Hướng dẫn sử dụng Word 2007

Hướng dẫn
soạn thảo văn bản Winword 2007
1


I- Khởi động và thoát khỏi Winword
2
1. Khởi động
C1: Start/ Programs/ Microsoft Word
C2: Click đúp chuột vào biểu tượng chữ W trên màn hình nền
Giao diện Word 2007
3
2. Kết thúc làm việc với Word
C1: Click chuột vào nút Close
C2: Alt + F4
4



II - Các thao tác cơ bản trên Word
5
1. Soạn thảo văn bản
a) Các phím di chuyển con trỏ
Bốn phím mũi tên
Phím Home: chuyển con trỏ soạn thảo về đầu dòng
Phím End: chuyển con trỏ soạn thảo về cuối dòng
Phím PgUp: di chuyển con trỏ soạn thảo lên một trang màn hình
Phím PgDn:di chuyển con trỏ soạn thảo xuống một trang màn hình
6
1. Soạn thảo văn bản (tt)
b) Các phím xóa kí tự
Phím Delete: xóa kí tự nằm bên phải con trỏ
Phím Backspace: xóa kí tự nằm bên trái con trỏ
c) Phím Enter
- Sau khi bấm phím Enter con trỏ nhập sẽ xuống dòng và tạo ra một đoạn văn mới (paragraph).
- Muốn xuống dòng mà không tạo đoạn văn mới ta nhấn Enter + Ctrl
7
Sử dụng bộ gõ Vietkey
Khởi động: Nháy đúp vào biểu tượng Vietkey trên màn hình hoặc vào Start / Vietkey  Xuất hiện biểu tượng Vietkey trên góc dưới phải màn hình.
Nếu biểu tượng có chữ V : gõ tiếng việt, chữ E : gõ chữ không dấu
Nháy chuột phải vào biểu tượng để chọn chế độ gõ là Unicode hoặc Bảng mã TCVN3
Nếu chế độ gõ là Unicode : thường sử dụng các phông chữ Times New Roman, Arial … Để viết chữ in hoa có dấu ấn phím Caps Lock.
Nếu chế độ gõ là TCVN3 : thường sử dụng các phông chữ có .Vn ở đầu như .VnTime, Để viết chữ in hoa có dấu thì viết chữ thường và dùng phông chữ .VnTimeH.
8
d) Soạn thảo văn bản tiếng Việt
Các chương trình gõ chế độ tiếng việt: ABC, Vietkey, UniKey.
Các bảng mã để gõ tiếng việt: TCVN3, Unicode, ...
Tiếng việt được gõ theo các dạng: telex, vni, viqr.
Sau đây là bảng quy tắc để gõ tiếng việt theo kiểu gõ Telex:
9
1. Soạn thảo văn bản (tt)
d) Soạn thảo văn bản tiếng Việt
Các chương trình gõ chế độ tiếng việt: ABC, Vietkey, UniKey.
Các bảng mã để gõ tiếng việt: TCVN3, Unicode, ...
Tiếng việt được gõ theo các dạng: telex, vni, viqr.

10
2. Các thao tác với tệp văn bản
2.1 Để mở mới 1 tài liệu
Nhấn vào nút Microsoft Office, chọn New, chọn Blank Document



11
2. Các thao tác với tệp văn bản (tt)
2.2 Để mở một tài liệu đã có trên đĩa
Nhấn vào nút Microsoft Office, chọn Open, hộp thoại Open xuất hiện, chọn tệp cần mở, xong nhấn Open

