HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG WORD DÀNH CHO CÁN BỘ & GIÁO VIÊN

GIÁO TRÌNH WORD DÀNH CHO CÁN BỘ VÀ GIÁO VIÊN
KíNH CHUÙC CAÙN BOÄ GIAÙO VIEÂN ĐAẽT ĐươẽC NHIEÀU THAỉNH COÂNG TRONG Sưẽ NGHIEÄP GIAÙO DUẽC
PHẦN 2: GIÁO TRÌNH MICROSOFT WORD,PAINt
CHƯƠNG I/ MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ WORD
Microsoft Word 2003 là một chương trình xử lý văn bản được ứng dụng rộng rãi hiện nay. Với chương trình này bạn có thể soạn thảo và trình bày một bức thư, lá đơn, giấy mời, công văn, hợp đồng, tiểu luận, luận văn, đồ án, luận án tốt nghiệp và chuyên nghiệp hơn bạn có thể làm sách, tạp chí, báo,… Với Microsoft Word 2003 bạn có thể trình bày phần nội dung của văn bản rất đa dạng nhờ các lệnh về phông chữ, định dạng đoạn văn bản, cột chữ, tạo bảng biểu. Ngoài ra, có thể minh hoạ cho văn bản bằng các hình vẽ có sẵn rất phong phú và tiêu đề của văn bản trở nên đẹp hơn nhờ WordArt, Picture,…

I - CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT VÀ QUY TẮC CHUNG
- Bôi đen: Nhấp giữ và di chuột trái từ điểm bắt đầu đến điểm kết thúc thì nhả chuột. Muốn bôi đen hai đoạn khác nhau thì ấn giữ phím Ctrl và bôi từng đoạn như bình thường.
- file: Một số sách còn gọi là tập tin, tệp, là tên gọi của một tư liệu chứa một nội dung nào đó như: văn bản; bảng tính; phim; ảnh,...
- : Đây là đường dẫn thư mục. Hoặc chuyển cang thao tác sau
- ?: Nghĩa là ấn Enter.
Ví dụ1: Vào thực đơn Format Bullets and Numbering Numbered: Nghĩa là nhấp vào thực đơn Format, thực đơn hiện ra nhấp vào

- Các phím mũi tên ???? là phím chuyển dịch một ký tự theo chiều của mũi tên hoặc dịch sang phải, sang trái, lên, xuống.

III/ SỬ DỤNG CHUỘT
- Con chuột (Mouse) thường có chuột dây, chuột quang không bi và chuột không dây. Trên chuột thường có nút trái, nút phải gọi là chuột trái, chuột phải và nút cuộn trang ở giữa. Thông thường khi thực hiện các thao tác thì nhấp chuột trái, một số trường hợp cần hiện thực đơn phụ thì nhấp chuột phải. Nút cuộn trang ở giữa thường để cuộn trang trong quá trình xem tài liệu trong Word, bảng tính trong Excel, thông tin trên trang Web, …

- Nhấp chuột trái: ấn nút trái của chuột 1 lần và nhả ra.
- Nhấp chuột phải: ấn nút phải của chuột 1 lần và nhả ra.
- Nhấp đúp: ấn nút trái của chuột 2 lần nhanh liên tiếp.
- Di chuột: ấn giữ nút trái của chuột và di đến nơi cần thiết rồi nhả ra.
- Bôi đen: Đưa con trỏ chuột đến vị trí đầu tiên của khu vực cần bôi đen rồi ấn giữ chuột trái và di đến điểm cuối cùng của khu vực bôi đen rồi nhả chuột ra.
- Nhấp di: ấn giữ chuột trái và di chuột đến một nơi nào đó rồi nhả chuột.

IV/ CÀI ĐẶT PHÔNG CHỮ TIẾNG VIỆT (VIET KEY)
- Hiện nay, để đánh máy tiếng Việt người ta thường sử dụng bộ gõ VietKey hoặc Abc. Phần mềm gõ tiếng Việt này có bán ở các cửa hàng phần mềm. Trước đây, miền Bắc thường hay dùng bảng mã TCVN 3, miền Nam thường dùng bảng mã Vni. Bây giờ các bảng mã này vẫn được dùng phổ biến. Trên thực tế, dùng kiểu gõ nào cũng được. Xu hướng hiện

Bốn hình sau ứng với các mục: Kiểu gõ,Bảng mã,Tuỳ chọn,Công cụ.


