KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN

HƯỚNG DẪN
Một số kỹ năng trong công tác soạn thảo văn bản và trình bày văn bản
thường dùng trong hệ thống Đoàn.

I.       KHÁI QUÁT CHUNG:
1.     Khái niệm:
- Văn bản nói chung là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ hay ký hiệu nhất định. Tuỳ theo từng lĩnh vực hoạt đọng quản lý cụ thể đối với các mặt đời sống xã hội mà văn bản có những nội dung, hình thức khác nhau.
- Văn bản của Đoàn là loại hình tài liệu được thể hiện bằng ngôn ngữ viết để ghi lại hoạt động của các tổ chức Đoàn,. do cấp bộ Đoàn, các tổ chức cơ quan có thẩm quyền của Đoàn ban hành theo quy định của điều lệ Đoàn và của Ban Bí thư Trung ương Đoàn.
- Hệ thống văn bản của Đoàn gồm toàn bộ các văn bản được sử dụng trong hoạt động của tổ chức Đoàn.
- Trong quá trình văn bản các cấp bộ Đoàn, các cơ quan lãnh đạo ban hành văn bản phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình.
- Việc sửa đổi, bổ sung, thay thế hoặc bãi bỏ các văn bản chỉ được chính cơ quan ban hành nó ra quyết định bằng văn bản.
- Thể loại văn bản là tên gọi của từng loại văn bản phù hợp với tính chất, nội dung và mục đích ban hành văn bản.
2.     Yêu cầu khi soạn thảo văn bản:
a.       Xác định rõ nội dung vấn đề cần văn bản hoá. Nội dung ở đây gồm hai mặt: Một là, nội dung văn bản được chuẩn bị ban hành phải thiết thực, đáp ứng được tối đa yêu cầu thực tế đòi hỏi công tác Đoàn và phong trào thanh thiếu nhi và pháp luật hiện hành; Hai là, nội dung phải có sự lựa chọn cần thiết trong quá trình văn bản hoá để văn bản được soạn thảo có chức năng phù hợp. trong thực tế đã có không ít văn bản sai sót do không nắm rõ yêu cầu này.
b.      Khi soạn thảo văn bản phải cụ thể, các thông tin được sử dụng đưa vào văn bản phải được xử lý và đảm bảo chính xác. Không nên viết văn bản với thông tin chung chung và lặp từ các văn bản khác. Những văn bản được viết với các thông tin không chính xác hoặc thiếu cụ thể chính là một trong những biểu hiện của tính quan liêu trong quản lý và sẽ không có ý nghĩa thiết thực trong hoạt động.
c.      Phải đảm bảo văn bản ban hành đúng thể thức. thể thức là toàn bộ các thành phần cấu tạo nên văn bản, bao gồm: Tiêu đề (Quốc hiệu); tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản; địa điểm, ngày, tháng, năm ban hành văn bản; số, ký hiệu; tên loại văn bản, trích yếu nội dung; nội dung văn bản; chữ ký, thể thức đề ký, thẩm quyền và dấu của cơ quan ban hành văn bản; nơi nhận văn bản. Nếu một văn bản có thể thức không đúng thì giá trị pháp lý và nhiều mặt giá trị khác của văn bản sẽ bị ảnh hưởng.
d.      Việc soạn thảo văn bản phải sử dụng các thật ngữ và văn phong thích hợp. Thực tế cho thấy, nếu thuật ngữ và văn phong không được lựa chọn thích hợp cho từng loại văn bản khi soạn thảo thì việc truyền đạt thông tin qua văn bản sẽ thiếu chính xác, ảnh hưởng đến nội dung của văn bản.
e.       Văn bản ban hành phải phù hợp với mục đích sử dụng. Ví dụ: không thể dùng chỉ thị thay cho thông báo và ngược lại. Yêu cầu này đòi hỏi phải có sự phân biệt rõ ràng các loại văn bản trước khi lựa chọn chúng để văn bản hoá quyết định quản lý.
3.     Quy trình soạn thảo văn bản:
Quy trình soạn thảo văn bản là các bước đi cần thiết và việc bố trí chúng sao cho hợp lý trong quá trình soạn thảo một văn bản. Việc soạn thảo văn bản cần theo quy trình khoa học, bao gồm các giai đoạn: chuẩn bị; soạn đề cương; viết bản thảo, xét duyệt và ký văn bản, ban hành và tổ chức thực hiện văn bản.
a.      Giai đoạn chuẩn bị:
           - Định hình khái quát về nội dung văn bản, xác định những nội dung chủ yếu của vấn đề định viết, làm cơ sở cho việc thu thập tài liệu, thông tin cần thiết để viết văn bản hoặc bổ sung, chỉnh lý, chọn lọc các tài liệu thông tin đã có.
           - Xác định mục đích, yêu cầu của việc ban hành văn bản, xác định rõ văn bản ban hành để làm gì ? nhằm giải quyết việc gì ? giới hạn giải quyết đến đâu ? từ các vấn đề đó người viết mới có cơ sở để cân nhắc cách viết, giới hạn khuôn khổ văn bản, chọn cách trình bày hợp lý, đồng thời kiểm tra việc chuẩn bị