12
2. Các thao tác với tệp văn bản (tt)
2.3 Ghi văn bản đã soạn lên đĩa
Nhấn vào nút Microsoft Office, chọn nơi Save, hộp thoại Save as xuất hiện, chọn nơi lưu, đánh tên vào File name, xong nhấn Save
13
2. Các thao tác với tệp văn bản (tt)
2.4 Ghi văn bản với tên khác
Nhấn vào nút Microsoft Office, chọn nơi Save as, hộp thoại Save as xuất hiện, chọn nơi lưu, đánh tên vào File name, xong nhấn Save
Có thể lưu dưới dạng Word 2003 như sau: Nhấn vào nút Microsoft Office,
chọn Save as, rồi chọn Word 97-2003 Document,
chọn nơi lưu, đánh tên vào File name, xong nhấn Save
14
3. Lựa chọn một khối văn bản
Khối văn bản là một phần văn bản được lựa chọn (trên màn hình nền của văn bản thuộc khối có màu xanh nhạt).
Dùng chuột:
Nháy chuột vào vị trí đầu khối, rê chuột đến vị trí cuối khối
Nháy chuột vào vị trí đầu khối, giữ phím Shift và đưa con trỏ chuột đến vị trí cuối rồi nháy nút trái chuột
Chọn 1 dòng: Nháy chuột vào khoảng trống bên trái dòng
Chọn một số dòng: rê chuột ở khoảng trống bên trái các dòng
15
3. Lựa chọn một khối văn bản (tt)
Dùng bàn phím: Đưa con trỏ nhập vào đầu khối, giữ phím Shift, bấm các phím mũi tên để đến vị trí cuối khối; hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl +A
- Hủy đánh dấu khối: Nháy chuột vào một điểm ngoài khối
- Xóa khối: Nhấn phím Delete
16
Các thao tác với khối
Sao chép một khối:
Chọn khối
Click chuột phải chọn Copy hoặc Ctrl + C
Đưa con trỏ đến vị trí cần chép
Ctrl + V, Click chuột phải chọn Paste
Di chuyển một khối
Chọn khối
Click chuột phải chọn Cut hoặc Ctrl + X
Đưa con trỏ đến vị trí di chuyển
Ctrl + V, Click chuột phải chọn Paste
17
4. Định dạng văn bản
4.1 Định dạng kí tự (Font)
Chọn kí tự (hoặc nhóm kí tự) cần định dạng
Vào thẻ Home, chọn lớp Font, lựa chọn các yếu tố định dạng về Font bao gồm các yếu tố như cỡ chữ, màu chữ, kiểu chữ, dáng chữ,…
Để định dạng đầy đủ hơn nhấn vào để̉ vào hộp thoại Font
18
Hộp thoại Font
Chọn Font chữ
Chọn chế độ ngầm định
Chọn màu cho chữ
Size
19
4. Định dạng văn bản (tt)
4.2 Định dạng đoạn văn bản(Paragraph)
Chọn đoạn văn bản cần định dạng
Vào thẻ Home, chọn lớp Paragraph, ở đây ta có thể lựa chọn các thao định dạng như căn lề, dãn dòng văn bản,...
Để định dạng đầy đủ hơn nhấn vào để̉ vào hộp thoại Paragraph,
xuất hiện hộp thoại Paragraph  Chọn lớp Indents and Spacing
20
Hộp thoại Paragraph
21
4. Định dạng văn bản (tt)
4.3 Tạo khung và làm nền
a) Tạo khung cho các đoạn văn bản
Chọn đoạn văn bản cần tạo khung
Vào thẻ Home, chọn mảng Paragraph, nháy chuột vào mũi tên bên cạnh nút, xuất hiện hộp thoại Borders and Shading  chọn lớp Borders
22
Hộp thoại Borders and Shading
Chọn
Borders để
Tạo khung
cho đoạn
Văn bản
23
4. Định dạng văn bản (tt)
b) Tạo màu nền cho văn bản
Chọn đoạn văn bản cần tạo màu nền
Vào thẻ Home, chọn lớp Paragraph, nháy chuột vào mũi tên bên cạnh nút, xuất hiện hộp thoại Borders and Shading  chọn lớp Shading
24
Hộp thoại Borders and Shading
Chọn
Shading để
Tạo nền
cho đoạn
Văn bản
25
4. Định dạng văn bản (tt)
c) Tạo khung cho các trang văn bản
Vào thẻ Home, chọn lớp Paragraph, nháy chuột vào mũi tên bên cạnh nút, xuất hiện hộp thoại Borders and Shading  chọn lớp Page Borders
26
Hộp thoại Borders and Shading
Chọn
Page Border
để
Tạo khung
cho trang
Văn bản
27
4. Định dạng văn bản (tt)
4.4 Tạo chữ cái lớn đầu dòng
Chọn chữ cái hoặc đoạn văn bản cần tạo chữ cái lớn đầu dòng
Vào thẻ Insert, chọn lớp Text, chọn Drop Cap, chọn Drop cap Options  xuất hiện hộp thoại Drop Cap  Chọn các tuỳ chọn, xong nhấn OK




