Kỹ thuật soạn thảo văn bản

Kỹ thuật soạn thảo văn bản
Nguyễn Ngọc Đường
Trường T’H Nguyễn Đình Chiểu, Kbang
7/11/2012
Kỹ thuật soạn thảo văn bản
2/38
Nội dung
Một số khái niệm
Nhập nội dung và hiệu chỉnh
Nhập văn bản
Chèn ký tự đặc biệt
Chế độ viết tự động (AutoText, AutoCorrect)
Định dạng văn bản
Định dạng trang
Định dạng đoạn
Định dạng Tab
Định dạng số thứ tự, ký tự đặc biệt
Định dạng cột
7/11/2012
Kỹ thuật soạn thảo văn bản
3/38
Nội dung
Làm việc với bảng
Chèn các đối tượng đồ họa
Chèn tiêu đề
Chèn mục lục cho tài liệu
In văn bản

7/11/2012
Kỹ thuật soạn thảo văn bản
4/38
Một số khái niệm
Trang văn bản (page): như một trang văn bản khi in ra giấy (kích cỡ giấy, lề trái, lề phải, lề trên, lề dưới)
Dòng (line): chứa các từ trên một dòng văn bản
Đoạn (paragraph): một hoặc nhiều dòng được đánh dấu kết thúc bằng phím Enter
Đối tượng: các phần tử không phải là chữ (hình ảnh, hình vẽ, bảng tính, âm thanh, phim ...)
7/11/2012
Kỹ thuật soạn thảo văn bản
5/38
Nhập văn bản
Văn bản được nhập vào tại vị trí con trỏ
Word tự động xuống dòng khi gặp lề phải
Nhấn Enter kết thúc một đoạn (paragraph), bắt đầu đoạn mới
Nhấn Shift+Enter để xuống dòng nhưng không chuyển sang đoạn mới
Một số phím thường dùng trong soạn thảo
Delete: Xoá kí tự ngay sau con trỏ
Backspace:Xoá kí tự đứng ngay trước con trỏ
Insert: Chuyển đổi giữa 2 chế độ chèn và đè
7/11/2012
Kỹ thuật soạn thảo văn bản
6/38
Nhập văn bản
Các phím dùng để di chuyển con trỏ
 : Sang trái, phải một ký tự
 : Lên xuống một dòng
Ctrl + : Sang phải một từ
Ctrl + : Sang trái một từ
Ctrl + : Lên một đoạn
Ctrl + : Xuống một đoạn
Home: Về đầu dòng con trỏ đang đứng
End : Về cuối dòng con trỏ đang đứng
Ctrl + Home: Về đầu tài liệu
Ctrl + End: Về cuối tài liệu
Page Up: Lên một trang màn hình
Page Down: Xuống một trang màn hình
7/11/2012
Kỹ thuật soạn thảo văn bản
7/38
Chèn ký hiệu đặc biệt (Symbol)
Ví dụ , , , , , , , , ,…
Chọn InsertSymbol để mở hộp thoại Symbol
Các Symbol được xem như các ký tự bình thường
7/11/2012
Kỹ thuật soạn thảo văn bản
8/38
AutoText
Lưu khối văn bản, hình ảnh, biểu bảng sau đó chèn nhanh các khối đó tại bất cứ vị trí nào trên tài liệu
Các bước tạo AutoText
Nhập nội dung văn bản, hình ảnh, bảng biểu
Chọn khối văn bản vừa tạo
Chọn menu InsertAutoTextNew. Xuất hiện hộp thoại để chỉ ra tên đại diện
Chèn AutoText vào tài liệu
Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn
Nhập tên đại diện, nhấn phím F3
Xoá một Autotext hiện có trong Word
Chọn Insert -> AutoText -> AutoText
Trên hộp thoại, chọn tên đại diện sau đó chọn Delete
7/11/2012
Kỹ thuật soạn thảo văn bản
9/38
AutoCorrect