Khiểu gõ: ta chọn mục Telex
, bỏ dấu tự do, tiếng việt,
bàn phím cần gõ chọn cả tiếng
việt và tiếng anh


Bảng mã: Nếu soạn trên phông
VNTime thì ta chọn TCVN3
Nếu soạn trên phông Time New
Romam thì ta chọn Unicode

Tuỳ chọn: Vietnamese,
Khởi động nhanh, quét 3 ký tự
Kêu bíp
Công cụ: Luông chạy Việtkey
khi khởi động PC
- Quy u?c gõ ti?ng Vi?t
aa = â ee = ê dd = đ oo = ô
aw = ă uw = ư ow = ơ
- Quy ước gõ dấu
s = sắc r = h?i x = ngã
f = huyền j = nặng
- Ví dụ: Khi bạn gõ trên bàn phím: Coongj hoaf xax hooij chur nghiax Vieetj Nam thì nội dung hiển thị sẽ là: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

V/ MỞ CHƯƠNG TRÌNH WORD
- Trong Windows, Word 2003 có thể được khởi động theo hai cách:
- Cách 1: Nhấp vào nút Start Programs Microsoft Office Microsoft Word 2003.

VI/ - GIỚI THIỆU GIAO DIỆN MÀN HÌNH
Sau khi vào chương trình Word 2003, màn hình sau sẽ xuất hiện

Thanh tiêu đề
Thanh công cụ
Thanh quấn dọc
Thanh quấn ngang
Thanh thực đơn (menu)
Thanh trạng thái
Thước dọc
Thước ngang
Phóng to, thu nhỏ
Thoát T.Trình Word
Thoát phai VB
1) Giới thiệu giao diện
- Thanh trên cùng là thanh tiêu đề, tiêu đề của microsoft office word kèm theo ba nút ẩn dưới, thu nhỏ phóng to và thoát
- Thanh thực đơn (menu) thực đơn file, Edit, View, Tools - Thanh thước đo thể hiện độ chính xác của văn bản
- Thanh thước quấn để xem nội dung văn bản trong cửa sổ
- Thanh công cụ
+ Công cụ chuẩn
+ Công cụ định dạng: Định dạng phông chữ, định dạng kích thước chữ in đậm, in nghiêng, gạch dưới, căn trái, căn giữa, căn phải...
+ Thanh công cụ vẽ nằm ở bên dưới
- Dưới cùng là thanh trạng thái dùng để xác định vị trí con trỏ chuột.

2) Hiển thị thanh công cụ
Cách lấy thanh công cụ ví dụ trên màn hình thiếu thanh công cụ Formatting ta chọn: View/Toolbars/ Formatting Khi đó thanh công cụ Formatting xẽ được hiện ra trên màn hình .

VI/ CÁCH THOÁT CHƯƠNG TRÌNH WORD
- C1: Nháy chuột vào biểu tượng ở trên cùng bên phải màn hình
- C2: File / Exit
- C3: ấn tổ hợp phím: Alt+F4
- C4: Nháy chuột vào biểu tượng ở trên cùng bên trái màn hình
Sau khi thoát hộp thoại xuất hiện bạn lưu văn bản thì chọn Yes không lưu chọn No .


VII/ MỞ THAO TÁC VỀ FILE:
1) Mở file mới
+ file new bảng new document chọn Blank document
+ Sử dụng tổ phím: CTRL+N
+ Chọn biểu tượng; ? .
2) Ghi file
+ file save (CTRL+S)
+ save as : ghi với một tên khác
+ Chọn biểu tượng: ?
file name:đặt tên cho file- ấn save .
3) Mở file đã có
+ file open (CTRL+O)
+ Chọn biểu tượng; ?
+ File name : Ghi tên file cần mở sau đó ấn Enter Hoặc vào open
+ Cancel : Quay chở lại văn bản đang soạn thảo .
VIII/ MỘT SỐ THAO TÁC VỀ KHỐI. ( BÔI ĐEN )
1) Chọn khối
+ Shift + ??? : chọn khối theo chiều mũi tên
+ Shift + home : chọn khối về đầu dòng
+ Shift + End: chọn khối về cuối dòng
+ Kéo thả chuột vào đầu và cuối khối .
2) Sao chép khối :
+ Chọn khối:
+ Trên thanh menu chọn Edit copy hoặc (CTRL+C)
+ Đưa trỏ đến vị trí cần sao chép Editpaste hoặc (CTRL+V) .
3) Di chuyển khối :
+ Chọn khối
+ Trên thanh menu chọn Edit cut hoặc (CTRL+ X )
+ Trên thanh menu chọn Edit Paste hoặc (CTRL + V)
+ Khéo dê thả chuột đến vùng cần di chuyển .
4) Hồi phục lại di chuyển
+ Edit Undo Typing (CTRL + Z) : Phục hồi lại một bước
+ Edit Repeat Tying (CTRL + Y) : khôi phục lại lệnh phục hồi

