Kỹ năng lãnh đạo

kỹ năng lãnh đạo
I. Tổng quan về quản lý.
1.1. Lịch sử quản lý.
Từ xa xưa, con người đã biết tiến hành hoạt động quản lý trong việc tổ chức các cộng đồng của mình.
Những khái niệm quản lý cơ bản đã có từ 5000 năm trước công nguyên.
Trong Kinh thánh, Jethro đã giảng giải cho Moses về lợi ích của uỷ quyền và tổ chức vững mạnh.
Thời cổ đại Hy Lạp, những kỹ xảo tinh vi như quản lý tập trung và dân chủ đã được áp dụng.
Nhà điều hành vĩ đại nhất thế giới là người nghĩ ra, thiết kế và xây dựng Kim Tự Tháp Ai Cập
(Peter Drucker).
1.2. Sự cần thiết khách quan của quản lý.
Quản lý là cần thiết khách quan đối với bất kỳ một dạng lao động chung, lao động hợp tác nào.
Lao động chung, lao động hợp tác đòi hỏi một cách khách quan những dạng hoạt động đặc thù mà lao động cá biệt, lao động riêng lẻ của một người không cần đến. Đó là tổ chức, phối hợp, điều hành, chỉ huy.

Một nhạc công thì tự điều khiển mình, còn dàn nhạc đòi hỏi phải có một nhạc trưởng.
(C.Mac, 1818 - 1883, Tư bản)
Một người, biết lo bằng kho người biết làm.
(Ngạn ngữ Việt Nam)
sự cần thiết của quản lý
Hành động cá nhân phục tùng hành động chung.
Sự hợp lý cá nhân phục tùng sự hợp lý chung.
Lợi ích cá nhân phục tùng lợi ích chung.
ý chí cá nhân phục tùng ý chí chung
Mục tiêu cá nhân phục tùng mục tiêu chung.
Cái chung có tính đến cá nhân, nhưng cuối cùng, quản lý phải đảm báo cái cá nhân phục tùng cái chung.
quản lý
1.3. Khái niệm về quản lý.
1. Dạng tổng quát nhất.
Quản lý là một tác động có mục tiêu đến một hệ thống nhằm duy trì hệ thống đó ở một trạng thái hiện tại hoặc đưa hệ thống đó đến một trạng thái mới cao hơn.
2. Dạng tổng quát cụ thể hơn:
Chủ thể
quản lý
Tác động
Đối tượng
quản lý
Mục tiêu
Quản lý
Thông tin phản hồi
Quản lý:
khái niệm về quản lý
Chủ thể quản lý
(Cá nhân hoặc tổ chức)
Ai là người được quản lý (thực hiện quyền lực quản lý)?
Ai là người được ra các quyết định quản lý, đưa ra các mệnh lệnh điều khiển và chỉ huy?
Ai là người chịu trách nhiệm tổ chức, phối hợp để thực hiện các quyết định, các mệnh lệnh điều khiển và chỉ huy đã đưa ra nhằm đạt mục tiêu quản lý.
Đối tượng quản lý
(Cá nhân, tập thể, tổ chức)
Ai bị quản lý, chịu sự quản lý?
Ai phải phục tùng, phải chấp hành, phải thực hiện các quyết định quản lý, các mệnh lệnh điều khiển và chỉ huy?
khái niệm về quản lý
Tác động quản lý:
1. Tác động trực tiếp: Các mệnh lệnh điều khiển, chỉ huy, các quyết định hành chính. Cơ sở của tác động trực tiếp là tính bắt buộc, cưỡng chế, đối tượng quản lý phải chấp hành, tuân thủ.
2. Tác động gián tiếp: Tác động thông qua lợi ích, ý thức xã hội, tâm lý mà ở đây đối tượng quản lý có thể lựa chọn hành vi ứng xử.
khái niệm về quản lý
Thông tin phản hồi
(Thông tin ngược)
Đó là phản ứng của đối tượng quản lý trước các quyết định quản lý, các mệnh lệnh điều khiển, chỉ huy do chủ thể quản lý đưa ra.
Không có thông tin phản hồi, hệ thống quản lý sẽ trở nên quan liêu, trì trệ và kém phát triển.
Thông tin phản hồi giúp người quản lý:
Hiểu tình hình tại cơ sở.
Thấy được mức độ chính xác của các quyết định, các mệnh lệnh, và trên cơ sở đó, kịp thời điều chỉnh các quyết định quản lý cho phù hợp với điều kiện cụ thể.
Không có thông tin phản hồi báo hiệu
một trận đánh đã thất bại
(Napoleon Bonaparte (1769-1821)
Tầm quan trọng của quản lý trong
nền kinh tế hiện đại
Qua nghiên cứu hoạt động của các công ty kinh doanh của Mỹ trong nhiều năm, tờ tạp chí điều tra nổi tiếng Forbes đã phát hiện ra rằng các công ty luôn thành đạt khi chúng được quản lý tốt.
Ngân hàng châu Mỹ, trong báo cáo của mình về kinh doanh nhỏ, đã nêu rõ "Theo sự phân tích cuối cùng thì hơn 90% các thất bại trong kinh doanh là do thiếu năng lực và thiếu kinh nghiệm quản lý".
(Nguồn: Harold Koontz, Cyril O`Donnel, "Những vấn đề cốt yếu của quản lý", trang 20, nhà Xuất bản KHKT, Hà Nội, 1994)
1.4. Các phương pháp quản lý.
1. Khái niệm
Phương pháp quản lý là tất cả các cách thức để chủ thể quản lý tác động đến đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu quản lý.
2. Các phương pháp cụ thể:
- Phương pháp hành chính
- Phương pháp giáo dục
- Phương pháp kinh tế
- Phương pháp luật pháp
- Phương pháp tâm lý.
Các phương pháp quản lý
(Cách thức tác động)
Phương pháp hành chính: Cưỡng chế, bắt buộc.
Phương pháp kinh tế: Thông qua lợi ích kinh tế.
Phương pháp giáo dục: Thông qua tinh thần, ý thức xã hội.
Phương pháp tâm lý: Thông qua các hiện tượng, các quá trình, các trạng thái, các thuộc tính và quy luật tâm lý.
Phương pháp luật pháp: Dựa trên hệ thống luật pháp, khuôn khổ pháp lý.
Điều cần chú ý: Mỗi phương pháp quản lý dều có ưu điểm và nhược điểm, vì vậy cần được sử dụng đồng bộ, để chúng bổ sung cho nhau, tạo nên hệ thống quản lý hoàn chỉnh.
Phương pháp quản lý
Tầm quan trọng của phương pháp luật pháp:
Napoleon Bonaparté:
"Vinh quang thật sự của tôi không phải là đã chiến thắng 40 trận..., nhưng cái không thể mơ được, cái sẽ sống vĩnh viễn là bộ luật dân sự của tôi". (công bố năm 1804).

