Huong dan su dung power point 2003

1
Company Logo
MICROSOFT POWERPOINT 2003
1
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
MICROSOFT POWERPOINT 2003
2
Company Logo
 NỘI DUNG TRÌNH BÀY
2
3
Company Logo
PHẦN I:
GIỚI THIỆU MICROSOFT POWERPOINT 2003

Giới thiệu chung về Microsoft PowerPoint 2003
Khởi động chương trình
Giao diện Microsoft PowerPoint 2003
3
4
Company Logo
PHẦN I: GIỚI THIỆU MS POWERPOINT 2003
Giới thiệu chung:
PowerPoint 2003 là một chương trình ứng dụng để tạo các bài trình diễn (Presentation) bằng một hoặc nhiều phiên (Slide), chứa nội dung là chữ, biểu đồ, hình ảnh…Chương trình này thuộc bộ Office 2003 của hãng Microsoft.

PowerPoint 2003 có thể:
- Tạo nhanh các bài trình diễn.
- Trợ giúp xây dựng các bài trình diễn theo ý tưởng từng bước.
- Dễ dàng thay đổi kiểu thể hiện để đạt hiệu quả cao nhất.
- Có số lượng mẫu tham khảo phong phú.
- Giúp thiết kế các bài trình diễn chuyên nghiệp…
4
5
Company Logo
2. Khởi động Microsoft PowerPoint 2003:
Chọn Start  Programs  Microsoft Office  Microsoft Office PowerPoint 2003 hoặc biểu tượng trên màn hình
PHẦN I: GIỚI THIỆU MS POWERPOINT 2003
5
6
Company Logo
3. Giao diện Microsoft PowerPoint 2003:
PHẦN I: GIỚI THIỆU MS POWERPOINT 2003
6
Hệ thống thanh
công cụ
Vùng soạn thảo
Danh sách
các Slide
đã được
tạo
Thanh tác vụ
giúp việc
soạn thảo
nhanh chóng
Hộp ghi chú
Tính
năng
Trình diễn
Hiển thị Task Pane: Menu  View  Task Pane (Ctrl + F1)
7
Company Logo
PHẦN I: GIỚI THIỆU MS POWERPOINT 2003
7
8
Company Logo

Tạo lập một bài trình diễn
2. Các thao tác trên Slide
3. Tạo kết nối với tập tin
8
PHẦN II: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN
9
Company Logo
PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN
I. TẠO LẬP BÀI TRÌNH DIỄN (PRESENTATION):
Presentation: là tập tin tập hợp các Slide trong đó có các màn hình trình diễn tạo được như các tờ rơi, tờ quảng cáo, màn hình trình chiếu các báo cáo, tham luận…
PowerPoint cho phép tạo ra một tài liệu mới theo 2 cách:
Không dùng Mẫu (Sử dụng Blank Slides):
9
10
Company Logo
PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN
I. TẠO LẬP BÀI TRÌNH DIỄN (PRESENTATION): (tt)
2. Dùng Mẫu (Design Template):
Để tạo một bài trình diễn chuyên nghiệp, PowerPoint cung cấp những bản thiết kế mẫu (Design template) để áp dụng vào các bản trình diễn, bản thiết kế thành một đối tượng hoàn chỉnh.
Chọn From design template trong ô New Presentation
10
11
Company Logo
PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN
3. Lưu bài trình diễn:
Lưu với các định dạng khác:
Trong Hộp thoại Save As, chọn Save as type là:
Web Page (*.htm) : lưu tập tin thành trang web.
Design Template (*.pot) : lưu tập tin thành trang mẫu, có thể áp dụng cho các tập tin soạn thảo sau này.
PowerPoint Show (*.pps) : tạo tập tin trình diễn, xem trên bất kỳ máy tính nào (không cần cài đặt PowerPoint).
I. TẠO LẬP BÀI TRÌNH DIỄN (PRESENTATION): (tt)
11
Từ menu File  Save (hoặc phím F12) để lưu tập tin.
(Tập tin PowerPoint có phần mở rộng là *.ppt)
12
Company Logo
PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN
II. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE:
1. Chèn Header and Footer (Đầu trang và Chân trang):
Từ menu chọn View  Header and Footer
- Chọn Date and time  chọn Update automatically (thêm ngày hiện tại); nếu chọn Fixed: nhập ngày tháng năm tùy ý.
VD: 12/12/2005
- Chọn Slide number: thêm số trang.
Tab Slide
Apply to All: áp dụng cho các slide | Apply: áp dụng cho slide hiện hành
(tương tự đối với Notes and Handouts)
12
13
Company Logo
PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN
2. Chèn Notes (chú thích) vào Slide:
Từ menu View
chọn Notes Pane:
thêm chú thích
vào Slide để
trình bày được rõ hơn.

