Kỹ năng huấn luyện

KỸ NĂNG HUẤN LUYỆN
I/ MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA:
1. Ý nghĩa của đào tạo với tổ chức
Nhân viên được phát triển về năng lực và năng suất trong tương lai sẽ được tăng cường đồng thời với khả năng tự giải quyết khó khăn của họ được nâng cao.

Thái độ lao động của NV được cải thiện bởi họ được giao nhiều trách nhiệm hơn vả cảm thấy vai trò của mình trong tổ chức được đánh giá cao hơn.

Nhà quản lý được thực tập thêm kỹ năng quản lý.
2. Ý nghĩa với nhân viên
Người lao động cảm thấy kinh nghiệm được nâng cao, tiếp thêm động lực và sự nhiệt tình trong công việc.

Với CNV hưởng lương SP, năng suất lao động tăng đồng nghĩa với thu nhập được cải thiện.

CNV được phát triển bản thân, được chia sẽ kiến thức và học hỏi thêm tri thức.
3. Ý nghĩa đối với nhà quản lý
Thể hiện được năng lực lãnh đạo.

Khi CNV thành công, nhà quản lý sẽ có nhiều thời gian để giải quyết việc khác.

Sẽ được lợi hơn vì làm việc với nhóm hiệu quả.

Khi nhà quản lý kèm cặp CNV yếu chứng tỏ họ quan tâm đến NV của mình.
4. Mối quan hệ với năng suất lao động
Huấn luyện chỉ là một yếu tố trong việc tăng năng suất lao động.

Năng suất lao động kém đôi khi là do máy móc, công cụ kém.

Người lao động không có khả năng làm công việc đó, cũng như không có nguyện vọng làm công việc đó.
II, QUẢN LÝ ĐÀO TẠO
1. Xác định nhu cầu đào tạo
Nhu cầu đào tạo dựa trên các nguồn sau:

Các kế hoạch và mục tiêu chiến lược và tác nghiệp trong tương lai.

Các nhu cầu sắp tới về cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ và công nhân kỹ thuật.

Sự thay đổi về qui trình công nghệ, công cụ và trang thiết bị.

Các yêu cầu về pháp luật và chế định, các tiêu chuẩn tác động đến tổ chức.
2. Nội dung huấn luyện
Giải thích đường lối chính sách, mục tiêu.

Hướng dẫn quy trình hoạt động.

Hướng dẫn quy định, nội quy của công ty.
3. Phân loại
Đào tạo khi tuyển dụng: Nội dung: Lịch sử hình thành của Công ty, Nội qui lao động, Qui định của Công ty, qui định về an toàn, chính sách và qui định về lương bổng, các chế độ, giờ làm việc, tăng ca v.v.

Đào tạo định kỳ: An toàn lao động, hướng dẫn thực hiện công việc v.v.

Đào tạo đột xuất: Thay đổi môi trường làm việc, máy móc v.v.
3. Phân loại (tt):
Đào tạo nội bộ
Là hình thức do công ty tự tổ chức.
Chi phí đào tạo thấp hơn.
Hiệu quả đào tạo tốt hơn.
Công ty gặp khó khăn trong việc tổ chức cho nhiều người đào tạo.
Đào tạo bên ngoài
Đào tạo tại các đơn vị chuyên đào tạo bên ngoài.
Chi phí đào tạo cao hơn.
Hiệu quả đào tạo thường không cao, do công ty không quản lý được nội dung và thời gian đào tạo.
4. Kế hoạch đào tạo:
Kế hoạch đào tạo là kế hoạch áp dụng cho năm/quý/tháng.

Số lượng đào tạo cho các nguồn lực cần thiết: trong đó gồm các đối tượng đào tạo: Cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ và công nhân kỹ thuật v.v .

Chương trình đào tạo để phục vụ cho công việc gì? và ảnh hưởng tích cực cho công việc ra sao?

Phương pháp đào tạo: Đào tạo mới hay tái đào tạo, đào tạo tại chỗ (sự hỗ trợ về nội bộ) hay qua trường lớp (sự hỗ trợ của các chuyên gia), đào tạo ngắn hạn hay dài hạn ...
4. Kế hoạch đào tạo:
Đối tượng đào tạo: Cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ, công nhân kỹ thuật.

Nội dung đào tạo: Phải gắn liền với công việc.

Phương pháp đào tạo: Tự đào tạo tại chỗ hay từ bên ngoài, đào tạo mới hay đào tạo bổ sung.

Thời gian đào tạo: Ngắn hạn hay dài hạn, tập trung hay bán tập trung.