(Nguồn: "almanach. Những nền Văn minh thế giới", Nhà xuất bản Văn hoá thông tin, Hà Nội, 1995).
1.5. Các chức năng quản lý.
Các chức năng quản lý phản ảnh sự chuyên môn hoá của hoạt động quản lý.
1. Hai chức năng quản lý chung
a) Chức năng duy trì (ổn định)
b) Chức năng đổi mới (phát triển)
2. Năm chức năng quản lý cụ thể.
a) Lập kế hoạch (Điểm xuất phát là xác định mục tiêu quản lý)
b) Tổ chức
c) Phối hợp
d) Điều hành, chỉ huy
e) Kiểm tra, tổng kết.
Các chức năng quản lý
1. Mục tiêu chung của doanh nghiệp.
a) Mục tiêu dài hạn.
b) Mục tiêu ngắn hạn.
2. Các mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp.
a) Mục tiêu tài chính (lợi nhuận)
b) Mục tiêu sản xuất
c) Mục tiêu bán hàng v.v...
3. Mục tiêu của từng nhân viên trong doanh nghiệp.
mục tiêu quản lý
10 yêu cầu đối với các mục tiêu
của nhân viên
Các mục tiêu cần được thoả thuận chung.
Các mục tiêu định hướng theo các mục tiêu của cấp trên (Mục tiêu của phòng, ban và Công ty).
Các mục tiêu phải thể hiện bằng kết quả.
Các mục tiêu phải được định lượng cụ thể, có tính thời gian cụ thể.
Các mục tiêu phải dựa trên khả năng thực tế của nhân viên.
Các mục tiêu phải phù hợp và thực tế.
Các mục tiêu phải có giới hạn rõ ràng.
Các mục tiêu phải không được mâu thuẫn với nhau.
Các mục tiêu không thể hiện sự giáo điều.
Các mục tiêu phải được thể hiện bằng văn bản.
các chức năng quản lý
Trong quản lý, thuật ngữ tổ chức được hiểu theo 2 nghĩa:
Tổ chức bộ máy quản lý.
Quy trình (công nghệ) tiến hành các hoạt động, các sự kiện.
Tổ chức
Tổ chức bộ máy quản lý
1. Xây dựng cơ cấu bộ máy quản lý.
Xác định số lượng các bộ phận (phòng, ban) quản lý
Quy định mối quan hệ giữa các bộ phận (phòng, ban) quản lý với cấp lãnh đạo doanh nghiệp.
Quy định quy chế hoạt động của từng bộ phận (phòng, ban): chức năng, quyền hạn, trách nhiệm, mối quan hệ với các bộ phận quản lý khác và với các bộ phận sản xuất kinh doanh.
2. Công tác cán bộ quản lý:
Chức năng, nhiệm vụ của từng vị trí công tác, chỗ làm việc.
Tuyển chọn, bố trí người phù hợp.
Chế độ thù lao và đãi ngộ, chế độ khuyến khích.
Chế độ nâng bậc, lương.
Chính sách đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn, nghề nghiệp.
Các chính sách xã hội liên quan
quy trình (công nghệ) tổ chức
các hoạt động (sự kiện)
Quy trình tổ chức các hoạt động gồm:
1. Quy trình xuôi từ A -> Z: Liệt kê tất cả các công việc để không bỏ sót công việc, dù nhỏ nhất.
2. Quy trình ngược từ Z -> A: Tổng duyệt sự sẵn sàng của tất cả các phần việc, các nguồn lực trước khi bắt đầu hành động.
3. Phối hợp theo nguyên tắc: Mỗi công việc, phần việc phải có một người, và chỉ một người chịu trách nhiệm. Người điều khiển chung nắm chắc các đầu mối.
4. Nguyên lý chung về tổ chức các hoạt động - Các định luật Murphy
các định luật của murphy
Nếu bạn để mặc các vấn đề, chúng sẽ chỉ trở nên tồi tệ hơn.
Khi bạn dự định bắt tay vào làm việc gì, thế nào bạn cũng có những việc khác phải làm trước.
Không có gì đơn giản như là thoạt tiên bạn tưởng.
Mọi việc đều tốn nhiều thời gian hơn bạn nghĩ.
Nếu có nhiều điều có thể xảy ra, thường thì điều tệ hại nhất sẽ xảy ra.
Thiên nhiên luôn vạch ra những sai lầm đang được con người cố tình che dấu.
Mọi việc bao giờ cũng tốn kém hơn là bạn trù tính.
Dính líu vào một vụ việc bao giờ cũng dễ hơn là thoát khỏi việc đó.
Không thể nào khiến cho mọi việc "thật rõ ràng, đến anh ngốc cũng hiểu" được, bởi vì những anh ngốc lại rất thông minh.
Mỗi một giải pháp lại phát sinh ra những vấn đề mới
Cẩn trọng và cảnh giác
các chức năng quản lý
Phối hợp: Khâu khó nhất, khâu yếu nhất trong quản lý.
Hoạt động quản lý do nhiều người, nhiều bộ phận cùng thực hiện => vùng đan xen, ráp gianh hữu hình, vô hình => Hai hiện tượng phổ biến:
Trùng lặp, dẫm đạp lên nhau.
Bỏ sót công việc.
Hậu quả:
Thành công: không có vấn đề.
Thất bại: đùn đẩy trách nhiệm cho nhau => Vô trách nhiệm
phối hợp
Các mặt phối hợp:
Mục tiêu.
Lợi ích các bên tham gia.
Phương tiện đạt mục tiêu.
Thời gian.
Địa điểm.
Phương thức phối hợp:
Hoàn thiện nội quy, quy chế doanh nghiệp.
Lập sơ đồ phối hợp
Xây dựng văn hoá doanh nghiệp.
Phối hợp là chức năng của người lãnh đạo,
là hoạt động cụ thể, chi ly,
không chungchung, trừu tượng
các chức năng quản lý
Điều hành là toàn bộ công việc tác nghiệp hàng ngày của người quản lý, người lãnh đạo nhằm làm cho guồng máy quản lý và hoạt động của doanh nghiệp diễn ra theo kế hoạch, không trục trặc, có hiệu lực và hiệu quả.
điều hành, chỉ huy
Tập trung
Kịp thời
Theo các nguyên tắc:
Thống nhất chỉ huy
Thống nhất điều khiển
Thẩm quyền phải tương đương với trách nhiệm.
Trật tự
hai yêu cầu đối với
công tác điều hành
các yếu tố của
công tác điều hành
Ra quyết định và tổ chức thực hiện các quyết định, tác nghiệp.
Đưa ra các mệnh lệnh điều khiển, chỉ huy.
Tổ chức triển khai công việc (gồm hàng loạt yếu tố): Tổ chức các cuộc họp, xem xét các báo cáo, tiếp thu và xử lý thông tin.
Đôn đốc, kiểm tra: => Đảm bảo tiến độ các công việc, các hoạt động, các sự kiện.
1.6. Các nguyên tắc quản lý
Đó là các quy tắc, những thông lệ và các phép tắc mà người quản lý phải tuân theo trong hoạt động thực tiễn của mình.
Các nguyên tắc quản lý được xây dựng trên cơ sở khái quát các tri thức khoa học, đúc kết kinh nghiệm hoạt động quản lý thực tiễn.
Các nguyên tắc quản lý là bền vững vì được trải nghiệm của thời gian.
Phương pháp mềm
nguyên tắc cứng
14 nguyên tắc quản lý
của henry Fayol
Phân công lao động để có năng suất.
Thẩm quyền phải tương đương với trách nhiệm (có thẩm quyền chính thức và thẩm quyền phi chính thức).
Kỷ luật.
Thống nhất chỉ huy. (Thống nhất trong mệnh lệnh)
Thống nhất điều khiển.
Trả công sòng phẳng. Thù lao công bằng đem lại sự thoả mãn cao nhất cho mọi người trong tổ chức (trả công thoả đáng cho người cố gắng).
Cá nhân (lợi ích riêng) phục tùng lợi ích chung.
Tập trung hoá một cách có mức độ (mức độ mang lại năng suất cao nhất).
Tổ chức hệ thống theo cấp bậc (Hệ thống phải rành mạch, nhưng một công việc không nhất thiết phải qua tất cả các khâu).
Trật tự.
Công bằng.
ổn định nhiệm vụ.
Sáng kiến.
Tinh thần tập thể - đoàn kết là sức mạnh.
mệnh lệnh và thông tin
trong tổ chức (doanh nghiệp)
Mệnh lệnh
Các mệnh lệnh chỉ được truyền từ cấp trên xuống dưới. Không được truyền mệnh lệnh ngang cấp!
Thông tin, thông báo
Thông tin, thông báo có thể và nên truyền đi theo mọi hướng. Đặc biệt quan trọng là thông tin, thông báo lên cấp trên, đây là lượng thông tin phản hồi cần thiết cho người quản lý.
Lượng thông tin càng thường xuyên càng tốt, thông tin nên bao gồm cả những biện pháp, đề xuất về những hoạt động thích hợp.
các nguyên tắc quản lý
Những quy tắc quan trọng về tổ chức.
Một khâu của mệnh lệnh phải được rõ ràng, mọi người đều được biết và tuân thủ.
Một cấp dưới chỉ có một thủ trưởng và biết được người đó là ai.
Mọi mệnh lệnh cần được thực hiện.
Không một cấp nào trong tổ chức sẽ bị bỏ qua khi mệnh lệnh được đưa ra.
Không một cấp nào trong tổ chức sẽ bị bỏ qua khi thông tin được đưa ra.
Các cán bộ quản lý ủng hộ và giúp đỡ các cấp dưới, còn các cấp dưới phải trung thành với cấp trên.
Nhìn chung, sự hợp tác trực tiếp và không hình thức giữa các đơn vị và các cấp trong tổ chức nên được khuyến khích.
4 nguyên tắc của việc đưa ra