AutoCorrect cho phép lưu một khối văn bản sau đó chèn nhanh các khối đó tại bất cứ vị trí nào trên tài liệu
Các bước tạo AutoCorrect
Chọn khối văn bản
Chọn menu ToolAutoCorrect OptoionsAutoCorrect
Nhập từ đại diện vào hộp Replace, sau đó chọn Add để thêm AutoCorrect vào danh sách
Lưu ý Phải chọn mục Replace text as you Type để kích hoạt chế độ AutoCorrect
Sử dụng AutoCorrect: gõ từ đại diện sau đó nhấn phím Space) sẽ xuất hiện đoạn văn bản thay thế
Ví dụ "GV" và nhấn phím Space chữ "Giáo Viên" sẽ thay thế chữ GV
Nếu bạn không muốn thay thế thì nhấn tổ hợp phím CTRL + Z
Xóa AutoCorrect
Chọn menu ToolAutoCorrect
Trong hộp thoại, chọn AutoCorrect trong danh sách, chọn Delete
7/11/2012
Kỹ thuật soạn thảo văn bản
10/38
Định dạng trang
Kích thước lề
Hướng giấy
Lề trái
Lề phải
Lề trên
Lề dưới
Kích thước các lề của trang
Hướng giấy thẳng đứng
Hướng giấy nằm ngang
7/11/2012
Kỹ thuật soạn thảo văn bản
11/38
Hộp thoại Page Setup
FilePage Setup…
Kích thước lề
Hướng giấy
7/11/2012
Kỹ thuật soạn thảo văn bản
12/38
Định dạng đoạn
Căn lề đoạn (Alignment): trái (Left), phải (Right), giữa (Center), thẳng 2 bên (Justify)
Vị trí lề đoạn văn so với lề trang (Indentation Left & Right)
Định dạng dòng đầu tiên (Indentation)
Khoảng cách giữa các đoạn (Spacing After & Before)
Khoảng cách giữa các dòng trong đoạn văn (Line spacing)
7/11/2012
Kỹ thuật soạn thảo văn bản
13/38
Sử dụng hộp thoại Paragraph
Căn lề
Vị trí lề trái, phải
Khoảng cách đến đoạn văn trước, sau
Định dạng dòng đầu tiên
Khoảng cách giữa các dòng
7/11/2012
Kỹ thuật soạn thảo văn bản
14/38
Sử dụng các nút lệnh trên thanh công cụ định dạng
Căn lề giữa
Căn lề trái
Căn lề phải
Căn thẳng 2 lề
Giảm lề một khoảng nhất định
Tăng lề một khoảng nhất định
7/11/2012
Kỹ thuật soạn thảo văn bản
15/38
Sử dụng thước ngang
7/11/2012
Kỹ thuật soạn thảo văn bản
16/38
Định dạng Tabs
Tab là một thuộc tính của đoạn văn bản
Đặt tab là tạo ra một điểm dừng tại một vị trí xác định theo phương ngang
Khi nhấn phím TAB, con trỏ văn bản sẽ chuyển đến điểm đặt tab gần nhất bên phải
Khoảng cách mặc định giữa các ký tự tab là 0,5inch = 1,27cm tính từ lề trái của trang
7/11/2012
Kỹ thuật soạn thảo văn bản
17/38
Định dạng Tabs
Đặt Tab
Chọn kiểu Tab tại vị trí giao nhau giữa thước ngang và thước dọc
Click vào vị trí muốn đặt Tab trên thanh thước ngang
Xóa bỏ Tab
Click chọn tab
Kéo thả ra ngoài thanh thước ngang
Thay đổi vị trí Tab
Click chọn tab
Di chuyển Tab trên thanh thước ngang
7/11/2012
Kỹ thuật soạn thảo văn bản
18/38
Hộp thoại Tabs (FormatTabs)
Vị trí đặt Tab
Giá trị mặc định của Tab
Kiểu Tab
Ký tự lấp đầy khoảng trống do Tab tạo ra
7/11/2012
Kỹ thuật soạn thảo văn bản
19/38
Kiểu Tab (Alignment)
7/11/2012
Kỹ thuật soạn thảo văn bản
