In ấn trong Windows

BÀI : IN ẤN TRONG WINDOWS XP
Tổng quan
Máy in là một trong những thiết bị ngoại vi thông dụng nhất mà mọi người thường sử dụng với máy tính. Máy in cục bộ (local printer) là máy được cắm trực tiếp vào máy tính thông qua các cổng LPT, COM, hoặc USB. Máy in mạng (network printer) là máy được cắm ở máy khác và chia sẻ để sử dụng với máy khác trên mạng.
Bổ sung trình điều khiển của máy in
In một tài liệu
Theo dõi quá trình in
Thay đổi các thiết đặt của máy in
Sử dụng máy in mạng
Bổ xung trình điều khiển của máy in - 1
Dù máy in cục bộ hay máy in mạng thì muốn sử dụng máy trước hết ta cần phải cài đặt trình điều khiển (driver) cho máy.
Bạn có thể dễ dàng và nhanh chóng thiết đặt máy in nhờ có thuật sĩ (Wizard) Add a Printer (Thêm máy in), một chương trình hướng dẫn thiết đặt máy in từng bước một.
Chú ý: Trước khi bắt đầu hãy chắc chắn máy in của bạn đã nối đúng với máy tính và biết chắc loại máy in. Nếu bạn định sử dụng máy in được chia sẻ trong mạng, bạn cũng cần phải biết đường dẫn tới nó (chẳng hạn, \Maychu_InMayin1 có thể là đường dẫn tới máy in mạng). Hoặc bạn có thể tìm máy in trong My Network Places và sau đó nháy đúp biểu tượng của nó để thiết đặt.
Để thiết đặt máy in chúng ta thực hiện những bước sau đây:
Nháy vào nút Start, trỏ vào Setting sau đó nháy Printers and Faxes.
Nháy đúp vào Add a Printer, máy sẽ hiện ra màn hình Welcome, nhấn nút Next.

Bổ xung trình điều khiển của máy in - 2
Lựa chọn Local printer attached to this computer nếu là máy in cục bộ, chọn mục A network printer, or a printer attached to another computer nếu là máy in mạng. Nhấn nút Next để chuyển sang màn hình kế tiếp
Nếu là máy in cục bộ thì lựa chọn cổng kết nối với máy in, còn nếu là máy in mạng thì nhập vào đường dẫn (ví dụ \VNDS_SVRHPLASER6P). Nhấn nút Next để chuyển sang màn hình kế tiếp
Bổ xung trình điều khiển của máy in - 3
Lựa chọn hãng sản xuất máy in trong danh sách Manufactures, sau đó lựa chọn Model của máy in trong danh sách Printers ở bên phải. Nếu Model của máy in không có trong danh sách này thì nhấn nút Have Disk và lựa chọn ổ đĩa hoặc thư mục có chứa bộ cài đặt trình điều khiển của máy in. Thông thường khi mua máy in thì hãng sản xuất thường cung cấp đĩa CD-ROM có chứa bộ cài đặt trình điều khiển đi kèm.
Bổ xung trình điều khiển của máy in - 4
Tiếp tục thực hiện các bước tiếp theo như đặt tên cho máy in, cho phép in thử hay không…Sau khi cài đặt xong thì tên của máy in sẽ xuất hiện trong danh sách cửa sổ Printers.
Đối với máy in được chia sẻ trên mạng, bạn có thể thiết đặt nhanh bằng cách nháy đúp biểu tượng My Network Places, kết nối vào máy tính có chứa máy in mạng sau đó nháy ở biểu tượng máy in thì trình điều khiển máy in sẽ được tự động cài đặt lên máy tính của bạn
Bổ xung trình điều khiển của máy in - 5
In một tài liệu - 1
Sau khi đã thiết đặt máy in, bạn có thể dễ dàng in các tài liệu của mình. Mục này chỉ giới thiệu cách thức in một tệp văn bản, cụ thể là tệp văn bản được soạn thảo bằng Microsoft Word.
Khi tệp văn bản đang được mở bởi Word, muốn in một tài liệu bạn hãy nháy vào File trên thanh bảng chọn của màn hình soạn thảo của Word và nháy vào lệnh Print. Một hộp hội thoại hiện ra cho phép bạn lấy các tuỳ chọn (in cả tài liệu hay một số trang, in ngang hay dọc giấy .v.v.), sau đó nháy OK để in.
Bạn cũng có thể in một cách dễ dàng ngay cả khi tệp văn bản không được mở. Dùng My Computer hay Windows Explorer để hiển thị tệp văn bản của bạn và kéo biểu tượng của tệp văn bản của bạn vào biểu tượng của một máy in trên màn hình hoặc nháy chuột phải vào tệp và chọn chức năng Print (hoặc chọn menu FilePrint). Để dễ dàng truy nhập bạn nên tạo một biểu tượng cho máy in trên màn hình. Muốn đưa máy in ra màn hình bạn chỉ cần “kéo” và “thả” nó từ thư mục Printers vào màn hình. Biểu tượng nằm trên màn hình chính là một “đường tắt” đến máy in của bạn.
Khi tệp văn bản đang được in, một biểu tượng máy in xuất hiện ngay bên cạnh đồng hồ trên thanh công cụ. Khi biểu tượng này bị tắt là tệp văn bản của bạn đã được in xong
In một tài liệu - 2
Theo dõi quá trình in
Xem các tệp đang in
Tạm dừng và in lại
Hủy bỏ lệnh in


a. Xem các tệp đang in - 1

Đôi khi chúng ta thực hiện việc in nhiều tệp văn bản liền nhau và do sự khác biệt trong tốc độ xử lý giữa máy tính và máy in, các tệp văn bản được xếp vào bộ nhớ đệm để đợi. Cũng có khi do sự cố khi in (kẹt giấy, hết mực in, v.v.) chúng ta cần phải biết được phần công việc đã được thực hiện.
Để xem các tệp văn bản đang chuẩn bị được in, bạn thực hiện các thao tác sau:
Nháy nút Start, trỏ vào Settings (Thiết đặt) và sau đó nháy Printers and Faxes(Máy in).
Nháy đúp ở biểu tượng của máy in bạn muốn xem. Cửa sổ Printer (Máy in) xuất hiện liệt kê văn bản đang được in và những văn bản đang xếp hàng đợi
Trên cửa sổ Printer bạn sẽ tìm thấy các thông tin hữu ích chẳng hạn như trạng thái in, người in, thời gian bắt đầu in, v.v. Khi một tệp văn bản được in xong, tên và biểu tượng của nó sẽ được xóa khỏi cửa sổ.
a. Xem các tệp đang in - 2

b. Tạm dừng và in lại
Có khi bạn cần phải tạm dừng tiến trình in để sửa đổi lại tư liệu hoặc nạp một kiểu giấy khác. Với Windows bạn có thể dễ dàng ngưng tiến trình in từ thư mục Printers và có thể in tiếp vào bất kỳ lúc nào.
Muốn tạm dừng in một tài liệu trong cửa sổ Printer chọn tên tệp đang nằm trong danh sách hàng đợi sau đó chọn mục PrinterPause Printing
c. Hủy bỏ lệnh in

Đôi khi máy tính đã xử lý xong những tệp cần in và vì những lý do gì đó chúng ta không muốn in trên máy in nữa. Cửa sổ Printer cũng cho ta khả năng xóa những tệp văn bản như thế.
Muốn hủy bỏ lệnh in đối với những tệp ta không cần in nữa, bạn hãy nháy vào tên tệp trong cửa sổ Printer, sau đó nháy menu PrinterDocumentCancel. Sau vài giây, tên tệp văn bản đó sẽ bị xóa khỏi cửa sổ.
Nếu muốn huỷ bỏ toàn bộ các tài liệu đang nằm trong danh sách hàng đợi thì chọn chức năng PrinterCancel all documents.
Nếu muốn xóa đồng thời, chúng ta giữ phím Ctrl ở trạng thái nhấn để đánh dấu đồng thời nhiều tệp văn bản
Thay đổi các thiết đặt của máy in - 1
Cửa sổ Printer còn cung cấp cho chúng ta các khả năng thay đổi các thiết đặt của máy in để phù hợp với từng máy in cụ thể ta đang sử dụng.
Nháy Start, trỏ vào Settings và nháy Printers and Faxes để mở thư mục Printers.
Nháy biểu tượng tương ứng của máy in ta đang sử dụng.
Nháy FileProperties (Tính chất).
Các thiết đặt mà bạn có thể đặt lại thay đổi phụ thuộc vào kiểu của máy in và chế độ thiết đặt. Ví dụ như đối với máy in HP LaserJet 6P/6MP thiết đặt theo chế độ PostScript thì những tham số có thể thiết đặt lại được minh họa như ở hình 4.4. Bạn hãy nháy vào mỗi nhãn để xem các tùy chọn cụ thể
Thay đổi các tính chất của máy in sẽ làm thay đổi chất lượng in của mọi văn bản bạn sẽ in trên máy in đó kể từ khi thiết đặt lại. Để hạn chế các thay đổi đó chỉ tác động tới một văn bản, tốt hơn hết là bạn sử dụng lệnh Page Setup (Thiết đặt giấy in) hay Print Setup (Thiết đặt máy in) trong bảng chọn File (Tệp) trong chương trình soạn thảo văn bản bạn đang sử dụng
Thay đổi các thiết đặt của máy in - 2
a. Thay đổi cỡ giấy in và chiều in - 1
Thông thường một máy in có thể hỗ trợ các thao tác in trên nhiều loại giấy in có kích thước khác nhau và theo hai chiều in: Portrait (Dọc) và Landscape (Ngang). Tùy theo từng công việc cụ thể bạn cần phải thiết đặt lại, chẳng hạn để in trên giấy khổ A4 hay trên phong bì. Để thực hiện các thiết đặt đó:
Nháy Start, trỏ vào Settings và nháy Printers and Faxes để mở thư mục Printers.
Nháy biểu tượng tương ứng của máy in ta đang sử dụng.
Nháy FileProperties (Tính chất).
Nháy nhãn General, sau đó nhấn nút Print Preferences và thay đổi các thiết đặt cần thiết về hướng in và khổ giấy in.
a. Thay đổi cỡ giấy in và chiều in - 2

Các khả năng thiết đặt phụ thuộc vào kiểu máy in của bạn. Thay đổi các tính chất của máy in sẽ làm thay đổi chất lượng in của mọi văn bản bạn sẽ in trên máy in đó kể từ khi thiết đặt lại. Để hạn chế các thay đổi đó chỉ tác động tới một văn bản, tốt hơn hết là bạn sử dụng lệnh Page Setup (Thiết đặt giấy in) hay Print Setup (Thiết đặt máy in) trong bảng chọn File (Tệp) trong chương trình soạn thảo văn bản bạn đang sử dụng.
Ngoài các thiết đặt thông thường về giấy in, chúng ta còn có thể thiết đặt các chế độ cho chất lượng in: Draft (Thô), High Quality (Chất lượng cao), Standard (Chuẩn) hay Save Toner (Tiết kiệm mực in), chọn phông chữ, các chế độ đồ họa cũng như đường dẫn tới máy in, bộ nhớ tối đa, v.v. Để thực hiện các thiết đặt đó bạn hãy nháy các nhãn tương ứng trên cửa sổ Printer Properties (Thuộc tính máy in).
b. Xác định máy in ngầm định
Nếu máy tính nối với nhiều máy in, bạn phải lựa chọn một máy in ngầm định (Default Printer). Máy in ngầm định mà bạn ấn định trong Windows sẽ là máy in mà các ứng dụng sẽ tự động dùng khi bạn chọn in. Máy in ngầm định là máy sẽ in hầu hết các tài liệu của bạn.
Để xác định máy in ngầm định hãy thực hiện các thao tác sau:
Nháy Start, trỏ vào Settings và nháy Printers and Faxes để mở thư mục Printers and Faxes.
Nháy chuột phải vào máy in muốn làm máy in ngầm định sau đó chọn chức năng Set as Default Printer.
Hoặc lựa chọn máy in muốn làm máy in ngầm định sau đó chọn chức năng FileSet a Default Printer.
Một biểu tượng có chấm đen tròn sẽ xuất hiện ở góc phải trên cùng của tên máy in ngầm định.
Sử dụng máy in mạng
Khi bạn được truy nhập vào một mạng và trên mạng có máy in, bạn có thể thiết đặt để sử dụng các máy in được chia sẻ trên mạng. Khi đã được thiết đặt, bạn có thể sử dụng máy in đó y hệt như máy in được kết nối với bản thân máy của bạn
Cài đặt máy in mạng
Chia sẻ máy in để sử dụng trên mạng
a. Cài đặt máy in mạng - 1
Bạn có thể thiết đặt nhanh bằng các thao tác sau:
Nháy đúp biểu tượng My Network Places trên màn hình Desktop.
Chọn mục View Workgroup Computers để hiện danh sách các máy tính trong mạng.
Nháy đúp vào máy tính có chứa máy in mạng, danh sách các máy in được chia sẻ trên máy tính đó sẽ xuất hiện
Nháy đúp ở biểu tượng máy in cần cài đặt thì trình điều khiển máy in sẽ được tự động cài đặt lên máy tính của bạn.
Chú ý: Ta có thể kết nối nhanh vào máy tính có máy in trên mạng bằng cách nháy nút Start, chọn mục Run, sau đó gõ vào \tenmaytinh sau đó nhấn nút OK.
a. Cài đặt máy in mạng - 2
b. Chia sẻ máy in để sử dụng trên mạng - 1
Một khi bạn có máy in được kết nối vào máy tính của bạn, bạn có thể chia sẻ máy in để người khác trên mạng cùng sử dụng.
Để chia sẻ máy in mạng hãy thực hiện các thao tác sau.
Nháy Start, trỏ vào Settings và nháy Printers and Faxes để mở thư mục Printers and Faxes.
Chọn máy in cần chia sẻ trong danh sách, sau đó chọn menu FileFile and Sharing (hoặc nháy chuột phải vào tên máy in sau đó chọn chức năng Sharing).
Chọn mục Share this Printer, sau đó nhập tên chia sẻ của máy in vào ô Share Name và nhấn OK.
Nếu sau khi đã chia sẻ máy in mà máy tính khác kết nối vào máy tính của bạn mà vẫn không thấy tên máy in hiện ra thì cần thực hiện tiếp các thao tác sau:
Nháy chuột phải vào mục My Network Places trên màn hình Desktop và chọn mục Properties.
Nháy chuột phải vào muc Local Area Network và chọn mục Properties
b. Chia sẻ máy in để sử dụng trên mạng - 2

Đánh dấu vào mục File and Printer Sharing for Microsoft Network, nếu không có mục này thì nhấn nút Install sau đó chọn Client và nhấn nút Add, sau đó chọn mục File and Printer Sharing for Microsoft Network để cài đặt dịch vụ này