Kỹ năng thuyết trình

Một số lời khuyên khi chuẩn bị bài thuyết trình bằng Power Point
Nội dung
Bắt đầu nhưng có nghĩ đến điểm kết thúc
Sử dụng đề cương để viết nội dung
Sử dụng hình ảnh để bài trình bày được sinh động hơn, quí vị có thể trình bày số liệu bằng đồ thị hay biểu đồ
Sử dụng mẫu
Sử dụng “Slide Master” để bài trình bày được thống nhất
Sử dụng các cỡ chữ và biểu màu sắc
Nhiều kiểu chữ khác nhau sẽ làm cho người nghe bị rối
Chữ
Chọn kiểu chữ dễ đọc
Độ rộng x độ cao
x x x x x (đều là chữ cỡ 28)

Chữ Arial và Roman dễ đọc hơn chữ thảo và kiểu chữ Anh cũ
Cỡ chữ
Cỡ chữ tối thiểu của tiêu đề nên là 28

Cỡ chữ tối thiểu của các gạch đầu dòng (tiểu mục) là 22 đối với máy xách tay, và 24 đối với máy chiếu
Gạch đầu dòng
Đối với mỗi một gạch đầu dòng, cần duy trì các chữ trong vòng một dòng hoặc tối đa là hai dòng

Giới hạn số lượng gạch đầu dòng là sáu – bốn nếu có ảnh hay biểu tượng

Nếu quí vị dùng quá nhiều chữ thì người đọc sẽ không đọc
Chữ in và chữ nghiêng
CHỮ IN SẼ KHÓ ĐỌC HƠN

Sử dụng để NHẤN MẠNH

Chữ nghiêng được dùng khi “trích dẫn”

Chữ nghiêng được dùng để làm nổi rõ những ý kiến hay ý tưởng
Màu sắc
Màu đỏ và màu cam sẽ dễ thu hút sự chú ý nhưng khó giữ tập trung

Màu xanh lá cây, xanh da trời và màu nâu là những màu dịu hơn

Không nên dùng màu trắng trên nền sẫm nếu khoảng cách > 20 feet
Màu sẫm trên nền trắng sẽ phù hợp
Màu kết hợp/màu tương phản
Màu cạnh nhau hài hoà với nhau
Có thể tạo ra vân cho nền của bài trình bày

Màu đối nghịch tương phản nhau
Màu của chữ tương phản với nền của bài trình bày thì sẽ dễ đọc hơn
Hình ảnh
Cần liên quan với nội dung của thông điệp và giúp làm cho thông điệp được rõ hơn
Nếu không liên quan đến thông điệp sẽ làm cho người nghe bị phân tán
Sơ đồ đơn giản là kênh truyền thông điệp hữu hiệu
Kế hoạch làm việc
Xem xét các mốc làm việc chính ở đây
ĐỂ CÓ THÊM THÔNG TIN...
Liệt kê địa điểm hay người liên lạc để xem kế hoạch làm việc chi tiết (hay các tài liệu liên quan khác) ở đây
Quí vị
Các phương tiện truyền thông tin chỉ hỗ trợ cho bài thuyết trình của quí vị chứ không thể là bài thuyết trình

Hãy nhớ, chỉ quí vị mới có thể không để mình bị “CHẾT vì power point”
Thuyết trình hiệu quả
Người trình bày
Cách quí vị thuyết trình cũng quan trọng như nội dung mà quí vị thuyết trình….
Hình dáng bên ngoài của quí vị (quần áo phù hợp)
Giọing nói của quí vị (ngữ điệu)
Động tác, hành động của quí vị (không để có hành động lúng túng)
Tác phong của quí vị (dễ gần, tự tin, kiểm soát kiến thức và người nghe)
Các thành phần chính – bài thuyết trình
Có hai phần
Phần trình bày về tài liệu
Trình bày đẹp mặt – đồ thị, loại và kích cỡ chữ, sự phân bố, nền
Dùng gạch đầu dòng, số, đồ thị, hình vẽ
Phần trình bày của người thuyết trình
Ngôn ngữ cử chỉ, giọng nói, giao tiếp với người nghe.
Hiểu những tài liệu trình bày (tự tin)

Chiến lược trình bày
Bám sát theo đúng nội dung và thời gian thuyết trình – tránh lạc đề. Giữ đúng tiến độ
Truyền tải thông tin đơn giản và trực tiếp
Chuyển dần từ đơn giản đến phức tạp
Giành khoảng 2 phút cho một trang thuyết trình (slide)
Giành đủ thời gian cho các câu hỏi và nhận xét trong và sau khi thuyết trình.
Kết thức đúng thời gian, thậm chí còn sớm hơn dự kiến
Phong cách trình bày
Di chuyển nhẹ nhàng – đừng đứng một chỗ, đút tay vào túi, hấp tấp…
Dùng mắt để giao tiếp
Đừng lúc nào cũng đọc ở tài liệu hay trên màn hình – hãy giải thích nội dung
Đặt câu hỏi cho người nghe khi cần. Đảm bảo là người nghe hiểu.
Lắng nghe, điều chỉnh và giao tiếp
Hãy hài hước để tạo ấn tượng, nhưng nên thận trọng, dùng khi thích hợp.
Giọng nói và ngôn ngữ
Đọc rõ từ tài liệu hay màn hình:
Những tài liệu này truyền tải thiếu nội dung
Người nghe có thể đọc nhanh hơn là quí vị nói
Điều chỉnh giọng nói: Nói với sự tự tin nhưng đừng thuyết giáo – hãy trao đổi:
Sử dụng ngữ điệu để nhấn mạnh những điểm chính.
Tự tin với tài liệu.
Tốc đọ nói và âm lượng – Đừng nới to quá hay nhỏ quá, nhanh quá hay chậm quá.
Ngôn ngữ dùng không nên quá thân mật hoặc quá dễ dãi (đời thường). (“Anh thừa biết cái này…”)
Diện mạo
Quần áo cũng nói đôi điều về cái mà chúng ta sẽ trình bày.
Nếu đó là buổi thuyết trình gồm những người ăn mặc trang trọng mà quí vị thì không, có nghĩa là quí vị thiếu sự tôn trọng với chủ đề và người nghe.
Nếu đó là buổi thuyết trình khá thoải mái mà quí vị lại ăn mặc quá trang trọng thì có nghĩa là quí vị chưa hiểu về người nghe – lạc lõng.
Tuy nhiên, ăn mặc quá trang trọng vẫn tốt hơn là quá tuyền toàng.
Trình bày hiệu quả
Bài trình bài gồm:
Tài liệu tốt (Thông tin, nội dung và kết cấu tốt)
Nhìn đẹp (đồ thị đẹp, ngôn ngữ đơn giản, thuyết phục)
Trình bày tốt (Giọng nói, diện mạo, giao tiếp)
Nội dung rõ ràng, được trình bày rõ ràng
Và cuối cùng…
Hãy thư giãn
Tận hưởng niềm vui


Cảm ơn

www.iiec.org