Ky nang thuyet trinh

KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH

Trong từ điển từ “thuyết trình” cĩ rất nhiều nghĩa. Chúng ta sẽ hiểu từ “thuyết trình” theo nghĩa xuất phát từ “trình bày” cĩ nghĩa là “đưa cho ai đĩ một cái gì đĩ – nĩi điều gì đĩ với ai đĩ” hoặc giao tiếp với ai đĩ.
“Thuyết trình” là một hình thức của giao tiếp và cĩ thể được nhận thấy ở dưới nhiều hình thức khác nhau. Một số ví dụ của thuyết trình trong kinh doanh là:
Viết: Thư, lời nhắn, báo cáo, nhận xét, biên bản của cuộc họp, các cuộc họp, đề nghị …
Nĩi: Chuyện trị, họp, phỏng vấn, bán một sản phẩm hoặc dịch vụ
Hành động :Ngơn ngữ cử chỉ, hành động
Các nội dung về “Kỹ năng thuyết trình” dưới đây sẽ khơng bao gồm các chi tiết của một bài thuyết trình dưới dạng viết, mà chỉ đề cập tới hai kiểu dạng thuyết trình nĩi đĩ là:
Một bài giới thiệu sản phẩm/bán hàng tốt
Tổ chức cuộc họp
1- Giới thiệu sản phẩm và bán hàng
1.1- Các đặc điểm của một bài phát biểu hiệu quả
- Cĩ mục đích/chức năng rõ ràng: Trước khi tiến hành giới thiệu về sản phẩm hoặc bán hàng, mục đích/chức năng của bài thuyết trình cần phải được đặt ra. Điều này sẽ bảo đảm một cơ hội tốt hơn nhằm đạt được hiệu quả thuyết trình.
Cĩ bốn mục đích và chức năng chính của một bài phát biểu.
Chức năng thơng báo: Cung cấp thơng tin về sản phẩm dịch vụ và các vấn đề liên quan.
Chức năng thuyết phục: Nhằm đạt tới kết quả bắt buộc người nghe phải nghe theo
Chức năng kiểm sốt: Nhằm bảo đảm rằng bài giới thiệu phải đi theo đúng chức năng hoặc mục đích
Chức năng kết hợp: Kết hợp các chức năng trên với nhau vì mục tiêu chung của bài trình bày.
Bất kỳ bài giới thiệu sản phẩm hoặc bán hàng nào đều phải cĩ ít nhất một trong các chức năng chủ yếu trên hoặc một chức năng chủ yếu và kết hợp với các chức năng thứ yếu khác nữa.
- Được chuẩn bị chu đáo: Càng chuẩn bị chu đáo càng tăng sức thuyết phục. Một trong những nguyên tắc cơ bản là “khơng phải tình bày những gì bạn muốn mà trình bày những gì họ muốn nghe”.
Mặc dù chủ đề bài phát biểu hay hoặc dở, thì người phát biểu lúc nào cũng phải tuân thủ chiến lược “chuẩn bị”. Được chuẩn bị sẽ giảm được mức độ sợ hãi.
- Nội dung:
Nội dung của bất kỳ bài phát biểu nào cần phải theo thứ tự logic. Hơn thế nữa, bài phát biểu phải được trình bày một cách rõ ràng với thơng tin đầy đủ. Điều đĩ sẽ tạo ra ham muốn lắng nghe và hiểu được ý của người trình bày. Để cĩ thể đạt được những khả năng đĩ, thì việc chuẩn bị là vơ cùng quan trọng.
Nội dung sẽ bao gồm 3 phần và chia thời gian bài phát biểu theo tỷ lệ. Đĩ là:
+ Giới thiệu
- Mục đích phát biểu
- Tạo nên sự hồ hợp
- Giới thiệu chủ đề bài phát biểu
+ Trình bày các điểm chính: Các điểm chính với chi tiết giải thích hoặc tương phản
+ Hiển thị dưới dạng hình ảnh minh hoạ để tăng cường thêm cho nội dung trình bày. Trình bày những bức ảnh, hình vẽ, đồ hoạ, ….sẽ cĩ kết quả tốt. Một bức ảnh cĩ thể nĩi hàng nghìn từ. Lợi ích chính của các giáo cụ trực quan nhằm chuyển tải những thơng tin kinh doanh sẽ giúp cho người nghe/người đọc hiểu và nhớ hơn. Chỉ cần nhìn liếc qua mọi thơng tin về quá khứ, hiện tại và tương lai sẽ được phân tích nhanh chĩng.
+ Kết thúc trình bày:
- Nhắc lại mục đích và khuyến khích
- Tĩm tắt các điểm chính.
1.2- Các đặc điểm của một người thuyết trình tốt
• Thể hiện tính cách cá nhân
- Hồ hợp với người nghe.
- Liên lạc bằng mắt với người nghe.
- Thể hiện sự tự tin: Qua hành động, điệu bộ, cử chỉ, lời nĩi….
- Cĩ khả năng trả lời câu hỏi: Trả lời mọi câu hỏi đặt ra cĩ liên quan đến nội dung trình bày và khơng bao giờ nĩi “khơng biết” khi bị hỏi.
• Kiểm sốt được giọng nĩi và các yếu tố tương tác
- Kiểm sốt giọng nĩi: Người trình bày cĩ thể tuỳ theo diễn biến của nội dung mà sử dụng các cấp độ, nhịp độ giọng nĩi khác nhau nhằm nhấn mạnh nội dung hoặc thu hút sự tập trung của người nghe.
- Sử dụng microphone
- Đốn trước được phản ứng: Chuẩn bị tốt và tích luỹ kinh nghiệm cho phép dự đốn trước được các khả năng phản ứng, các tình huống cĩ thể