Huong dan su dung Power Point

Microsoft PowerPoint là một phần mềm trình diễn (presentation) chuyên nghiệp có nhiều tiện ích để trình bày vấn đề có hình thức đẹp và sinh động, dễ sử dụng, đầy hiệu quả. Bạn có thể sử dụng PowerPoint để tạo các trình diễn phục vụ đông đảo khán thính giả với nhiều mục đích khác nhau.
Trình diễn là phương tiện để truyền đạt thông tin, thuyết phục, giáo dục khán giả. PowerPoint cung cấp cho bạn các công cụ để tạo các minh họa cho phần thuyết trình trong các hội thảo, hội nghị, seminar, báo cáo luận văn,… Ngoài ra nó cũng được sử dụng phổ biến trong công tác giảng dạy. Mỗi trang thể hiện nội dung, hình ảnh, âm thanh, … được gọi là một Slide.
GIỚI THIỆU MICROSOFT POWERPOINT
Cách 1: Chọn lệnh Start/ Programs/ Microsoft Office/Microsoft PowerPoint
Cách 2: D_Click vào biểu tượng PowerPoint trong màn hình nền (Desktop).
Cách 3: D_Click lên tập tin PowerPoint có sẵn trong máy.
Khởi động Microsoft PowerPoint

Cách 1: Click vào nút Close .
Cách 2: Chọn lệnh File/ Exit.
Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4.

Thoát khỏi Microsoft Power Point
Sau khi gọi ứng dụng PowerPoint, cửa sổ PowerPoint Startup xuất hiện cho phép bạn chọn cách tạo mới hay mở một trình diễn đã có trong máy.
AutoContent Wizard: tạo một trình diễn sử dụng trợ giúp (Wizard).
Design Template: tạo một trình diễn theo mẫu đã thiết kế.
Blank presentation: tự thiết kế một trình diễn mới.
Open an existing presentation: mở một trình diễn đã có trong máy
Cửa sổ PowerPoint Startup
Khi chọn tạo mới một trình diễn hoặc chèn thêm vào trình diễn một Slide mới, cửa sổ PowerPoint New Slide:

Cửa sổ PowerPoint New Slide
Bạn chọn AutoLayout muốn sử dụng, sau đó Click vào nút OK để chọn.

Các thanh công cụ: ngoài các thanh công cụ tương tự như của Word, PowerPoint có thêm thanh tạo hiệu ứng (Animation Effects) dùng để tạo các hiệu ứng cho các đối tượng trong Slide (văn bản, hình ảnh, bảng biểu, đồ thị, …) giúp cho Slide thêm sinh động.
Bật/ tắt thanh này, vào menu View/ Toolbars/ Animation Effects.

Cửa sổ chương trình PowerPoint
Tập tin của PowerPoint có phần mở rộng mặc nhiên là .PPT (Presentation). Các thao tác mở file, đóng file, lưu file tương tự như Word.
Ngoài ra, bạn có thể chọn lưu tập tin PowerPoint dưới dạng phần mở rộng là .PPS (PowerPoint Show).

Các thao tác trên tập tin

Thực hiện View, sau đó chọn cách hiển thị tương ứng.
a. Chế độ bình thường (Normal View)
Khi hiển thị ở chế độ này, màn hình được chia thành 3 phần: cửa sổ bên trái hiển thị tổng quan nội dung của bản trình bày, cửa sổ bên phải hiển thị nội dung của Slide hiện hành, và cửa sổ ghi chú ở phía bên dưới Chế độ này thường được sử dụng khi tạo, chỉnh sửa nội dung Slide.


b. Chế độ xem Slide (Slide View)
Hiển thị từng Slide trên màn hình, chế độ này thường được dùng để thêm hình ảnh, định dạng ký tự, và định dạng màu nền.
Các chế độ hiển thị của PowerPoint
c. Chế độ tổng quan (Outline View)
Hiển thị tổng quan các Slide (Hình 21.6), chế độ này thường được dùng để tnội dung dạng văn bản (text) cho các Slide. Bấm chuột vào các nút công cụ đi kèm thtừng Slide để hiện hoặc ẩn nội dung của Slide đó.
d. Chế độ xem thứ tự Slide (Slide Sorter)
Hiển thị nhiều Slide cùng lúc trên màn hình (Hình 21.7). Chế độ này thường được dùng để thay đổi và sắp xếp thứ tự các Slide.
e. Chế độ trình diễn (Slide Show)
Hiển thị từng Slide ở chế độ toàn màn hình. Chế độ này được dùng khi thực hiện buổi thuyết trình. Để thoát khỏi chế độ này và trở về chế độ trước đó, nhấn phím ESC.

