Kỹ năng viết báo cáo và đánh giá dự án

CHƯƠNG TRÌNH TẬP HUẤN
( Dành cho các cán bộ tham gia Dự án Phát triển Giáo dục Trung học Cơ sở II)
KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO VÀ ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN

Thời lượng : 3 ngày
Khoá học: Tháng 01 năm 2007

Chuyên đề 5: KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO DỰ ÁN
N?I DUNG:
I. T?NG QUAN CHUNG
Khỏi ni?m
Vai trũ của việc viết báo cáo
3. Các loại báo cáo
4. Yêu cầu chung
5. Quy trình chung vi?t bỏo cỏo
II. Bài tập thực hanh

Kết quả đầu ra:
Sau khi kết thúc chuyên đề này, học viên sẽ có thể:
Nhận thức được tầm quan trọng của các loại báo cáo;
Biết được một số kỹ năng viết các loại báo cáo;
Có khả năng soạn thảo được một số loại báo cáo cụ thể.
I. Tổng quan về viết báo cáo
1. Khái niệm
Báo cáo là văn bản trình bày những kết quả đã đạt được trong hoạt động của d? ỏn ho?c tổ chức nhằm đánh giá tình hình thực tế trong quản lý, lãnh đạo và là căn cứ để ra quyết định quản lý phù hợp.


I. T?ng quan v? vi?t bỏo cỏo (ti?p)
2. Vai trũ c?a vi?c vi?t bỏo cỏo
Giỳp nh?n bi?t v� dỏnh giỏ tỡnh hỡnh th?c t?;
L� can c? dua ra cỏc quy?t d?nh, cỏc phuong ỏn th?c hi?n phự h?p;
Giỳp cỏc nh� qu?n lý cú nh?ng bi?n phỏp thớch h?p d? gi?i quy?t cỏc v?n d? nờu ra.

3. C�C LO?I B�O C�O

Báo cáo kh?o sỏt
Báo cáo d?nh k? (thỏng, quý.)
Bỏo cỏo d?t xu?t
Báo cáo ti?n d?
Bỏo cỏo gi?a k?
Báo cáo t?ng k?t
Luu ý:


4. Yêu cầu chung c?a vi?t báo cáo


Vậy, để bản báo cáo đảm bảo chất lượng và có tính khả thi thì bản báo cáo đó cần phải đảm bảo những yêu cầu gì?
4. Yêu cầu chung c?a vi?t báo cáo

KÞp thêi, theo thêi gian yªu cÇu cña ng­êi nhËn b¸o c¸o;
Có mục đích và kết cấu rõ ràng;
Thông tin trong bản báo cáo đó phải đầy đủ, trung thực và khách quan
Hành văn, ngôn ngữ trong văn bản phải trình bày một cách chính xác và mạch lạc.



Thảo luận nhóm
1. Mỗi nhóm hãy sắp xếp trình tự các bước viết báo cáo theo nội dung trong“ khay văn bản” và trình bày/ giải thích lý do nhóm lựa chọn trình tự các bước như vậy?
2. Thực tiễn viết báo cáo dự án tại đơn vị đã tuân thủ theo quy trình trên chưa?
Thời gian thảo luận: 15 phút
Thời gian trình bày: 10 phút/nhóm

5. Quy trình viết báo cáo
5.1. CễNG T�C CHU?N B?
Xác định mục đích yêu cầu của loại báo cáo mỡnh c?n vi?t
Phõn cụng ngu?i ch?u trỏch nhi?m vi?t bỏo cỏo
Nh?t ký/s? theo dừi d? ỏn v� b?n mụ t? cụng vi?c
Thu th?p v� x? lý thụng tin
Xỏc d?nh th?i gian

5.1. Công tác chuẩn bị (tiếp)
Tại sao cần phải xác định rõ loại báo cáo mình cần viết?
Vì: Tiêu điểm của báo cáo được giữ vững;
Báo cáo được viết dễ dàng hơn;
Báo cáo viết có trọng tâm, trọng điểm
Lưu ý:

5.1. Công tác chuẩn bị (tiếp)
Báo cáo được viết cho ai ?
Người nhận sẽ sử dụng báo cáo vào việc gì? Họ quan tâm đến những khía cạnh nào trong báo cáo ?
Phân công người chịu trách nhiệm viết báo cáo và gia hạn thời gian hoàn thành (thông qua)

5.1. Công tác chuẩn bị (tiếp)
Sổ theo dõi dự án và bản mô tả công việc giúp gì cho bản báo cáo?
Hệ thống hóa và cung cấp được các nguồn thông tin cần thiết trong quá trình thực hiện dự án;
Cung cấp số liệu, sắp xếp thứ tự ưu tiên các vấn đề trong bản báo cáo.


