Hướng dẫn sử dụng Microsoft office Power Point 2007

Đào tạo
Microsoft® Office
PowerPoint® 2007
Tạo bản trình bày đầu tiên
Nội dung khóa học
Tổng quan: Sẵn sàng với nội dung cơ bản
Bài 1: Tạo bản chiếu
Bài 2: Chọn chủ đề, thêm nội dung
Bài 3: Soát lỗi, in ấn và chuẩn bị trình chiếu
Mỗi bài học gồm có một danh sách các nhiệm vụ và tập hợp các câu hỏi.
Tổng quan: Sẵn sàng với nội dung cơ bản
Đã bao giờ bạn được yêu cầu tổng hợp thông tin trong một bản trình bày PowerPoint, nhưng lại chưa biết phải bắt đầu thế nào?
Khóa học này sẽ cung cấp cho bạn mọi điều bạn cần biết để tạo và diễn thuyết một bản trình bày.
Bạn sẽ biết cách tạo bản chiếu, đưa nội dung vào bản chiếu và làm chúng trông đẹp hơn. Sau đó bạn sẽ học cách tạo ghi chú cho người trình bày và bản phân phát, và chuẩn bị sẵn sàng để trình bày.
Mục tiêu của khóa học
Tạo bản chiếu và thêm văn bản.
Chèn ảnh và các nội dung khác.
Áp dụng chủ đề cho toàn bộ bản trình bày.
In phần ghi chú và bản phân phát.
Chuẩn bị trình chiếu.

Bài 1
Tạo bản chiếu
Tạo bản chiếu
Đây là phần tổng quan cửa sổ PowerPoint.
Bài học này sẽ giới thiệu với bạn về cửa sổ này và giúp bạn làm việc với nó một cách thoải mái.
Bạn cũng sẽ xem cách thêm bản chiếu mới, chọn bố cục cho bản chiếu và thêm văn bản cũng như sử dụng lại các bản chiếu từ một bản trình bày khác.
Cuối cùng, bạn sẽ tìm hiểu cách chuẩn bị các ghi chú để tham chiếu đến trong khi bạn trình bày.
Tìm hiểu không gian làm việc của bạn
Đây là dạng xem khi lần đầu tiên mở PowerPoint. Được gọi là dạng xem Chuẩn.
Bạn sẽ tạo các bản chiếu tại đây.
Ngăn Bản chiếu là vùng lớn nhất ở giữa. Bạn làm việc trực tiếp với các bản chiếu ở vùng này.
Trên bản chiếu, các hộp có đường viền chấm chấm được gọi là chỗ dành sẵn. Ở đó bạn có thể nhập văn bản, chèn ảnh hoặc thêm các nội dung khác.
Có 3 vùng chính trong dạng xem Chuẩn.
Tìm hiểu không gian làm việc của bạn
Các hình nhỏ phía bên trái hay còn gọi là hình thu nhỏ, các phiên bản của các bản chiếu trong bản trình bày của bạn, bản chiếu bạn đang làm việc sẽ được tô sáng. Vùng này là tab Bản chiếu.
Có 3 vùng chính trong Dạng xem Chuẩn.
Đây là dạng xem khi lần đầu tiên mở PowerPoint. Được gọi là dạng xem Chuẩn.
Bạn sẽ tạo các bản chiếu tại đây.
Tìm hiểu không gian làm việc của bạn
Vùng dưới cùng gọi là ngăn ghi chú, bạn có thể gõ các ghi chú dùng để tham chiếu đến trong khi trình bày.
Đây là dạng xem khi lần đầu tiên mở PowerPoint. Được gọi là dạng xem Chuẩn.
Bạn sẽ tạo các bản chiếu tại đây.
Có 3 vùng chính trong Dạng xem Chuẩn.
Thêm bản chiếu mới
Khi mở PowerPoint, sẽ chỉ có duy nhất một bản chiếu.
Bạn sẽ thêm các bản chiếu khác.
Cách tường minh nhất để thêm một bản chiếu mới là bấm vào Bản chiếu Mới trên tab Trang đầu, như trên hình vẽ.
Trang đầu
Trang đầu
Thêm bản chiếu mới
Có hai cách sử dụng nút Bản chiếu Mới:
Nếu bấm vào phần trên của nút, nơi có biểu tượng bản chiếu, một bản chiếu mới lập tức được tạo ra ngay phía dưới của bản chiếu mà bạn đang chọn trên tab Bản chiếu.
Khi mở PowerPoint, sẽ chỉ có duy nhất một bản chiếu.
Bạn sẽ thêm các bản chiếu khác.
Trang đầu
Trang đầu
Thêm bản chiếu mới
Có hai cách sử dụng nút Bản chiếu mới :
Nếu bấm vào phần bên dưới của nút, bạn sẽ thấy một bộ sưu tập các kiểu bố trí cho bản chiếu. Bạn có thể chọn một kiểu bố trí, bản chiếu mới sẽ được chèn vào với kiểu mà bạn chọn.
Khi mở PowerPoint, sẽ chỉ có duy nhất một bản chiếu.
Bạn sẽ thêm các bản chiếu khác.