Bạn có thể thực hiện theo một trong hai cách sau:
+ Vào menu File/ New/ Trong lớp General chọn AutoContent Wizard rồi Click OK.
+ Chọn AutoContent Wizard từ hộp thoại PowerPoint Startup
Hộp thoại AutoContent Wizard xuất hiện:

TẠO MỘT BẢN TRÌNH DIỄN
Tạo trình diễn sử dụng AutoContent Wizard
Thực hiện theo các bước Wizard, Click nút lệnh Next để qua bước kế tiếp, Click nút lệnh Finish khi hoàn thành.
Chỉnh sửa nội dung trình diễn cho phù hợp với yêu cầu của bạn.
Có 2 cách:
+ Vào menu File/ New/ Chọn lớp Design Template.
+ Chọn Design Template từ hộp thoại PowerPoint Startup
Để chọn một mẫu nào đó, bạn chọn tên mẫu từ danh sách ở cửa sổ bên trái rồi xem mẫu đó trong cửa sổ Preview. Click OK khi đã chọn được một mẫu thích hợp.
Chọn cách bộ trí nội dung trong hộp thoại AutoLayout

Tạo trình diễn sử dụng Design Template
Click OK.
Tiến hành nhập và định dạng cho nội dung của trình diễn theo yêu cầu thiết kế.
Có 2 cách sau:
+ Vào menu File/ New/ Trong lớp General chọn Blank Presentation rồi Click OK.
+ Chọn Blank presentation từ hộp thoại PowerPoint Startup Chọn cách bộ trí nội dung trong hộp thoại AutoLayout.
Click OK.
Tiến hành nhập và định dạng cho nội dung của trình diễn theo yêu cầu thiết kế.
Tạo trình diễn trống Blank Presentation

Nếu muốn thêm hộp văn bản của riêng mình, bạn chọn menu Insert/ Text Box hoặc Click nút Text Box trên thanh Drawing, sau đó vẽ Text Box trên Slide để sử dụng.
Nhập văn bản
Trong PowerPoint, văn bản được đặt trong các Placeholder hoặc các Text Box.

Tương tự như Word: định dạng ký tự (Font, Size, Font style, …), canh lề cho đoạn văn bản (trái, giữa, phải), tạo các mục số hoặc dấu hoa thị (Bullets and Numbering), …
Ngoài ra, bạn còn có thể thực hiện các định dạng khác như sau:
Định dạng văn bản

Cách thực hiện:
- Vào menu Format/ Replace Font, xuất hiện hộp hội thoại:
+ Replace: Font đạng sử dụng
+ With: Chọn Font mới.
- Click Replace để thay thế.
- Click Close để đóng hộp thoại.
Đổi Font mặc định cho các Slide
Cách thực hiện:
- Vào menu Format/ Line Spacing, xuất hiện hộp hội thoại:

Thay đổi khoảng cách giữa các dòng, đoạn
+ Line Spacing: khoảng cách giữa các dòng, giá trị mặc nhiên là 1 (Lines).
+ Before paragraph: khoảng cách so với đoạn ở phía trên, mặc nhiên là 0 (Lines).
+ After paragraph: khoảng cách so với đoạn ở phía dưới, mặc nhiên là 0 (Lines).


