Huong dan su dung PowerPoint

Microsoft Office PowerPoint
Bài 1 : Giới thiệu về MS PowerPoint 2003
MS Powerpoint là một trong những chương trình thuộc bộ Office của hãng Microsoft. Chức năng chính của chương trình là trình diễn tài liệu. Từ hôm nay, Quản Trị Mạng sẽ đưa tới bạn đọc loạt bài hướng dẫn về tiện ích văn phòng này. Bắt đầu với chương trình PowerPoint Kích vào nút Start, chọn Programs, tiếp đó chọn Microsoft Office và kích vào Microsoft Office PowerPoint 2003.


Chý ý: Ở phiên bản trước của bộ Office – Kích vào Start, chọn Programs, sau đó chọn Microsoft PowerPoint. Ngay lập tức, bạn sẽ nhìn thấy hình ảnh của chương trình như hình dưới. Phía bên phải là thanh Getting Started sẽ trợ giúp bạn sử dụng nhanh một số chức năng thường dùng.


Nếu không sử dụng đến thanh Getting Started  này bạn có thể tắt bằng cách kích vào biểu tượng Close (X). Bạn cũng có thể bắt đầu bằng cách kích vào Create a new presentation…(Tạo một bản trình bày mới) ở phía dưới thanh tác vụ. Thành phần trong màn hình PowerPoint 2003:


Để nhập một văn bản trình chiếu
Tại Slide pane trong PowerPoint, trong ô có nhãn “Click to add title”. Một thao tác đơn giản là kích vào ô đó và nhập dòng tiêu đề. Ví dụ, bạn có thể nhập “Đây là file trình chiếu đầu tiên của tôi” Sau đó kích vào ‘Click to add subtitle’ và để nhập thêm một vài đoạn văn bản vào đó.
Lưu và đóng một bản trình chiếu Tính năng cho phép bạn lưu giữ bản trình chiếu mới hoặc có sẵn trên đĩa, nếu không lưu file, bạn sẽ không thể xem bản trình chiếu đó. Mỗi lần lưu, bạn có thể mở lại file đó để xem hoặc sắp xếp lại.
Cách lưu một file trình chiếu Vào menu File, chọn Save


Nếu đó là một file mới, thì hộp thoại Save As hiển thị, bạn hãy chọn vị trí thư mục/ổ đĩa để lưu file bằng cách kích vào mũi tên phía bên phải Save in: kích xuống và chọn vị trí mong muốn. Hoặc kích chọn theo một số đối tượng ở bên cột trái (Gồm có Desktop, My Documents, My Computer…) Nhập tên file vào mục File name. Chế độ mặc định tên file là Presentation1, bạn có thể sử dụng nó hoặc đặt một tên khác. Chúng ta hãy để “presentation” cho tên file đầu tiên, kích vào nút Save để lưu lại. Chú ý: Lúc này file được ghi ở thư mục My Documents. Đóng file trình chiếu Vào menu File, chọn Close. Hoặc kích vào biểu tượng Close Window Nếu bạn chưa lưu file thì khi đóng sẽ xuất hiện một hộp thoại hỏi có muốn lưu bản trình chiếu trước khi đóng hay không?


Kích vào Yes để lưu trước khi đóng
Hoặc Kích vào No để không lưu trước khi đóng.
Kích vào Cancel để bỏ qua thao tác.
Thoát khỏi Microsoft PowerPoint Kích vào biểu tượng Close (X) ở góc phía bên phải trên màn hình.
Bài 2: Tạo Slide trình diễn… Bắt đầu từ đâu?
Câu trả lời chính là Task Pane. Chỉ cần mở chương trình trình diễn PowerPoint, thanh tác vụ xuất hiện phía bên phải màn hình. Task Pane liệt kê các thao tác phổ biến mà bạn có thể thực hiện trong PowerPoint. Giúp định vị các thao tác nhanh hơn. Hiển thị Task Pane (trong trường hợp đã bị đóng) Từ menu View, kích vào Task Pane (hoặc dùng phím tắt Ctrl + F1)


Chọn các Task Panes khác nhau Kích vào mũi tên sổ xuống ở phần Other Task Panes và chọn Task Pane từ menu đó.


Hiển thị mục New Presentation Từ menu File, kích vào New


Mở bản trình diễn có sẵn Từ phần New Presentation, kích vào From existing presentation… để hiển thị hộp thoại New from Existing Presentation, sau đó chọn file muốn mở Ví dụ, bạn chọn file trình diễn đầu tiên đã được tạo từ bài 1.


