Hướng dẫn sử dụng phần mềm Powerpoint

Microsoft Powerpoint
Khởi động Powerpoint
Sử dụng một trong các cách sau:
1
2
Nháy đúp vào biểu tượng
Start ? Programs ? Microsoft PowerPoint
trên màn hình nền.
2. Khởi tạo một tài liệu mới
Ngay sau khi khởi động màn hình giao diện của Powerpoint xuất hiện:
Để chọn một mẫu trang phù hợp:
 Format  Slide Layout...
3. Một số thao tác về file
Mở tệp mới: Chọn File ? New. (Ctrl+N)
Mở tệp sẵn có: Chọn File ? Open. (Ctrl+O)
Lưu tệp đang mở: Chọn File ? Save (Ctrl+S)



Lưu tệp với một tên khác: Chọn File ? Save as...
4. Quản lý các Slide
Mỗi một trang trong Powerpoint được gọi là một Slide
4.1 Thay đổi Slide hiện hành
1
2
Nháy chuột vào Slide cần chọn trong cửa sổ Slides (bên phải màn hình)
ấn phím PageUp, PageDown.
3
Trong màn hình Slide Sorter View nháy chuột vào Slide cần chọn
4.2 Tạo thêm Slide
1
2
Chọn InsertNew Slide
hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+M
Chọn Slide hiện hành
Khi đó một Slide mới sẽ chèn vào sau Slide hiện hành
4.3 Di chuy?n Slide
Trong màn hình Slide Sorter View, bấm chuột vào Slide muốn di chuyển giữ nút trái chuột và di nó đến vị trí mới, khi đó các Slide khác sẽ tự động thay đổi lại số thứ tự.
4.4 Xoá Slide
1
2
Cách 1: ấn phím Delete
Cách 2: Click phải chuột chọn Cut
Cách 3: Chọn EditCut
. . . . . .
Chọn Slide cần xoá
4.5 Sao chép Slide
1
Chọn Slide cần sao chép
2
C1: Chọn Edit ? Copy
C2: Nhấn Ctrl + C
C3: Nháy nút
3
Nháy chuột vào Slide trước vị trí cần chuyển đến
4
C1: Chọn Edit ? Paste
C2: Nhấn Ctrl + V
C3: Nháy nút
5. Nhập và định dạng văn bản
5.1 Chọn màu nền
a. Chọn mẫu nền cho Slide
Chọn FormatSlide Design
Xuất hiện hộp thoại: Chọn mẫu nền phù hợp
b. Chọn màu nền cho Slide
Chọn FormatBackground
Xuất hiện hộp thoại:
Chọn mầu nền trong hộp thoại
Có các lựa chọn:
More Color: chọn màu tuỳ ý bằng cách bấm chuột vào màu tương ứng
Fill Effects: chọn các hiệu ứng màu khác
Đánh dấu vào ô Omit background graphics from master để chọn mầu độc lập với mẫu nền cũ
Chọn Apply để áp dụng màu cho trang hiện tại, Apply to All để áp dụng cho tất cả các trang
5.2 Nhập văn bản
Để nhập văn bản, click chuột vào biểu tượng Text Box trên thanh công cụ hoặc chọn InsertText Box, sau đó click và kéo chuột để tạo thành khung và tiến hành soạn thảo như trong Word.
a. Định dạng kí tự
5.3 Định dạng văn bản
1
Đánh dấu phần văn bản cần định dạng
2
Cách 1: Sử dụng các biểu tượng trên thanh công cụ
Cách 2: Chọn FormatFont, xuất hiện hộp thoại: Chọn Font như trong Word.
b. Canh đầu dòng (Alignment)
1
Đánh dấu phần văn bản cần canh dòng
2
Cách 1: Sử dụng các biểu tượng trên thanh công cụ
Cách 2: Chọn FormatAlignment , xuất hiện hộp thoại:
Left: Canh đều bên trái (Ctrl+L).
Center: Canh đều ở giữa (Ctrl+E).
Right: Canh đều bên phải (Ctrl+R).
Justify: Canh đều hai bên (Ctrl+J).
c. Khoảng cách giữa các dòng
1
Chọn phần văn bản cần dãn dòng
2
Chọn FormatLine Spacing…: xuất hiện hộp thoại:
Line Spacing: Khoảng cách giữa các dòng.
