Hướng dẫn tạo file in giấy khen hàng loạt

HÀM VLOOKUP TRONG EXCEL
IN GIẤY KHEN HÀNG LOẠT

Yêu cầu:
In được hàng loạt, mỗi khi sang bản in mới chỉ mất ít thao tác.
In theo nguồn từ một danh sách có sẵn dạng bảng excel.
Mỗi lần chuyển qua bản mới thì các thông tin tự động thay đổi theo.
Phôi in là giấy khen (CNBH) để trống phần thông tin học sinh mà thường thì ta vẫn viết tay. Nếu có phôi in bỏ trống hoàn toàn thì càng dễ tinh chỉnh độ cao giữa các dòng có sẵn và các dòng in mới.

II) Các bước thực hiện:
1- Nhập danh sách HS trong EXCEL cùng các thông tin khác như lớp, danh hiệu…
- Danh sách này có thể lấy từ nhiều nguồn khác nhau như phần mềm tính điểm HS, gõ vào thủ công, từ báo cáo của GVCN…tôi ví dụ có 4 em.

2- Chọn ô điều khiển nguồn (ở đây trong file mẫu kèm theo tôi chọn ô C16 màu vàng)
- Ô này có nhiệm vụ nhập tín hiệu ở danh sách nguồn làm thay đổi nội dung các ô đích.



3- Thiết kế các ô đích (sẽ in ra):

Các thông tin cố định cho cả loạt giấy khen như: Hiệu trưởng trường…, Khen ngợi em…, thì mình gõ thông thường rồi chỉnh font cho phù hợp.
Có ba ô nội dung sẽ thay đổi tùy theo nguồn vào là ô E4: họ tên HS, ô E6: lớp, ô F8: danh hiệu mà HS đó đạt được thì mình gọi hàm VLOOKUP theo cú pháp sau:
=VLOOKUP(vlookup_value; table_array; col_index_num)
*) VLOOKUP: tên hàm
*) Tham số thứ nhất: vlookup_value sẽ truy nhập đến ô tín hiệu (C16).
*) Tham số thứ hai: table_array ta sẽ khai báo vùng danh sách nguồn.
*) Tham số thứ ba: col_index_num ta sẽ khai báo số thứ tự cột nguồn ( tính từ trái sang phải) trong bảng danh sách nguồn.
- Trong file minh họa kèm theo thì ô E4 Họ và tên HS, tôi nhập: =VLOOKUP(C16;$B$18:$L$1000;2) tức ô này sẽ lấy thông tin từ ô tín hiệu C16, lấy nguồn là danh sách nằm trong vùng B18 đến L1000, thứ tự cột nguồn là cột thứ 2 tính từ phía trái của bảng. Font và cỡ chữ của ô này bạn chỉnh giống các ô thường.
- Trong ô E6: Lớp, tôi nhập: =VLOOKUP(C16;$B$18:$L$1000;3)
- Trong ô F8 : Danh hiệu được khen của HS đó, tôi nhập:
=VLOOKUP(C16;$B$18:$L$1000;4)

III) Lựa chọn vùng in:
Sau khi bôi đen vùng in, bạn vào FilePrint AreaSet Print Area để chọn lệnh in theo vùng được đánh dấu (hình dưới):



Vậy là xong tất cả. Bây giờ ta vận hành sản phẩm này như sau:
Gõ vào ô tín hiệu (màu vàng) một số thứ tự bất kì trong danh sách
Bấm enter. Bạn thấy gì? Các thông tin của HS đó tự động cập nhật theo số thứ tự của ô tín hiệu.
Bấm biểu tượng chiếc máy in trên thanh tool bar để phát lệnh in.
Như vậy mỗi lần chuyển qua một HS khác, ta chỉ cần gõ thứ tự của HS đó trong DS nguồn vào ô tín hiệu, phần đích được tự động cập nhật.
Việc cuối cùng mà bạn phải làm là in thử vài tờ để căn chỉnh độ cao thấp của chữ cho phù hợp với phôi giấy khen mà bạn mua về.


Chúc các bạn thành công!