Hoặc thêm trực tiếp vào
II. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE:
13
14
Company Logo
PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN
3. Sắp xếp các Slide:
Tab Slides (phía bên trái của màn hình soạn thảo): có thể thay đổi vị trí của từng Slide bằng cách chọn Slide cần thay đổi, giữ chuột và kéo xuống vị trí cần phải đổi chỗ.
II. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE:
14
15
Company Logo
PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN
4. Chèn slide mới:
- Từ menu Insert, kích vào New Slide.
- Hoặc kích vào biểu tượng New Slide trên thanh công cụ Formatting.
Thêm một bản sao Slide
Từ menu Insert, kích vào Duplicate Slide
II. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE:
15
16
Company Logo
PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN
5. Sao chép và dán Slide:
Có thể sao chép và dán các slide trong phần Normal View với Tab Outline và Slides hoặc trong chế độ xem Slide Sorter.
Tab Slides
Tab Outline
Slide Sorter View
Chọn Slide cần sao chép (Ctrl + C)  di chuyển và dán vào nơi thích hợp (Ctrl + V)
II. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE:
16
17
Company Logo
PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN
6. Xóa Slide:
Trong phần Normal View với tab Outline và Slides hoặc Slide Sorter View.
Tab Slides
Tab Outline
Slide Sorter View
- Chọn Slide cần xóa, nhấn Delete hoặc Ctrl + X
- Vào menu Edit  Delete slide
II. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE:
17
18
Company Logo
PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN
7. Chèn các ký tự đặc biệt:
Từ menu Insert  Symbol(Chú ý: vào 1 textbox rồi chọn Insert Symbol,
nếu không nút lệnh Symbol sẽ bị ẩn.)
II. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE:
18
19
Company Logo
PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN
8. Đánh số tự động (Bullets and Numbering):
II. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE:
Từ menu Format  Bullets and Numbering hoặc chọn vào biểu
tượng trên màn hình.
Click chọn Customize để tạo bullets theo ý muốn.
19
20
Company Logo
PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN
10. Chèn File khác vào File hiện hành:
- Chọn vị trí cần chèn File.
- Từ menu Insert  chọn Slides from Files, xuất hiện khung thoại Slide Finder chứa các lệnh hỗ trợ cho việc truy tìm các tập tin cần chèn vào trang hiện hành. Bằng cách nhấn vào nút Browse và chọn File tương ứng.
II. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE:
20
21
Company Logo
PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN
11. Chèn hình ảnh vào Slide hiện hành:
Từ menu Insert  Picture  Clip Art hoặc From File.
Clip Art
Insert Picture From File
Chọn Organize clips để thêm hình…
II. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE:
21
22
Company Logo
PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN
13. Chèn âm thanh:
- Từ menu Insert  chọn Movies and Sounds.
- Chọn Sound from File. - Chọn đường dẫn tới File âm thanh đó.
II. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE:
22
23
Company Logo
PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN
14. Chèn Video clip:
- Từ menu Insert  chọn Movies and Sounds
- Chọn Movie from File.
II. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE:
23
24
Company Logo
PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN
15. Chèn hình vẽ vào Slide:
Vào menu View  Toolbars Drawing
(nếu chưa hiển thị)
Chọn biểu tượng Autoshape để vẽ đối tượng
Phím Shift + hình chữ nhật = hình vuông | Shift + hình bầu dục = hình tròn
II. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE:
24
25
Company Logo
PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN
15. Chèn hình vẽ vào Slide (tt): tô màu đối tượng
II. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE:
Vẽ một hình  Kích chuột phải  chọn Format AutoShape.
Fill: tô màu đối tượng
Line: tô đường viền
25
26
PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN
15. Chèn hình vẽ vào Slide (tt): nhóm các đối tượng
II. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE:
Vẽ các đối tượng  Click chuột phải  Grouping  Group.
Group: nhóm các đối tượng
Ungroup: rã nhóm đối tượng
Regroup: nhóm lại các đối tượng sau khi
rã nhóm để chỉnh sửa
Hoặc chọn Draw trên thanh công cụ Drawing
Để chọn nhiều hình ta bấm giữ Ctrl – và hình cần chọn
27
PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN
15. Chèn hình vẽ vào Slide (tt): sắp xếp các đối tượng
II. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE:
Trong đó:
Bring to Front:: sắp xếp ra trước.
Send to Back: sắp xếp ra sau.
Bring Fordward: sắp xếp ra trước 1 đối tượng.
Send Backward: sắp xếp ra sau 1 đối tượng.
Chọn đối tượng cần sắp xếp  click chuột phải  Order.
28
Company Logo
PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN
16. Tạo chữ nghệ thuật:
- Chọn Insert  Picture  WordArt, chọn kiểu trình bày trong danh mục và nhấn phím OK.
- Xoá dòng chữ Your Text Here, thay thế nội dung muốn trình bày và có thể thay đổi font chữ, cỡ chữ…
II. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE:
28
29
Company Logo
PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN
17. Tạo bảng biểu:
II. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE:
Từ menu Insert  Table
Table
29
Số cột
Số hàng
Trộn ô: bôi đen các ô cần trộn  Click chuột phải  Merge Cells.
Insert rows: chèn hàng.
Delete rows: xóa hàng.
Borders and Fill: tạo đường viền
và tô màu cho bảng.
Thao tác với Table
30
Company Logo
PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN
18. Tạo biểu đồ:
II. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE:
Từ menu Insert  Chart
- Muốn thay thế số liệu mẫu, kích vào ô trong bảng số liệu và nhập số liệu mới.
- Muốn trở về Slide hiện hành, kích vào vùng trống bên ngoài khung biểu đồ.
30
31
Company Logo
PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN
III. TẠO KẾT NỐI VỚI TẬP TIN:
1. Kết nối với tập tin hoặc trang Web:
31
Chọn ký tự hoặc đối tượng muốn thể hiện phần kết nối.
Từ menu Insert chọn Hyperlink (Chèn liên kết) hoặc
trên thanh công cụ.
Trong phần Link To (liên kết đến) chọn Existing File or Web Page  Current Folder để chỉ đến file liên kết.
32
PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN
III. TẠO KẾT NỐI VỚI TẬP TIN:
Chọn ký tự hoặc đối tượng muốn thể hiện phần kết nối.
Từ menu Insert chọn Hyperlink (Chèn liên kết) hoặc
trên thanh công cụ.
Trong phần Link To (liên kết đến) chọn Place in this Document (Tạo đối tượng kết nối với Slide trong bài trình diễn hiện hành.)
Chọn Slide cần liên kết Nhấn OK.
2. Kết nối các Slides trong bài trình diễn hiện hành:
33
Company Logo