Cách thực hiện:
- Di chuyển con trỏ đến dòng muốn thay đổi cấp độ thụt dòng.
- Nhấn phím Tab để thụt dòng một cấp. Tiếp tục nhấn Tab để thụt dòng thêm, nếu cần.
Nếu muốn giảm cấp độ thụt dòng, nhấn tổ hợp phím Shift + Tab.
Ngoài ra có thể dùng nút công cụ Promote và Demote để thay đổi cấp độ thụt dòng.
Tạo thụt dòng cho các mục trong văn bản
MS PowerPoint cung cấp 5 cấp độ thụt dòng trong một textbox.
Chức năng này cho phép tạo ra các bảng biểu (Table) để nhập dữ liệu tương tự như bảng biểu trong Word.
Cách thực hiện: bạn có thể thực hiện theo một trong các cách sau:
Cách 1:
- Chọn nút New Slide trên thanh công cụ chuẩn hoặc chọn Insert/ New Slide.
- Chọn loại Slide có chứa Table.
- Click OK.
- Một AutoShape mới xuất hiện trong Slide, D_Click vào biểu tượng bảng để tạo bảng mới.
- Thực hiện các thao tác trên bảng tương tự như trong Word.
Tạo bảng biểu
Nhắp đôi chuột
Ghi chú:
+ Thực hiện các thao tác trên bảng tương tự như trong Word.
+ Nếu trong Word hoặc Excel có chứa những bảng giống như bảng cần tạo ra trong PowerPoint, bạn có thể sao chép các bảng đó qua PowerPoint.
Cách 2:
- Vào menu Insert/ Table, xuất hiện hộp thoại:
- Chọn số hàng, số cột.
- Click OK.
Cách 3:
- Click vào nút công cụ Insert Table trên thanh công cụ Standard.
- Chọn số hàng, số cột.
- Click chọn để chèn bảng.

Chức năng này cho phép chèn biểu đồ vào bản trình diễn.
Cách thực hiện: tương tự trên, bạn cũng có thể thực hiện theo một trong các cách sau:
- Chọn loại Slide có chứa biểu đồ trong hộp thoại New Slide.
- Vào menu Insert/ Chart.
- Click vào nút công cụ Insert Chart trên thanh công cụ Standard.
- Sao chép biểu đồ từ Word hoặcExcel sang.
Tiến hành thực hiện theo các bước tương tự như đối với Word.
Chèn biểu đồ

Chức năng này thực hiện tương tự như trong Word.

Chèn hình ảnh, chữ nghệ thuật, đối tượng vẽ vào slide
Cách thực hiện:
- Vào menu Format/ Silde Layout hoặc Common Task/ Silde Layout.
- Chọn cách trình bày Slide.
- Click Apply hoặc Reapply.

Định dạng cách trình bày nội dung Slide
Cách thực hiện:
- Vào menu Format/Apply Design Template hoặc Common Task/ Apply Design Template. Chọn mẫu
- Click Apply.

Định dạng Slide theo mẫu thiết kế sẵn
Cách thực hiện:
Format/ Slide Color Scheme. Hộp thoại Color Scheme
Thay đổi sơ đồ màu trong Slide
- Lớp Standard: chọn sơ đồ màu có sẵn.
Lớp Custom: thay đổi màu cho các đối tượng

- Apply to All: áp dụng cho tất cả các Slide trong bản trình diễn.
- Apply: áp dụng cho Slide hiện hành

Slide Master là nơi qui định tất cả các định dạng, kiểu dáng của các Slide trong bản trình bày. Khi thay đổi các thuộc tính của Slide Master thì những thay đổi đó sẽ có hiệu lực với tất cả các Slide trong bản trình diễn. Khi sử dụng Slide Master, ta có thể tạo ra một bản trình diễn với kiểu dáng có tính nhất quán cao.
Làm việc với Slide Master
Định dạng các thuộc tính của Slide Master giống như định dạng một Slide thông thường. Các thao tác thường thực hiện là:
+ Định dạng Style cho các đối tượng văn bản (tiêu đề, danh sách đánh dấu đầu mục) trong Slide: Font, cỡ chữ, kiểu chữ, màu chữ, canh lề, khoảng cách giữa các dòng, các đoạn, …
+ Thay đổi kích thước và vị trí của các đối tượng khác (thêm ngày giờ, tiêu đề đầu và cuối trang, đánh số trang, …).
+ Thay đổi màu nền, màu cho các đối tượng trong Slide.
Cách thực hiện:
− Vào menu View/ Master/ Slide Master, xuất hiện cửa sổ như sau:
− Click vào hộp Title Area for AutoLayouts để thay đổi các thuộc tính cho tiêu đề.
− Click vào hộp Object Area for AutoLayouts để thay đổi các thuộc tính cho danh sách đánh dấu đầu mục.
− Click vào hộp Date Area, Footer Area, Number Area để thay đổi các thuộc tính cho ngày giờ, tiêu đề đầu và cuối trang, số trang.
− Click Close trên thanh công cụ Master để trở về chế độ bình thường.
Thay đổi các thuộc tính của Slide Master