IX/ CÁC, THAO TÁC CHỈNH SỬA VĂN BẢN
1) Một số thao tác định dạng về chữ:
a) Định dạng phông chữ , cở , khiểu chữ
Thao tác chọn: Format Font hoặc (CTRL + D)
- Lớp Font
+ Fort : chọn kiểu chữ
+ Fort style : Thuộc tính của chữ
- Regular : chữ thường
- Italic : chữ nghiêng
- Bold : chữ đậm
- Bold Italic : chữ nghiêng đậm .
+ Size : Chọn cỡ chữ
+ Font color: Chọn mầu cho chữ
+ Undesline style: Chọn gạch chân Cho chữ
+ Undesline color: Chọn màu cho gạch chân
+ Effects: Một số thuộc tính khác
+ Default: Để lưu sau khi định dạng font chữ ( Defaultyes )
- Lớp Character Spacing :
+ Spacing
- Normal : Chữ bình thường
- Expander : Chế độ chữ giãn rộng
- Candensed : Chế độ chữ thu lại .
+ Position :
- Normal : Chữ bình thường
- Raise : Nâng lên
- Lowered : Hạ xuống .
- Lớp Text Effects
+ Animations: Thuộc tính đặc biệt ( nhẩy múa) của chữ .

b) Một số thao tác trên bàn phím đối với khối ( ký tự đã bôi đen )
- Bật tắt chữ đậm : Nháy chuột vào biểu tượng hoặc (ctrl+B)
- Bật tắt chữ nghiêng: Nháy chuột vào hoặc (Ctrl+I) - Bật tắt chữ gạch chân: Nháy chuột vào hoặc (Ctr+u) - Cho chữ nhỏ ở dưới: (Ctrl+ + )
- Cho chữ nhỏ ở trên: ( Ctrl+Shift++)
- Căn chỉnh sang trái: Nháy chuột vào hoặc (Ctrl+L)
- Căn chỉnh vào giữa: Nháy chuột vào hoặc (Ctrl+E) - Căn chỉnh sang phải: Nháy chuột vào hoặc (Ctrl+R) : - (Ctrl+shift+f) : Chỉnh phông chữ
- (Ctrl+? ) : Tăng một cỡ chữ
- (Ctrl+? ): Giảm một cỡ chữ
c) Định dạng trang giấy
Thao tác chọn: File Page setup
- Lớp: Margins
+ Top : Định dạng lề trên
+ Bottom : Định dạng lề dưới
+ Left : Định dạng lề trái
+ Right : Định dạng lề phải
+ Gutter: Định dạng gáy
+ Gutter Position: - Left: Gáy chiều dài bên phải
- Top: Gáy trên
+ Orientation: - Portrait: Định dạng dấy dọc
- Landscape: Định dạng giấy ngang .
- Lớp Paper và Layout: Một số định dạng khác
Mọi thao tác lựa chọn song ấn OK . Để lần sau không phải chỉnh lại chọn Default/yes
d) Định dạng văn bản cột
- Chọn đọan văn bản cần chia cột (bôi đen đoạn văn bản cần chia)
- Format Columns ( xuất hiện bảng chia cột)
+ Presetr : Chọn số cột cần chia
+ Number of columns : Đánh số cột cần chia + Đánh dấu tích vào ô Line between: Tạo đường kẻ giữa các cột
+ Lựa chọn song ấn OK .
- Khi văn bản chưa sang cột đặt con trỏ trước dòng cần đưa sang ta chọn
Insert break column break OK .
e) Định dạng chữ lớn đầu dòng
- Chọn từ cần định dạng ( Bôi đen từ cần định dạng )
- Format Drop Cap ( Bảng Drop xuất hiện )
+ None: Huỷ bỏ chữ lớn đầu dòng
+ Dropped: Định dạng chữ trên số dòng
+ In margin: Định dạng chữ trên ố cột .