Tìm hiểu menu Format
Thiết kế theo mẫu
Thay đổi màu nền Slide
33
PHẦN III: ĐỊNH DẠNG BÀI TRÌNH DIỄN
34
Company Logo
PHẦN 3: ĐỊNH DẠNG BÀI TRÌNH DIỄN
1. Định dạng về font chữ:
- Từ menu Format  Font
I. MENU FORMAT: Chứa các lệnh hỗ trợ cho việc định dạng và gán các thuộc tính trình bày cần thiết vào các đối tượng đã chọn trong văn bản hiện hành.
Chọn font chữ, cỡ chữ (Font Size), các hiệu ứng, màu sắc…
Chú ý: Khi chọn font chữ mặc định thì tất cả các đối tượng (textbox, hình ảnh…) thêm vào Slide sẽ sử dụng font chữ này.
34
35
Company Logo
PHẦN 3: ĐỊNH DẠNG BÀI TRÌNH DIỄN
3. Canh lề văn bản: (Alignment)
I. MENU FORMAT:
Chọn nội dung cần canh lề
Menu Format  Alignment
Align Left: canh trái
Center: canh giữa
Align Right: canh phải
Justify: canh đều hai bên
35
36
Company Logo
PHẦN 3: ĐỊNH DẠNG BÀI TRÌNH DIỄN
1. Slide Design:
II. DÙNG ĐỊNH DẠNG THIẾT KẾ THEO MẪU:
Là những mẫu (templates) thiết kế sẵn.
Chọn một mẫu phía bên phải màn hình, mẫu này sẽ xuất hiện trong màn hình soạn thảo.
Nhập nội dung vào phần soạn thảo.
- Từ menu Format  chọn Slide Design.
36
37
Company Logo
PHẦN 3: ĐỊNH DẠNG BÀI TRÌNH DIỄN
2. Slide Design – Color Schemes
II. DÙNG ĐỊNH DẠNG THIẾT KẾ THEO MẪU:
- Color Schemes có thể thêm hoặc đổi màu của bản trình diễn bao gồm màu nền slide, màu tiêu đề và thân văn bản, màu nền ô và màu liên kết.