*) Để hủy bỏ hiệu ứng này, các bước tiến hành tương tự nhưng trong mục Position, chọn None
28
4. Định dạng văn bản (tt)
4.5 Định dạng kiểu khoản mục
Đánh dấu khối phần văn bản có các đoạn cần đánh thêm dấu tự động
Vào thẻ Home, chọn lớp Paragraph





+ Chọn nút Bullet: chọn kiểu chấm
+ Chọn nút Numbering: chọn kiểu số hay chữ
-. Để hủy chế độ này:
+ C1: Nháy vào nút Bullets hay Numbering
+ C2: Hai lần ấn Enter
29
4. Định dạng văn bản (tt)
4.6 Định số cột cho văn bản
Chọn đoạn VB cần chia cột
Vào thẻ Page Layout, tại lớp Page setup, chọn Columns, có thể chọn More columns, xuất hiện hộp thoại Columns
Chọn các thông số trong hộp thoại (số cột, độ rộng của các cột, …).
Chú ý: Nếu muốn có đường kẻ phân cách các cột thì đánh dấu mục Line Between.
30
Định khoảng Tabstop
Đặt vị trí khoảng trên thanh thước.
Vào thẻ Home, tại lớp Paragraph, nhấn nút,
chọn Tabs, hiện hộp thoại Tabs




Chọn kiểu căn lề trong Alignment
Chọn kiểu đường chấm trong Leader.
Hủy khoảng Tabs: chọn Clear All hoặc Clear
31
5. Tạo bảng biểu
5.1 Tạo một bảng mới
Chọn vị trí cần đặt bảng
Vào thẻ Insert, tại lớp Table nhấn vào nút Table, để tạo bảng đầy đủ chọn Ínert tables, xuất hiện hộp thoại





-

- Number of columns: nhập số cột vào
- Number of rows: nhập số hàng vào
-Fixed column width: nhập chiều rộng mỗi cột (nếu để Auto, chiều rộng mỗi cột tùy thuộc vào số lượng cột và chiều rộng trang in)
- Autofit to Contents: tự động điều chỉnh độ rộng cột theo lượng văn bản gõ vào
32
5. Tạo bảng biểu (tt)
5.2 Các thao tác sửa đổi trong bảng
Đánh dấu các thành phần trong bảng
Chọn 1 ô: di chuyển con chuột đến mép trái ô đó cho đến khi thấy mũi tên màu đen xuất hiện thì nháy chuột
Chọn 1 hàng: Rê chuột từ ô đầu đến ô cuối dòng
Chọn 1 cột: di chuyển con trỏ chuột lên mép trên của bảng đến khi thấy mũi tên đen trỏ xuống thì nháy chuột Chọn nhiều ô trong bảng theo một vùng chữ nhật: đưa con trỏ nhập vào ô đầu tiên, rê chuột đến ô cuối; hoặc nháy chuột vào ô đầu tiên, bấm shift cùng các phím mũi tên
Muốn chọn toàn bộ bảng nhấn vào nút
Cách 2 vào Layout rồi chọn Select
33
5. Tạo bảng biểu (tt)
b) Chèn thêm các ô, hàng, cột vào bảng
Nhấn chuột vào ô, hàng, cột cần thao tác, chọn thẻ Layout, tại lớp Rows and Columns, có các lựa chọn:
Insert Above: chèn hàng trên hàng được chọn
Insert Below:chèn hàng dưới hàng được chọn
Insert Left: chèn cột sang bên trái cột được chọn
Insert Right: chèn cột sang bên phải cột được chọn
34
5. Tạo bảng biểu (tt)

