Hướng dẫn sử dụng word

Gợi ý
PHƯƠNG PHÁP CHUẨN BỊ VÀ TRÌNH BÀY BÁO CÁO
Người soạn:
Nguyễn Thanh Phương
Khoa Thủy sản - Đại học Cần Thơ
Vì sao phải trình bày báo cáo
Là cơ hội để trình bày kết quả nghiên cứu của mình
Là cơ hội để làm quen hay tạo mối quan hệ với các đồng nghiệp hay nhà tài trợ,…
Cách trình bày báo cáo tùy vào:
Nội dung của báo cáo
Thông tin (message) của báo cáo là gì?
Người nghe là ai?
Chuyên môn của họ?
Sở thích (mối quan tâm) của họ?
Các loại hình trình bày báo cáo
Thuyết trình
Hội thảo
Hội nghị
Trong nước
Quốc tế
Đặc trưng của hội thảo/hội nghị khoa học là:
Quan tâm của người nghe khác nhau
Ngôn ngữ khác nhau (HT/HN quốc tế)
Người nghe chưa đọc tóm tắt trước
Yêu cầu chính xác về thời gian báo cáo
Yêu cầu khi báo cáo là:
Thu hút được người nghe
Hấp dẫn người nghe
Bố cục báo cáo chặt chẽ
Dễ hiểu
Nội dung truyền đạt rõ ràng
Tập trung vào nội dung chính
Báo cáo hay là:
Thu hút được người nghe
Gọn
Rõ ràng
Có điểm nhấn
Để có báo cáo hay!
Chọn cách phù hợp với người b/cáo
Tạo và giữ được sự chú ý của người nghe
Bố cục tốt để người nghe hiểu và ghi nhớ thông tin quan trọng sau nghe báo cáo (take-home messages)
Sự chú ý của người nghe báo cáo
Bắt đầu báo cáo
Sự chú ý CAO vì người nghe muốn biết nội dung báo cáo
Giữa báo cáo
Sự chú ý THẤP vì người nghe sẽ suy nghĩ hay thiếu tập trung
Cuối báo cáo
Sự chú ý CAO vì người nghe muốn biết kết luận của báo cáo
a) Đầu báo cáo
Tựa báo cáo
Thu hút, hấp dẫn, hàm chứa thông tin (informative)
Nêu cấu trúc báo cáo
Giới thiệu và mục tiêu
Nội dung
Kết luận
Cảm tạ
b) Giữa báo cáo

Trình bày b/c mạch lạc
Đoán trước câu hỏi của người nghe
Có thể hỏi và giải đáp trong báo cáo
Dùng sự tương đồng giải thích khái niệm khó hiểu
Sử dụng các ví dụ tương đồng
Nói được ý nghĩa của kết quả
c) Cuối báo cáo
Tóm lại các kết quả tìm được
Nêu ý nghĩa của kết quả
Giải thích các ý nghĩa thực tiễn
Nêu đề xuất
Nêu vài điểm để thảo luận
Những điều người nghe cần nhớ
Làm sao thu hút sự chú ý giữa báo cáo?
Rất khác nhau tùy trường hợp
Thay đổi giọng nói (lên hay xuống giọng)
Thay đổi cách nói (đọc, dẫn chứng, đặt câu hỏi, di chuyển,…)
Thay đổi hình thức trình bày (chữ, bảng, công thức, biểu đồ,…)
…
Cách trình bày về
hình thức của báo cáo
Yêu cầu của báo cáo
Thời gian:
Báo cáo đề dẫn (keynote speak): 20-30’
Báo cáo thường 15 (12+3‘)
Không được báo cáo quá thời gian
Không nên >15-20 slides/báo cáo thường (bình quân 1 slide/phút)
Nội dung
Cấu trúc
1 slide trình bày:
Tựa bài
Tác giả
Địa chỉ
1 slide trình bày cấu trúc b/cáo (4-6 dòng)
Các slides trình bày nội dung
1 slide trình bày kết luận
1 slide trình bày cảm tạ (nếu có)
Hình thức
Cỡ chữ
Tựa: cỡ chữ min=32 ppt (tốt nhất: 36-40 ppt)
Nội dung:
Cỡ chữ tối thiểu 24 ppt
Không quá 8-10 dòng chữ viết /slide
Không quá 8-10 từ/dòng
Tránh hình, bảng hay đồ thị phức tạp
In đậm/nghiên cho các phần nhấn mạnh
Không nên kết hợp video
Không nên dùng chữ có chân
Hình thức
Hình chụp/vẽ
Dùng dạng *.jpg hay *.gif giảm dung lượng
Bảng và sơ đồ (chart) phải đơn giản
Dùng 2-3 hàng, cột hay dòng
Cở chữ lớn (min = 24 ppt)
Làm tròn số để rõ
Nêu ý nghĩa (message) từ bảng hay sơ đồ
Hình thức
Hình (đồ thị)
Dạng điểm (scatter)  số liệu có tính phân bố
Dạng đường  biểu hiện xu hướng liên tục và có tương quan giữa số liệu (tương quan x,y).
Dạng cột (bar)  để so sánh với những số liệu không tương quan (x,y)
Dạng bánh (Pie)  tỉ lệ (%)
Dạng kết hợp  biểu hiện xu hướng
Tài liệu tham khảo
Hướng dẫn trình bài báo cáo tại Hội nghị nghề cá thế giới nă m 2005 tại Bali – Indonesia.
Bài giảng của Michael Grossman của Đại học Illinois (2002).