Trang đầu
Trang đầu
Thêm bản chiếu mới
Nếu thêm một bản chiếu mới mà không chọn kiểu bố trí, PowerPoint sẽ tự động áp dụng một kiểu.
Bạn có thể thay đổi kiểu bố trí nếu muốn: Bấm chuột phải vào bản chiếu mà bạn muốn thay kiểu bố trí, sau đó trỏ vào Bố trí.
Trang đầu
Trang đầu
Chọn kiểu bố trí cho các bản chiếu
Bố trí của bản chiếu dùng để sắp xếp nội dung bản chiếu.
Ví dụ, bạn muốn có cả danh sách và hình ảnh trên một bản chiếu hoặc ảnh kèm phụ đề.
Bố trí bao gồm các kiểu khác nhau của các vùng dành sẵn và các vùng này được sắp xếp để hỗ trợ cho các kiểu nội dung của bạn.
Thêm tiêu đề ở đây
Thêm tiêu đề ở đây
Bấm để thêm tiêu đề phụ
Bấm để thêm chữ
Chọn kiểu bố trí cho các bản chiếu
Hình vẽ thể hiện các bố trí mà PowerPoint tự động chọn.
Kiểu bố trí Bản chiếu Tiêu đề, hiện ra ở đây trông như bạn đã thấy trong bộ sưu tập các bản chiếu, được áp dụng cho bản chiếu đầu tiên trong bản trình bày (bản chiếu có sẵn khi bạn bắt đầu làm việc).
Trên bản chiếu, bố trí Bản chiếu Tiêu đề bao gồm các chỗ dành sẵn cho một tiêu đề và tiêu đề phụ.
Thêm tiêu đề ở đây
Thêm tiêu đề ở đây
Bấm để thêm tiêu đề phụ
Bấm để thêm chữ
Chọn kiểu bố trí cho các bản chiếu
Kiểu bố trí có lẽ bạn sẽ dùng cho hầu hết các bản chiếu còn lại được gọi là Tiêu đề và Nội dung, được thể hiện ở đây như bạn nhìn thấy trong sưu tập các bố trí.
Trên một bản chiếu, kiểu bố trí này có một chỗ dành sẵn cho tiêu đề của bản chiếu, chỗ dành sẵn phụ đa-mục-đích có thể chứa văn bản cũng như các biểu tượng khác.
Thêm tiêu đề ở đây
Thêm tiêu đề ở đây
Bấm để thêm tiêu đề phụ
Bấm để thêm chữ
Hình vẽ thể hiện các bố trí mà PowerPoint tự động chọn.
Nhập văn bản
Trong chỗ dành sẵn đa-mục-đích thể hiện ở phần trước, bạn có thể thêm các thành phần đồ hoạ hoặc văn bản.
Hãy cùng bàn đến phần văn bản.
Bạn có thể dùng các mức khác nhau của văn bản trong danh sách có dấu đầu dòng để tạo các điểm phụ bên dưới các điểm chính.
Trên Ruy-băng, dùng các lệnh trong nhóm Phông để thay đổi định dạng ký tự, ví dụ kích cỡ và màu phông.
Dạng thức mặc định cho văn bản là một danh sách có dấu đầu dòng.
Trang đầu
Lorem Ipsum
Dolor sit amet
Consectetuer adipiscing elit
Donec euismod
Mattis augue
Class aptent
Taciti sociosqu
Nhập văn bản
Dùng các lệnh trong nhóm Đoạn văn để thay đổi dạng thức của đoạn văn, ví dụ dạng thức liệt kê, thụt lề văn bản và khoảng cách dãn dòng.
Trang đầu
Lorem Ipsum
Dolor sit amet
Consectetuer adipiscing elit
Donec euismod
Mattis augue
Class aptent
Taciti sociosqu
Trong chỗ dành sẵn đa-mục-đích thể hiện ở phần trước, bạn có thể thêm các thành phần đồ hoạ hoặc văn bản.
Hãy cùng bàn đến phần văn bản.
Dạng thức mặc định cho văn bản là một danh sách có dấu đầu dòng.
Chèn bản chiếu từ một bản trình bày khác
Có thể bạn cần dùng đến các bản chiếu từ một bản trình bày có sẵn.
Đây là cách thực hiện.
Trên tab Trang đầu, bấm vào mũi tên cạnh Bản chiếu Mới, giống việc bạn muốn chèn một bản chiếu mới và trước tiên bạn chọn một kiểu bố trí.
Phía dưới bộ sưu tập các bố trí, chọn Sử dùng lại Bản chiếu.
Trang đầu
Bản chiếu
Mới
Nhân bản Bản chiếu Được chọn
Bản chiếu từ Dàn bài
Sử dùng lại Bản chiếu
Sử dùng lại Bản chiếu
Chèn bản chiếu từ:
C:Presenations...
Duyệt
Chèn bản chiếu từ một bản trình bày khác
Trong ngăn tác vụ Sử dùng lại Bản chiếu, dưới phần Chèn bản chiếu từ, bấm Duyệt để tìm bản trình bày hoặc thư viện bản chiếu có các bản chiếu bạn muốn dùng. Sau đó bấm vào mũi tên để mở các bản chiếu.