5.1. Công tác chuẩn bị (tiếp)
Công tác thu thập và xử lý thông tin đưa vào có ý nghĩa như thế nào khi viết báo cáo?
Xác định nguồn thông tin: Đặc điểm của nơi cung cấp thông tin;
Vấn đề đang đặt ra từ những thông tin thu được;
Khoảng thời gian thu thập thông tin;
Cách thức thu thập thông tin và lựa chọn thông tin đưa vào trong bản báo cáo.


5.2. XÂY DỰNG ĐỀ CƯƠNG
Phần mở đầu: Nêu những điểm chính về chủ trương công tác, về nhiệm vụ được giao; hoàn cảnh thực hiện (những khó khăn, thuận lợi có ảnh hưởng tới kết quả thực hiên nhiệm vụ được giao)


5. 2. Xây dựng đề cương (tiếp)
Phần nội dung: Trình bày những việc đã làm được, những tồn tại, nguyên nhân/ đánh giá kết quả, bài học kinh nghiệm.
Kết luận: Nêu những mục tiêu, nhiệm vụ biện pháp thực hiện, kiến nghị, đề nghị sự giúp đỡ của cấp trên

5.3. VIẾT DỰ THẢO BÁO CÁO
5.4. Tæ chøc gãp ý kiÕn
Nh÷ng b¸o c¸o quan träng cÇn tæ chøc lÊy ý kiÕn ®ãng gãp.
H×nh thøc lÊy ý kiÕn:
5.5. Hoµn chØnh, kiÓm tra lÇn cuèi, tr×nh duyÖt
Lưu ý:
Thể thức của báo cáo
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: …/BC-CQBH
báo C�O
Về việc....

…………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………/.
N¬i nhËn: thÈm quyÒn ký
- …………; Ch÷ ký, con dÊu
- …………. ;
- L­u: VT, DVST Hä tªn ng­êi ký
CƠ QUAN CHỦ QUẢN
CƠ QUAN BAN HÀNH

Hà Nội, ngày …tháng…năm
N?I DUNG một số báo cáo
Báo cáo kh?o sỏt :
Đánh giá kết quả đã kh?o sỏt được và nêu nh?ng khú khan, thu?n l?i
Ki?n ngh? d? xu?t v?i c?p trờn
b. Báo cáo đột xuất:
- Tóm tắt tình hình xảy ra sự việc/ nguyên nhân/ biện pháp
- Kiến nghị giải quyết.
N?I DUNG một số báo cáo (ti?p)
c. Báo cáo tổng kết d? ỏn : chi tiết hơn, cụ thể hơn đồng thời phải tổng hợp, đánh giá toàn bộ sự việc, những nhiệm vụ đã hoàn thành trên cơ sở đó đề ra phương hướng nhiệm vụ cho công tác sắp tới.


M?U N?I DUNG M?T S? B�O C�O
BÁO CÁO
Về tiến độ thực hiện dự án quý II năm 2006
KẾT QUẢ ĐÃ ĐẠT ĐƯỢC
1.Về xây dựng cơ bản
2. Về trang thiết bị dạy học
3. Về tập huấn sử dụng công nghệ thông tin trong dạy học
4. Tiến độ đã đạt được so với mục tiêu đề ra
II. KHÓ KHĂN GẶP PHẢI TRONG QUÝ
iii. CÁC BIỆN PHÁP ĐÃ VÀ SẼ THỰC HIỆN ĐỂ GIẢI QUYẾT NHỮNG KHÓ KHĂN ĐÓ
Iv. KiÕn nghÞ, ®Ò xuÊt
Thảo luận nhóm
Mỗi nhóm thiết lập một bản đề cương chi tiết báo cáo dự án cụ thể mà mình đã từng viết hoặc từng lập ở cơ quan đơn vị anh, chị công tác (báo cáo cụ thể).
- Thời gian thực hiện: 40 phút
Trình bày: 10 phút/ nhóm