Kích vào nút Create New. Bản trình diễn đã mở và bạn có thể thay đổi nếu cần Tạo một bản trình diễn mới Kích vào Blank Presentation trong New Presentation Pane hoặc kích vào biểu tượng New trên thanh Standard (thanh công cụ chuẩn) Xuất hiện phần Slide Layout cho phép bạn chọn mẫu trình diễn đã có sẵn theo các cách bố trí văn bản, nội dung hoặc cả văn bản và nội dung


Kích vào 1 kiểu bố trí cụ thể và bắt đầu tạo slide (bản trình chiếu) Outline và Slides Tabs Tab Outline cho phép hiển thị đường bao ngoài của tiêu đề và văn bản của mỗi slide trong bản trình diễn. Các Slides có thể được soạn thảo trong phạm vi đường bao này. Nếu bạn muốn chỉnh sửa văn bản và slide trong vùng đường viền, thanh công cụ Outlining sẽ được dùng để thực hiện công việc đó. Thay đổi kích thước Outline và Slides Tabs Kích vào khu vực tab Slides hoặc Outline Kích vào mũi tên xuống bên cạnh ô Zoom trên thanh Standard và chọn phần trăm bạn thích. Slides Tab hiển thị tất cả những slides trong bản trình diễn với hình ảnh nhỏ. Vùng Slides tab là một phương pháp dễ dàng để điều chỉnh bản trình diễn. Bạn có thể thay đổi một slide bằng cách kích vào nó


4 cách hiển thị bản trình chiếu PowerPoint Để thấy các cách hiển thị khác nhau của PowerPoint, Từ thanh Menu, kích vào View, bạn sẽ nhìn thấy 4 kiểu xem. Kích vào từng cái cụ thể để thấy rõ.


1, Normal View (Chế độ xem thông thường): là cách hiển thị mặc định trong PowerPoint. Tât cả các slide đang căn chỉnh sẽ được hiển thị, bao gồm cả Slide Pane, Outline Slides và cả Notes Pane 2, Slide Sorter View (Chế độ sắp xếp Slide): Cách này hiển thị tất cả các slides trong bản trình diễn nhỏ. Giúp bạn xếp lại thứ tự, thêm vào, hoặc xóa bỏ các slide. Bạn cũng có thể xem trươc các hình ảnh áp dụng cho từng slides 3, The Slide Show View (Chế độ trình chiếu Slide): Cách này cho phép bạn xem bản trình diễn như bản trình chiếu. Bản trình diễn của bạn hiện lệ trên tòan màn hình và bạn có thể xem được các hiệu ứng hoạt ảnh trình chiếu của nó. 4, The Notes View (Chế độ xem có phần ghi chú): Phần ghi chú sẽ hiển thị như khi sẽ in ấn ra. Phần chú ý như một phiên bản nhỏ của slide và nội dung chú ý được nhập vào trong phần Notes Pane ở bên dưới slide.
Bài 3: Các thanh công cụ của PowerPoint
Thanh công cụ PowerPoint dùng để làm gì? PowerPoint có 13 thanh công cụ, gồm cả Task Pane. Theo mặc định, thanh Standard (thanh công cụ chuẩn), Formatting (thanh định dạng) và Drawing (thanh công cụ vẽ) đã được hiển thị sẵn. Các thanh công cụ khác chỉ được sử dụng cho từng chức năng riêng biệt trong PowerPoint. Hiện một thanh công cụ Từ menu View, chọn Toolbars sau đó lựa chọn thanh công cụ mà bạn muốn hiển thị (bạn sẽ nhìn thấy dấu chọn bên cạnh thanh công cụ khi đã hiển thị) Ẩn một thanh công cụ Từ menu View, chọn Toolbars Lựa chọn thanh công cụ muốn ẩn (bạn sẽ không nhìn thấy dấu chọn bên cạnh thanh công cụ khi nó được ẩn) Thanh công cụ chuẩn Các biểu tượng trên thanh công cụ chuẩn Standard thường là những hoạt động thường dùng đối với văn bản. Khi đưa con trỏ chuột lên một biểu tượng, bạn sẽ thấy rõ tác dụng và mô tả của biểu tượng đó. Kích vào biểu tượng/hành động mà bạn muốn áp dụng cho slide.
 

