Khái niệm Tài liệu điện tử

1.1. Khái niệm về tài liệu lưu trữ điện tử
Một tài liệu là thông tin được ghi lại, được làm ra hay nhận được trong quá trình triển khai, thực hiện hay hoàn tất một hoạt động của cá nhân hay của cơ quan, tổ chức và bao gồm nội dung, bối cảnh và cấu trúc đủ để cung cấp bằng chứng về hoạt động đó.
Quan niệm về bối cảnh được gắn với môi trường của tài liệu đó, chẳng hạn như giai đoạn tạo lập tài liệu, tức là, chức năng đã tạo ra tài liệu. ở đây có ít nhất 3 khía cạnh của khái niệm về bối cảnh của tài liệu. Thứ nhất là những thông tin bối cảnh có chứa trong tài liệu (chữ ký của quan chức thừa hành). Thứ hai là mối quan hệ giữa một tài liệu và các tài liệu khác trong fond. Và, thứ ba là hoạt động mà trong đó tài liệu được tạo ra. Quan niệm về cấu trúc được gắn với câu hỏi là tài liệu được ghi lại như thế nào, nó bao gồm việc sử dụng các ký hiệu, cách sắp xếp (layout), thể loại (format), phương tiện vật lý v.v... Đối với tài liệu điện tử thì việc phân định rõ ràng giữa cấu trúc vật lý và cấu trúc lô gic là điều cần thiết.
Khái niệm về tài liệu như vậy được dùng không hề lệ thuộc vào thể loại (format) hay phương tiện ghi tin.
Các hệ thống lưu trữ tài liệu hay hệ thống quản lý tài liệu được thiết lập để bảo quản và tra tìm tài liệu theo một cách thích hợp. Hệ thống lưu trữ tài liệu là một hệ thống thông tin được xây dựng nhằm mục đích bảo quản và tra cứu tài liệu. Hệ thống được tổ chức để kiểm soát những chức năng cụ thể trong việc tạo lập, bảo quản và tiếp cận tra cứu sử dụng nhằm bảo vệ tính xác thực và độ tin cậy của tài liệu. Như vậy, hệ thống là công cụ chính để bảo quản tài liệu và làm cho chúng luôn sẵn sàng cho việc khai thác sử dụng. Tuy nhiên, hệ thống lưu giữ tài liệu đồng thời cũng là một phần của bối cảnh của một tài liệu. Hệ thống sẽ cung cấp những thông tin bối cảnh có vai trò thiết yếu để “chứng minh” tính xác thực của tài liệu và cũng có thể cung cấp những thông tin bối cảnh cần thiết cho việc hiểu đúng về nội dung của nó.
Trong khi các khái niệm “tài liệu” và “hệ thống lưu trữ tài liệu” áp dụng chung cho tài liệu ở bất kỳ dạng nào thì một số nét đặc sắc của tài liệu điện tử có ảnh hưởng tới các chiến lược và phương pháp hữu hiệu trong quản lý và bảo quản lâu dài tài liệu điện tử. Những đặc điểm đó giúp cho việc phân biệt một tài liệu điện tử với một tài liệu trên nền giấy truyền thống, đồng thời, đòi hỏi phải áp dụng những phương pháp mới trong việc thực thi một số chức năng quản lý văn thư và lưu trữ cơ bản nhất. Vì vậy, cần phải hiểu rõ các đặc điểm đó để có thể nhận diện tài liệu điện tử cũng như quản lý chúng theo đúng những nguyên tắc lưu trữ tài liệu chuẩn mực.
Một tài liệu điện tử là một tài liệu thích hợp cho việc chỉnh sửa, truyền tải hay xử lý bằng một máy tính kỹ thuật số. Những đặc điểm dưới đây sẽ phân biệt tài liệu điện tử với những tài liệu khác ở dạng truyền thống:
- Việc ghi tin và sử dụng các ký hiệu. Nội dung của một tài liệu truyền thống được ghi trên một phương tiện vật lý (giấy...) và bằng cách sử dụng các ký hiệu (alphabet, chữ số, v.v...) mà con người có thể tiếp cận (đọc) trực tiếp được. Tuy nhiên, nội dung của một tài liệu điện tử, được ghi theo cách thức và trên một phương tiện vật lý (với mật độ cao trên một thiết bị từ tính hay quang học) mà con người không thể tiếp cận (đọc) trực tiếp được và được biểu diễn bởi các ký hiệu (ký tự nhị phân) bắt buộc phải được giải mã. Nói chung, khi một tài liệu điện tử được làm ra và lưu lại, nó được chuyển giao và chuyển đổi từ một dạng thức (format) người đọc sang đọc bằng máy. Phiên bản đọc bằng máy đó chính là phần thông tin được ghi lại cấu thành tài liệu.
Để tra cứu sử dụng tài liệu, việc chuyển giao và chuyển đổi sẽ đi theo chiều ngược lại. Do con người không thể đọc được tài liệu điện tử như nó vốn có nên điều quyết định là sự chuyển đổi trở lại dạng thức người đọc được phải theo đúng các chỉ tiêu kỹ thuật như chúng đã được sử dụng để chuyển đổi ban đầu. Để đạt được điều đó đòi hỏi người ta không chỉ phải bảo quản an toàn tài liệu mà còn phải có các phương tiện cần thiết (phần cứng và phần mềm) để đọc tài liệu