Kỹ năng đàm Phán

kỹ năng đàm phán
các dạng đàm phán

I
Đàm phán thương mại nói chung.
Đàm phán ngoại thương (quốc tế).

II
Đàm phán qua thư từ.
Đàm phán trực tiếp.
khái niệm về đàm phán (thương lượng)
Đàm phán trong tiếng Anh là "Negotiation" - Sự thương lượng, sự điều đình, sự dàn xếp.
"Thương" - Bàn bạc, thảo luận, trao đổi ý kiến, quan điểm qua lại với nhau.
"Lượng" - Đắn đo, cân nhắc, châm chước.
"Thương lượng là hai bên hay nhiều bên cùng nhau bàn bạc, đắn đo, chước lượng..., tính cho cân phận, đồng đều"
Huỳnh Tinh Của
"Thương lượng - Bàn tính, đắn đo cùng nhau".
Đào Duy Anh
"Thương lượng - Bàn bạc nhằm đi đến thoả thuận giải quyết vấn đề nào đó".
Nét chung: Thương lượng có hai bên hoặc nhiều bên tham gia mà mỗi bên có ý kiến, quan điểm, lập trường riêng của mình, nhưng lại muốn phía bên kia chấp thuận.
Từ điển tiếng Việt, Hà Nội 1987
Thực chất của đàm phán (thương lượng)
Có một xung đột lợi ích giữa hai bên hoặc nhiều bên. Điều đó có nghĩa là yêu cầu do một bên hoặc nhiều bên phía này đưa ra không tương ứng với đề nghị đưa ra từ phía bên kia.
Không có những quy tắc, thủ tục đã được thiết lập trước hoặc cố định, cho phép giải quyết xung đột này. Các bên tạo ra cách giải quyết của họ.
Các bên thích tìm kiếm một sự thoả thuận bằng cách thảo luận hơn là chiến đấu công khai, buộc phía bên kia phải đầu hàng, ngừng việc thương lượng hoặc tìm kiếm sự trọng tài của một quyền lực cao hơn.
Hai yếu tố của đàm phán:
:Phức tạp, khó nắm bắt, cần rèn luyện
sự xen lẫn của hai yếu tố
Các yếu tố chuyên môn, kỹ thuật: Lập luận, lo gic, chiến thuật
Các yếu tố của cuộc sống đời thường (tâm lý học): Cảm giác, tác phong, cách cư xử, lời nói, thiện cảm
định luật Pareto: 20 - 80
Khôn chết,
Dại chết,
Biết sống.
(Trang tử)

Đạo trời là rất thông minh, không hề thiên vị ai, nhưng vẫn giúp cho người khôn khéo hơn
(Tôn tử)
Sóng bao giờ cũng đứng về phía nhà hằng hải khéo léo
(Hibben)
sơ đồ tổng quát
của một cuộc đàm phán (thương lượng)
I
những đặc tính của những người đàm phán và của tổ chức
II
quá trình đàm phán
IV
kết quả
Điểm xuất phát
Văn hoá
III
Những điều kiện của đàm phán
I. Những đặc tính
của những người đàm phán và của tổ chức
1.1. Đặc điểm của tổ chức (doanh nghiệp)
Chiến lược của tổ chức.
Thể chế của tổ chức.

