểu nghiêng)
NƠI NHẬN
Thông thường, văn bản quy phạm pháp luật được gửi tới các nhóm đối tượng sau:
- Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm thi hành văn bản;
- Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan tới việc thực hiện văn bản, như phối hợp, tạo điều kiện, in ấn...;
- Các cơ quan, tổ chức có quyền kiểm tra, giám sát, kiểm sát hoạt động của cơ quan ban hành văn bản;
- Bộ phận lưu văn bản.
Bố cục hình thức phổ biến của văn bản quy phạm pháp luật được trình bày tại Phụ lục 9.
(Chữ in thường, cỡ 13, kiểu nghiêng)
DẤU ĐỘ MẬT HOẶC KHẨN
Việc đóng dấu các độ khẩn (``hoả tốc`` (kể cả ``Hoả tốc``` hẹn giờ), ``Thượng khẩn`` và ``Khẩn``) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 10 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.
YÊU CẦU VỀ NGÔN NGỮ VĂN BẢN
ĐẶC ĐIỂM VĂN PHONG HÀNH CHÍNH
Tính chính xác
Tính phổ thông, đại chúng
Tính khách quan
Tính trang trọng, lịch sử
Tính khuôn mẫu
QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VB
Sáng kiến & soạn thảo văn bản
Lấy ý kiến đóng góp dự thảo
Thẩm định dự thảo
Thông qua
Công bố văn bản
Gửi và lưu trữ
SO?N TH?O VAN B?N
QUYẾT ĐỊNH CÁ BiỆT
Là một loại văn bản được ban hành để giải quyết các vụ việc cụ thể, trực tiêp làm phát sinh, thay đổi hay chấm dứt những quan hệ pháp luật nhất định
YÊU CẦU CỦA MỘT QUYẾT ĐỊNH
Tính hiệu quả

Tính hiệu quả được thể hiện ở kết quả cụ thể ( cân đong đo đếm được) và ở cả hiệu quả xã hội ( mặt định tính).
YÊU CẦU CỦA MỘT QUYẾT ĐỊNH
Tính pháp lý
Tính pháp lý của một quyết định được xem xét dưới 3 giác độ :
Thẩm quyền, nội dung quyết định
Chức năng , quyền hạn người ra quyết định
Phạm vi lãnh địa hành chính thuộc quyền quản lý
YÊU CẦU CỦA MỘT QUYẾT ĐỊNH
Tính khoa học
Một quyết định phải có luận chứng khoa học nghĩa là nó phù hợp với quy luật và điều kiện thực tế khách quan
YÊU CẦU CỦA MỘT QUYẾT ĐỊNH
Tính khả thi và đại chúng
Tính kịp thời
Một quyết định phải được đưa ra đúng lúc : Thời điểm, thời gian, thời vụ, thời tiết và thời cơ.