20/38
Bullets and Numbering
7/11/2012
Kỹ thuật soạn thảo văn bản
21/38
Bullets and Numbering
Định dạng
Cách 1: Sử dụng hộp thoại (FormatBullets and Numbering…)
Cách 2: Sử dụng nút lệnh Bullets hoặc Numbering trên thanh công cụ định dạng
Bỏ định dạng
Chọn phần văn bản
Click nút lệnh tương ứng
7/11/2012
Kỹ thuật soạn thảo văn bản
22/38
Định dạng cột (Columns)
Mỗi trang/đoạn văn bản có thể phân chia thành nhiều cột
Tạo dạng cột
Chọn đoạn văn bản muốn tạo cột
Chọn FormatColumns…
Chọn số cột, độ rộng cột
Click Line between nếu muốn tạo đường phân cách cho các cột
Ngắt văn bản qua cột: Ctrl+Shift+Enter
7/11/2012
Kỹ thuật soạn thảo văn bản
23/38
Định dạng cột (Columns)
7/11/2012
Kỹ thuật soạn thảo văn bản
24/38
Borders and Shading
Nhập và chọn đoạn văn muốn tạo khung viền hoặc tô bóng
Chọn FormatBorders and Shading…
Tạo khung viền
Chọn thẻ Borders
Chọn kiểu khung và kiểu đường viền ở mục Setting
Tăng khoảng cách giữa đường viền và văn bản: sử dụng hộp Options…
Tô bóng
Chọn thẻ Shading
Thay đổi các giá trị về màu sắc, mẫu tô
Hủy bỏ khung viền và tô bóng
Chọn khối văn bản
Chọn FormatBorders and Shading…
Chọn giá trị None ở các mục
7/11/2012
Kỹ thuật soạn thảo văn bản
25/38
Borders and Shading
7/11/2012
Kỹ thuật soạn thảo văn bản
26/38
Tổng quan
Tạo và làm việc với bảng
Sử dụng menu Table
Sử dụng thanh công cụ Tables and Borders (ViewToolbars Tables and Borders)
Các nhóm lệnh làm việc với bảng
Tạo bảng, căn chỉnh độ rộng của các hàng và cột;
Thay đổi cấu trúc bảng: chèn, xóa, tách hoặc gộp các ô, hàng và cột;
Trình bày bảng;
Tính toán trên bảng;
Sắp xếp dữ liệu trong bảng;
7/11/2012
Kỹ thuật soạn thảo văn bản
27/38
Tạo bảng
Cách 1: Chọn TableInsertTable…
Cách 2: Sử dụng nút lệnh Insert Table trên thanh công cụ chuẩn
Cách 3: Sử dụng nút lệnh Draw Table trên thanh công cụ Tables and Borders
7/11/2012
Kỹ thuật soạn thảo văn bản
28/38
Chọn thành phần của bảng
Muốn thao tác với phần nào trong bảng, trước tiên phải chọn (hay đánh dấu) phần đó
Cách 1: Dùng lệnh TableSelect, rồi chọn tiếp Cell, Row, Column hay Table
Cách 2: Chọn trực tiếp:
Chọn một ô: click chuột vào cạnh trái của nó
Chọn một hàng: click chuột bên trái hàng đó
Chọn một cột: click chuột tại đường viền trên của ô trên cùng trong cột đó (khi con trỏ chuột có hình )
Chọn toàn bảng: click chuột tại đỉnh góc trên trái của bảng (khi con trỏ chuột có hình )
7/11/2012
Kỹ thuật soạn thảo văn bản
29/38
Thay đổi kích thước của hàng/cột
Cách 1:
Đưa con trỏ chuột vào đường viền của cột (hay hàng) cần thay đổi cho đến khi con trỏ có dạng hoặc
Kéo thả chuột để thay đổi kích thước
Cách 2: Dùng chuột kéo thả các nút và trên thước ngang và dọc.