1.2. Đặc điểm của những người đàm phán
Tư cách cá nhân gắn với đàm phán.
Những đặc tính cá nhân không gắn với tư cách của người đàm phán.
Những phẩm chất của
người đàm phán thương mại
Những phẩm chất trong thực hiện nhiệm vụ.
Những phẩm chất của tính tấn công.
Những phẩm chất giao tiếp xã hội.
Những phẩm chất truyền đạt thông tin.
Những phẩm chất của quá trình suy nghĩ.
Những phẩm chất thuộc "cái tôi"
2. các nhà đàm phán và văn hoá (1)
I. Những phẩm chất của các nhà đàm phán kinh doanh Nhật Bản.
1. Chính xác, trước hết về giờ giấc.
2. Lễ độ.
3. Kiên nhẫn.
Mark Maoc Cormack, nhà nghiên cứu kinh tế Mỹ cho rằng các nhà doanh nghiệp Nhật là "Tổ sư Thiền học" trong đàm phán.
4. Trung thành.
2. các nhà đàm phán và văn hoá (2)
II. Những phẩm chất của các nhà kinh doanh Hoa Kỳ
- Thẳng thắn.
- Ưa trực diện.
- Các vấn đề được hay không, cách trả lời phải dứt khoát, không lấp lửng. Thời gian không quá dài.
- Thích giao dịch bằng Email, có nghĩa là vài tiếng sau chúng ta phải có trả lời.
- Có thói quen tôn trọng pháp luật, cả pháp luật của Hoa Kỳ và nước chủ nhà (VN). Điều này đòi hỏi phải dựa vào các luật sư trong quá trình đàm phán.
- Không thích có đoàn đàm phán đông người (5 -7 người).
- Không thông cảm với việc đàm phán qua phiên dịch.
- ấn tượng ban đầu là rất quan trọng (tránh sơ suất nhỏ ban đầu).
II. quá trình đàm phán
Quá trình đàm phán gồm 2 yếu tố:
2.1. Những chiến lược của quá trình đàm phán.
2.2. Những chiến thuật ở bàn đàm phán
2.1. hai chiến lược đàm phán (1)
1.Chiến lược tiêu biểu: Thống nhất.
a) Bản chất: Đòi hỏi sự hợp tác của các bên để tránh xung đột lợi ích nhằm làm cho tất cả các bên đều thu được lợi nhuận cao nhất.
b) Cách thức hợp tác: Đề ra nhiều giải pháp về sản xuất và dịch vụ để thoả mãn phía bên kia.
2.1. hai chiến lược đàm phán (2)
2. Chiến lược phân phối: Độc lập
a) Bản chất: Các bên không hợp tác và tìm cách đạt được sự nhượng bộ tối đa của phía bên kia để rồi áp đặt giải pháp của mình.
b) Đòi hỏi: Sự thuyết phục và tận dụng các đặc điểm của hoàn cảnh.
2.2. những chiến thuật ở bàn đàm phán
Chiến thuật ở bàn đàm phán gồm bốn bước:
1. Sự tiếp cận (làm quen ban đầu).
2. Trao đổi thông tin liên quan đến đàm phán.
3. Thuyết phục.
4. Nhượng bộ
Điều cần chú ý: Thời gian của các giai đoạn này tuỳ thuộc vào các nền văn hoá, thời gian tiếp cận và trao đổi thông tin ở Nhật dài hơn ở Mỹ và Pháp.
bốn bước đàm phán kinh doanh (1)
bốn bước đàm phán kinh doanh (2)
quan sát đối tác khi đàm phán
1. Phân loại nhanh khí chất
- Khí chất nóng.
- Khí chất trầm.
- Khí chất hoạt.
- Khí chất ưu sầu.
2. Quan sát chi tiết
- Gương mặt.
- Cánh tay.
- Bàn tay.
- Cơ thể (thân người).
trao đổi thông tin gắn với đàm phán
1. Hai cách cung cấp thông tin:
a) Bằng lời nói.
b) Không bằng lời nói.
2. Các chiến thuật được dùng khi trao đổi thông tin:
a) Sự cam kết.
b) Để lộ trò chơi.
c) Đặt câu hỏi.
3. Tác dụng:
a) Mở rộng thương lượng.
b) Chờ đợi.
thuyết phục
(ở Mỹ thì tách ra từ trước, ở nhật thì không phân biệt)
1. Đặt câu hỏi.
2. Những chiến thuật bằng lời nói có ảnh hưởng tích cực:
- Hứa hẹn.
- Khuyên bảo.
- Khích lệ, khen thưởng.
- Kêu gọi tích cực và theo chuẩn mực.
3. Chiến thuật uy thế tấn công.
- Đe doạ.
- Cảnh cáo.
- Trừng phạt.
Điều cần chú ý: Những chiến thuật bằng lời nói thường được kết hợp với những thông tin không bằng lời nói: im lặng, nhìn thẳng, ngắt lời.
trong đàm phán, các loại câu hỏi sau đây thường được sử dụng:
1. Câu hỏi đóng:
"Các ngài đã làm việc trong lĩnh vực này bao nhiêu năm?"
2. Câu hỏi mở:
"Ông nghĩ làm thế nào để phân phối mặt hàng này tại Hoa Kỳ?"
3. Câu hỏi định hướng sẵn:
- Câu hỏi phản: Dùng loại sản phẩm này tăng gấp 5 lần cơ mà!
- Câu hỏi khẳng định: Theo các ông sản phẩm làm bằng nguyên liệu của chúng tôi bán chạy cơ mà?
- Câu hỏi đệm: Tăng bao nhiêu theo các ông là có thể chấp nhận được?
- Câu hỏi bẫy:
+ Con có thể hút thuốc lá trong khi cầu nguyện không?
+ Con có thể cầu nguyện trong khi hút thuốc lá không?
9 bước thuyết phục đối tác đàm phán
1. Thu thập thông tin cơ bản về đối tác (càng chi tiết càng tốt)
2. Đặt mục tiêu có tính khả thi. Cần đưa ra những mục tiêu cụ thể của từng bước đàm phán.
3. Chuẩn bị tốt những tài liệu cần thiết.
4. Tập dượt cách trình bày.
5. Xây dựng mối thiện cảm qua cách quan sát tinh tế.
6. Quan sát khi đàm phán.
7. Đặt những câu hỏi và lắng nghe.
8. Đưa ra những dẫn chứng tình huống.
9. Đưa ra những giải pháp hiệu quả.