Before Pragraph: Khoảng cách phía trên đoạn văn bản.
After Pragraph: Khoảng cách phía dưới đoạn văn bản.
Chọn OK.
d. Tạo Bullets và Numbering
1
Chọn phần văn bản cần tạo Bullets và Numbering
2
Chọn Format Bullets and Numbering...
Xuất hiện hộp thoại:
Bulleted: Định dạng kiểu liệt kê
Numbered...: Định dạng kiểu danh sách
Có thể chọn % hiển thị của kí hiệu trong mục Size, màu của kí hiệu trong mục Color, nút ảnh trng mục Picture, kí hiệu bất kì trong mục Customize
Chọn OK.
Có thể sử dụng các biểu tượng trên thanh công cụ
6. Tạo các đối tượng đồ hoạ
Nếu trên màn hình chưa có thanh công cụ đồ hoạ:
Chọn View  Toolbars  Drawing
* Sử dụng các hình mẫu:
Ngoài một số biểu tượng vẽ: đường thẳng, hình chữ nhật, elip,... Trong mục AutoShapes trên thanh công cụ đồ hoạ có rất nhiều hình mẫu, muốn vẽ hình nào bạn chọn biểu tượng hình đó và vẽ.
Để vẽ hình tròn hoặc Elip ta chọn biểu tượng tương ứng trên thanh công cụ đồ hoạ rồi giữ phím Shift và rê chuột để vẽ.
* Thay đổi nét vẽ và tạo bóng cho đối tượng
1
Chọn đối tượng cần thay đổi.
2
Chọn biểu tượng trên thanh công cụ:
Chọn độ đậm cho nét vẽ
Chọn kiểu nét vẽ.
Chọn chiều mũi tên cho đường thẳng
Tạo bóng cho hình vẽ.
Tạo hình trong không gian 3 chiều.
* Tô màu cho đối tượng
1
Chọn đối tượng cần tô màu
2
Chọn biểu tượng trên thanh công cụ:
Tô mầu nền.
Tô màu viền.
Chọn màu cho chữ (trong hộp Text Box)
Chú ý:
- Nếu muốn có thêm màu để lựa chọn, click chuột vào mục More Fill Colors
- Muốn chọn hiệu ứng màu cho nền chọn Fill Effects
- Muốn chọn mẫu đường kẻ cho nét vẽ chọn Patterned Lines
7. Sử dụng WordArt
Nháy chuột vào biểu tượng WordArt trên thanh công cụ đồ hoạ
xuất hiện hộp thoại:
- Nháy chuột vào mẫu chữ cần chọn.
- Chọn OK
Xuất hiện hộp thoại:
- Chọn Font chữ, cỡ chữ, kiểu chữ
- Gõ dòng chữ vào ô Your Text Here
- Chọn OK
8 Chèn một số đối tượng
8.1 Chèn hình Clip Art
8.2 Chọn tập tin ảnh
Chọn Insert  Picture  Clip Art
Chọn Insert  Picture  From File
Xuất hiện hộp thoại:
Chọn file ảnh cần chèn, nháy chuột vào Insert.
8.3 Chèn phim và âm thanh
Chọn Insert  Movies and Sound, xuất hiện:
Chèn phim từ thư viện chương trình của Microsoft Office
Chèn tệp tin dạng *.avi tự chọn
Chèn tệp âm thanh từ thư viện chương trình của Microsoft Office
Chèn tệp tin âm thanh tự chọn
Chèn âm thanh từ đĩa Audio CD (muốn chèn bạn phải cho đĩa audio CD vào ổ CDROM)
Ghi âm thanh để chèn vào, có thể là lời thuyết minh của bạn.
8.4 Vẽ biểu đồ
Chọn Insert  Chart , xuất hiện cửa sổ:
Nhập dữ liệu vào khung DataSheet tương tự như trong Excel
a. Chọn dạng biểu đồ
Chú ý: Nếu khung DataSheet ẩn đi sẽ không thấy trình đơn Chart, click đúp vào biểu đồ nó sẽ xuất hiện.
- Chọn trình đơn Chart  Chart Type
- Chọn các mẫu biểu đồ có sẵn
- Chọn OK.
b. Nhập tiêu đề cho biểu đồ
- Chọn trình đơn Chart  Chart Type
Chọn lớp Titles:
- Nhập tên biểu đồ Trong mục Chart Title
- Nhập tên cho các trục X, Y, Z.