các mệnh lệnh, chỉ thị (1)
1. Nguyên tắc thuyết phục mục đích
- Giải thích rõ mục đích, nội dung, lý do của mệnh lệnh.
- Làm cho cấp dưới lý giải và hiểu được bối cảnh "Tại sao lại làm điều này?"
2. Nguyên tắc chỉ rõ cách làm
- Giải thích một cách cụ thể phương pháp, trình tự hoàn thành, làm cho cấp dưới thấy rõ cách thực hiện, tạo cho cấp dưới niềm tin có thể hoàn thành.
- Từ ngữ dùng trong các mệnh lệnh, chỉ thị phải rõ ràng, dễ hiểu. Các từ ngữ không rõ ràng, dễ bị hiểu lầm cần tránh được sử dụng.
- Làm cho cấp dưới định ra được thứ tự ưu tiên của các công việc khi thực hiện.
4 nguyên tắc của việc đưa ra
các mệnh lệnh, chỉ thị (2)
3. Nguyên tắc chỉ rõ kỳ hạn.
- Mệnh lệnh, chỉ thị phải được đưa ra đúng chỗ, đúng lúc, đặc biệt là không được vội vã.
- Xác định rõ bằng văn bản kỳ hạn hoàn thành những điều khoản của mệnh lệnh. Thời gian bắt đầu, kết thúc v.v...
- Chỉ rõ cách thức thường xuyên kiểm tra quá trình triển khai công việc.
4. Nguyên tắc cụ thể và nhất quán.
- Mệnh lệnh càng đi xuống cấp dưới càng cần những chỉ dẫn cụ thể, chi tiết.
- Mệnh lệnh phải chỉ rõ phương tiện thực hiện: Quyền hạn, các nguồn lực, điều kiện, cách phối hợp.
- Mệnh lệnh phải chính xác: Nó chỉ được đưa ra sau khi đã chuẩn bị cẩn thận và không cần sửa đổi, được đưa đúng nơi thực hiện.
các nguyên tắc điều hành triển khai công việc (1)
1. Công tác điều hành triển khai công việc phải thúc đẩy công việc được triển khai thống nhất và sử dụng thời gian có hiệu quả.
Điều hành triển khai công việc phải rất cụ thể, sát sao, theo nguyên tắc "Thấy" - Nhìn thấy, nghe thấy, sờ thấy, ngửi thấy.
2. Trước khi triển khai công việc, người điều hành cần đặt ra và trả lời được các câu hỏi:
- Phải làm công việc gì?
- Khi nào phải làm? Khi nào bắt đầu? Khi nào kết thúc?
- Ai phải làm? Ai là trung tâm phối hợp? Ai là người cùng phối hợp?
- Những điều kiện gì (Các nguồn lực gì) cần có để hoàn thành công việc?
- Chất lượng công việc phải đạt đến mức nào?
các nguyên tắc điều hành triển khai công việc (2)
3. Công việc phải được kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở và đánh giá.
Một công việc được đánh giá là hoàn thành tốt, nếu nó bảo đảm 3 yêu cầu sau đây:
- Được thực hiện trong phạm vi thời gian ấn định.
- Được thực hiện trong phạm vi chi phí đã duyệt.
- Đảm bảo chất lượng (đáp ứng các tiêu chuẩn, các điều kiện) ghi trong kế hoạch và thiết kế.
4. Trong quản lý, điều hành có một quy tắc: "Năng lực của một hệ thống chỉ bằng năng lực của khâu yếu nhất, mắt xích yếu nhất trong hệ thống đó."
Nguyên tắc này nói rõ, trong công tác điều hành, bao giờ cũng có (hoặc xuất hiện) một khâu yếu - yếu tố hạn chế kiểu "Thắt cổ chai", chính đây là khâu hạn chế công việc của tất cả các khâu, các bộ phận khác.
Điều này đòi hỏi người quản lý luôn phải quan tâm phát hiện ra khâu yếu này và tìm các biện pháp khắc phục để "giải phóng" năng lực của các bộ phận khác, làm cho cả guồng máy hoạt động với hiệu qua cao nhất.
các nguyên tắc điều hành triển khai công việc (3)
5. Việc điều hành triển khai công việc phải phải tính đến 2 yếu tố:
- Yếu tố ổn định của hệ thống.
- Yếu tố bất ngờ, nảy sinh hàng ngày.
a) Yếu tố ổn định của hệ thống đó là các quy chế, quy trình.
Bộ phận quản lý của doanh nghiệp cần xây dựng và hoàn chỉnh các quy chế, quy trình như:
- Quy trình công nghệ, kỹ thuật.
- Quy trình sản xuất.
- Quy chế về sinh hoạt nội bộ.
- Quy trình về quản lý nguồn nhân lực: quy chế khen, thưởng, đào tạo v.v...
b) Yếu tố bất ngờ, nẩy sinh hàng ngày mà người lãnh đạo không kiểm soát được. Điều này đòi hỏi người lãnh đạo phải có cách làm việc linh hoạt và có khả năng thích ứng.
1.7. Quyết định quản lý
1
Hoạt động quản lý trong thực tiễn diễn ra thông qua việc ra các quyết định quản lý và tổ chức thực hiện các quyết định đó.
Sản phẩm của người lãnh đạo là các quyết định quản lý.
"Một người đứng đầu doanh nghiệp phải giàu trí tưởng tượng, nhất là khi ra quyết định. Người đó phải tin chắc vào bản thân mình và vào năng lực của mình có thể đưa ra những quyết định đúng. Người ta công nhận người đứng đầu doanh nghiệp thực sự là ở năng lực ra quyết định của người đó.
(G. Meredith, E.Nelson, A.Neek. Quản lý và tinh thần kinh doanh. Viện nghiên cứu quản lý Kinh tế trung ương, Hà Nội. 1996).
2
Quyết định (đúng hay sai) của người lãnh đạo ảnh hưởng lớn nhất đến tương lai của một tổ chức.
Năng lực của người lãnh đạo được đánh giá qua các quyết định của người đó.
Trách nhiệm của người lãnh đạo cũng chính là trách nhiệm đối với các quyết định mà người đó đưa ra.
Nhiệm vụ của một người quản lý ở mỗi cấp là: Ra được những quyết định đúng đắn trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình, sử dụng những nguồn lực được phân bổ nhằm đạt được những mục tiêu (tổng quát và cụ thể) do cấp trên trực tiếp đã đề ra. (Sách đã dẫn)
3
Người lãnh đạo có được sai không khi ra các quyết định?
Câu hỏi này đôi khi làm cho người lãnh đạo chần chừ, do dự, không dám ra quyết định.
Điều lý tưởng là 100% các quyết định đưa ra là đúng, song điều đáng nhớ là quyết định luôn luôn là thời điểm khó khăn.
"ở những thời điểm gay cấn, quyết định không phải dễ dàng. Nhưng có nhiều trường hợp, người ta vẫn bắt buộc phải quyết định. Nhiều khi thà rằng có một quyết định không tốt còn hơn là không quyết định gì cả. Đừng quên rằng quyết định là một nghệ thuật: Càng làm nhiều càng thông thạo. (Sách đã nêu).
Các chức năng của
một quyết định quản lý
1. Chức năng hợp tác, phối hợp.
Quyết định quản lý phải bảo đảm gắn bó giữa các bộ phận cùng thực hiện nó (tránh tình trạng trống đánh xuôi, kèn thổi ngược).
Giữa các quyết định trước sau cũng phải thống nhất, tránh mâu thuẫn, phủ định lẫn nhau làm cho cấp dưới không biết đường nào mà thực hiện.
2. Chức năng cưỡng chế và động viên.
Quyết định quản lý phải đòi hỏi các cấp dưới thực hiện nghiêm túc, bộ phận nào, cá nhân nào làm tốt phải được khen thưởng, làm không tốt phải bị xử phạt.
3. Chức năng bảo đảm.
Một quyết định đưa ra phải tính toán các nguồn lực cần thiết để thực hiện nó.
Căn cứ để ra quyết định quản lý
- Yêu cầu của các quy luật khách quan.
- Mục tiêu lâu dài của doanh nghiệp.
- Đặc điểm xu thế phát triển của đối tượng quản lý (mà quyết định quản lý hướng tới).
- Thực trạng của doanh nghiệp: Thông tin, nguồn vốn, trình độ công nghệ và kỹ thuật, năng lực quản lý của đội ngũ cán bộ v.v.
Những diều cần được làm sáng tỏ trước khi ra quyết định
- Quyết định nào cần được đưa ra?
- Khi nào cần phải ra quyết định?
- Ai sẽ ra quyết định?
- ý kiến của ai cần được tham khảo trước khi ra quyết định?
- Ai sẽ phê chuẩn hoặc bác bỏ quyết định?
- Ai là người cần được thông báo khi ra quyết định?
- Hậu quả gì có thể xảy ra khi quyết định được đưa ra?
- Điều kiện, nguồn lực nào cần có để đảm bảo quyết định được thực hiện?
- Ai sẽ cản trở, chống đối quyết định sẽ đưa ra, mức độ cản trở và chống đối, khả năng và cách thức xử lý, khắc phục sự cản trở và chống đối đó.
Nội dung một quyết định quản lý
Quyết định quản lý phải chỉ rõ:
- Phải làm gì?
- Ai làm?
- Khi nào làm?
- Làm ở đâu?
- Quyền hạn của người làm?
- Trách nhiệm của người làm?
- Nguồn lực cần cung cấp cho người thực hiện quyết định.
Hình thức báo cáo kết quả của người làm