những nhượng bộ, thoả hiệp trong đàm phán

1. Sự thoả hiệp là kết quả của nhượng bộ và thoả hiệp.
2. Mức độ nhượng bộ phụ thuộc:
a) Mục tiêu đám phán mà mỗi bên đặt ra.
b) Quyền lực mà mỗi bên có được khi đàm phán.
c) Bối cảnh diễn ra đàm phán.
3. Hai mức độ thoả hiệp trong đàm phán
a) Thoả hiệp từng phần.
b) Thoả hiệp toàn bộ.

Kết quả đàm phán bao giờ cũng là sự thoả hiệp của các bên
III. Những điều kiện đàm phán
Những điều kiện đàm phán (thương lượng) gồm:
3.1. Mục đích của đàm phán.
3.2. Quyền lực trong đàm phán.
3.3. Các điều kiện khác của đàm phán.
3.4. Chuẩn bị cho một cuộc đàm phán.
3.5. Phương pháp đàm phán.
3.1. mục tiêu của đàm phán
1. Điểm chết
Mục tiêu thực mà mỗi bên đặt ra khi đàm phán và không được tiết lộ.
2. Các điều khoản (mục tiêu trung gian)
Mục tiêu cụ thể cần đạt được thể hiện ở các điều khoản hợp đồng.
(Sẽ được xem xét ở sau)
Đừng nói ra những gì mình muốn, mà nếu bị hỏi, hãy nói điều ngược lại.
(Trang tử)
3.2. quyền lực (1)
Bước vào đàm phán, các bên phải biết và sử dụng quyền lực mà mình có được.
1. Ba dạng quyền lực phổ biến:
a) Bạo lực tạo nên quyền lực.
b) Tiền tạo nên quyền lực.
c) Tri thức (bao gồm: thông tin, khả năng kiểm định) tạo nên quyền lực.
Loại quyền lực này đòi hỏi thu hút các chuyên gia giỏi tham gia đàm phán.
3.2. quyền lực (2)
2. Những dạng quyền lực khác trong đàm phán:
a) Tính chất độc nhất, độc đáo của sản phẩm (độc quyền).
b) Quyền truyền thống (người mua ở Nhật có quyền hơn người bán).
c) Chức vụ, tính hợp pháp của các thành viên trong đoàn đàm phán.
d) Đức tin trong đàm phán.
tại cuộc đàm phán ở pari
Ngoại trưởng Mỹ:
Tôi đại diện cho 250 triệu người Mỹ đến đàm phán với ông.
Cố vấn Lê Đức Thọ:
Tôi đại diện cho một dân tộc với hơn 4000 năm lịch sử đến đàm phán với ông.
(Nguồn: TS. Thế Hùng, "Cẩm nang ứng xử")
3.3. các điều kiện khác của đàm phán
1. Thời gian.
a) Không nên vội vã hơn so với phía đối tác đàm phán.
b) Hãy kiên trì tấn công ở giai đoạn cuối của cuộc đàm phán.
2. Số người tham gia.
a) Đàm phán mua bán ít nhất phải có 2 người.
b) Số người đàm phán có thể tăng lên tuỳ theo mức độ khó khăn, quy mô của nhiệm vụ phải đàm phán.
c) Số lượng của mỗi bên là ngang nhau.
3. Số người dự thính đàm phán.
4. Địa điểm đàm phán.
5. Sự xếp đặt của địa điểm đàm phán.
- Gần nhau là hữu nghị.
- Phụ thuộc vào từng nền văn hoá. Khi đàm phán với Nhật, người đối thoại chính không ngồi đối mặt nhau.
3.4. chuẩn bị cho một cuộc đàm phán
1. Lựa chọn những người (ê-kíp) tham gia đoàn đàm phán: Xác định vai trò mà mỗi bên cần đóng (cứng rắn, mềm dẻo, sẵn sàng nhượng bộ).
2. Xác định trước mục tiêu của đàm phán.
3. Các bước chuẩn bị khác cho cuộc đàm phán:
a) Đánh giá tiến trình đám phán và những người tham dự của phía bên kia: Đòi hỏi được cung cấp thông tin; tự tìm hiểu về đối tác kinh doanh.
Điều cần chú ý: Thông tin về cá nhân của người dự đàm phán là quan trọng.
b) Tìm kiếm các thông tin bổ sung (không bao giờ đủ thông tin, do đó phải đưa ra các giả định).
c) Chương trình nghị sự: Nên đi từ vấn đề dễ đến vấn đề khó.
d) Chuẩn bị trước chiến lược nhượng bộ, thoả hiệp.
e) Hoàn cảnh đàm phán: Địa điểm, bố trí, số người.
3.5. Phương pháp đàm phán
(thương lượng)
Hai phương pháp đàm phán:

1. Phương pháp đàm phán cổ điển.

2. Phương pháp đàm phán có nguyên tắc.
1. phương pháp đàm phán cổ điển
a) Đặc điểm:
"Lựa chọn giữa đạt được điều mình muốn và giữ được quan hệ".
b) Có 2 cực "Cứng" và "Mềm":
+ "Cứng":
- Mặc cả lập trường.
- Đọ sức chịu đựng đòi đối phương nhượng bộ
+ "Mềm":
- Lợi ích chung.
- Lợi ích đối kháng được xem xét khách quan và độc lập.
2. phương pháp đàm phán có nguyên tắc
- Cứng rắn về giá trị và mềm mỏng với con người.
- Giá trị được xây dựng trên cơ sở:
+ Lợi ích chung.
+ Lợi ích đối kháng được xem xét khách quan độc lập.
phương pháp đàm phán có nguyên tắc
1. Người đàm phán là con người.
2. Mỗi người đàm phán đều có 2 loại lợi ích là nội dung vấn đề (nội dung đàm phán) và quan hệ.
3. Quan hệ giữa các bên có xu hướng bị vấn đề đàm phán chi phối.
4. Xây dựng quan hệ trên cơ sở:
a) Nhận thức chính xác hai phía.
b) Thông tin rõ ràng, không suy diễn.
c) Tình cảm thích hợp.
tách con người khỏi vấn đề
phương pháp đàm phán có nguyên tắc
1. Điều nên làm:
a) Hãy đặt mình vào vị trí người khác.
b) Thảo luận quan điểm của nhau.
c) Hiểu xúc cảm của chính bạn (là người đàm phán).
d) Lắng nghe tích cực và nắm bắt điều đối tác (phía bên kia) nói.
e) Nói có mục đích, dễ hiểu.
g) Đối mặt với công việc, không phải với con người.
2. Điều nên tránh:
a) Đừng suy diễn ý định của người khác.
b) Đừng phản ứng trước những lời tức giận.
tách con người khỏi vấn đề
phương pháp đàm phán có nguyên tắc
Giải pháp sáng suốt là điều hoà lợi ích chứ không phải lập trường.
a) Lợi ích xác định vấn đề.
b) Mỗi bên đều có nhiều lợi ích.
c) Lợi ích mạnh mẽ nhất là những nhu cầu cơ bản của con người (an toàn, kinh tế, được tôn trọng).
d) Công nhận lợi ích của bên kia là một phần của vấn đề.
e) Nhìn về phía trước, không nhìn về phía sau (đàm phán mục đích, chứ không phải lý do).
tập trung vào lợi ích
phương pháp đàm phán có nguyên tắc
Trở ngại của việc tạo nhiều phương án:
a) Suy nghĩ vội vàng (tư tưởng phê phán cái mới).
b) Tìm kiếm tới giải pháp duy nhất (thu hẹp khoảng cách lập trường).
c) Suy nghĩ về "Tổng cố định".
e) Cho rằng "Việc ai nấy làm"
tạo các phương án cùng đạt mục đích
So sánh các phương pháp đàm phán
So sánh các phương pháp đàm phán
IV. Kết quả đàm phán kinh doanh
Kết quả đàm phán được thể hiện
ở ký kết được
Bản Hợp Đồng
bản chất của 1 bản hợp đồng
1. Hợp đồng đạt được thông qua sự thương lượng có thể chính thức hoặc không chính thức.
2. Mọi hợp đồng đều bắt đầu bằng một lời mời - Một lời đề nghị. Một bên có thể đưa ra điều khoản của hợp đồng.
Một lời đề nghị phải có mục đích rõ ràng và phải được truyền đạt đến các bên khác.
3. Một lời đề nghị có thể được rút lại trước khi nó được chấp thuận.