Các hỗ trợ về nội bộ trong quá trình tham gia đào tạo để duy trì và không làm ảnh hưởng tới hoạt động chung.
III/ Các bước của 1 chương trình đt
Xác định nhu cầu.

Lên chương trình chi tiết.

Thông báo chương trình và gởi tài liệu huấn luyện.

Tổ chức buổi huấn luyện.

Theo dõi quá trình áp dụng.

Đánh giá.
1. Xác định nhu cầu
Người đó hoàn toàn mới với một nhiệm vụ nào đó mới được giao và chưa biết phải thực hiện như thế nào.

Sản phẩm của anh ta được xếp vào loại thứ cấp.

Đã được nhắc nhở và hướng dẫn nhưng không có khả quan.

Đang làm việc sai phương pháp.
1. Xác định nhu cầu (tt)
Đang cảm thấy không thoải mái với công việc.

Nhiều người rất ngại vì sợ học một cái gì đó mà mình chưa có khái niệm cho dù họ biết rằng là tốt hơn nếu được học.

Khối lượng học tập quá nhiều, quá cao với người học.

Sự lo ngại ví mất uy tín với đồng nghiệp khi mình bị huấn luyện và có ý thức tự vệ.
Lên chương trình chi tiết.
Người huấn luyện có khả năng tiếp thu và tiến bộ không?

Họ có nhiệt tình không?

Công việc mà bạn dự định tập huấn có chính xác như những gì bạn dạy không?

Bạn có cho rằng, bạn làm tốt việc này không?
Theo dõi và đánh giá
Theo dõi và đánh giá tiến trình và kết quả việc tiếp thu của học viên một các thường xuyên, tìm hiểu xem họ có gặp khó khăn gì không?

Dùng kỹ năng đặt câu hỏi và kỹ năng lắng nghe.

Hãy động viên ý kiến có giá trị.

Hãy tìm hiểu xem người học có sử dụng điều đã học vào công việc không?
Theo dõi và đánh giá
Xem, hỏi và lắng nghe.

Hãy động viên họ tự giải quyết những vướng mắc và hướng tới sự độc lập trong công việc.

Hãy ghi nhận nếu người học thực hành tốt.

Cần tìm hiểu xem NV còn cần gì nữa không?

Thảo luận sự phát triển của anh ta trong tương lai.
Theo dõi và đánh giá
Nếu sau quá trình tập huấn mà người công nhân không có cải thiện, hãy chuyển anh ta đến những nơi phù hợp với yêu cầu về kỹ năng phù hợp với anh ta.

Lý do năng lực của anh ta có hạn.

Thảo luận với bộ phận nhân sự ý kiến của bạn.
III/ QUY TRÌNH MỘT BUỔI ĐÀO TẠO
Chuẩn bị
Kiểm tra danh sách, phân phối tài liệu.
Giới thiệu ý nghĩa của việc đào tạo.
Giới thiệu các yêu cầu.
Hướng dẫn từng đề mục, giải thích, làm mẫu.
Thực hành, case study.
Giải quyết thắc mắc của người tham gia.
Chuyển biên bản đánh giá đào tạo.
Lập danh sách ký tên những người tham gia.
1. Chuẩn bị
Lời nói rõ ràng, rành mạch.

Ngôn ngữ phù hợp với năng lực của đối tượng.

Biết cách giảng giải.

Khả năng lắng nghe, kiên nhẫn.
1. Chuẩn bị
Xây dựng bầu không khí giúp đỡ lẫn nhau:

Dưa trên các câu trả lời tích cực.

Vốn kinh nghiệm của học viên

Đông viên học viên đóng góp ý kiến vào:
+ Lý do hiệu suất lao động của anh ta chưa cao.
+ điều gì có thể làm được.
+ Gợi ý để cải thiện tình hình.
1. Chuẩn bị (tt)
Chuẩn bị tốt thời gian và địa điêm.

Đừng làm giống nhau với tất cả mọi người.

Nếu công việc huấn luyện không thành công, nên nghĩ một phần là do bạn.

Trách giận giữ và trách mắng nếu học viên chưa nắm đựơc vấn đề.
2. Giới thiệu ý nghĩa của việc đào tạo.
Truyền đạt cho công nhân rằng, công việc anh ta làm có kêt quả dưới trung bình và sự cần thiết phải huấn luyện cho công việc mới.

Tìm hiểu xem anh ta đã biết những gì trước khi được tập huấn, chẳng hạn tầm hiểu biết, kỹ năng, tinh thần làm việc.

Cùng nhau thống nhất mục tiêu công việc.