Khi chọn một mẫu thiết kế có sẵn trong Design Template thì luôn có màu phối hợp sẵn được áp dụng cho trình chiếu đó. Mỗi mẫu thiết kế đều có thể phối hợp lại màu nếu thấy cần thiết.

- Từ menu Format  Slide Design, chọn
Color Schemes.
37
38
Company Logo
PHẦN 3: ĐỊNH DẠNG BÀI TRÌNH DIỄN
3. Slide Layout:
II. DÙNG ĐỊNH DẠNG THIẾT KẾ THEO MẪU:
- Slide Layout là cách bố trí các đối tượng, chứa các bản thiết kế mẫu gồm tiêu đề, nội dung bảng thiết kế như bảng tính, hình ảnh, bảng biểu,…
- Chọn các mẫu thiết kế sẵn ở khung cửa sổ Slide Layout nằm bên phải cửa sổ soạn thảo.
- Từ menu Format  chọn Slide Layout
38
39
Company Logo
PHẦN 3: ĐỊNH DẠNG BÀI TRÌNH DIỄN
III. THAY ĐỔI MÀU NỀN SLIDE:
- Có thể thay đổi màu nền hoặc phần thiết kế nền trên tất cả các bản thiết kế, trang ghi chú. Ngoài việc thay đổi nền có thể thêm hoa văn, độ bóng, hình ảnh…
- Từ menu Format chọn Background
- Chọn màu thích hợp
- Chọn Apply
39
40
Company Logo

Một số hiệu ứng khi trình diễn
Trình diễn Slide
40
PHẦN IV: hiÖu øng tr×nh diÔn
41
Company Logo
PHẦN 4: HIỆU ỨNG TRÌNH DIỄN
I. MỘT SỐ HIỆU ỨNG KHI TRÌNH DIỄN:
1. Sử dụng Slide Transition:
- Tạo hiệu ứng khi chuyển sang Slide khác.
- Chuyển sang chế độ Slide Sorter View: vào menu View  Slide Sorter hoặc biểu tượng
41
42
Company Logo
PHẦN 4: HIỆU ỨNG TRÌNH DIỄN
I. MỘT SỐ HIỆU ỨNG KHI TRÌNH DIỄN:
1. Sử dụng Slide Transition (tt):
Chọn một hay nhiều Slide cùng lúc.
Từ menu Slide Show  chọn Slide Transition.
Trong danh sách Apply to Selected Slides (bên phải cửa sổ soạn thảo), chọn hiệu ứng thích hợp.
42
Muốn chọn nhiều Slide cùng một lúc
thì click chọn một Slide, giữ phím Ctrl +
click chọn các Slide khác.
Không chọn hiệu ứng.
Chọn tốc độ khi trình diễn.
Thêm âm thanh.
.
Nhấp chuột để chuyển sang hiệu ứng khác.
.

Quy định thời gian chuyển hiệu ứng tự động.
.
.