Bản chiếu
Mới
Nhân bản Bản chiếu Được chọn
Bản chiếu từ Dàn bài
Sử dùng lại Bản chiếu
Sử dùng lại Bản chiếu
Chèn bản chiếu từ:
C:Presenations...
Duyệt
Có thể bạn cần dùng đến các bản chiếu từ một bản trình bày có sẵn.
Đây là cách thực hiện.
Trang đầu
Chèn bản chiếu từ một bản trình bày khác
Khi tìm thấy bản chiếu cần dùng, hãy để ý hộp kiểm Giữ nguyên định dạng nguồn ở đáy của ngăn. Nếu muốn giữ nguyên diện mạo của bản chiếu bạn đang chèn, bảo đảm rằng bạn đã đánh dấu vào hộp kiểm trước khi chèn bản chiếu.
Bản chiếu
Mới
Nhân bản Bản chiếu Được chọn
Bản chiếu từ Dàn bài
Sử dùng lại Bản chiếu
Sử dùng lại Bản chiếu
Chèn bản chiếu từ:
C:Presenations...
Duyệt
Có thể bạn cần dùng đến các bản chiếu từ một bản trình bày có sẵn.
Đây là cách thực hiện.
Trang đầu
Chèn bản chiếu từ một bản trình bày khác
Bấm vào từng bản chiếu mà bạn muốn chèn. Mỗi bản chiếu sẽ được sao vào bản trình bày đang mở, bên dưới bản chiểu hiện được chọn hoặc ngay sau chỗ bạn đặt con trỏ, nếu bạn định vị con trỏ phía dưới một hình thu nhỏ của bản chiếu.
Bản chiếu
Mới
Nhân bản Bản chiếu Được chọn
Bản chiếu từ Dàn bài
Sử dùng lại Bản chiếu
Sử dùng lại Bản chiếu
Chèn bản chiếu từ:
C:Presenations...
Duyệt
Có thể bạn cần dùng đến các bản chiếu từ một bản trình bày có sẵn.
Đây là cách thực hiện.
Trang đầu
Tạo ghi chú cho người trình bày
Dùng ghi chú để đưa thêm chi tiết cho các vấn đề trên bản chiếu.
Các ghi chú tốt có thể giúp bạn cuốn hút người nghe và giảm số lượng văn bản trên một bản chiếu.
Khi xây dựng nội dung cho các bản chiếu, bạn có thể đưa ghi chú vào ngăn ghi chú, phía dưới của bản chiếu.
Bạn có thể mở rộng ngăn ghi chú bằng cách kéo thanh phân cách.
Lorem ipsum dolor sit amet
Fusce suscipit molestie mi
Nam eleifend dignissim nisl
Tạo ghi chú cho người trình bày
Các ghi chú của bạn được lưu trong một trang ghi chú, bao gồm một bản sao của bản chiếu kèm với ghi chú. Đây là trang bạn có thể in ra để tham khảo khi trình bày.
Lorem ipsum dolor sit amet
Nam eleifend dignissim nisl
Fusce suscipit molestie mi
Dùng ghi chú để đưa thêm chi tiết cho các vấn đề trên bản chiếu.
Các ghi chú tốt có thể giúp bạn cuốn hút người nghe và giảm số lượng văn bản trên một bản chiếu.
Gợi ý thực hành
Làm quen với các vùng khác nhau trong cửa sổ PowerPoint.
Nhập văn bản.
Thêm các bản chiếu mới.
Dẫn hướng và thêm văn bản.
Sử dụng định dạng và thụt lề văn bản.
Làm việc với khớp văn bản tự động.
Nhập và xem ghi chú.
Kiểm tra 1, câu hỏi 1
Trong cửa sổ PowerPoint, vùng chính để thêm nội dung cho bản chiếu gọi là gì? (Chọn một câu trả lời.)
Tab Bản chiếu, nơi chứa các hình thu nhỏ của bản chiếu, nằm phía bên trái cửa sổ.
Ngăn ghi chú.
Ngăn bản chiếu, nằm ở chính giữa cửa sổ.
Kiểm tra 1, câu hỏi 1: Trả lời
Ngăn bản chiếu, nằm ở chính giữa cửa sổ.
Làm việc trên ngăn bản chiếu để thêm văn bản, ảnh, hình khối, các tệp phương tiện hoặc nội dung khác vào bản chiếu.
Kiểm tra 1, câu hỏi 2
Khi thêm một bản chiếu mới, làm thế nào để chọn trước một kiểu bố trí? (Chọn một câu trả lời.)
Trên tab Trang đầu, bấm vào nửa trên của nút Bản chiếu Mới.
Trên tab Trang đầu, bấm vào nửa dưới của nút Bản chiếu Mới, phần có hình mũi tên.
Bấm chuột phải vào hình thu nhỏ của bản chiếu trên tab Bản chiếu, chọn Bản chiếu Mới.
Bài kiểm tra 1, câu hỏi 2: Trả lời
Trên tab Trang đầu, bấm vào nửa dưới của nút Bản chiếu Mới, phần có hình mũi tên.
Bấm vào hình mũi tên sẽ hiển thị các kiểu bố trí bản chiếu. Khi bạn chọn một kiểu bố trí, một bản chiếu mới sẽ được chèn vào với kiểu bố trí bạn đã chọn.