Kẻ thù của vấn đề phức tạp là tư duy phức tạp
quy trình ra quyết định
(Các bước tổng quát)
- Nhận biết vấn đề
- Xác định tình hình
- Ra quyết định
- Tổ chức thực hiện quyết định đã đưa ra.
- Tổng kết, đánh giá.
Bước 1: Nhận biết vấn đề
"Vấn đề" là động lực để phát triển.
Nhìn chung, vấn đề được hiểu là "chênh lệch" giữa mục tiêu và hiện thực (hiện trạng).
Vấn đề cũng có thể là một sự cố, một biểu hiện sai lệch khỏi trạng thái bình thường của một hệ thống.
Quyết định là đưa ra giải pháp để giải quyết vấn đề.
Trong bước 1, người lãnh đạo phải làm rõ được mục đích, lý do phải giải quyết vấn đề, tức là làm rõ mục đích, lý do phải đưa ra quyết định, tức là phải nắm bắt vấn đề.
Nắm bắt bản chất vấn đề (1)
1. Cách nắm bắt vấn đề
Để nắm bắt vấn đề, người lãnh đạo cần phải nghiên cứu, làm sáng tỏ và nêu lên được đặc tính của vấn đề bằng cách đặt ra các câu hỏi.
2. Làm rõ và cụ thể hoá vấn đề
Trong việc giải quyết vấn đề, tức là trong việc đưa ra quyết định, điều quan trọng là biết phân biệt: "Vấn đề chung chung" và "vấn đề cụ thể".
Không nên nêu vấn đề chung chung mà cần cụ thể hoá từng phần, từng điểm trong vấn đề.
Nắm bắt bản chất vấn đề (2)
3. Bốn bước giải quyết vấn đề
a. Trước tiên, phải xác định cái gì là vấn đề cấp thiết (hỏi cho đến khi cảm thấy có lý và chấp nhận được)?
b. Tại sao bây giờ nó trở thành vấn đề cấp thiết nhất? Nguyên nhân nào dẫn đến tình trạng ngày hôm nay (Khi đã có câu trả lời hợp lý về nguyên nhân, thì hỏi tiếp)?
c. Vậy thì phải làm gì? Đã tìm ra cách giải quyết tốt nhất chưa (Nếu nhận được câu trả lời hợp lý, sẽ hỏi tiếp)?
d. Trong quá trình thực thi cách giải quyết, sẽ nẩy sinh vấn đề gì, nếu nảy sinh vấn đề, xuất hiện, thì sẽ xử lý thế nào?
bước 2: xác định tình hình
(Điều tra hiện trạng công việc)
ở bước này, người lãnh đạo cần:
- Tiếp xúc với hiện trường, hiện vật, hiện thực để nắm bắt chính xác vấn đề.
- Lắng nghe ý kiến và thu thập tài liệu, thông tin, dữ kiện trong quá khứ.
Quản trị tốt một doanh nghiệp là quản trị được tương lai của nó, mà quản trị được tương lai là quản trị được thông tin.
(Nguồn: "Marketing cơ bản. Philip Kotler, tập 1, trang 126)
bước 3: ra quyết định quản lý
- Nêu ra và xác định các phương án của quyết định.
- Nêu ra các tiêu chuẩn khách quan để so sánh các phương án của quyết định.
- Xác định phương án khả thi.
- Ra quyết định.
Bài học số một trong Nghệ thuật giải quyết vấn đề là phải thẳng thắn đối mặt với nó.