c) Xóa các ô, hàng, cột trong bảng
Nhấn chuột vào ô, hàng, cột cần thao tác, chọn thẻ Layout, tại lớp Rows and Columns, nhấn vào nút Delete có các lựa chọn:
Delete Cells: Xóa ô được chọn
Delete Rows: Xóa hàng được chọn
Delete Columns: Xóa cột được chọn
Delete Table: Xóa bảng
35
5. Tạo bảng biểu (tt)

d) Gộp, tách các ô trong bảng
- Gộp nhiều ô thành 1 ô:
+ Chọn các ô cần gộp
+ Chọn thẻ Layout, tại lớp Merge, nhấn vào nút Merge Cells (Hoặc: Click chuột phải Merge Cells)
36
5. Tạo bảng biểu (tt)

d) Gộp, tách các ô trong bảng
Tách 1 ô thành nhiều ô nhỏ
+ Chọn ô cần tách
+ Chọn thẻ Layout, tại lớp Merge, nhấn vào nút Split Cells (Hoặc: Click chuột phải Split Cells), xuất hiện hộp thoại, chọn:
* Number of columns: số phần chia theo chiều dọc
* Number of rows: số phần chia theo chiều ngang
* Merge cells before split: trong trường hợp chọn nhiều ô, Word sẽ gộp các ô thành 1 ô trước khi chia nhỏ
37
5. Tạo bảng biểu (tt)

e) Di chuyển, sao chép các ô, hàng, cột trong bảng
Chọn ô, hàng, cột cần thực hiện thao tác
Ctrl + X (Ctrl + C)
Đưa con trỏ chuột tới vị trí cần di chuyển (sao chép) tới
Ctrl + V
38
5. Tạo bảng biểu (tt)

f) Thay đổi chiều rộng cột (Dùng chuột)
Di chuyển con trỏ chuột đến biên phải cột cho tới khi con trỏ chuột có dạng mũi tên hai chiều
Rê chuột để thay đổi chiều rộng cột

39
5. Tạo bảng biểu (tt)
f) Thay đổi chiều rộng cột (Dùng menu)
Chọn cột cần thay đổi
Chọn thẻ Layout, tại lớp Table, nhấn vào nút Properties Columntrong mục Preferred width chọn chiều rộng cột
Nháy vào các nút Previous column và Next column để xem và thay đổi độ rộng các cột khác
40
5. Tạo bảng biểu (tt)
g) Thay đổi độ cao hàng (Dùng chuột)
Di chuyển con trỏ chuột đến cạnh dưới của hàng cho tới khi con trỏ chuột có dạng mũi tên hai chiều
Rê chuột để thay đổi độ cao hàng
41
5. Tạo bảng biểu (tt)
g) Thay đổi độ cao hàng (Dùng menu)
Chọn cột cần thay đổi
Chọn thẻ Layout, tại lớp Table, nhấn nút Properties, chọn Rowtrong mục Specify height chọn chiều cao hàng
Nháy vào các nút Previous row và Next row để xem và thay đổi chiều cao các hàng khác
42
5. Tạo bảng biểu (tt)
h) Thay đổi hướng viết văn bản trong các ô
Lựa chọn các ô, nháy nút phải chuột vào các ô đã chọn
Nhấn nút phải chuột Text Direction
Lựa chọn 1 trong 3 hướng theo mẫu
k) Căn lề văn bản trong ô
Chọn các ô cần thực hiện thao tác
Nháy nút phải chuột vào 1 trong các ô đã chọn
Chọn Cell Alignment: lựa chọn cách căn lề theo các tùy chọn mẫu
43
5. Tạo bảng biểu (tt)
Để Thay đổi hướng viết văn bản và căn lề văn bản trong ô ta có thể làm cách khác như sau:
Chọn thẻ Layout, tại lớp Aligment, lựa chọn các cánh dóng văn bản và hướng viết văn bản trong ô theo mẫu:

44
5. Tạo bảng biểu (tt)
5.3 Sắp xếp các dữ liệu trên bảng
Chọn các hàng (cột) cần sắp xếp. Nếu sắp xếp toàn bộ bảng thì chỉ cần đưa con trỏ vào 1 ô bất kì trong bảng
Chọn thẻ Layout, tại lớp Data, chọn Sort  hộp thoại xuất hiện:



Chọn các khóa sắp xếp trong hộp Sort By và Then By
Chọn sắp xếp theo kiểu dữ liệu nào
Chọn sắp xếp theo thứ tự nào: Ascending, Descending.
45
5. Tạo bảng biểu (tt)
5.5 Tính toán trong bảng
Cách đánh địa chỉ trong bảng
46
5. Tạo bảng biểu (tt)
2. Tính toán trong bảng

Đưa con trỏ đến ô cần lấy kết quả
Chọn thẻ Layout, lớp Data, chọn Formula, hộp thoại xuất hiện:








Chọn hàm cần tính: Sum:tính tổng; Average: tính trung bình cộng…
Chọn tham số cho hàm: Left:các ô bên trái, Right:các ô bên phải, Above:các ô ở trên
VD: Tính tổng các ô bên trái =Sum(Left); Tính tổng các ô ở trên = Sum(Above)


47
6. Chèn hình ảnh và công thức toán
6.1 Chèn các kí tự đặc biệt
Đưa con trỏ chuột tới vị trí cần chèn
Chọn thẻ Insert, tại lớp Symbols, chọn Symbols  Xuất hiện hộp thoại Symbol lựa chọn kí tự muốn chèn, hoặc vào More Symbols, xuất hiện hộp thoại



Insert (Enter)
Một số Font thường dùng: Symbol , Windings ,

48
6. Chèn hình ảnh và công thức toán (tt)
6.2 Đánh công thức toán
Đưa con trỏ về vị trí cần đánh công thức vào
- Chọn thẻ Insert, tại lớp Symbols, chọn Equations, chọn cấu trúc công thức tại lớp Structures và các ký hiệu đặc biệt tại Symbols





Để kết thúc việc đánh công thức ta đưa con trỏ ra ngoài khung và nháy màn hình soạn thảo trở về bình thường

49
6. Chèn hình ảnh và công thức toán (tt)
Cách gõ chỉ số trên, dưới không dùng soạn thảo công thức:
Gõ chỉ số trên: Ấn CTRL + SHIFT + ‘=‘
Chỉ số dưới : Ấn CTRL + ‘=‘
Hoặc vào thẻ Home, chọn lớp Font rồi chọn để gõ chỉ số trên hoặc chọn để gõ chỉ số dưới
50
6. Chèn hình ảnh và công thức toán (tt)
6.3 Chèn tệp ảnh vào văn bản
Đưa con trỏ tới vị trí cần chèn ảnh
Chọn thẻ Insert, tại lớp Illustrations chọn Picture (Clip Art), xuất hiện hộp thoại, chọn ảnh cần chèn, nhấn Insert
51
6. Chèn hình ảnh và công thức toán (tt)
6.4 Tạo các dòng chữ nghệ thuật nhờ WordArt
Đưa con trỏ tới vị trí cần chèn
Chọn thẻ Insert, tại lớp Text chọn WordArt,  chọn mẫu văn bản Chọn Font chữ, kích cỡ chữ, kiểu hiển thị chữ và đánh dòng chữ ta muốn chèn vào OK
52
6. Chèn hình ảnh và công thức toán (tt)
6.5 Làm việc với AutoShape
Chọn thẻ Insert, tại lớp Illustrations chọn Shapes  lựa chọn nhóm hình nào đó lựa chọn mẫu hình Rê chuột trên vùng văn bản muốn vẽ hình, khi kích thước hình vẽ vừa ý thì thả chuột
53
6. Chèn hình ảnh và công thức toán (tt)
6.6 Làm việc với Textbox
Vào thẻ Insert, tại lớp Text chọn Textbox, có thể chọn các mẫu có sẵn hoặc vàoDraw TextBox để tạo TextBox tùy ý.