2) Một số thao tác chèn
a) Chèn ký tự đặc biệt
- Đặt con trỏ vào vị trí cần chèn
- Chọn: Insret ( trên menu) Symbol ( bảng Symbol xuất hiện)
- Muốn chèn hình nào cho trỏ chuột vào hình đó nháy đúp chuột ( hoặc chọn hình nháy chuột vào Insert )
- Nếu không chèn nháy chuột vào Close .
b) Chèn các dấu hay đánh số tự động
- Cách 1: + Chọn FormatBuller and numbering
- Bulleted: Chèn các dấu
- Numbered: Chèn chữ hoặc số
- Muốn thay đổi các dấu hoặc các số ta nháy chuột vào các dấu hoặc số cần thay đổi chọn Custonmize ... Lựa chọn song ấn OK .
- Cách 2: + Chọn biểu tượng hoặc trên thanh công cụ
c) Chèn bảng biểu
- Cách 1 Ta chọn Table Insert table
+ Number of columns : Nhập số cột cần chèn
+ Number of rows : Nhập số dòng cần chèn
+ Lựa chọn song ấn OK .
- Cách 2 nháy chuột vào biểu tượng kéo dê thả chuột số dòng và số cột cần chèn .
- Cách thu hẹp, dãn rộng cột
+ Bôi đen số cột cần thực hiện
+ Đưa chuột lên thanh thước ngang cho đến khi chuột xuất hiện lúc đó ta kéo dê chuột theo ý muốn .
- Cách thu hẹp, dãn rộng dòng
+ Bôi đen số dòng cần thực hiện
+ Chọn Table Table Properties Row Tích vào ô Specify height Đánh số cần dãn dòng .
- Cách ghép 2 cột thành 1
+ Bôi đen 2 cột cần ghép
+ Đặt con trỏ vào vùng bôi đen nháy chuột phải chọn Merge cells .
- Cách ghép 2 dòng thành 1
+ Bôi đen 2 dòng cần ghép
+ Đặt con trỏ vào vùng bôi đen nháy chuột phải chọn Merge cells .
- Cách xoá bỏ đường kẻ trong bảng biểu
+ Bôi đen ô bảng biểu cần xoá và đặt trỏ chuột ở vùng đã bôi đen
+ Nháy chuột phải Borders and Shading Borders từ nhãn Preview ta nháy chuột vào dường kẻ cần loại bỏ .
- Cách căn lề cho chữ ở trong bảng biểu
+ Bôi đen chữ cần căn và đặt trỏ chuột ở vùng đã bôi đen
+ Nháy chuột phải Cell Alignment Chọn lề chữ theo ý muốn .


3) Cách đánh công thức toán trong văn bản
- Trên thanh công cụ phải có biểu tượng
- Nến không có ta đưa biểu tượng lên thanh công cụ như sau
+ View Toolbas Customize Commands ô bên trái chọn Insert ô bên phải chọn Equation Editor kéo dê thả chuột lên thanh công cụ cần đặt
- Nháy chuột vào biểu tượng bản công thức Equation (toán) xuất hiện chọn các biểu tượng phù hợp với công thức cần đánh .

( Chú ý: khi nháy chuột vào biểu tượng mà bảng Equation không xuất hiện máy yêu cầu cài đạt bổ xung phần office 2003 do vậy để cài đạt bổ xung ta cần cho đĩa office 2003 vào máy để tiến hành cài đặt)

4) Cách trộn 2 văn bản với nhau ( VB1 giấy mời, VB2 danh sách )
- Mở văn bản cần trộn (Giấy mời)
- Tools letters and Mailings Mail Merge Next: Starting document Next: Select recipients Browse tại look in ta tìm danh sách cần trộn open ok Next: Write your letter More ittems chọn trường cần trộn rồi Inser Close tiếp tục chọn trường tiếp theo để trộn Next: Preview your letters Next: Complete the merge muốn hiện lên toàn bộ danh sách ta chọn Edit individual letters Ok