BÁO CÁO
Về tiến độ thực hiện dự án quý IV năm …
I. Giới thiệu/ Tuyên bố chung về dự án
1. Tóm tắt về dự án
2. Lợi ích của dự án
3. Tổ chức dự án
4. Kế hoạch thực hiện
II. Đánh giá tiến độ thực hiện dự án
1. Nâng cao chất lượng và hiệu quả giáo dục THCS

BÁO CÁO
Về tiến độ thực hiện dự án quý IV năm …(tiếp)
Nâng cao chất lượng đánh giá kết quả học sinh
Nâng cao chất lượng đánh giá kết quả đầu ra học sinh
Nâng cao chất lượng giảng dạy ngoại ngữ và tin học trong nhà trường
Hỗ trợ giáo dục thường xuyên và giáo dục hướng nghiệp
Cải tiến nội dung và phương pháp dạy học
BÁO CÁO
Về tiến độ thực hiện dự án quý IV năm …(tiếp)
2. Tăng cường cơ hội tiếp cận và công bằng trong giáo dục THCS tại các vùng khó khăn
Xây dựng và nâng cấp cơ sở vật chất nhà trường
Hỗ trợ học sinh có hoàn cảnh khó khăn
3. Hỗ trợ tăng cường năng lực quản lý giáo dục THCS theo cơ chế phân cấp quản lý
a. Xây dựng hệ thống chất lượng cơ bản trường học THCS

BÁO CÁO
Về tiến độ thực hiện dự án quý IV năm …(tiếp)
b. Nâng cao năng lực quản lý giáo dục cho giáo dục THCS
c. Hỗ trợ quản lý giám sát thực hiện dự án tại các cấp
4. Các điểm đặc thù của dự án
4.1. Các vấn đề gặp phải và các giải pháp đã đang thực hiện để khắc phục vấn đề
4.2. Dự kiến các hoạt động của dự án trong quý tiếp theo
4.3. Kế hoạch thực hiện
N?I DUNG một số báo cáo (ti?p)
c. Báo cáo định kỳ
* Yêu cầu:
Người viết: Cán bộ quản lý dự án
Người đọc: Nhà tài trợ, trưởng dự án, cán bộ quản lý dự án
Tần suất: Hàng năm, 6 tháng một lần hoặc hàng quý
Phạm vi: Giai đoạn đã được xác định

N?I DUNG một số báo cáo (ti?p)
Bố cục của báo cáo định kỳ
Mở đầu:
+ Nêu tóm tắt sự tiến triển của dự án trong giai đoạn báo cáo
+ Vấn đề cần được giải quyết ( hoặc nhiệm vụ cần được thực hiện)
+ Bối cảnh thực hiện dự án trong giai đoạn báo cáo

Nội dung báo cáo định kỳ (tiếp)
Giải quyết vấn đề
Nêu các mục tiêu đã đạt được;
Các mục tiêu chưa đạt được;
Những vấn đề nảy sinh
Kế hoạch trong thời gian tới
Những thay đổi ở địa phương và trong nước có ảnh hưởng đến dự án.

Nội dung báo cáo định kỳ (tiếp)
Kinh nghiệm có được
Các hoạt động đã được tập trung thực hiện trong giai đoạn báo cáo: Đối chiếu các hoạt động đã được thực hiện với các hoạt động đã được đề ra;


Nội dung báo cáo định kỳ (tiếp)
Những tiến bộ đã đạt được trong giai đoạn báo cáo: So sánh những những kết quả đã đạt được trong giai đoạn báo cáo với các mục tiêu đề ra của dự án (Sử dụng các chỉ số được đưa ra trong kiến nghị dự án để làm thước đo)


Nội dung báo cáo định kỳ (tiếp)
Lý do dẫn đến những kết quả ngoài dự kiến và những hoạt động không thành công
Đánh giá các yếu tố đầu vào
Liệt kê các yếu tố đầu vào của dự án được sử dụng trong giai đoạn báo cáo


Nội dung báo cáo định kỳ (tiếp)
Đánh giá từng loại yếu tố (nhân, tài, vật tư, kỹ thuật) để thấy các yếu tố đó đủ hay thiếu, phân bổ công bằng hay thiên lệch và được sử dụng hiệu quả hay không