7/11/2012
Kỹ thuật soạn thảo văn bản
30/38
Chèn/xóa ô, hàng, cột
Chèn
Chọn ô/hàng/cột nằm bên cạnh đối tượng tương ứng cần chèn
Dùng lệnh TableInsert rồi chỉ rõ vị trí của đối tượng sẽ chèn
Xóa
Chọn ô/hàng/cột thuộc đối tượng sẽ xóa
Dùng lệnh TableDelete rồi chỉ rõ đối tượng cần xóa
7/11/2012
Kỹ thuật soạn thảo văn bản
31/38
Tách/gộp ô
Tách một ô thành nhiều ô
Chọn ô cần tách
Sử dụng lệnh TableSplit Cells… hoặc nút lệnh trên thanh công cụ Tables and Borders
Nhập số hàng và số cột cần tách trong hộp thoại.
Gộp nhiều ô thành một ô
Chọn các ô (liền nhau)
Sử dụng lệnh TableMerge Cells hoặc nút lệnh trên thanh công cụ Tables and Borders
7/11/2012
Kỹ thuật soạn thảo văn bản
32/38
Định dạng văn bản trong ô
Văn bản bên trong ô được định dạng như văn bản thông thường
Định dạng lề
Chọn các ô cần định dạng
R-Click lên vùng bôi đen, chọn Cell Alignment rồi chọn kiểu lề muốn định dạng
Định dạng hướng văn bản
Chọn ô cần định dạng hướng văn bản
R-Click lên vùng bôi đen, chọn Text Direction…, rồi chọn hướng văn bản trong mục Orientation
7/11/2012
Kỹ thuật soạn thảo văn bản
33/38
Tô nền, kẻ đường viền
Chọn các ô cần tô nền hay đặt viền
Chọn FormatBorders and Shading…
Hộp thoại Border and Shading xuất hiện cho phép kẻ viền, tô nền (mục 3.7)
7/11/2012
Kỹ thuật soạn thảo văn bản
34/38
Tính toán trên bảng
Địa chỉ của các ô trên bảng
7/11/2012
Kỹ thuật soạn thảo văn bản
35/38
Các bước thực hiện tính toán
Đặt con trỏ vào ô chứa kết quả tính toán
Chỉ ra công thức tính toán
Liệt kê địa chỉ các ô tham gia vào tính toán
7/11/2012
Kỹ thuật soạn thảo văn bản
36/38
Công thức tính toán
Word cung cấp các công thức thông dụng trong menu TableFormula…
Để phân biệt với dữ liệu, các công thức có dấu “=” ở phía trước.
=SUM(diachi1,diachi2,…,diachiN): tính tổng các ô có địa chỉ được chỉ ra
=AVERAGE(diachi1,diachi2,…,diachiN): tính trung bình cộng
Sử dụng từ khóa LEFT, RIGHT, ABOVE, BELOW để tính các ô bên trái, phải, phía trên, dưới của ô kết quả
=SUM(ABOVE): tổng các ô nằm cùng cột phía trên ô kết quả
=AVERAGE(LEFT): trung bình cộng các ô nằm cùng hàng và bên trái ô kết quả
7/11/2012
Kỹ thuật soạn thảo văn bản
37/38
Công thức tính toán
Có thể tính toán trực tiếp bằng cách chèn mã trường và tự nhập công thức tính toán
Các phím sử dụng:
Ctrl+F9: chèn vào vị trí hiện thời một mã trường (là cặp {} được tô xám)
Shift+F9: bật/tắt hiển thị mã trường hay kết quả
F9: cập nhật việc tính toán nếu có thay đổi số liệu sau khi đã tính toán
Các phép tính thông thường: +, -, *, /, %
7/11/2012
Kỹ thuật soạn thảo văn bản
38/38
Sắp xếp dữ liệu trong bảng
Đặt con trỏ văn bản vào trong bảng
Chọn TableSort để mở hộp thoại Sort
Chọn thông tin muốn sắp xếp trong các mục Sort by, Then by