X/ TẠO PHÍM TẮT, ĐÁNH TỐC KÝ (AUTOCORRECT)
Muốn đánh tốc ký một đoạn văn bản ta bôi đen đoạn văn bản cần đánh tốc ký
vào thực đơn Tools Autocorrect để mở hộp thoại:








Nhập từ gõ tắt vào ô Replace Add OK

XI/ CÁCH THIẾT LẬP TRANG IN VĂN BẢN
Muốn in văn bản ta mở biểu tượng máy in thao tác bằng các cách như sau:
- File Print …
- Trên bàn phím ấn tổ hợp phím: Ctrl + P

Tên máy in
In toàn bộ VB
In tại vị trí
con trỏ đứng
In số trang
Số lượng bản in
Cách xoá lệnh in khi máy in bị lỗi không in được
- Từ màn hình cửa sổ window ta thực hiện thao tác sau: Start Settings Printers and Faxes nháy đúp chuột vào biểu tượng máy in mình đang dùng nháy trái vào văn bản cần xoá nháy phải chọn dòng Detelete yes tắt nguồn máy in.



XII / CÁCH KHOÁ MỘT VĂN BẢN BẰNG MẬT KHẨU
- Cách khoá VB không cho người khác mở được
+ Mở VB cần khoá
+ File Save As Tools Seccurity Options .. Từ mục Password to open ta nhập mật khẩu, nhập song ấn OK Bản Confirm pasword (Yêu cầu nhập lại mật khẩu một lần nữa ) ta nhập lại mật khẩu OK Save trên bản save As .
- Cách khoá VB cho người khác đọc nhưng không cho họ chỉnh sửa VB của mình ( nếu họ chỉnh sủa phải lưu bằng fai với tên khác)
+ Mở VB cần khoá
+ File Save As Tools Seccurity Options .. Từ mục Password to modify ta nhập mật khẩu, nhập song ấn OK Bản Confirm pasword (Yêu cầu nhập lại mật khẩu một lần nữa ) ta nhập lại mật khẩu OK Save trên bản save As .


CHƯƠNG II/ CÔNG CỤ VẼ TRONG WORD VÀ PAINT
1) Công cụ vẽ trong Word
- Trên thanh công cụ có biểu tượng thì ta nháy chuột vào biểu tượng đó để thanh công cụ vẽ trong word xuất hiện
- Nếu trên thanh công cụ mà không có biểu tượng thì ta thao tác như sau:
+ View Toolbas Drawing để cho thanh công cụ vẽ xuất hiện
- Khi thanh công cụ vẽ xuất hiện ta xẽ lựa chọn các hình ảnh, hoặc các kiểu chữ nghệ thuật để chèn vào văn bản
+ Cách bôi màu cho hình ảnh: Nháy chuột phải Format Auto Shape
- Colors and Lines : Chọn màu cho hình vẽ và các loại đường viền cho hình vẽ
- Size : Chọn kích cỡ cho hình
- Layout : Chọn chế độ chèn đè văn bản cho hình
+ Đánh chữ trong hình: Nháy chuột phải Add Text:

2) Công cụ vẽ trong PAINT
- Start All Programs Accessories Paint
- Giới thiệu về dao diện của Paint

Thanh tiêu đề
Thanh thực đơn
Thanh công cụ
Thanh thước quấn
Vùng chọn màu
Thanh trạng thái
Vùng vẽ hình
Nút ẩn dưới, phóng to,
thu nhỏ và thoát
- Tìm hiểu thanh công cụ và cách vẽ trong Paint
Bao chọn ảnh hình chữ nhật
Bao chọn ảnh hình phức tạp
Tẩy sửa hình
Đổ mầu cho hình
Bút chọn màu
Nút phóng to, thu nhỏ
Bút vẽ
Chổi vẽ
Bình phun màu
Chèn chữ vào hình

Vẽ đường thẳng
Vẽ đường lượn sóng
Vẽ hình chữ nhật
Vẽ hình phức tạp
Vẽ hình tròn
Vẽ hình có 4 góc tù
Thực hành vẽ các hình vẽ sau: