Hướng dẫn sử dung phần mềm QLVB - HSCV

MỤC LỤC
MỤC LỤC 1
PHẦN I - GIỚI THIỆU 4
I. GIỚI THIỆU CHUNG 4
II. GIAO DIỆN CHUNG CỦA HỆ CHƯƠNG TRÌNH 4
1. Các phần chính của màn hình làm việc 5
2. Các nút tiện ích hay sử dụng 6
PHẦN II - VĂN BẢN ĐẾN 7
I. CÁC CHỨC NĂNG VÀ TIỆN ÍCH THUỘC PHẦN QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN 7
1. Hộp thư văn bản đến 7
2. Vào sổ văn bản 8
3. Gửi văn bản sao lục qua mạng 8
4. Lập và In sổ văn bản 8
5. Tìm kiếm theo tiêu thức 8
6. Tình trạng văn bản 8
7. Danh sách văn bản cá nhân 8
8. Danh sách văn bản chung 8
II. CÔNG VIỆC CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH 9
1. Vào sổ văn bản đến 9
2. Gửi văn bản sao lục qua mạng 21
3. Lập và in sổ văn bản 21
III. CÔNG VIỆC CỦA LÃNH ĐẠO 23
1. Thông tin xử lý văn bản 23
2. Phân quyền xem văn bản 28
3. Danh sách văn bản cá nhân 28
IV. CÔNG VIỆC CỦA CHUYÊN VIÊN 29
1. Mục Chờ xử lý 30
2. Phối hợp xử lý 35
V. CÁC CHỨC NĂNG DÙNG CHUNG 35
1. Tình trạng văn bản 35
2. Danh sách văn bản chung 36
3. Tìm kiếm văn bản 36
PHẦN III - VĂN BẢN ĐI 38
VI. CÔNG VIỆC CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH 38
1. Vào sổ văn bản đi 39
2. Gửi văn bản qua mạng 48
3. Lập và in sổ văn bản 50
VII. CÔNG VIỆC CỦA LÃNH ĐẠO 51
VIII. CÔNG VIỆC CỦA CHUYÊN VIÊN 52
IX. CÁC CHỨC NĂNG DÙNG CHUNG 54
1. Danh sách văn bản chung 54
2. Tìm kiếm theo tiêu thức 55
PHẦN IV - HỒ SƠ CÔNG VIỆC 57
X. CÔNG VIỆC CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH 57
XI. CÔNG VIỆC CỦA LÃNH ĐẠO 58
1. Lập phiếu yêu cầu 58
2. Văn bản dự thảo 60
3. Phiếu trình 62
4. Thông tin góp ý: 63
5. Tình trạng xử lý hồ sơ 64
XII. CÔNG VIỆC CỦA CHUYÊN VIÊN 65
1.Tạo lập hồ sơ và cập nhật thông tin xử lý hồ sơ 65
2.Hồ sơ xử lý chính 66
3.Hồ sơ phối hợp xử lý 71
4.Văn bản dự thảo 73
5.Phiếu trình 73
XIII. CÁC CHỨC NĂNG CHUNG 74
1. Danh sách hồ sơ chung 74
2. Tìm kiếm theo tiêu thức 75
PHẦN V - THÔNG TIN DANH MỤC 76
XIV. CÔNG VIỆC CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH 76
1. Danh mục Quản trị người dùng 80
2. Danh mục Sổ văn bản 81
3. Danh mục Loại văn bản 82
4. Danh mục Ký hiệu văn bản, Lĩnh vực văn bản,Cơ quan ban hành, Độ mật, Độ khẩn, Danh sách cấp cơ quan 84
5. Danh mục Danh sách cơ quan ngoài 84
6. Danh mục Danh sách đơn vị nội bộ 85
7. Danh mục Danh sách mẫu văn bản 85
XV. CÔNG VIỆC CỦA QUẢN TRỊ 86
1. Tạo người dùng mới 86
2. Cập nhật thông tin người dùng 88
PHẦN VI – THÔNG TIN TỔNG HỢP 90

PHẦN I - GIỚI THIỆU
GIỚI THIỆU CHUNG
Hệ chương trình Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc được xây dựng trên nền Lotus Domino 6. Hệ chương trình sử dụng phông chữ theo chuẩn unicode. Bảo mật dữ liệu ở nhiều mức và có sự phân quyền chặt chẽ theo nhóm và các chức năng được qui định cụ thể đối với từng đối tượng người dùng.
Hệ chương trình đáp ứng được các chức năng chính sau:
Chức năng tạo lập, quản lý, lưu trữ, luân chuyển xử lý văn bản và hồ sơ công việc của cơ quan.
Chức năng theo dõi, kiểm tra, đôn đốc thực hiện của Lãnh đạo.
Chức năng kiểm tra, soát xét nhiệm vụ cần thực hiện của các Phòng/ Ban chuyên môn.
Chức năng gửi nhận văn bản qua mạng.
Các chức năng tra cứu, khai thác thông tin.
Chức năng thống kê và in ấn báo cáo.
Các chức năng quản trị hệ thống.
Hệ chương trình gồm bốn phần: Cơ sở dữ liệu (CSDL) Quản lý văn bản đi, CSDL Quản lý văn bản đến, CSDL Hồ sơ công việc và CSDL Thông tin danh mục.
Phạm vi sử dụng của hệ chương