Nội dung báo cáo định kỳ (tiếp)
Kết luận:
Tóm tắt mục đích và các mục tiêu của báo cáo kỳ này
Trình bày tóm tắt vấn đề đã được nêu trong đề nghị dự án
Kiến nghị đề xuất (nếu có)

Nội dung báo cáo định kỳ (tiếp)
Phụ lục
Bảng chi tiêu tài chính của dự án trong giai đoạn báo cáo
Các bảng số liệu có liên quan
Các tài liệu và ấn phẩm tham khảo


BÁO CÁO
Về công tác tuần (tháng,quý…)
Đơn vị báo cáo (Sở, phòng, trường…)
NHỮNG VIỆC ĐÃ THỰC HIỆN
(Trong tuần từ ngày…tháng...năm…đến ngày...tháng… năm… )
Về xây dựng
Về tập huấn giáo viên
Các hoạt động khác trong hoạt động thường xuyên của đơn vị cần phản ánh với lãnh đạo của cơ quan
Những việc còn tồn đọng trong hoạt động thường xuyên của đơn vị….
BÁO CÁO
Về công tác tuần (tháng,quý…) (Tiếp)
II. NHỮNG VẤN ĐỀ ĐỘT XUẤT, QUAN TRỌNG CẦN ĐẶC BIỆT QUAN TÂM
III. NHỮNG KIẾN NGHỊ , ĐỀ XUẤT VỚI LÃNH ĐẠO
IV. CÔNG VIỆC DỰ KIẾN TRONG TUẦN, ( THÁNG, QUÝ..) TỚI

Nơi nhận: Trưởng đơn vị
….
Lưu:….
II. Bài tập thực hành
Viết một báo cáo định kỳ (3 tháng hoặc 6 tháng) nội dung liên quan đến dự án THCS 2 nơi anh/ chị đang công tác.

2. Viết báo cáo 1 năm thực hiện dự án của một Sở, Phòng nội dung liên quan đến dự án THCS 2 nơi anh/ chị đang công tác.
CHUYÊN ĐỀ 4:
KỸ NĂNG TỔ CHỨC THỰC HIỆN VÀ ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN
NỘI DUNG:
Kỹ năng tổ chức thực hiện
Đánh giá thực hiện kế hoạch dự án
Quy trình đánh giá
Lưu ý:

KẾT QUẢ ĐẦU RA:
Sau khi kết thúc chuyên đề này, học viên có khả năng:
Xác định được những nội dung tổ chức thực hiện kế hoạch;
Có khả năng tổ chức thực hiện và đánh giá việc thực hiện kế hoạch
1. Kỹ năng tổ chức thực hiện
1.1. Tổ chức thực hiện kế hoạch là gì?
Là quá trình tổ chức triển khai các hoạt động, các nhiệm vụ,các giải pháp đã được xác định trong bản kế hoạch nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.
1. Kỹ năng tổ chức thực hiện (tiếp)
Quá trình thực hiện kế hoạch, gồm các nội dung chính sau:
- Truyền đạt kế hoạch;
- Tổ chức thực hiện;
- Đánh giá thực hiện.


1.1.Truyền đạt kế hoạch
Tác dụng và mục đích
Góp phần quan trọng vào thành công của thực hiện kế hoạch.
Thiết lập một sự hiểu biết sâu sắc giữa các thành viên để thống nhất hành động nhằm hoàn thành mục tiêu kế hoạch.
b. Các hình thức truyền đạt kế hoạch

Thảo luận nhóm
02 nhóm lập nội dung của việc truyền đạt kế hoạch
02 nhóm lập nội dung của việc thực hiện kế hoạch
Thời gian thực hiện: 15 phút
Thời gian trình bày: 5 phút/nhóm
1.1.Truyền đạt kế hoạch (tiếp)
Hội nghị; hội thảo chuyên môn;
Bằng văn bản;
Truyền thông;
Tổ chức gặp gỡ các đối tượng có liên quan.