Các biểu tượng trên thanh công cụ Standard và chức năng của nó:
Biểu tượng
Chức năng

New
Bắt đầu một file trình chiếu mới

Open
Mở một file trình chiếu

Save
Lưu một file trình chiếu

Permission
Thiết lập sự cho phép đối với việc mở và thay đổi một file trình chiếu

E-mail
Gửi file trình chiếu dưới dạng email

Print
In file trình chiếu

Print Preview
Xem trước khi in

Spelling
Chương trình kiểm tra lỗi chính tả

Search
Hiển thị ô tìm kiếm cơ bản

Cut
Cắt đoạn văn bản hoặc đối tượng Clipboard đã lựa chọn

Copy
Sao chép đoạn văn bản hoặc đối tượng Clipboard đã lựa chọn

Paste
Dán mục chọn từ Clipboard

Format Painter
Sao chép định dạng

Undo
Bỏ qua thao tác vừa làm

Redo
Lặp lại hành động vừa bỏ qua

Insert Chart
Vẽ biểu đồ

Insert Table
Chèn một bảng

Table and Borders
Hiển thị bảng và thanh công cụ Borders (đường viền)

Insert Hyperlink
Chèn một siêu liên kết

Expand All
Mở rộng tiêu đề và văn bản cho slide trên Outline tab

Show Formatting
Hiện hoặc ẩn ký tự định dạng

Show/Hide Grid
Hiện hoặc ẩn gridlines

Color/Grayscale
Hiện bản trình chiếu với màu, đen, trắng hoặc grayscale

Zoom
Phóng to Slide, vùng tab outline hoặc vùng tab Slide

Thanh công cụ định dạng Thanh công cụ định dạng đặt ở vị trí gần phía trên màn hình. Mỗi biểu tượng thanh công cụ có chức năng riêng cho phép bạn thay đổi các hiệu ứng đối tượng trong slide PowerPoit.


Các biểu tượng trên thanh công cụ Formatting và chức năng:
Biểu tượng
Chức năng

Font
Lựa chọn kiểu font từ danh sách thả xuống

Font Size
Lựa chọn kích cỡ font từ danh sách thả xuống

Bold
Áp dụng định dạng chữ đậm cho văn bản

Italic
Áp dụng định dạng chữ nghiêng cho văn bản

Underline
Áp dụng định dạng ngạch chân cho văn bản

Shadow
Áp dụng định dạng chữ bóng cho văn bản

Align Left
Căn lề văn bản hoặc đối tượng sang bên trái

Center
Căn lề văn bản hoặc đối tượng ra giữa dòng

Align Right
Căn lền văn bản hoặc đối tượng sang bên phải

Distributed
Căn lề văn bản hoặc đối tượng

Change Text Direction
Thay đổi hướng văn bản (ngang - dọc)

Numbering
Thêm/bớt định dạng số vào đầu dòng đoạn văn bản được lựa chọn

Bullets
Thêm/bớt định dạng ký tự vào đầu dòng đoạn văn bản được lựa chọn

Increase Font Size
Tăng cỡ chữ

Decrease Font Size
Giảm cỡ chữ

Decrease Indent
Giảm lề của đoạn văn bản

Increase Indent
Tăng lề của đoạn văn bản

Font Color
Chuyển đổi màu chữ

Slide Design
Hiển thị Slide Design Task Pane

New Slide
Chèn một slide mới

Chèn thêm một slide mới Từ menu Insert, kích vào New Slide. Hoặc kích vào biểu thượng New Slide trên thanh công cụ Formatting Chèn một bản sao Slide Từ menu Insert, kích vào Duplicat Slide Sao chép và dán Slides Bạn có thể sao chép va dán các slide trong phần Normal View với tab Outline và Slides hoặc trong chế độ xem Slide Sorter Sao chép slide với Outline Kích vào biểu tượng slide mà bạn muốn sao chép Kích vào biểu tượng Copy trên thanh công cụ Standard. Hoặc kích chuột phải lên biểu tượng slide và chọn Copy Dán slide Kích vào biểu tượng slide hoặc vị trí muốn đặt slide vừa sao chép Kích vào biểu tượng Paste trên thanh công cụ Standard. Hoặc kích chuột phải lên biểu tượng slide và lựa chọn Paste Chú ý: Bạn cũng có thể copy và paste slide với tab Slides hoặc trong chế độ Slide Sorter. Xóa Slides Bạn có