(Konosuke Matsushita, 1894-1989, Người sáng lập tập đoàn Matsushita Elictric)
bước 4: tổ chức thực hiện các quyết định quản lý (1)
(Quyết định ? hành động)
Khi đã ra quyết định, người lãnh đạo cần chuyển sang thực hiện càng nhanh càng tốt.
ở bước này, người lãnh đạo là người hành động.
Phẩm chất cá nhân cũng như phong cách của người lãnh đạo khi thực hiện các quyết định là nhân tố ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng.
Một khi đã quyết định người lãnh đạo không nên do dự, chần chừ trong việc thực hiện quyết định của mình.
Người ta kính trọng người lãnh đạo, người hành động ở chỗ người đó biết kiên trì bám chắc vào những gì mình đã quyết định
bước 4: tổ chức thực hiện các quyết định quản lý (2)
Ra quyết định đã khó, thực hiện được quyết định càng khó gấp nhiều lần: tỷ lệ 1:10.
Trong quá trình tổ chức thực hiện các quyết định quản lý, thường nảy sinh rất nhiều vấn đề cụ thể không lường trước được và người lãnh đạo phải đương đầu với khó khăn, trở ngại.
Điều này đòi hỏi họ phải nhẫn nại, kiên nhẫn, quyết tâm để đưa quyết định đến mục tiêu đã định.
"Tổ chức thực hiện các quyết định khó khăn đến mức làm cho các nhà lãnh đạo hay ra một quyết định mới, mà đáng lẽ phải quyết tâm thực hiện đến cùng quyết định đã đưa ra".
(V.I.Lebedep. "Tâm lý học quản lý". Viện nghiên cứu quản lý Kinh tế Trung ương, 1985)
bước 5: Tổng kết, đánh giá
ở bước này, phải so sánh kết quả đạt được với mục tiêu đề ra trong quyết định về các mặt cụ thể như:
- Khối lượng công việc.
- Năng suất lao động.
- Hiệu quả kinh tế.
- Chi phí các nguồn lực.
- Thời hạn triển khai.
- Xem xét điều chỉnh mục tiêu.
- Tìm nguyên nhân của những sai lệch đó.
- Để tổng kết và đánh giá, mỗi nhân viên phải có mục tiêu (như đã nêu tại trang 15)
II. lãnh đạo
2.1. Sự khác nhau giữa quản lý và lãnh đạo.