4. Sự chấp thuận một lời đề nghị là vô điều kiện và được truyền đạt một cách rõ ràng.
Sự chấp thuận có điều kiện là một lời đề nghị đối lập, và vì vậy, nó không được chấp thuận.
5. Sự trao đổi hợp đồng có nghĩa là một bên hứa làm một việc gì đó, còn bên kia hứa sẽ hoàn trả giá trị của việc đó.
Tính hợp pháp của một hợp đồng
I. Chú ý:
Hãy cân nhắc thật kỹ lưỡng các điều khoản và điều kiện của hợp đồng, đặc biệt là phương thức và thời gian trả tiền và giao hàng.
Hãy thu thập đầy đủ thông tin cần thiết trước khi ký kết hợp đồng.
Nếu có một vụ tranh chấp hợp đồng, chúng ta sẽ ở vào địa vị hợp pháp hơn, nếu chúng ta đã thương lượng kỹ lưỡng về các điều khoản và điều kiện của mình.
II. Nội dung hợp đồng (xét từ giác độ hợp pháp)
1. Một thoả thuận phải nêu rõ lợi ích của cả hai phía.
Một thoả thuận không nên đặt ra trách nhiệm quá lớn hoặc một gánh nặng chỉ cho riêng phía bên nào.
2. Tất cả các điều khoản trong bản thoả thuận phải đựơc xác định trên cơ sở đảm bảo rằng các điều khoản được viết theo một ngôn ngữ thống nhất.
3. Phải nêu cụ thể mọi quyền lợi và trách nhiệm của mỗi bên trong bản thoả thuận. Hãy tìm hiểu luật pháp của nước mà chúng ta muốn có quan hệ thương mại và bảo đảm rằng chúng ta có thể làm ăn (kinh doanh) theo luật đó.
4. Phải tuyên bố nơi mà bản thoả thuận có hiệu lực pháp lý nếu sẽ có tranh chấp.
5. Phải chỉ rõ tranh chấp hợp đồng được giải quyết như thế nào. Có thể nêu rõ muốn trọng tài giải quyết tranh chấp hơn là hệ thống pháp luật.
6. Phải tìm hiểu về luật pháp và giá trị pháp lý của bản hợp đồng trước khi chấp nhận bản hợp đồng đó.
những đặc điểm về điều khoản hợp đồng với thị trường mỹ
1. Đòi hỏi tính ổn định rất cao về thời gian giao hàng, về chất lượng và số lượng sản phẩm.
2. Có hàng rào kỹ thuật chặt chẽ (quy định về an toàn thực phẩm, về an ninh xã hội hay trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp".
Mỹ có luật trách nhiệm hàng hoá.
3. Định giá không quá thấp, vì nếu không, sẽ bị tố cáo là bán phá giá.
kỹ thuật dùng từ ngữ và văn phạm trong văn bản hợp đồng
1. Từ ngữ được sử dụng trong văn bản hợp đồng phải:
- Đảm bảo tính chính xác cao;
- Đảm bảo tính cụ thể;
- Đảm bảo tính đơn nghĩa.
2. Trong văn bản hợp đồng, chỉ được sử dụng các từ thông dụng, phổ biến, tránh dùng các thổ ngữ (từ địa phương) hoặc tiếng lóng.
3. Trong văn bản hợp đồng, không được tuỳ tiện ghép chữ, ghép tiếng và không được tuỳ tiện thay đổi từ ngữ pháp lý.
4. Trong văn bản hợp đồng, không được dùng chữ thừa vô ích, không tuỳ tiện dùng chữ "v.v..." hoặc dấu "...".
5. Trong văn bản hợp đồng, văn phạm phải nghiêm túc, dứt khoát.
6. Trong văn bản hợp đồng, văn phạm phải rõ ràng, ngắn gọn và đủ ý.