Bài kiểm tra 1, câu hỏi 3
Cách thay thế nhanh kiểu bố trí của bản chiếu hiện tại thành một kiểu bố trí khác? (Chọn một câu trả lời.)
Bấm vào phía dưới của nút Bản chiếu Mới trên tab Trang đầu.
Bấm chuột phải lên bản chiếu mà bạn muốn thay thế kiểu bố trí và chọn Bố trí.
Bài kiểm tra 1, câu hỏi 3: Trả lời
Bấm chuột phải lên bản chiếu mà bạn muốn thay thế kiểu bố trí và chọn Bố trí.
Thao tác này sẽ mở ra bộ sưu tập các kiểu bố trí. Bạn bấm vào một kiểu để áp dụng nó cho bản chiếu. Một cách khác là chọn hình thu nhỏ của bản chiếu với kiểu bố trí bạn muốn thay đổi, sau đó chọn Bố trí trên tab Trang đầu. Thao tác này cũng mở ra bộ sưu tập các kiểu bố trí để bạn chọn kiểu bố trí muốn áp dụng.
Bài 2
Chọn chủ đề, thêm nội dung
Chọn chủ đề, thêm nội dung
Mầu đen cơ bản sẽ được áp dụng làm bảng phối màu cho bản trình bày của bạn.
Nhưng làm thế nào nếu bạn muốn có thiết kế ấn tượng và nhiều màu sắc hơn?
Mở bộ sưu tập chủ đề của PowerPoint và thử các chủ đề trong đó. Việc chọn một chủ đề không khó hơn việc gạt một cái lẫy.
Bạn cũng có thể đưa thêm các thành phần khác vào bản chiếu, ví dụ ảnh và thuyết minh, sau đó căn chỉnh bằng tay để sắp xếp mọi thứ gọn gàng.
Lorem ipsum dolor sit amet
Nam pellentesque turpis eu purus sollicitudin adipiscing. Maecenas
Lorem ipsum dolor sit amet
Nam pellentesque turpis eu purus sollicitudin adipiscing. Maecenas
Vẻ đẹp của các chủ đề
Mọi bản trình bày đều có chủ đề.
Một số chủ đề sẽ nhiều màu sắc hơn những chủ đề khác.
Chủ đề xác định vẻ ngoài và màu sắc của bản chiếu cũng như đảm bảo bản trình bày có diện mạo nhất quán.
Ở đây, bạn có thể thấy 3 bản chiếu có cùng nội dung tiêu đề nhưng sử dụng các chủ đề khác nhau.
Lorem ipsum dolor sit amet
Nam pellentesque turpis eu purus sollicitudin adipiscing. Maecenas
Lorem ipsum dolor sit amet
Nam pellentesque turpis eu purus sollicitudin adipiscing. Maecenas
Lorem ipsum dolor sit amet
Nam pellentesque turpis eu purus sollicitudin adipiscing. Maecenas
Vẻ đẹp của các chủ đề
Một chủ đề được cung cấp như một gói, bao gồm các thành phần sau:
Thiết kế hình nền
Bảng phối màu
Kích thước và kiểu phông
Các vị trí dành sẵn
Lorem ipsum dolor sit amet
Nam pellentesque turpis eu purus sollicitudin adipiscing. Maecenas
Lorem ipsum dolor sit amet
Nam pellentesque turpis eu purus sollicitudin adipiscing. Maecenas
Lorem ipsum dolor sit amet
Nam pellentesque turpis eu purus sollicitudin adipiscing. Maecenas
Mọi bản trình bày đều có chủ đề.
Một số chủ đề sẽ nhiều màu sắc hơn những chủ đề khác.
Vẻ đẹp của các chủ đề
Bảng phối màu ảnh hưởng đến màu nền và màu phông chữ, màu tô cho các hình khối, màu đường viền, siêu nối kết và các thành phần khác của bản chiếu như bảng và biểu đồ.
Nếu bạn có các chỗ dành sẵn, chủ đề thực hiện đúng như cách bố trí bạn đã chọn; nó chỉ xê dịch một chút ít.
Lorem ipsum dolor sit amet
Nam pellentesque turpis eu purus sollicitudin adipiscing. Maecenas
Lorem ipsum dolor sit amet
Nam pellentesque turpis eu purus sollicitudin adipiscing. Maecenas
Lorem ipsum dolor sit amet
Nam pellentesque turpis eu purus sollicitudin adipiscing. Maecenas
Chọn chủ đề
Mọi bản trình bày mới đều bắt đầu với chủ đề mặc định - Office Chủ đề.
Để tìm và áp dụng một chủ đề khác, bấm vào tab Thiết kế trên Ruy-băng
Các mẫu Chủ đề ở dạng các hình thu nhỏ mà bạn thấy ở đây, sẽ hiện trong nhóm Chủ đề.
Để xem các chủ đề bổ sung, bấm vào nút Nhiều hơn ở phía bên phải của nhóm.
Thiết kế
Lorem ipsum dolor sit amet
Nam pellentesque turpis eu purus sollicitudin adipiscing. Maecenas
Thiết kế
Chọn chủ đề
Khi trỏ vào hình thu nhỏ của chủ đề bất kỳ, phần xem trước cho chủ đề đó sẽ được thể hiện trên bản chiếu.
Bấm vào một hình thu nhỏ để áp dụng chủ đề cho tất cả các bản chiếu. Bạn cũng có thể áp dụng chủ đề chỉ cho các bản chiếu mà bạn đã chọn.
Lorem ipsum dolor sit amet
Nam pellentesque turpis eu purus sollicitudin adipiscing. Maecenas
Mọi bản trình bày mới đều bắt đầu với chủ đề mặc định - Office Chủ đề.
Để tìm và áp dụng một chủ đề khác, bấm vào tab Thiết kế trên Ruy-băng
Chèn ảnh và các nội dung khác, phần 1
Cách thứ nhất là bấm vào biểu tượng bên trong chỗ dành sẵn, bạn đã xem qua trong bài học đầu tiên.
Bây giờ bạn sẽ tìm hiểu hai cách để chèn ảnh và các nội dung phi-văn-bản vào các bản chiếu.
Clip Art
Tìm kiếm:
Tìm trong:
Kết quả sẽ là:
Đi
Chèn ảnh và các nội dung khác, phần 1
Bấm vào biểu tượng Clip Art trong chỗ dành sẵn.
Ngăn tác vụ Clip Art mở ra. Ở đây, gõ một từ khoá vào hộp Tìm kiếm với gợi ý về hình mẫu mà bạn muốn dùng. Sau đó bấm Đi.
Bây giờ bạn sẽ tìm hiểu hai cách để chèn ảnh và các nội dung phi-văn-bản vào các bản chiếu.
Clip Art
Tìm kiếm:
Tìm trong:
Kết quả sẽ là:
Đi
Hình vẽ trên thể hiện cách chèn một hình mẫu:
Chèn ảnh và các nội dung khác, phần 1
Bây giờ bạn sẽ tìm hiểu hai cách để chèn ảnh và các nội dung phi-văn-bản vào các bản chiếu.
Các clip phù hợp với từ khoá xuất hiện. Chọn một trong các clip để chèn vào bản chiếu. Hình ảnh sẽ tự động được điều chỉnh kích thước và vị trí trong chỗ dành sẵn.
Hình vẽ trên thể hiện cách chèn một hình mẫu:
Clip Art
Tìm kiếm:
Tìm trong:
Kết quả sẽ là:
Đi
Chèn ảnh và các nội dung khác, phần 2
Một cách khác để chèn các thành phần của bản chiếu là dùng tab Chèn trên Ruy-băng.
Tất cả những thứ bạn có thể chèn từ ngăn Bản chiếu cũng có sẵn trên tab Chèn và hơn nữa—các thành phần như các hình dạng, siêu nối kết, hộp văn bản, đầu trang và chân trang, các clip phương tiện, như âm thanh.
Chèn
Hộp
Văn bản
Văn bản
Chèn ảnh và các nội dung khác, phần 2
Ảnh bên thể hiện một mảng các thành phần có sẵn trên tab Chèn.
Các hộp văn bản ở ngay trong tầm tay khi bạn muốn thêm văn bản vào bất kỳ đâu và cần một chỗ dành sẵn khác, ví dụ như chú thích cho một bức ảnh. Trên tab Chèn, chọn Hộp Văn bản.
Vẽ hộp trên bản chiếu và gõ văn bản vào đó.
Thành phần hay được dùng là hộp văn bản, như trong hình vẽ.
Chèn
Hộp
Văn bản
Văn bản
Chèn ảnh và các nội dung khác, phần 2
Phương pháp nào tốt hơn?
Bạn đã biết có hai cách để chèn nội dung, phương pháp nào được khuyên dùng?
Thông thường bạn nên chọn kiểu mà mình cảm thấy dễ dùng nhất. Một điều cần cân nhắc là bạn muốn khoản mục được chèn được định vị như thế nào trên bản chiếu.
Chèn
Hộp
Văn bản
Văn bản
Sửa các thành phần của bản chiếu
Sau khi chèn ảnh, có thể bạn cần thực hiện một số điều chỉnh như đặt lại kích thước, xén hoặc thay đổi độ sáng.
Sử dụng Công cụ Hình ảnh để thực hiện việc ấy.
Vậy, hãy chọn ảnh.
Công cụ Hình ảnh sẽ xuất hiện trên Ruy-băng. Dùng các tuỳ chọn trên tab Định dạng để làm việc với ảnh.
Công cụ Hình ảnh sẽ sẵn dùng khi bạn chọn ảnh.
Công cụ Hình ảnh
Định dạng
Hình dạng ảnh
viền Ảnh
Hiệu ứng Ảnh
Lên trên cùng
Xuống dưới cùng
Ngăn lựa chọn
Căn
Nhóm
Xoay
Xén
Sửa các thành phần của bản chiếu
Có đầy đủ các công cụ cho thành phần bạn có thể chèn vào, từ bảng, biểu đồ và đồ hoạ SmartArt™ đến hộp văn bản, hình dạng, âm thanh và video.
Chỉ cần chọn mục đã chèn để xem tab có liên quan trên Ruy-băng.
Crop
Công cụ Hình ảnh
Định dạng
Hình dạng ảnh
viền Ảnh
Hiệu ứng Ảnh
Lên trên cùng
Xuống dưới cùng
Ngăn lựa chọn
Căn
Nhóm
Xoay
Sắp đặt các thành phần trên bản chiếu
Khi đã chèn thành phần vào bản chiếu, bạn cần căn chỉnh chúng sao cho hợp lý.
Ví dụ, trên hình vẽ, hộp văn bản có dòng chú thích nhìn sẽ cân đối với ảnh hơn nếu được căn trái hoặc điều chỉnh vào trung tâm.
Công cụ Hình ảnh
Định dạng
Căn trái
Căn Chỉnh giữa
Căn phải
Căn trên
Căn giữa
Căn dưới
Sắp đặt các thành phần trên bản chiếu
Sử dụng các lệnh Sắp đặt để căn chỉnh các thành phần của bản chiếu.
Để căn phần chú thích căn trái với ảnh, trước tiên chọn cả hai chỗ dành sẵn.
Trong Công cụ Hình ảnh, tìm nhóm Sắp đặt trên tab Định dạng.
Chọn nút Căn chỉnh, sau đó chọn Căn Trái.
Công cụ Hình ảnh
Định dạng
Căn trái
Căn Chỉnh giữa
Căn phải
Căn trên
Căn giữa
Căn dưới
Gợi ý thực hành
Chọn một chủ đề mới.
Chèn ảnh.
Đặt lại kích thước ảnh.
Thêm chú thích.
Căn ảnh và chú thích.
Bổ sung: Thêm hiệu ứng hoạt họa.
Kiểm tra 2, câu hỏi 1
Khi áp dụng một chủ đề, nó luôn ảnh hưởng đến tất cả các bản chiếu trong bài trình bày. (Chọn một câu trả lời.)
Đúng.
Sai.
Kiểm tra 2, câu hỏi 1: Trả lời
Sai.
Nếu chỉ muốn áp dụng chủ đề cho một bản chiếu hoặc một vài bản chiếu, chọn các bản chiếu đó. Sau đó mở sưu tập chủ đề, bấm chuột phải vào chủ đề muốn áp dụng, và chọn Áp dụng cho Các bản chiếu đã chọn.
Kiểm tra 2, câu hỏi 2
Bạn có thể chèn một hộp văn bản từ một biểu tượng nằm bên trong một kiểu bố trí bản chiếu nào đó. (Chọn một câu trả lời.)
Đúng.
Sai.
Kiểm tra 2, câu hỏi 2: Trả lời
Sai.
Bạn có thể chèn ảnh, biểu đồ, đồ họa SmartArt, bảng và các tệp phương tiện bằng cách dùng các biểu tượng trong các kiểu bố trí nội dung. Tuy nhiên, để chèn hộp văn bản, bạn phải dùng tab Chèn. Tại đó, bấm Hộp văn bản, sau đó vẽ một hộp trên bản chiếu để chèn văn bản.
Kiểm tra 2, câu hỏi 3
Bạn muốn căn chú thích với ảnh trên bản chiếu, sao cho chú thích nằm chính giữa ảnh. Với ảnh và lời chú thích đã chọn, bạn bấm tab Định dạng, dưới mục Công cụ Hình ảnh trên Ruy-băng. Bây giờ bạn phải tìm các lệnh để căn chỉnh theo ý mình? (Chọn một câu trả lời.)
Nhóm Điều chỉnh, nút Đổi Hình ảnh.
Nhóm Sắp đặt, nút Căn.
Nhóm Sắp đặt, nút Xoay.
Kiểm tra 2, câu 3: Trả lời
Nhóm Sắp đặt, nút Căn.
Nút này sẽ mở ra một menu có chứa các lệnh để căn chỉnh. Lệnh Căn Giữa là lệnh bạn cần dùng.
Bài 3
Soát lỗi, in ấn và chuẩn bị để trình chiếu
Soát lỗi, in ấn và chuẩn bị để trình chiếu
Bạn đã tìm hiểu các bước cần thiết để tạo một bản chiếu hình.
Bây giờ hãy hình dung bản trình bày của bạn đã sẵn sàng và bạn cần chuẩn bị để trình bày.
Bạn sẽ cần xem trước bản trình bày, nghe ý kiến đóng góp, kiểm tra các bản phân phát và ghi chú trước khi in.
Sau đó bạn có thể dùng tính năng đóng gói của PowerPoint để ghi bản trình bày vào đĩa CD hoặc máy tính bạn sẽ dùng để trình chiếu.
Xem trước trên máy tính
Khi tạo một phần trình chiếu, bạn có thể xem trước nó bất kỳ lúc nào ở dạng xem Chiếu Hình.
Dạng xem này cho bạn thấy các bản chiếu của mình sẽ ra sao khi được chiếu.
Để mở dạng xem Chiếu hình, bấm tab Chiếu hình, và chọn một lệnh trọng nhóm Bắt đầu Chiếu Hình—để bắt đầu với bản chiếu đầu tiên hoặc bản chiếu hiện tại.
Chiếu hình sẽ phủ kín màn hình máy tính của bạn.
Chiếu hình
Esc
Từ đầu
Từ Bản chiếu
Hiện thời
Chiếu hình
Tùy chỉnh
Xem trước trên máy tính
Một cách để chuyển từ bản chiếu này đến bản chiếu khác là sử dụng thanh công cụ Chiếu hình, nằm phía dưới bên tay trái màn hình.
Để thoát khỏi Chiếu hình ở bất kỳ thời điểm nào, nhấn phím ESC. Hành động này sẽ giúp bạn quay lại dạng xem trước đó, thường là Dạng xem Chuẩn.
Chiếu hình
Esc
Từ đầu
Từ Bản chiếu
Hiện thời
Chiếu hình
Tùy chỉnh
Khi tạo một phần trình chiếu, bạn có thể xem trước nó bất kỳ lúc nào ở dạng xem Chiếu Hình.
Dạng xem này cho bạn thấy các bản chiếu của mình sẽ ra sao khi được chiếu.
Bấm phím F5 để bắt đầu với bản chiếu đầu tiên.
Bấm tổ hợp SHIFT+F5 để bắt đầu với bản chiếu hiện tại.
Xem trước trên máy tính
Dưới đây là một số cách khác để mở dạng xem Chiếu hình:
Khi thực hiện thao tác này, phần chiếu hình sẽ bắt đầu với bản chiếu đang được chọn trên tab Bản chiếu.
Chọn nút Chiếu hình ở phía dưới bên tay phải của cửa sổ PowerPoint, bên cạnh thanh trượt Thu phóng.
Chọn nút Chiếu hình trên tab Xem. Chiếu hình sẽ bắt đầu từ bản chiếu đầu tiên không cần biết bản chiếu nào hiện đang được chọn.
In bản phân phát
Loại bản in thông dụng nhất dành cho người nghe của PowerPoint là bản phân phát.
Các bản phân phát có thể có một hoặc nhiều bản chiếu trên một trang, tối đa là 9.
Kinh nghiệm khi sử dụng Xem truớc khi In là chọn kiểu bản phân phát bạn muốn dùng, như được thể hiện trên hình vẽ. Với cách này bạn có thể thấy được bản phân phát trông sẽ như thế nào trước khi in ra.
Xem trước khi In
In Gì:
Bản phân phát...
Bản chiếu...
Bản phân phát (1 Bản chiếu một Trang)
Bản phân phát (2 Bản chiếu một Trang)
Bản phân phát (3 Bản chiếu một Trang)
Bản phân phát (4 Bản chiếu một Trang)
Bản phân phát (6 Bản chiếu một Trang)
Bản phân phát (9 Bản chiếu một Trang)
Các trang ghi chú
Dàn bài
In bản phân phát
Để in các bản phân phát, bắt đầu bằng việc bấm vào Xem trước khi In trên menu mở ra khi bấm Nút Microsoft Office .
Trong Xem trước khi In, bấm vào mũi tên cạnh hộp In Gì để xem các kiểu bản phân phát.
Chọn kiểu bạn muốn dùng.
Sau đó làm theo các bước trên hình vẽ.
Xem trước khi In
In Gì:
Bản phân phát...
Bản chiếu...
Bản phân phát (1 Bản chiếu một Trang)
Bản phân phát (2 Bản chiếu một Trang)
Bản phân phát (3 Bản chiếu một Trang)
Bản phân phát (4 Bản chiếu một Trang)
Bản phân phát (6 Bản chiếu một Trang)
Bản phân phát (9 Bản chiếu một Trang)
Các trang ghi chú
Dàn bài
In bản phân phát
Khi chọn một kiểu bản phân phát, bạn sẽ thấy dạng xem trước các bản chiếu của mình như khi được in ra. Bạn có thể di chuyển đến tất cả các trang của bản phân phát. Kiểu bản phân phát 3 bản chiếu một trang sẽ có cả phần ghi chú cho người nghe.
Khi đã sẵn sàng in, chọn In.
Xem trước khi In
In Gì:
Bản phân phát...
Bản chiếu...
Bản phân phát (1 Bản chiếu một Trang)
Bản phân phát (2 Bản chiếu một Trang)
Bản phân phát (3 Bản chiếu một Trang)
Bản phân phát (4 Bản chiếu một Trang)
Bản phân phát (6 Bản chiếu một Trang)
Bản phân phát (9 Bản chiếu một Trang)
Các trang ghi chú
Dàn bài
Để in các bản phân phát, bắt đầu bằng việc bấm vào Xem trước khi In trên menu mở ra khi bấm Nút Microsoft Office .
Sau đó làm theo các bước trên hình vẽ.
In ghi chú của người trình bày
Bạn vừa in bản phân phát để cung cấp cho người nghe.
Bây giờ hãy in phần ghi chú, dùng để tham chiếu khi trình bày.
Tốt nhất nên xem qua ghi chú của bạn trước khi in, việc này giúp biết được chúng có như những gì bạn mong muốn hay không.
Xem trước khi In
In Gì:
Bản phân phát...
Bản chiếu...