5 mặt của quản lý một doanh nghiệp

Theo H. Fayol, quản lý một doanh nghiệp có 5 mặt:
- Quản lý mặt an toàn, an ninh cho con người và tài sản.
- Quản lý sản xuất.
- Quản lý hoạt động thị trường.
- Quản lý tài chính.
- Quản lý nguồn nhân lực
=> Hai yếu tố của quản lý:
- Con người
- "Không" người: Nguồn vật chất và công việc (Gọi tắt là việc).
so sánh quản lý và lãnh đạo
Con người - Đối tượng trung tâm của quản lý.
Quản lý là phương thức để đạt được mục tiêu bằng người khác và thông qua người khác.
(Marry Follet, nhà tâm lý học nổi tiếng Mỹ)


Quản lý công việc
Lãnh đạo con người
Đừng quản lý, hãy lãnh đạo
(Jak Welch, Tổng giám đốc điều hành của GE, Hoa Kỳ)
lãnh đạo là gì?
Lãnh đạo là khả năng gây ảnh hưởng và truyền cảm hứng nhằm nâng tầm nhìn của con người lên mức cao hơn, đưa việc thực hiện công việc đạt tới một tiêu chuẩn cao hơn, và phát triển tính cách của con người vượt qua những giới hạn thông thường.
(Peter F. Drucker: "Cách thức quản lý" - Bảo Việt thăng tiến)
lãnh đạo là gì?
Lãnh đạo là năng lực ảnh hưởng đến con người nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức.
(Richard L. Daft. "Management")
Sự tiến bộ của mỗi cá nhân là một hành trình liên tục không ngừng. Nhà lãnh đạo là người mang tình yêu và tạo cơ hội thành công cho mỗi cá nhân trên hành trình đó.
(Betsy Bernard, Chủ tịch Hội đồng quản trị AT`&T - Bảo Việt thăng tiến)
So sánh quản lý và lãnh đạo









Đơn giản
Phức tạp
Thay đổi
Lãnh đạo
Quản lý
so sánh quản lý và lãnh đạo
Thời gian lãnh đạo - quản lý
100%
Thời
Gian
Chuyên gia/
Người quản lý
Nhà Chiến lược
Nhà Lãnh đạo
Phát triển sự ngiệp
môi trường và quản lý, lãnh đạo
Thấp
Cao
Mức độ phức tạp
Khuyến khích
tuân thủ
Khuyến khích
sáng tạo
Kết quả
Tương lai
Kết quả
Hiện tại
Thấp
Cao
Tính năng động
Quản lý
Lãnh đạo
Sự khác nhau giữa quản lý và lãnh đạo
Quyền lực trong tổ chức
Quyền là năng lực tiềm năng ảnh hưởng
đến hành vi của những người khác.

Có 4 nguồn quyền điển hình trong phạm vi các tổ chức:
1. Quyền hợp pháp:
Quyền này xuất phát từ một chức vụ quản lý chính thức trong một tổ chức và từ uy quyền (thẩm quyền) trao cho chức vụ đó.
2. Quyền khen thưởng:
Quyền này xuất phát từ thẩm quyền được khen thưởng người khác.
3. Quyền cưỡng chế:
Quyền này xuất phát từ thẩm quyền được trừng phạt hay đề nghị trừng phạt.
4. Quyền cá nhân:
Quyền này xuất phát từ nguồn bên trong của con người (người lãnh đạo, quản lý) như kiến thức chuyên môn và những phảm chất nhân cách cá nhân.
Quyền cá nhân đươc chia làm hai loại:
a. Quyền tư vấn, khuyên bảo:
Quyền này xuất phát từ kiến thức hay kỹ năng chuyên môn của người lãnh đạo, quản lý nhằm giúp người dưới quyền hoàn thành tốt nhiệm vụ.
b. Quyền làm gương:
Quyền này xuất phát từ phẩm chất nhân cách cá nhân người lãnh đạo, quản lý, khiến những người dưới quyền gắn bó, tôn trọng, thán phục và mong muốn noi theo.
Sự khác nhau giữa quản lý và lãnh đạo
Sự khác nhau về quyền lực lãnh đạo và quyền lực quản lý
Nguồn: Richard L. Daft. Management
Sự khác nhau giữa quản lý và lãnh đạo
mục tiêu
Xây dựng tầm nhìn cho doanh nghiệp
4 câu hỏi cần được trả lời khi xây dựng tầm nhìn:
- Sản phẩm dịch vụ gì sẽ được sản xuất?
- Có dẫn đến viễn cảnh tươi sáng không?
- Triết lý và sức mạnh cốt lõi của doanh nghiệp là gì?
- Mục tiêu của doanh nghiệp là gì? Tại sao lại đạt được mục tiêu đó?
(Cách diễn đạt tầm nhìn phải súc tích, dễ nhớ, say mê lòng người)
Sự khác nhau giữa quản lý và lãnh đạo
phong cách
làm việc
Sự khác nhau giữa quản lý và lãnh đạo
đối với cấp dưới
Trong cuốn Leadership, Elwood Chapman đã đưa ra sự so sánh:
Gari Selfridjơ đã nêu lên sự khác nhau giữa người quản lý và người lãnh đạo như sau:
phẩm chất của người lãnh đạo và người quản trị
2.2. Lãnh đạo vừa là một khoa học
vừa là một nghệ thuật
Là một khoa học, lãnh đạo dựa trên hệ thống tri thức khoa học, mà cụ thể, dựa trên việc hiểu biết và vận dụng các quy luật khách quan của tự nhiên, xã hội, kinh tế, công nghệ và tâm lý con người.
Cụ thể hơn nữa, lãnh đạo dựa trên một hệ thống tri thức khoa học và kinh nghiệm thực tiễn đã được tổng kết, đúc kế thành những nguyên tắc, những định luật.
Như một nghệ thuật, lãnh đạo là sự khéo léo của người quản lý vận dụng các tri thức khoa học, kinh nghiệm thực tiễn vào việc xử lý các tình huống quản lý thực phù hợp với những điều kiện cụ thể, tuỳ lúc, tuỳ nơi, tuỳ đối tượng, tuỳ hoàn cảnh.
Nghệ thuật quản lý doanh nghiệp là sự khéo léo của người quản lý sắp xếp, sử dụng tất cả các nguồn lực có được của doanh nghiệp để đạt được mục tiêu phát triển bền vững.
Nghệ thuật lãnh đạo là sự khéo léo của người lãnh đạo vận dụng tri thức, kinh nghiệm, trực quan cá nhân và nghị lực cá nhân để động viên, khích lệ, khuyến khích, và đặc biệt, lôi cuốn và thu hút người khác theo mình.

Khả năng thoả hiệp với kết quả tối thiểu mà mình
không muốn là tinh tuý của nghệ thuật quản lý, lãnh đạo.
-
Các yếu tố tạo nên nghệ thuật lãnh đạo:
- Tri thức: Càng nhiều tri thức càng khéo.
- Kinh nghiệm: Càng từng trải cuộc đời càng khéo.
- Trực quan cá nhân: Sự thấu hiểu, thụ cảm (không vô cảm).
- Văn hoá cá nhân (bản sắc của cá nhân).
kinh nghiệm
Kinh nghiệm là khởi điểm của khôn ngoan.
Eleman - Thế kỷ thứ VII trước CN.
Kinh nghiệm là tên gọi những sai lầm của ta.
Oscar Wild, nhà văn lớn của Pháp và châu Âu.
Nhờ có lỗi lầm, chúng ta mới có thêm kinh nghiệm.
Hãy cố rút kinh nghiệm sau mỗi lần sai lầm. Người nào thành công cũng bằng cách đó mà thôi.
Douglas Burton.
các bộ phận hợp thành
nghệ thuật lãnh đạo
1. Kỹ năng làm việc với con người: Động viên, khuyến khích, lôi cuốn và thu hút con người, sử dụng con người.
2. Kỹ năng uỷ quyền.
3. PHong cách lãnh đạo.
4. Uy tín của người lãnh đạo.
Kỹ năng làm việc với con người
Tại sao có nhiều người làm chuyên môn rất giỏi nhưng lại không thành công ở vị trí làm quản lý


