Hướng dẫn sử dụng phần mền PCGD (ESCI)

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PROSOFT ESCI
PHẦN MỀM PCGD-CMC
(chủ yếu HD thực hành làm PC)
pcgd.moet.gov.vn
GIỚI THIỆU GIAO DIỆN ESCI:
Trên MENU NGANG có: Danh mục/ Phiếu điều tra (màn hình luôn mặc định PĐT)/Kiểm tra/Tìm kiếm/ Thống kê/ Tiện ích/ Trợ giúp
I. DANH MỤC: Lưu ý DS thôn xóm, DS trường. Ở đây phải có đầy đủ các thôn với các mã số của nó, thiếu thì thêm vào: dòng trên cùng, góc phải màn hình có chữ thêm mới thôn xóm. Với trường cũng vậy (mã trường gặp t. Minh).
II. PHIẾU ĐIỀU TRA: màn hình luôn mặc định PĐT. Ở đây lưu ý chọn các thôn, xóm của xã mình ở dòng trên cùng (còn tỉnh, huyện đã được mặc định).
Nếu chọn dòng chữ “--không chọn--” ở ô thôn xóm thì ta đã chọn toàn xã. Vào dấu tam giác màu đen ở ô thôn xóm máy sẽ “xổ” ra các thôn xóm của xã và ta chọn bằng cách kích chuột vào.


Bằng cách đưa con trỏ vào bảng phiếu điều tra (bảng phía trên), con trỏ vào dòng (hàng) nào, thuộc chủ hộ nào và kích chuột thì hàng đó đổi màu vàng cam đồng thời dấu tích chữ “v” đầu dòng được đánh dấu và cũng đồng thời bảng phía dưới: bảng đối tượng điều tra hiện ra tương ứng.
(Nói dễ hiểu hơn bảng phía trên (chủ hộ), bảng phía dưới là nhân khẩu của hộ nói trên).

phiếu điều tra (bảng phía trên),
ĐT điều tra
(bảng phía dưới),
Bảng trên làm việc với các chức năng này
Bảng dưới làm việc với các chức năng này
-Bảng phiếu điều tra (bảng phía trên), bên trên góc phải có ghi: Thêm PĐT, Ghép hô, Tìm kiếm, Xóa (ở trong dòng màu lam với dòng PĐT). Đưa trỏ vào “thêm PĐT” và kích chuột là thêm hộ mới; vào “Tìm kiếm” chỉ cần nhập tên chủ hộ (hoặc nhập vào đầy đủ họ, đệm và tên chủ hộ) máy sẽ tìm ra hộ cần tìm để cho ta làm việc.
Lưu ý: ta phải chọn “thôn xóm” nào trước khi thêm hộ để khi thêm hộ mới này vào thôn xóm tương ứng đó.

-Bảng đối tượng điều tra-(nhân khẩu) (bảng phía dưới), cùng dòng với đối tượng ĐTra màu lam bên phải có ghi: Thêm đối tượng, sửa, in, xóa. Đưa trỏ vào thêm đối tượng và kích chuột để thêm đối tượng (thêm khẩu)với trường hợp chuyển đến, đối tượng 0 tuổi...; Sau khi chọn đối tượng cần sửa (đưa trỏ vào dòng có đtượng cần sửa và kích chuột thì màu vàng cam của dòng chứa đtượng được chọn- dấu tích chữ “v” được đánh dấu vào đầu dòng của đtượng cần sửa). Đưa trỏ vào Sửa và kích chuột Bảng đối tượng cần sửa hiện ra và ta làm việc dễ dàng.



III.-KIỂM TRA:
->Mở phần này ra (bằng đưa trỏ vào Kiểm tra và kích chuột) ta thường sử dụng nhiều nhất là chọn từng số thứ tự một mà thôi và xuống dòng cuối cùng của trang nay để chọn KIỂM TRA ta có bản ghi đầy đủ thông tin.
->Ta đưa trỏ vào dòng cuối cùng để SỬA, XÓA, DI CHUYỂN... (chọn bằng cách nháy chuột).