Đánh văn bản vào trong Textbox
- Định dạng Textbox: Vào thẻ Format, chọn các yếu tố định dạng tại các lớp như: Text Box styles, Shadow Effects,…Thao tác tương tự như với AutoShape
54
7. Định dạng trang và in ấn
7.1 Chọn cỡ giấy và đặt lề
Vào thẻ Page Layout, chọn lớp Page Setup, ở đây có thể lựa chọn các yếu tố như lề, hướng in, cỡ giấy,.. Hoặc có thể nhấn nút để mở hộp thoại Page Setup




Apply to: chọn áp dụng cho đối tượng nào: Whole document (toàn bộ tài liệu), This point Forward (áp dụng cho các vùng từ vị trí hiện tại trở về sau)
Default: chọn chế độ ngầm định để áp dụng cho nhiều tài liệu sau đó.
55
7. Định dạng trang và in ấn (tt)
Đặt lề cho trang in
Chỉnh lề:
Top: lề trên, thông thường là 2.5 cm
Bottom : lề dưới, thông thường là 2.5 cm
- Right: lề phải, thông thường là 2.5 cm
Left: lề trái, thông thường là 3.5 cm
Gutter: khoảng cách chừa lề cho việc đóng tài liệu, thông thường là 0 cm
Header: khoảng cách từ mép trên trang giấy tới phần tiêu đề đầu trang, thông thường là 1.27 cm
Footer: khoảng cách mép dưới trang giấy tới phần tiêu đề cuối trang, thông thường là 1.3 cm
Mirror margins: lề trái và lề phải của 2 trang chẵn và lẻ đối xứng nhau qua gáy cuốn sách
56
7. Định dạng trang và in ấn (tt)
In hai trang trên một tờ giấy
Mở hộp thoại Page Setup, chọn Margins:
Chọn cỡ giấy A4
Hướng in: Landscape
Phạm vi áp dụng: Whole documents
Đánh dấu mục 2 pages per sheet
Top: 2cm. Bottom: 2.5 cm. Outside: 1.9 cm. Inside: 1.99 cm. Gutter: 0 cm. Header: 1.2 cm. Footer: 1.5 cm
Gutter position: chọn Left
Apply to: Whole document
57
7. Định dạng trang và in ấn (tt)
7.2 Đặt tiêu đề đầu trang, cuối trang
Vào thẻ Insert, tại lớp Header & Footer, nhấn nút Header để gõ tiêu đề đầu trang, Footer để gõ tiêu đề cuối trang







Close, để trở về chế độ soạn thảo bình thường
Để kích hoạt chế độ sửa đổi tiêu đề, Click đúp vào phần ghi tiêu đề
58
7. Định dạng trang và in ấn (tt)
7.3 Đánh số trang
Vào thẻ Insert, tại lớp Header & Footer, nhấn nút Page Numbers, chọn cách đánh, ví dụ:Top of Page (ở đầu trang), Bottom of Page (ở cuối trang),...
59
7. Định dạng trang và in ấn (tt)
7.4 Xem trước trên màn hình cách bố trí trang in
Nhấn nút Microsoft Office, chọn Print, chọn tiếp Print Preview





Tại đây ta cũng có thể thực hiện các thao tác sửa đổi tài liệu
Để trở về môi trường soạn thảo: Click vào
60
8. Thay đổi đơn vị đo chiều dài
Vào Word option/ Advanced
Trong mục Display:
Tại vùng Measurement units, bạn chọn loại đơn vị thường dùng.
- Inches: Đơn vị đo chiều dài của Anh (1inch = 2.54cm)
- Centimeters: cm
- Millimeters: mm
- Points: Thường được viết tắt là pt, 72 pt xấp xỉ bằng 1 inch. Cỡ chữ thường được biểu diễn bằng đơn vị pt.
- Picas: Là đơn vị đo lường xấp xỉ bằng 1/6 inch, hoặc 12 point.
Chọn OK
61