Làm việc với con người
(Yếu tố cơ bản của quản lý)
kỹ năng và phẩm chất của nhà quản lý
Thành tích chuyên môn
Phẩm chất cá nhân

Kỹ năng quản lý
Kỹ năng làm việc với con người
Người
quản lý
một
doanh nghiệp
sử dụng con người
Những ai biết sử dụng con người, thì sẽ điều khiển được công việc và con người, hoặc cá nhân hoặc tập thể, một cách sáng suốt, còn những ai không biết làm như vậy, thì sẽ sai lầm trong việc điều khiển cả hai.
Socrate (469 - 399 trước CN, nhà triết học cổ đại Hy Lạp)

Trong phép hành động, mọi việc đều quy về việc biết người và biết sử dụng con người.
(Bernar Grasset, 1881 - 1955)
Người lãnh đạo
Muốn quản lý phải biết người,
Muốn biết người, thì phải hiểu mình trước đã.
A. Detoeupe.
Biết người, biết ta trăm trận trăm thắng.
Tôn Tử.
Biết mình là đầu mối của sự khôn ngoan.
Socrate - Triết gia cổ đại Hy Lạp
thu hút nhân tâm
Chinh phục được nhân tâm thì dời được Thái Sơn.
(Ngạn ngữ Trung Quốc).
Được trời không bằng được đất,
Được đất không bằng được lòng người.
(Tôn Tử, Trung Hoa cổ đại)

Triệt để có nghĩa là hiểu sự vật đến tận gốc rễ của nó.
Nhưng gốc rễ của con người là bản thân con người.
(C. Mac, 1818 - 1883)
thu hút nhân tâm
Người ứng với thiên thời, thì sáng lập được cơ nghiệp.
Người chiếm được địa lợi, thì nắm được bá vương.
Người được nhân hoà, thì thành sự nghiệp.
Thiên thời không bằng địa lợi,
Địa lợi không bằng nhân hoà.

Bạch Huyết: "Thiên thời, địa lợi, nhân hoà"
thu hút nhân tâm
Lấy tâm để người ta bị thu phục,
Lấy tài để người ta kính phục,
Lấy tình để người ta cảm động (có cảm tình),
Lấy lý để người ta bị thuyết phục,
Lấy ân để người ta gắn bó,
Lấy lợi để người ta biết ơn.
động viên - khích lệ
A. Carnegie đã ca ngợi những người giúp việc mình trước mặt họ. Ông ca tụng họ khi họ vắng mặt. Ông ca ngợi họ khi ông đã chết. Ông viết ra và bắt ghi lên mộ ông câu sau đây: "Đây là nơi an nghỉ ngàn thu của một người đã biết thu dụng những người thông minh hơn mình".

Tôi không hiểu kỹ cái máy hơi nước. Nhưng tôi hiểu được bộ máy phức tạp hơn máy hơi nước - Đó là con người.
A. Carnegie, vua Thép Hoa Kỳ, 1835 - 1924
động viên - khích lệ
Khi bạn muốn đóng một con tàu đi biển, thì bạn không chỉ gõ trống kêu gọi các chàng trai đến để xẻ gỗ, bảo họ chuẩn bị đồ nghề, giao nhiệm vụ đóng tàu cho chóng xong là được, mà bạn còn phải dạy cho họ cả tình yêu đối với biển cả vô bờ.

Antoine De Saint - Exupery, tài liệu của viện Friedrich Ebert)
Dùng người
Văn hoá là đi tìm chân trời, nếu tất cả giống nhau thì thật đáng buồn.
Ai không chấp nhận được điều này là vô văn hoá, là phản văn hoá.

Phạm Văn Đồng (Một bộ óc lớn đã ngừng tư duy - Tác giả Tương Lai)
Dùng người giống như dùng cây gỗ, chớ vì vài chỗ mục mà bỏ cả cây to.

Ngạn ngữ
thuật Dùng người
Một cây làm chẳng nên non,
Ba cây chụm lại nên hòn núi cao.

Ngạn ngữ Việt Nam
Người tài nhất thiên hạ là người thu phục được nhiều nhân tài.

Hoàng Hữu Các
Ta chẳng có tài gì, chẳng qua là biết dùng tài quân sự của Hàn Tín, tài mưu lược của Trương Lương và tài tổ chức của Tiêu Hà đó thôi.

Hán Cao Tổ
8 phép dùng người
1. Xa trông: Cho nhận chức ở xa để quan sát lòng trung thành với sự nghiệp.
2. Gần xét: Để nhận chức ở gần nhằm xem xét lòng cẩn trọng.
3. Tạp soi: Sắp xếp một công việc phức tạp để xét năng lực.
4. Đột khởi: Ra tình huống bất ngờ để biết mưu trí.
5. Cấp tín: Ra tình huống hẹn hò để biết có giữ chữ tín hay không.
6. Nhiều lộc: Sắp xếp vào chỗ có nhiều bổng lộc để xem thái độ nhân từ.
7. Nguy biến: Đặt một nguy cơ khẩn cấp để xem thái độ bình tĩnh xử lý.
8. Giả say: Cho một cơ hội thật thoải mái rượu chè để biết được bản chất.

(Trang tử , khoảng 369 - 286 trước CN)
Mối quan hệ giữa nội tâm và âm sắc
Nội tâm bình tĩnh ? Thanh âm ổn định.
Nội tâm thanh thuận ? Thanh âm sáng sủa.
Nội tâm kích động ? Thanh âm biến động.
Nội tâm không trung th