Hướng dẫn trình bày PowerPoint

Bài 7: Hướng dẫn trình bày
Nguyễn Xuân Thành
Nghiên cứu Tình huống
Tháng 8 năm 2007
Mục đích của bài trình bày
Xác định rõ một mục đích cụ thể của bài trình bày
Để thuyết phục ai làm gì?
Để dạy ai về cái gì?
Đặt và trả lời các câu hỏi giúp xác định mục đích của bài trình bày
Tại sao mình làm bài trình bày này?
Sau khi trình bày xong, mình muốn người nghe có cảm nhận gì, có hành động gì?

Xác định cấu trúc và những nội dung, thông tin chính của bài trình bày
Cấu trúc và nội dung phải được dựa trên:
Mục đích của bài trình bày
Kết quả nghiên cứu
Đối tượng nghe
Năng lực của người trình bày
Thời gian trình bày
Đảm bảo tính lô-gíc, đơn giản và nhất quán về cấu trúc và nội dung trình bày
Các phần trình bày phải gắn kết và cùng phục vụ cho mục đích đã xác định của bài trình bày
Cắt bỏ những thông tin có thể làm người nghe bị lệch hướng hay mất tập trung
Linh hoạt trong lúc trình bày
Sẵn sàng điều chỉnh nội dung (thêm hay bỏ bớt) trong quá trình trình bày nếu cần thiết.
Chọn phương thức trình bày
Trình bày một chiều hay thúc đẩy sự tương tác giữa người nói và người nghe?
Kết hợp trình bày với thảo luận và hỏi đáp hay tách biệt thành các phần riêng?
Sử dụng công cụ hỗ trợ:
Hình chiếu
Bảng
Soạn tài liệu hỗ trợ trình bày
Sử dụng tập tin hình chiếu làm tài liệu hỗ trợ
Soạn ghi chú chi tiết hơn nếu cần
Trách đọc nguyên văn từ tài liệu đã soạn sẵn hay từ hình chiếu

Chọn người trình bày
Tình huống lý tưởng: người trình bày là người
Nắm chắc nội dung trình bày nhất
Có kỹ năng trình bày tốt nhất
Thực tế: đánh đổi giữa hai kỹ năng
Nhiều người cùng trình bày
Mỗi người trình bày nội dung mà mình nắm chắc nhất và có kỹ năng diễn đạt tốt nhất
Đảm bảo tính liên tục giữa những người trình bày



Trả lời câu hỏi
Trả lời đúng vào ý được hỏi một cách ngắn gọn
Hỏi lại nếu người hỏi đưa ra câu hỏi dài dòng và không rõ ràng
Trả lời không biết một cách thẳng thắn nếu mình thực sự không biết câu trả lời
Hỏi xem các thành viên trong nhóm có thể trả lời thay hay bổ sung thêm cho phần trả lời của mình
Đối với các câu hỏi trong lúc trình bày, có thể trả lời ngay hoặc hứa sẽ trả lời sau khi kết thúc trình bày.
Soạn hình chiếu trên PowerPoint
PowerPoint chỉ là công cụ, chứ không phải là tâm điểm của bài trình bày
Những nguyên tắc chính
PowerPoint chỉ là công cụ, chứ không phải là tâm điểm của bài trình bày
Ít là nhiều: Số lượng hình chiếu phù hợp với thời gian trình bày cho phép
Người nghe trình bày có thể đọc các nội dung thể hiện ở hình chiếu trong một thời gian ngắn

Chọn định dạng cho hình chiếu
Chọn định dạng phù hợp với mục đích/nội dung/bối cảnh của bài trình bày
Chọn định dạng phù hợp với tình năng của máy chiếu và phòng trình bày
Đảm bảo sự rõ ràng của nội dung trình bày trên các hình chiếu
Có thể sử dụng hình ảnh làm nền để minh họa cho mục đích/nội dung chính của bài trình bày, nhưng không được giảm sự rõ ràng của nội dung trình bày

Trang tiêu đề
Tiêu đề của bài trình bày
Bối cảnh
Người hay nhóm trình bày
Địa điểm
Thời gian
Trang tóm lược nội dung trình bày:
Nên các một hình chiếu tóm lược nội dung trình bày ngay sau hình chiếu tiêu đề nếu bài trình bày dài với nhiều chủ đề.



Các trang nội dung
Nêu các ý chính dưới dạng gạch đầu dòng
Không tham đưa quá nhiều chữ vào trong một hình chiếu
Tránh chép nguyên các đoạn văn dài trong bài viết hoàn chỉnh vào hình chiếu
Duy trì tính nhất quán và lô-gíc trong trật tự các ý chính và ý phụ
Các ý gạch đầu dòng phải gắn kết với nhau, chứ không phải là một danh mục tập hợp các ý một cách ngẫu nhiên
Sử dụng hình ảnh, bảng biểu, đồ thị để minh họa


Trang kết luận
Thiết kế một trang kết luận vào cuối bài trình bày
Trang kết luận có thể là:
Các khuyến nghị/giải pháp/hành động
Kế hoạch thực thi
Những vấn đề cần nghiên cứu thêm