Khi nào có kết quả đánh giá.
2. Giới thiệu ý nghĩa của việc đào tạo.
Điều quan trọng nhất của đào tạo là giải thích được tại sao có buổi huấn luyện như thế nào?

Hãy giải thích cho người được huấn luyện họ sẽ được gì nếu tham gia đào tạo và mất gì nếu không tham gia.

Chỉ khi nào người học thấy rằng việc học là rất cần thiết thì việc huấn luyện của bạn mới thành công.
2. Giới thiệu ý nghĩa của việc đào tạo.
Người học sẽ có phản ứng như thế nào nếu họ không rõ được việc đào tạo có ý nghĩa như thế nào với họ?

Sẽ nghỉ một buổi nào đó nếu họ có những công việc khác cần thiết hơn.

Không chú ý học hỏi vì cho rằng việc học này cũng không có ý nghĩa gì lắm.

Phần đông người học tại VN cho rằng đi học là dịp để được đi chơi.

Đi học là thẻ hiện mình còn kém cỏi so với người khác…
3. Huấn luyện
Diễn giải và làm mẫu.
Trước khi hành động, hãy để cho học viên tự nhiên.
Rồi hãy bắt đầu giải thích.
Mỗi lần bạn làm theo trình tự sau: Bắt đầu bằng những dòng thông tin tương tự và đơn giản, chuyển từ đơn giản đến trừu tượng, giảng cho họ như thế nào và tại sao?
Kiến tạo không khí làm việc hướng tới sự thành công của học viên.
4. Thực tập
Hướng dẫn học viên vừa tự làm tự học.

Chia thành từng nhóm khác nhau để họ tự tập luyện.

Cố gắng giảm hướng dẫn cứng nhắc.
5. Trao đổi ý kiến
Hãy chuyễn cho học viên những bản góp ý có cả những mặt tốt/chưa tốt của quá trình huấn luyện. Hãy khuyến khích học viên bằng những ý kiến phê bình:
+ Hãy nói CNV rằng họ đã làm được những gì?
+ Nói với họ những ảnh hưởng tiêu cực.
+ Các biện pháp sửa lỗi khi mắc phải.
Đưa ra những lời khuyên để cho công việc được dễ dàng hơn và an toàn hơn.
Để cho học thực tập lại lần nữa và nghe lại ý kiến đóng góp của họ.
6. Đánh giá kết quả:
Sau khi thực hiện nhiệm vụ và qua 6 tháng, Đối tượng được cử đi đào tạo phải lập báo cáo về việc vận dụng lý thuyết vào thực tế công việc kết quả ra sao: Có tiến bộ hay không tiến bộ so với trươc.

Nếu xét việc đào tạo không đạt yêu cầu cho công việc thì phải tìm nguyên nhân để khắc phục: . .... Qua việc xác định đó làm cơ sở để xác lập lại nhu cầu đào tạo.
IV – KÈM CẶP
Bản chất của huấn luyện:
Cung cấp cho nhân viên tri thức để họ định hướng hành vi của họ trong công việc.

Cung cấp kỹ năng để họ thực hiện công việc.

Các kỹ năng chỉ có thể được hình thành thông qua: các giai đoạn: học tập –> thực tập –> kèm cặp + điều chỉnh - > kỹ năng.

Do vậy quá trình kèm cặp chiếm vị trí quan trọng trong việc hình thành kỹ năng của NV.
Các giai đoạn của kèm cặp
Giải thích mục tiêu, mục đích, tiêu chuẩn, yêu cầu của công việc.
Hướng dẫn các bước thực hiện.
Hướng dẫn cách thức thực hiện mỗi bước.
Làm mẫu.
Cho NV làm thử 5-10 lần, mỗi lần hãy quan sát và đánh giá kết quả ngay để theo dõi và điều chỉnh.
Xác định các phương pháp đánh giá kết quả đầu ra, nhất là liên quan đến khách hàng, khách hàng nội bộ để xem kết quả làm việc của NV.
Chính thức giao việc.
Điều chỉnh
Hãy nhớ rằng, giai đoạn ban đầu bao giỡ cũng khó khăn. Bạn đã phải nỗ lực như thế nào để chăm sóc cho một cây mới trồng. Khi cây đó đã lớn hơn, bạn chắc chắn sẽ nhàn hơn rất nhiều.

Trong thời gian đầu, bạn luôn luôn sát cánh bên NV, đừng bỏ mặc họ. Luôn đưa ra những giải đáp và thắc mắc của họ.

Với mỗi lần NV thao tác chưa đúng, hãy giải thích cho họ, tại sao họ phải làm như vậy, nếu họ vẫn làm như cũ hậu quả sẽ ra sao?