Bảng nầy mới xuất hiện sau khi chọn kiểm tra. Ta chọn đối tượng trong bảng nay để Sửa/Chuyển/Xóa ngay dòng cuối góc trái
IV.-TÌM KIẾM:
-> Chọn phần trên cùng với các thông tin Thôn xóm, năm học, trường, bậc học, loại trường (*);
-> Chọn TỐT NGHIỆP: cấp TN là cấp nào ta chọn vào đó, TN năm qua, năm trước hoặc năm học cụ thể nào...
-> Chọn BỎ HỌC, HỌC XONG (TN nhưng không học tiếp), MÙ CHỮ: Bỏ học lớp nào, năm bỏ học, ..., mù chữ,...
-> Chọn CÁC TÌM KIẾM KHÁC: Đối tượng PC (phù hợp với các phần (*); khuyết tật, chuyển,...
*LƯU Ý: Thông tin TN, bỏ học, chuyển....góp phần chỉnh sửa cho khớp với thực tế (ai, ở đâu, độ tuổi nào,...) và đúng với số lượng ở mẫu thống kê mẫu M1.
V.-TIỆN ÍCH:
1/ LÊN LỚP:
Vào đầu tháng 9 hàng năm, Bộ cho phép chuyển sang năm học mới: Trên cùng, góc phải có năm học mới. Khi đó ta cho HS lên lớp và với trẻ 5t TN/MN và lên lớp 1; Học xong lớp 5 thì HTBTH và lên lớp 6; Học xong lớp 9 thì TN/THCS và lên lớp 10; lớp 12 thì TN/PTTH, các lớp khác thì lên lớp tiếp theo. Ta sử dụng tiện ích sau:
-> Tiện ích (ở trên menu ngang); -> Chọn Lên lớp;
-> Chọn trường TH nào? THCS nào? THPT nào?
(máy xuất hiện dòng “Chọn lên lớp thì toàn bộ dữ liệu năm mới này bị xóa”) -> Đồng ý.
Số liệu năm cũ sẽ chuyển lên lớp và TN 100%
Ta xử lý số HS bị ở lại, chuyển hoặc bỏ... của năm qua cho phù hợp.
2.-XÓA DỮ LIỆU BÁO CÁO:
Thường ta sợ xóa là mất hết các dữ liệu. Bạn tích chữ “v” trước những báo cáo có chữ màu đen, (màu đỏ không được tích vào) và chọn XÓA MỤC ĐÃ CHỌN!
Đây là câu trả lời vì sao khi đã cập nhật mà thống kê không thay đổi!
Xem bảng minh họa sau đây sẽ rõ:
Các dòng chữ màu đen có mũi tên ta tích chọn “v” ở đầu dòng và đưa con trỏ đến “Xóa mục đã chọn” và kích chuột.
3.- DS HỌC SINH MẦM NON:
(trong độ tuổi 3-5, kể cả số cháu ko đến trường)
Lưu ý: -Chọn thôn xóm cụ thể thì mới xuất được ra Excel (chọn ở góc phải phía trên cùng). Nhưng chọn cả xã (ở thôn xóm chọn:“--không chọn--”) thì chỉ để xem thôi ko xuất Excel được.
-Qua xem nhanh, ta thấy các bất hợp lý, hay thiếu sót (VD: 5 tuổi mà học Nhà trẻ!; 4-5t học MG lớn mà 5-6t cũng học MG lớn!; thiếu thông tin trường MN Hải ???, chưa đi học... Thì ta tìm thêm thông tin ĐT họ tên gì, số phiếu là mấy thuộc thôn xóm nào ghi lại để chỉnh sửa ở PĐtra.


Số nầy là chưa đi học. Cần xem lại!
Sai
CÁC BƯỚC LÀM PHỔ CẬP Ở CƠ SỞ HÀNG NĂM:
A.-TÌM SỐ HS ĐANG ĐI HỌC Ở TRƯỜNG, BỎ, CHUYỂN ĐI-ĐẾN, TÀN TẬT, CHẾT, TỐT NGHIỆP
Theo từng độ tuổi, từng khối lớp mà so với sổ PC làm sao cho khớp với số HS đang học theo từng khối lớp. Cụ thể là chuyển, chết, bỏ học... hoặc thêm, bớt cho phù hợp.
1.- “Khối lớp” khớp với ‘SỔ PC”
->Thống kê, chọn Cấp học của mình; cụ thể:
-> MN chọn dòng có ghi thứ 6 (sổ theo dõi PC...)
+Khi vào PC nầy rồi nhớ chọn “năm sinh”
+Tiện cho việc theo dõi ta lên góc phải để xuất Excel để in. +Trong bảng này có cột số 2 “số phiếu”, cột số 6 “thôn xóm” cùng với tên HS. Đây là chìa khóa để vào “Phiếu điều tra” mà chỉnh sửa thông tin. Cụ thể tìm hộ (sau khi chọn thôn xóm và số phiếu), tìm tên HS (ở đối tượng) để chọn, vào sửa chữa để chỉnh sửa theo thực tế của đơn vị.
CHÚ Ý:
MN còn có cách tìm khác như sau:
->Tiện ích
->3.- DS HỌC SINH MẦM NON:
Ở đây cho ta giải quyết các vấn đề chuyển, chết, chưa đến trường, đang học lớp nào.... Tóm lại, cần chỉnh sửa đối tượng nào thì ta trở lại PHIẾU ĐIỀU TRA một khi đã nắm thông tin của đối tượng: xóm thôn nào? Số phiếu bao nhiêu? đối tượng tên gì là được.
->Thống kê, chọn Cấp học của mình; cụ thể:
-> TH và THCS chọn dòng có ghi số 9:Sổ theo dõi PC...
+Ở TH: Khi vào PC nầy rồi nhớ chọn “năm sinh” và chọn thôn xóm “--không chọn--” (tức là chọn toàn xã) nhưng ta không thấy xuất hiện số phiếu điều tra!
-> Ta lên góc phải để xuất Excel và in ra ta có cột 18 số phiếu điều tra và cột 7 thôn xóm
Đây là chìa khóa để vào “Phiếu điều tra” mà chỉnh sửa thông tin.
Ta so sánh DS/Phổ cập của từng độ tuổi với HS thực tế của mình để giải quyết vấn đề.
Cụ thể tìm hộ (sau khi chọn thôn xóm và số phiếu), tìm nhân khẩu của hộ này (đối tượng) và chọn mục sửa chữa để chỉnh sửa như bỏ học, chuyển, học lớp mấy...
->Thống kê, chọn Cấp học của mình; cụ thể:
-> THCS chọn dòng có ghi số 9: Sổ theo dõi PC...
+Ở THCS: Khi vào PC nầy rồi nhớ chọn “năm sinh” ta không thấy xuất hiện số phiếu điều tra!
-> Ta lên góc phải để xuất Excel và in ra ta có cột 20 (số phiếu điều tra) và cột 7 (thôn xóm).
Đây là chìa khóa để vào “Phiếu điều tra” mà chỉnh sửa thông tin.
Ta so sánh DS/Phổ cập của từng độ tuổi với HS thực tế của mình để giải quyết vấn đề.
Cụ thể tìm hộ (sau khi chọn thôn xóm và số phiếu), tìm nhân khẩu của hộ này (đối tượng) và chọn mục sửa chữa để chỉnh sửa như bỏ học, chuyển, đang học lớp mấy...
->Thống kê, chọn Cấp học của mình; cụ thể:
-> THPT, chọn dòng có ghi số 5: Sổ theo dõi PC...
Đã có đầy đủ Thông tin hơn TH và THCS (có số phiếu điều tra và có thôn xóm...). Nhưng tra xuất Excel để dễ theo dõi mà chỉnh sửa cho phù hợp sau khi lấy thông tin các lớp học đang học ở THPT.
Lưu ý nắm thông tin ở cột 7 và cột 19. Đó là số phiếu ĐT và thôn xóm cùng đối tượng họ tên gì để trở lại PĐT mà chỉnh sửa, thêm bớt thông tin như đã trình bày ở phần Tiểu học, THCS nói trên.
Lưu ý: Lấy DS học sinh ở trường THPT gồm 3 lớp đang học 10,11,12 để so với sổ phổ cập rồi cùng với mẫu M1 của THPT là công việc gần như hoàn thiện.
VD: Có 01 em độ tuổi xxxx bị ở lại (hoặc bỏ, chuyển)
->ta xem ở xuất Excel ở sổ Phổ cập: Số phiếu: n; và thôn xóm A (hoặc xem chủ hộ)
-> vào P.Điều tra chọn Thôn xóm A và Số phiếu: n -> có Phiếu điều tra (chủ hộ cần tìm) -> vào đối tượng điều tra cần sửa chữa chọn dòng có tên HS cần sửa thông tin, hoặc xóa... ( góc bên phải, ngang với dòng đối tượng điều tra) để Thêm đối tượng, Sửa, Xóa.
-> Lưu ý: có cách làm khác: Vào TÌM KIẾM (kính lúp) ngang với dòng Phiếu điều tra, ở góc phải. Chỉ cần đánh tên, hoặc họ và tên đầy đủ, chọn hộ nào có thôn xóm xuất hiện đúng y/c cần tìm để chọn Phiếu điều tra, có PĐT ta tìm ĐT ĐT như trên. Cách này có khi không chính xác do trùng tên, trùng họ!
2/ THỐNG KÊ KHÁC:
->Thống kê
->chọn số 6 Thống kê khác, (Ta có 5 dòng)
->1.DS chuyển đến, đi, chết
->2.Thống kê đối tượng PC từng thôn, xã
->3.Thống kê số lượng hộ gia đình: thôn, xã
->4.Thống kê Khuyết tật (của TH thôi)
->5.Danh sách báo cáo thông kê: Trong này có 35 danh mục cần thống kê để giúp ta kiểm tra và tìm kiếm rất nhanh
->5.Danh sách báo cáo thông kê:
Ta “xổ” ở dấu tam giác cuối cùng của dòng Báo cáo ra ta được 35 danh mục cần thống kê để giúp ta kiểm tra và tìm kiếm rất nhanh.
+VD: trượt TN/THCS năm qua là ai? Có ngay.
+hoặc DS TN/TH năm qua?
+DS 6 tuổi vào lớp 1?
+DS chưa ra lớp MN, TH, THCS...
+HS học trái tuyến của các cấp học,
+HS bỏ học từ MN đến THPT,
+HS chuyển đến
(Lưu ý đến năm học và từng thôn mà chọn cho thỏa mãn. Khi chọn thôn xóm ở DS b/cáo T/kê yêu cầu phải TRÙNG với thôn xóm ở PHIẾU ĐIỀU TRA)

CÓ 35 DANH MỤC
CẦN TÌM
B.- MỞ BIỂU MẪU 1 ĐỂ XEM SỐ LƯỢNG ĐÃ ĐẢM BẢO CHƯA?
Ta chú ý đến từng độ tuổi của từng cấp học ở mẫu M1 xem đã đúng với số lượng HS đang học ở trường hay chưa để tiếp tục tìm và chỉnh sửa cho chính xác tuyệt đối.
Cách tìm thì vẫn so sánh với sổ phổ cập theo độ tuổi nào đó với số HS cùng độ tuổi đang học.
Tương tự như vậy với các thông thin khác: bỏ, chuyển, tàn tật...
VD: M1/THCS: có 71 em đang học lớp 8, độ tuổi 13. Máy báo sai vì thiếu 1 em. Đang học lớp 8, nếu đúng ra 72 em. Đang học ở lớp 72, số PC in ra độ tuổi 13 này đang học lớp 8 cũng 72 em , mà Thống kê ở M1 vẫn 71! Sau 2 năm, vừa rồi mới tìm được 72. Do nhập 1 em lớp 8 nay là TH Hải Sơn! (xem bảng minh họa sau)
MỘT SỐ LƯU Ý KHI SỬ DỤNG PM/PC

1.-THÊM PHIẾU ĐIỀU TRA (THÊM HỘ):
Phiếu điều tra
->Chọn thôn xóm cần thêm hộ vào và xem số thứ tự cuối cùng của thôn xóm ấy là bao nhiêu (VD là n chẳng hạn)
-> “Thêm phiếu điều tra”: số phiếu bây giờ là “n+1”; Chủ hộ: “họ và đệm” cùng 1 ô, “tên” 1 ô riêng; ... Ngày điều tra ta không nhập mà đưa trỏ vào biểu tượng (bên phải dòng ngày tháng điều tra) ->xuất hiện bảng ngày tháng ta chọn-> LƯU.
Với cách làm nầy ta có số phiếu điều tra các hộ của một thôn xóm liên tục.

2.-THÊM ĐỐI TƯỢNG (NHÂN KHẨU):
Ta phải biết đối tượng này thuộc thôn xóm nào, số phiếu là mấy (hoặc chủ hộ là ai)
->Phiếu điều tra (ở bảng phía trên: Phiếu ĐT).
->Chọn thôn xóm->chọn số phiếu ĐT (hoặc chọn họ tên chủ hộ) đưa con trỏ lên dòng có số phiếu,hoặc họ tên chủ hộ cần tìm để thêm nhân khẩu, nháy chuột, cả dòng được chọn đổi màu cam...
-> (ở bảng dưới: Đối tượng Điều tra) Đưa trỏ vào “Thêm đối tượng” (ở cùng dòng với Đối tượng Điều tra) và kích chuột: Ta được Bảng Đối tượng hiện ra và ta nhập vào:

Bảng Đối tượng gồm có 2 phần chính:
-> “Thông tin ĐT” có họ tên, ngày tháng sinh đủ 02 chữ số, năm 04 chữ số (không cách, k ngang nối, k dấu “/”), Trong “Hoàn cảnh” có chuyển đi, đến hoặc chết...
-> “Thông tin học tập”: Nếu đang học của năm học hiện tại ta phải chọn LỚP (nhập vào), KHỐI, TRƯỜNG (ta xổ ở dấu tam giác mà chọn); Bậc Tốt nghiệp (chọn vào), năm TN nhập vào liền nhau của năm học (8 chữ số, VD 20132014); Học xong lớp, năm học; “Bỏ học” ta nhập lớp thôi, còn năm học, nhất là năm qua ta đừng nhập máy không chịu đâu. VD: em A bỏ lớp 9 giữa năm học 2013-2014. Ta chọn học xong lớp 8, năm học 2012-2013 và bỏ lớp 9 không ghi năm học 2013-2014
(xem bảng minh họa sau)
có chuyển đi, đến hoặc chết
Lớp học nầy phải là của năm học 2014-2015
Nếu bỏ học thi lớp học bỏ trống, khối và trường cũng bỏ trống
Nếu bỏ ở THCS thì phải TN/TH; bỏ ở cấp 3 thì phải TN/THCS;
Lưu ý: Nếu bỏ học lớp 9 (2013-2014) thì bỏ trống ô “năm bỏ học”, còn ô “Bỏ học lớp” ghi 9, “Học xong” ghi 8, “năm học xong” ghi 2012-2013
IN PHIẾU ĐIỀU TRA