43
Company Logo
PHẦN 4: HIỆU ỨNG TRÌNH DIỄN
I. MỘT SỐ HIỆU ỨNG KHI TRÌNH DIỄN:
2. Tạo hiệu ứng cho các đối tượng trong Slide:
Chọn 1 hay nhiều đối tượng cùng lúc
Từ menu Slide Show  Custom Animation
43
44
Company Logo
PHẦN 4: HIỆU ỨNG TRÌNH DIỄN
I. MỘT SỐ HIỆU ỨNG KHI TRÌNH DIỄN:
2. Tạo hiệu ứng cho các đối tượng trong Slide (tt):
 Hiệu ứng lúc xuất hiện (Entrance)
 Hiệu ứng biến mất (Exit)
 Hiệu ứng nhấn mạnh lúc đã xuất hiện
 Hiệu ứng di chuyển theo quỹ đạo
44
45
Company Logo
PHẦN 4: HIỆU ỨNG TRÌNH DIỄN
I. MỘT SỐ HIỆU ỨNG KHI TRÌNH DIỄN:
2. Tạo hiệu ứng cho các đối tượng trong Slide (tt):
45
Khi chọn hiệu ứng cho 1 đối tượng thì
sẽ xuất hiện hiệu ứng trong ô danh sách.
Muốn thay đổi hiệu ứng thì:
Click chọn 1 hay nhiều hiệu ứng
Nút Change: thay đổi hiệu ứng khác
Ô Start: thay đổi kiểu ra lệnh
Ô Speed: thay đổi tốc độ
Nút Remove (hoặc phím DEL): xóa hiệu ứng
Nút Re-Order: thay đổi trình tự hiệu ứng
Nút Play: xem trình diễn (trong màn hình
soạn thảo)


46
Company Logo
PHẦN 4: HIỆU ỨNG TRÌNH DIỄN
I. MỘT SỐ HIỆU ỨNG KHI TRÌNH DIỄN:
2. Tạo hiệu ứng cho các đối tượng trong Slide (tt):
46
a. EFFECT OPTIONS: (tùy chọn hiệu ứng)
Muốn thiết kế hay thay đổi các chi tiết khác của hiệu ứng đang áp dụng thì: click chuột vào đối tượng cần thay đổi
Sound: thêm âm thanh cho hiệu ứng
After Animation: hiệu ứng phụ xảy ra
lúc thực hiện xong hiệu ứng chính.
Kích hoạt hiệu ứng
Thời gian chờ trước khi thực hiện hiệu ứng
Cho biết thời gian trình diễn xong hiệu ứng
Số lần lặp lại của hiệu ứng
47
Company Logo
PHẦN 4: HIỆU ỨNG TRÌNH DIỄN
II. TRÌNH DIỄN SLIDE:
1. Trình diễn Slide:
Từ menu Slide Show  chọn View Show
(hoặc F5) để xem trình diễn.
Nhấn Esc để thoát phần trình diễn, trở về
màn hình soạn thảo.
47
48
Company Logo
PHẦN 4: HIỆU ỨNG TRÌNH DIỄN
II. TRÌNH DIỄN SLIDE:
2. Trình diễn Slide liên tục:
1
2
3
Từ menu Slide Show  Slide Transition, chọn
Automatically after, nhập thời gian trình diễn tự động  Chọn Apply to All Slides.
Từ menu Slide Show  Set Up Show 
chọn Loop continuously until ‘Esc’.
48
49
Company Logo
PHẦN 4: HIỆU ỨNG TRÌNH DIỄN
II. TRÌNH DIỄN SLIDE:
3. Sử dụng Pen Color: để nhấn mạnh trong khi trình diễn.
Lưu ý:
Sử dụng Pen Color khi:
Đang ở chế độ trình diễn
Click chuột phải  Pointer Options  chọn loại viết thích hợp.
49
50
Company Logo

Thiết lập và xem trước khi in
In các Slide
50
PHẦN V: IN ẤN
51
Company Logo
PHẦN 5: IN ẤN
I. Thiết lập và xem trước khi in
Từ menu chọn File  Page Setup
51
Từ menu File  Print Preview
52
Company Logo
III. PRINT (in các Slides):
Từ menu File  Print (hoặc Ctrl + P)
Trong Print range (phạm vi in): All (in tất cả), Current slide (in slide hiện tại), Slides (in các slide theo ý muốn.
VD: 1, 3-5: in slide 1, slide từ 3 đến 5).
PHẦN 5: IN ẤN
52
53
Company Logo
III. PRINT (in các Slide): (tt)
Trong mục Print What có thể chọn:
+ Outline: In tất cả các ký tự trong khung hoặc chỉ in các chủ đề theo chiều ngang hoặc dọc.
+ Notes pages: In các ghi chú và nội dung của slide.
+ Handouts: chọn nhiều thành phần trước khi in, có thể chọn in từ 1-9 slide trên cùng 1 trang giấy.
Frame slides: in Slide có khung
PHẦN 5: IN ẤN
53
54