Chức năng này dùng để thêm ngày giờ, tiêu đề đầu và cuối trang, số trang cho Slide khi đang ở trong chế độ định dạng Slide Master.
Cách thực hiện:
− Vào menu View/ Header and Footer, xuất hiện hộp hội thoại − Tiến hành thay đổi thuộc tính cho các đối tượng trong chế độ Slide (lớp Slide) và chế độ Notes Page (lớp Notes and Handouts).
Định dạng Header và Footer
Date and Time: thêm ngày giờ vào Slide hoặc Notes Page.
Update automatically: tự động cập nhật ngày giờ lúc trình diễn.
Chọn định dạng ngày giờ từ hộp kê thả.
Fixed: nhập ngày giờ cố định, ngày giờ này sẽ không thay đổi.
Slide number: Chèn số thứ tự trang cho Slide.
Page number: Chèn số thứ tự trang cho Notes Page.
Footer: thêm tiêu đề cuối trang cho Slide hoặc Notes Page.
Header: thêm tiêu đầu trang cho Notes Page.
− Click Apply để ấn định thay đổi cho Slide hiện hành.
− Click Apply to All để ấn định thay đổi cho tất cả các Slide.
− Vào menu Format/ Background, xuất hiện hộp hội thoại:
Định dạng màu nền cho Slide Master
− Chọn màu nền hoặc sử dụng các hiệu ứng cho nền Slide (mẫu nền, hình ảnh, …).
− Click Apply để ấn định thay đổi cho Slide hiện hành.
− Click Apply to All để ấn định thay đổi cho tất cả các Slide.



Chức năng này cho phép bạn thay đổi màu cho các đối tượng trong Slide Master, vào menu Format/ Slide Color Scheme và thực hiện tương tự như định dạng cho Slide thường (đã giới thiệu ở trên).

Định dạng sơ đồ màu cho Slide Master
Title Master cho phép định dạng các thuộc tính cho Slide tiêu đề (Slide đầu tiên trong bản trình diễn). Nếu đã chỉnh sửa Slide Master trước, bạn sẽ không cần thay đổi nhiều cho Slide tiêu đề. Bạn có thể chọn Font chữ lớn hơn, hoặc thêm vào một hình ảnh, bỏ ngày giờ, tiêu đề, số trang, …
Định dạng cho Title Master
Cách thực hiện:
− Vào menu View/ Master/ Title Master, xuất hiện cửa sổ như sau:
− Tiến hành thay đối thuộc tính cho các đối tượng như với Slide Master.
Chú ý: Nếu bạn tạo trình diễn mới là bản trình diễn trống (Blank Presentation), bạn phải thêm một Title Master mới bằng cách vào menu Insert/ New Title Master hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + M.

Chức năng này cho phép thêm Slide mới vào bản trình diễn.
Cách thực hiện:
− Vào menu Insert/ New Slide hoặc Click vào nút trên thanh công cụ Standard hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + M hoặc vào Common Task/ New Slide.
− Chọn cách trình bày Slide mới từ cửa sổ New Slide rồi Click OK.
Chú ý: bạn có thể tạo Slide mới giống như Slide hiện hành bằng cách vào menu Insert/ Duplicate Slide.
Thêm Slide mới
Chức năng này cho phép xoá bỏ Slide không sử dụng trong bản trình diễn.
Cách thực hiện: bạn có thể thực hiện theo một trong các cách sau:
− Vào menu Edit/ Delete Slide.
− Chọn Slide cần xoá trong khung Outline hoặc trong chế độ Slide Sorter, rồi nhấn phím Delete.

Xoá bỏ Slide
Chức năng này cho phép sao chép Slide trong bản trình diễn.
Cách thực hiện:
− Chọn Slide cần sao chép trong khung Outline hoặc trong chế độ Slide Sorter.
− Vào menu Edit/ Copy hoặc Click vào nút trên thanh Standard hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + C hoặc R_Click/ Copy.
− Click chọn vị trí dán Slide.
− Vào menu Edit/ Paste hoặc Click vào nút trên thanh Standard hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + V hoặc R_Click/ Paste.

Sao chép Slide
Chức năng này cho phép sắp xếp lại các Slide trong bản trình diễn cho đúng với trình tự nội dung.
Cách thực hiện:
− Chọn Slide cần thay đổi vị trí trong khung Outline hoặc trong chế độ Slide Sorter.
− Vào menu Edit/ Cut hoặc Click vào nút trên thanh Standard hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + X.
− Click chọn vị trí mới cho Slide.
− Vào menu Edit/ Paste hoặc Click vào nút trên thanh Standard hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + V.
Chú ý: bạn có thể thực hiện nhanh bằng thao tác Drag chuột như sau: chọn Slide cần thay đổi vị trí trong khung Outline hoặc trong chế độ Slide Sorter, dùng chuột Drag tới vị trí mới.
Sắp xếp lại các Slide
Chức năng này cho phép ẩn Slide trong chế độ trình diễn (Slide Show) nhưng không xóa hẳn Slide đó khỏi bản trình diễn hiện hành.
Cách thực hiện:
+ Chọn Slide muốn ẩn.
+ Chọn Slide Show/ Hide Slide.
Chú ý: muốn hiện lại các Slide này, chọn Slide Show/ Hide Slide một lần nữa.
Ẩn các Slide

Để phần trình diễn trở nên sinh động, PowerPoint cung cấp nhiều hiệu ứng hoạt hình để để thực hiện các hoạt cảnh trên bản trình diễn. Bạn cũng có thể tùy biến các hiệu ứng hoạt hình cơ bản theo nhiều cách khác nhau như: tạo liên kết giữa các Slide, mở một tập tin ứng dụng khác, khởi động một chương trình ứng dụng, mở một trang Web, …

Các hiệu ứng hoạt hình
Cách thực hiện:
− Chọn đối tượng muốn tạo hiệu ứng, có thể là Text Box hoặc đối tượng đồ họa.
− Cách 1: sử dụng các hiệu ứng có sẵn
+ Vào menu Slide Show/ Preset Animation.
+ Chọn một hiệu ứng từ menu con.
Chú ý: để chọn hiệu ứng khác hoặc bỏ hiệu ứng , thực hiện lại lệnh trên một lần nữa.

Tạo hiệu ứng hoạt hình
− Cách 2: tự tạo các hiệu ứng
+ Vào menu Slide Show/ Custom Animation, xuất hiện hộp hội thoại:
Lớp Effects:
+ Lần lượt chọn các đối tượng muốn tạo hiệu ứng trong danh sách Check to animate slide objects.
+ Entry animation and sound: cho phép chọn loại hiệu ứng và hướng của hiệu ứng. Chọn No Effect khi không sử dụng hiệu ứng.

+ Introduce text: cách các ký tự xuất hiện: hiện tất cả (All at once), hiện từng từ, (By Word) hay hiện từng ký tự (By Letter).
+ Grouped by: qui định các đối tượng xuất hiện theo nhóm nào.
+ After animation: hành động sau khi hiệu ứng kết thúc
o Color: màu của văn bản sau khi hiệu ứng kết thúc
o Don’t Dim: xóa bỏ hết các hiệu ứng của mục After animation
o Hide After Animation: đối tượng sẽ ẩn đi sau khi hiệu ứng kết thúc.
o Hide on Next Mouse Click: đối tượng sẽ bị ẩn khi Click chuột.
Lớp Order & Timing:
+ Animation order: cho phép thay đổi thứ tự xuất hiện của các đối tượng trong Slide bằng cách: chọn đối tượng muốn thay đổi thứ tự, nhấn vào mũi tên Move để di chuyển vị trí của đối tượng đó.
+ Start animation: cho phép chỉ ra khi nào thì các đối tượng bắt đầu xuất hiện
o On mouse click: đối tượng xuất hiện mỗi khi Click chuột.
o Automatically: sau bao nhiêu giây thì đối tượng tự động xuất hiện.
Lớp Chart Effects: cho phép chọn hiệu ứng cho biểu đồ.
Lớp Multimedia Settings: cho phép thay đổi thuộc tính đồ hoạ và âm thanh.
+ Click Preview bất cứ lúc nào muốn xem thử các hiệu ứng.
+ Click OK để kết thúc.
Cửa sổ Animation Preview
Chức năng này cho phép ta thử xem kết quả của các hiệu ứng ngay sau khi ta gán một hiệu ứng cho một đối tượng nào đó.
Chọn Slide Show/ Animation Preview hoặc Click vào nút trên thanh Animation Effects, cửa sổ Animation Preview:


Chức năng này cho phép tạo hiệu ứng chuyển tiếp giữa các Slide trong chế độ Slide Show.
Cách thực hiện:
− Vào menu Slide Show/ Slide Transition, xuất hiện hộp hội thoại:
+ Effect: cho phép chọn các hiệu ứng từ hộp kê thả và tốc độ thi hành của hiệu
ứng đó là chậm (Slow), trung bình (Medium), hay nhanh (Fast).
Tạo hiệu ứng chuyển tiếp giữa các Slide
+ Advance: cho phép chọn các tùy chọn nâng cao.
o On mouse click: hiệu ứng sẽ xảy ra khi Click chuột.
o Automatically after: sau bao nhiêu giây thì đối tượng tự động xảy ra.
+ Sound: cho phép tạo ra âm thanh khi thi hành hiệu ứng.
− Click Apply để ấn định thay đổi cho Slide hiện hành.
− Click Apply to All để ấn định thay đổi cho tất cả các Slide.

Chức năng này cho phép bạn gắn một thao tác của chuột vào một đối tượng PowerPoint (hộp văn bản, đối tượng đồ hoạ, nút hành động, …), bạn có thể chuyển sang một Slide khác, mở một tập tin ứng dụng khác, khởi động một chương trình ứng dụng, mở một trang Web, … bằng cách Click chuột hoặc đơn giản hơn là chỉ cần đưa trỏ chuột “đi” ngang qua đối tượng được chọn.
Cách thực hiện:
− Chọn đối tượng muốn gán hành động.
− Vào menu Slide Show/ Action Settings, hộp thoại xuất hiện:
Thiết lập hành động cho một đối tượng
Chọn đặt hành động thi hành khi Click chuột lên đối tượng (lớp Mouse Click) hoặc khi trỏ chuột “đi” ngang qua đối tượng (lớp Mouse over).
+ Hyperlink to: chọn Slide hoặc tập tin liên kết từ hộp kê thả. Khi hành động được thi hành, PowerPoint sẽ chuyển đến Slide hoặc mở tập tin này.
+ Run program: khởi động một chương trình ứng dụng khi hành động được thi hành.
+ Play sound: chọn âm thanh khi hành động được thi hành.
+ Click OK để hoàn thành.
Cách thực hiện:
- Vào menu Slide Show/ Action Buttons, đưa trỏ chuột vào thanh tiêu đề rồi kéo ra khỏi menu, ta có thanh công cụ Actions Buttons như hình bên.
- Chọn một nút từ thanh công cụ Actions, kéo chuột để vẽ nút lệnh vào Slide. Khi đó sẽ xuất hiện hộp hội thoại Action Settings.
- Thực hiện tương tự như thiết lập tác động cho một đối tượng bất kỳ nêu trên.
Tạo nút hành động
Chức năng này cho phép bạn gắn một thao tác vào một nút lệnh cụ thể.

− Sử dụng màu chữ và màu nền tương phản để chữ dễ đọc
− Dùng những mệnh đề hoặc những câu ngắn gọn theo từng ý.
− Tránh đưa quá nhiều văn bản và hình ảnh trong một Slide. Thính giả cần phải tập trung nghe vấn đề đang trình bày hơn là tập trung vào các Slide.
− Sử dụng cỡ chữ đủ lớn để những người ngồi xa có thể đọc được. Nên sử dụng cỡ chữ 24-point hoặc lớn hơn.
Các gợi ý khi thiết kế bản trình diễn
− Không nên sử dụng quá nhiều chữ hoa vì nó khó đọc hơn chữ thường. Chỉ sử dụng chữ hoa trong trường hợp muốn nhấn mạnh nội dung nào đó.
− Sử dụng định dạng văn bản đơn giản, tránh sử dụng quá nhiều định dạng như đậm, nghiêng, gạch dưới, cỡ chữ lớn, … để nhấn mạnh trong một câu. Không nên sử dụng quá nhiều Font chữ khác nhau trong một Slide.
− Sử dụng hiệu ứng cho đối tượng cũng như hiệu ứng chuyển trang đơn giản. Quá nhiều hiệu ứng sẽ làm cho người dùng mất tập trung vào vấn đề đang trình bày.

Sau khi hoàn tất việc tạo các Slide trong trình diễn, bạn phải duyệt lại tất cả những thông tin, hình ảnh, âm thanh, … mà bạn sẽ trình bày trước thính giả, đồng thời bạn phải xây dựng một kịch bản về việc sử dụng các kỹ thuật thích hợp để thể hiện nội dung đó một cách có hiệu quả.
THỰC HIỆN MỘT BUỔI TRÌNH DIỄN

Chức năng này cho phép bạn thay đổi các tùy chọn cho buổi trình diễn.
Cách thực hiện:
− Vào menu Slide Show/ Set Up Show, hộp thoại Set Up Show như sau:
Tùy chọn Show type: cách thực hiện trình diễn.
+ Presented by a speaker (full screen): cho phép thực hiện trình diễn ở chế độ toàn màn hình.
+ Browsed by an individual (window): cho phép trình diễn ở chế độ màn hình bình thường, và tự điều khiển việc trình diễn của PowerPoint theo nhu cầu riêng.
Thiết kế một cuộc trình diễn
+ Browsed at a kiosk (full screen): cho phép thực hiện trình diễn ở chế độ toàn màn hình, diễn ra một cách tự động, và được lặp đi lặp lại.
+ Loop continuously until ‘Esc’: cho phép trình diễn lặp đi lặp lại liên tục đến khi nhấn phím Esc, tùy chọn này là mặc định khi sử dụng chế độ Browsed at a kiosk.
+ Show without narration: cho phép tắt phần thuyết minh đi kèm.
+ Show without animation: cho phép tắt các hiệu ứng.

Tùy chọn Slide: chọn các Slide cho buổi trình diễn.
+ All: trình diễn tất cả các Slide.
+ From … To …: trình diễn một nhóm Slide liên tục.
+ Custom show: cho phép chọn phương án trình diễn riêng.
Tùy chọn Advanced Slides: các tùy chọn nâng cao.
+ Manually: chế độ chuyển trang thủ công (nhấn phím hoặc Click chuột để qua Slide khác).
+ Using timings, if present: chế độ chuyển trang tự động (sau một khoảng thời gian nào đó).


Chức năng này cho phép bạn tạo ra những trình diễn có thể tùy biến để phục vụ những đối tưọng khán giả khác nhau, hoặc những mục đích khác nhau mà không cần phải tạo ra nhiều trình diễn có nội dung tương tự. Ngoài ra, việc chỉnh sửa, cập nhật nội dung cũng được nhanh chóng và chính xác hơn.
Ví dụ: bạn cần tạo một trình diễn cho 3 nhóm đối tượng khác nhau. Trong đó, 6 Slide đầu được sử dụng chung cho cả 3 nhóm, mỗi nhóm có thêm 3 Slide riêng. Như vậy, bạn chỉ cần thiết kế trình diễn với 15 Slide là có thể sử dụng cho cả 3 nhóm thay vì phải thiết kế 3 trình diễn riêng phải dùng tới 27 Slide.
Thiết kế một phương án trình diễn riêng
Cách thực hiện:
− Vào menu Slide Show/ Custom Show, hộp thoại Custom Show :
+ New: tạo một phương án trình diễn mới.
+ Edit: chỉnh sửa phương án trình diễn được chọn.
+ Remove: xoá bỏ phương án trình diễn được chọn.
+ Copy: sao chép phương án trình diễn được chọn.
Khi chọn New hoặc Edit thì sẽ xuất hiện hộp thoại Define Custom Show như hình 24.3 ở trên cho phép tạo và chỉnh sửa một phương án trình diễn. Bạn có thể thêm (Add), hay loại bỏ (Remove) các Slide trong phương án đó cũng như sắp xếp lại thứ tự các Slide.
Để kiểm tra lại hoặc thực hiện trình diễn chính thức, bạn vào menu View/ Slide Show hoặc Slide Show/ View Show hoặc nhấn phím F5 hoặc Click chuột vào nút Slide
Show ở cuối màn hình. Trình diễn sẽ hiển thị theo cách bạn đã chọn khi thiết kế trình diễn (Slide Show/ Set Up Show).
Thực hiện một buổi trình diễn

+ Chuyển qua trang tiếp theo: nhấn SPACE BAR, ENTER, PAGE DOWN, phím N, phím mũi tên phải, phím mũi tên xuống hoặc chuột trái.
+ Trở về trang trước: nhấn BACKSPACE, PAGE UP, phím P, phím mũi tên trái hoặc phím mũi tên lên .
+ Đến một Slide bất kỳ: gõ số thứ tự của Slide và nhấn Enter.
+ Kết thúc trình diễn: nhấn phím Esc, phím ‘-‘ hoặc tổ hợp phím Ctrl + Break.
+ Để giấu con trỏ và nút lệnh ở góc trái bên dưới: nhấn phím A hoặc phím ‘=’.
+ Bật/ tắt chế độ bôi đen toàn màn hình: nhấn phím B hoặc phím ‘.’.
+ Bật/ tắt chế độ làm trắng toàn màn hình: nhấn phím W hoặc phím ‘,’.
Các thao tác cơ bản trong quá trình trình diễn
+ Sử dụng menu lệnh: trong chế độ trình diễn, bạn có thể Click chọn nút lệnh ở góc trái bên dưới hoặc R_Click lên màn hình và chọn lệnh như menu sau:
Next: chuyển tới Slide kế.
Previous: về Slide trước.
Go: chọn cách chuyển Slide.
Slide Navigator: cho phép chọn
Slide chuyển tới.
By Title: liệt kê và cho phép
chọn Slid
chuyển tới.
Custom Show: phương án trình diễn riêng.
Previous Viewed: về Slide đã xem
trước đó.
Show: kế
trước khi trình diễn cho thính giả, nênhoại itle: liệt kê các Slide trong e : cho phép chọn ã xem En t thúc buổi trình diễn. Chú ý: trình diễn thử để kiểm tra thiết bị chiếu Chức năng này cho phép in các Slide trong bản trình diễn ra giấy hoặc phim.
Cách thực hiện: vào menu File/ Print hoặc nhấn vào nút công cụ Print
(projector, overhead) và điều chỉnh ở cự ly và vị trí thích hợp.

Nhấn tổ hợp phím Ctrl + P, xuất hiện hộp hội thoại Name: chọn máy in muốn sử dụng từ liệt hộp kê thả.
Print range: chọn vùng in
+ All: in tất cả các slide.
+ Curent slide: in slide hi
+ Selection: in các đối tượng được
+ Custom show: in các Slide được chọn trong C
+ Slides: cho phép nhập các Slide muốn in.
Copies: số bản in, mặc định in 1 bản.
In các trang trình diễn
Print what: chọn cách in.
+ Handouts: cho phép in nhiều Slide trên cùng trang giấy
- Slide per page: số Slide trên một trang
- Order: thứ tự in
Horizontal: thứ tự từ trái qua phải
Vertical: thứ tự từ trênxuống dưới
+ Slides: in mỗi Slide trên một trang
+ Notes: in các ghi chú.
+ Outline: in đề cương
Grayyscale: in trắng đen.
Scale to fit paper: tự động điều chỉnh kích thước để in vừa khổ giấy.
Frame Slide: thêm vào khung bao cho mỗi Slide