- Chọn OK.
9. Quản lý các đối tượng
a. Chọn đối tượng
- Click vào đối tượng cần chọn, nếu đối tượng là dạng chữ bạn cần click vào đường viền Text box để chọn.
- Muốn chọn nhiều đối tượng: Giữ phím Shift và nhấn vào các đối tượng cần chọn hoặc rê chuột để khoanh vùng các đối tượng cần đánh dấu.
b. Tạo nhóm
1
Chọn các đối tượng
2
Click chuột phải vào 1 đối tượng và chọn Grouping  Group. Để bỏ nhóm, thực hiện tương tự và chọn Ungroup. Muốn lấy lại nhóm ban đầu sau khi đã bỏ chọn Regroup.
c. Sắp xếp các đối tượng
Click phải chuột lên đối tượng, chọn Order, xuất hiện hộp thoại:
1
Chọn đối tượng
2
Đưa đối tượng lên trên cùng
Đẩy đối tượng xuống sau cùng
Đưa đối tượng lên một vị trí
Đưa đối tượng xuống một vị trí
10. Thiết lập các hiệu ứng
10.1 Tạo hiệu ứng cho đối tượng
a. Tạo hiệu ứng cho đối tượng là hình ảnh
Chọn Slide Show  Custom Animation, xuất hiện:
1
Chọn đối tượng
2
Chọn hiệu ứng xuất hiện đối tượng trong mục Add Effect
Chọn Timing: Các điều kiện thời gian khởi tạo các hiệu ứng đã lựa chọn.
b. Hiệu ứng cho đối tượng là văn bản
- Trong phần Animate text chọn:
- Thực hiện tương tự như phần a
- Trong mục Text Animamation chọn:
Xuất hiện một lần.
Tất cả các đoạn xuất hiện một lần.
Xuất hiện từng dòng một.
All at once: Tất cả xuất hiện một lần.
By Word: Xuất hiện từng từ một.
By Letter: Xuất hiện từng kí tự một.
10.2 . Chèn nút điều khiển
Chọn Slide Show  Action Buttons, chọn nút và rê chuột để vẽ.
Xuất hiện hộp thoại có 2 biến cố:
- Mouse click: biến cố click chuột.
- Mouse over: biến cố đưa trỏ chuột đến.
Trong phần Action on click có các lệnh sau:
Hyperlink to: Chọn đối tượng cần liên kết đến
Chú ý: Để huỷ bỏ liên kết, nháy phải chuột vào đối tượng đã tạo liên kết , chọn Remove Hyperlink.
Để tạo liên kết, nháy phải chuột vào đối tượng muốn tạo liên kết , chọn Hyperlink.
11. Thiết lập trình chiếu
11.1 Tạo hiệu ứng khi chuyển giữa các trang
- Chọn Slide Show  Slide Transition…, xuất hiện hộp thoại: Chọn hiệu ứng chuyển trang.
- Nếu chọn Apply to All Slides hiệu ứng vừa chọn sẽ áp dụng cho tất cả các trang trong bài giảng.
11.2 Thiết lập trình chiếu
- Chọn Slide Show  SetUp Show, xuất hiện hộp thoại:
- Show type:
Trình chiếu đầy màn hình
Chạy lặp lại liên tục cho dến khi nhấn Esc
Không trình chiếu hiệu ứng.
- Show Slides
All: Trình chiếu lần lượt các trang
From..to..: Trình chiếu từ trang…đến trang…
- Advance Slide:
Manually: Không chuyển đổi trang theo thời gian đã lập, chuyển đổi bằng thực đơn.
Using timings, If present: Trình chiếu với thời gian đã xác lập.
Chú ý: Khi trình chiếu, có thể sử dụng các xác lập ngầm định:
Bấm chuột vào nút Slide Show ở góc dưới, bên trái cửa sổ (ViewShow). Slide 1 được hiển thị, sau khi người trình bày giới thiệu xong các vấn đề liên quan đến Slide 1 thì bấm chuột hoặc ấn phím ((PageDown) để chuyển sang Slide 2 và tiếp tục lần lượt cho tới Slide cuối cùng.
Trong khi trình chiếu, muốn trở về trang trước ấn phím((PageUp), muốn dừng thì ấn phím Esc để trở về cửa sổ Powerpoint.