->Phải chọn thôn xóm ở Phiếu điều tra (trang mặc định) thì mới xuất hiện in phiếu ĐT.
->Xem dòng trên cùng “Tra cứu phiếu điều tra” có “In phụ lục”/Xuất phiếu..../ “In phiếu”.
->Ta chọn Phụ lục và xuất Excel để in Phụ lục trước nhằm có danh mục của 1 thôn xóm. Bởi in Phiếu ĐT từng hộ một nên phải theo dõi số phiếu để tránh in trùng, in thiếu phiếu.
-> “In phiếu” ta được bảng dưới đây, Ta nhập số phiếu ĐT, chọn TÌM KIẾM (ta được hộ cần tìm ở dòng cuối phía dưới trang) ->Chọn hộ nầy (cả dòng đổi màu cam) -> XUẤT PHIẾU: Phiếu được xuất ra Excel có sheet với số phiếu ĐT đã chọn ở trên
(xem bảng minh họa phía dưới).
Hộ đã được chọn (112)
Phần cuối của phiếu ĐT có chữ ký 3 nhân viên điều tra cùng trưởng thôn ký hằng năm khi điều tra. UBND xã ký xác nhận 5 năm 1 lần

TRƯỜNG HỢP CẦN LƯU Ý KHI
THÊM ĐỐI TƯỢNG (THÊM NHÂN KHẨU)

-Với Mẫu giáo: Độ tuổi này thường ngoài xã, do con gái về ngoại để sinh cháu nên nhờ ngoại cho đi học ở trong địa phương mình.
Khi có họ tên nhân khẩu ta cho vào hộ của ông bà ngoại. Từ đó khi điều tra cần hỏi đến Ông bà ngoại họ tên gì, ở thôn xóm nào để cho thêm đối tượng vào đúng hộ của ngoại. Ta vào PHỤ LỤC của thôn xóm của Ông bà ngoại đang ở truy tìm và cho cháu vào hộ nầy.
Trường hợp điều tra trẻ 0 tuổi hàng năm cũng vậy, nếu không tìm được ông bà ngoại của cháu thì mới cho thêm hộ mới (phiếu điều tra).

-
-Với trường TH, THCS, THPT: Trong năm học thường có vài trường hợp chuyển đến trong năm học thì ta cũng điều tra xem hiện em đang ở với ai (ông ngoại, dì, cậu, ông nội, chú, bác,...). Qua bảng PHỤ LỤC ở các thôn cho biết số phiếu của hộ em đang ở là mấy, thôn xóm nào và cho em này vào đúng hộ mà em đang ở. Bằng cách thêm đối tượng là xong.
Trong thực tế, do chủ hộ thường là người lớn tuổi của một gia đình. Nên khi tìm hiểu, điều tra ta yêu cầu phải khai rõ các người lớn tuổi nhất trong gia đình cho ta dễ tìm ở máy. Thậm chí ta phải liên hệ với các cán bộ thôn để nắm chắc thông tin để cho các em vào đúng hộ của em đang ở (lưu ý có ghi thêm mục quan hệ với chủ hộ nữa).
Một số lưu ý khác:
Vì sao khi thêm đối tượng mà ở phần Đối tượng điều tra vẫn không thấy tăng gì cả. Trong lúc đó danh sách ở phổ cập tăng lên với đầy đủ tên họ...Bây giờ muốn xóa đi không biết làm thế nào vì tìm hộ này mở ra nhưng không có tên họ của đối tượng để xóa?!
Trả lời: Đối tượng điều tra này quá 10 người nên nó qua trang thứ 2 rồi. Ta kích trang 2 (phía dưới cùng của trang) thì sẽ thấy đầy đủ các đối tượng của hộ nầy. Khi đó muốn xóa mới xóa được.