1.2. Tổ chức thực hiện
Làm thế nào để tổ chức thực hiện dự án tốt/ thành công?
Cần phải có sự phân công nhiệm vụ một cách rõ ràng,đúng người, đúng việc;
Phải đảm bảo cung cấp đầy đủ và kịp thời các nguồn lực: Vật chất, nhân lực và tài chính;
1.2. Tổ chức thực hiện (tiếp)
c. Cần phải có sự phối hợp một cách đồng bộ, nhịp nhàng giữa các cá nhân, bộ phận, đơn vị có trách nhiệm;
d. Phải có sự theo dõi và giám sát;
e. Cần phải có chế độ khen thưởng kịp thời cho những cá nhân, bộ phận, đơn vị có thành tích xuất sắc và ngược lại phải xử lý những vi phạm.
Câu hỏi thảo luận
Hãy nêu các bước (các việc đã làm) trong việc tổ chức thực hiện dự án THCS 2 nơi địa phương anh, chị công tác.
Anh, chị hãy nêu một số khuyến nghị để tổ chức thực hiện dự án của mình thành công, đảm bảo chất lượng.
Thời gian thực hiện: 15 phút
Trình bày : 5 phút/ nhóm

Chia sẻ kinh nghiệm thực tế
Về vấn đề xây dựng cơ bản
+ Khảo sát
+ Giải phóng mặt bằng
Về tập huấn
Về công tác truyền thông
2.Đánh giá thực hiện
2.1. Mục đích
Nhằm đảm bảo cho việc thực hiện dự án đúng tiến độ, chính xác và đảm bảo chất lượng;
Cung cấp thông tin phản hồi, xác định được các vấn đề tồn tại và kết quả đạt được trong thời gian sớm nhất để giúp kịp thời điều chỉnh các kế hoạch thực hiện.

2. Đánh giá thực hiện (tiếp)
a. Các thời điểm thực hiện đánh giá
Trước, trong và sau khi thực hiện xong kế hoạch
b. Mô hình mô tả các loại đánh giá

2. Đánh giá thực hiện (tiếp)
c. Ý nghĩa của các loại đánh giá
Đánh giá trước: Nhằm tiên đoán những sai lệch hoặc vấn đề có thể phát sinh;
Giúp nhà quản lý đưa ra những giải pháp nhằm ngăn chặn những sai lệch hoặc vấn đề được tiên đoán;
Lưu ý: Thông tin phải kịp thời đầy đủ và chính xác.
2. Đánh giá thực hiện (tiếp)
Đánh giá trong: Giúp việc giám sát một cách trực tiếp;
Nhà quản lý theo dõi mọi hoạt động của cấp dưới và điều chỉnh khi chúng xuất hiện
Đánh giá sau:Nhằm tổng kết, điều chỉnh và rút kinh nghiệm

3. Quy trình đánh giá
Bước 1: Đo lường kết quả đạt được
- Trong bước này, người đánh giá phải trả lời hai câu hỏi: đo lường những cái gì? và đo lường chúng như thế nào?
- Các phương pháp đo lường
+ Quan sát cá nhân
+ Dựa vào các loại báo cáo
+ Xây dựng các tiêu chí đo lường
3. Quy trình đánh giá (tiếp)
Lưu ý: Khi xây dựng tiêu chí đo lường cần xác định những kết quả nào có thể định lượng được và những kết quả nào không thể định lượng được;
- Có thể xây dựng tiêu chí chung cho mọi tình huống quản lý và tiêu chí cụ thể, riêng cho từng hoạt động; VD. Tiêu chí đo lường để đánh giá kết quả học tập tại các trường THCS…
3. Quy trình đánh giá (tiếp)
Bước 2: So sánh kết quả thực tế với tiêu chuẩn
Hoàn thành vượt mức kế hoạch
Hoàn thành kế hoạch
Không hoàn thành kế hoạch
Lưu ý: Khi so sánh người đánh giá phải xác định được quy mô và chiều hướng của sai lệch
3. Quy trình đánh giá (tiếp)
Bước 3: Thực hiện hành động điều chỉnh
Nhà quản lý có thể thực hiện một trong ba cách thức sau đây:
Không làm gì cả;
Điều chỉnh kết quả thực hiện;
Sửa lại tiêu chuẩn
Câu hỏi thảo luận
Theo anh, chị khi nguồn sai lệch là kết quả thực hiện thiếu hụt (dưới mức) thì nhà quản lý có phải tiến hành hoạt động điều chỉnh không? Vì sao?
Hoạt động điều chỉnh bao gồm những thay đổi nào? Và có cần phải ra một quyết định quản lý khác không?