Bản phân phát(1 Bản chiếu một Trang)
Bản phân phát(2 Bản chiếu một Trang)
Bản phân phát(3 Bản chiếu một Trang)
Bản phân phát(4 Bản chiếu một Trang)
Bản phân phát(6 Bản chiếu một Trang)
Bản phân phát(9 Bản chiếu một Trang)
Các trang ghi chú
Dàn bài
In ghi chú của người trình bày
Để in phần ghi chú, bấm vào Nút Microsoft Office, trỏ đến In, rồi bấm Xem trước khi In.
Chọn Trang Ghi chú trong danh sách In Gì.
Các trang ghi chú của bạn sẽ được thể hiện trong cửa sổ xem trước, bắt đầu từ bản chiếu đầu tiên (trừ trường hợp bạn có lựa chọn khác).
Sau đó làm theo các bước trong hình.
Xem trước khi In
In Gì:
Bản phân phát...
Bản chiếu...
Bản phân phát (1 Bản chiếu một Trang)
Bản phân phát (2 Bản chiếu một Trang)
Bản phân phát (3 Bản chiếu một Trang)
Bản phân phát (4 Bản chiếu một Trang)
Bản phân phát (6 Bản chiếu một Trang)
Bản phân phát (9 Bản chiếu một Trang)
Các trang ghi chú
Dàn bài
In ghi chú của người trình bày
Nếu một số phần không được định dạng như bạn muốn, hoặc nếu văn bản ghi chú bị cắt bớt, hãy thực hiện các thay đổi cần thiết ở dạng xem Các trang ghi chú hoặc Chuẩn.
Sau khi kiểm tra các ghi chú và sẵn sàng cho việc in ấn, chọn In.
Xem trước khi In
In Gì:
Bản phân phát...
Bản chiếu...
Bản phân phát (1 Bản chiếu một Trang)
Bản phân phát (2 Bản chiếu một Trang)
Bản phân phát (3 Bản chiếu một Trang)
Bản phân phát (4 Bản chiếu một Trang)
Bản phân phát (6 Bản chiếu một Trang)
Bản phân phát (9 Bản chiếu một Trang)
Các trang ghi chú
Dàn bài
Để in phần ghi chú, bấm vào Nút Microsoft Office, trỏ đến In, rồi bấm Xem trước khi In.
Sau đó làm theo các bước trong hình.
Thêm chân trang cho ghi chú và bản phân phát
Xem trước khi In cũng cung cấp cho bạn cơ hội để thêm hoặc điều chỉnh các chân trang trong ghi chú hoặc bản phân phát.
Mặc định, ghi chú và bản phân phát đều được đánh số trang.
Nhưng chúng còn có thể thể hiện nhiều nội dung khác, ví dụ văn bản chân trang.
Xem trước khi In
Tùy chọn
Đầu trang và Chân trang
Ghi chú và Bản phân phát
Đầu trang
Số trang
Chân trang
Đầu trang và Chân trang...
Thêm chân trang cho ghi chú và bản phân phát
Theo các bước sau nếu bạn muốn bản in ra thể hiện nội dung khác.
Chọn Tùy chọn, sau đó chọn Đầu trang và Chân trang.
Để hiện văn bản chân trang, ví dụ “Bản nháp” hay “Tối mật,”, lựa tùy chọn Chân trang, sau đó gõ văn bản bạn muốn vào hộp.
Xem trước khi In
Tùy chọn
Đầu trang và Chân trang
Ghi chú và Bản phân phát
Đầu trang
Số trang
Chân trang
Đầu trang và Chân trang...
Thêm chân trang cho ghi chú và bản phân phát
Các lựa chọn mà bạn chọn trên tab Ghi chú và Bản phân phát trong hộp thoại Đầu trang và Chân trang sẽ áp dụng cho cả bản phân phát và trang ghi chú.
Xem trước khi In
Tùy chọn
Đầu trang và Chân trang
Ghi chú và Bản phân phát
Đầu trang
Số trang
Chân trang
Đầu trang và Chân trang...
Theo các bước sau nếu bạn muốn bản in ra thể hiện nội dung khác.
Các tùy chọn màu sắc khi in ấn
Phụ thuộc vào loại máy in bạn đang dùng, bạn có thể in bản trình bày của mình ở chế độ Màu, Cấp độ xám, hoặc Thuần túy Đen Trắng.
Dưới đây là cách lựa một tuỳ chọn khi in ấn:
Dưới phần Xem trước khi In, chọn Tùy chọn, rồi trỏ tới Màu/Cấp độ xám. Sau đó chọn từ menu. Các bản chiếu của bạn sẽ được xem trước và in với lựa chọn bạn đã áp dụng.
Xem trước khi In
Mầu/Cấp độ xám
Tùy chọn
Mầu
Cấp độ xám
Thuần túy Đen Trắng
Các tùy chọn màu sắc khi in ấn
Dưới đây là cách lựa một tuỳ chọn khi in ấn :
Ví dụ đầu tiên thể hiện một bản chiếu được in ở chế độ màu.
Ví dụ thứ hai thể hiện một bản chiếu sẽ được in ở chế độ cấp độ xám.
Xem trước khi In
Mầu/Cấp độ xám
Tùy chọn
Mầu
Cấp độ xám
Thuần túy Đen Trắng
Phụ thuộc vào loại máy in bạn đang dùng, bạn có thể in bản trình bày của mình ở chế độ Màu, Cấp độ xám, hoặc Thuần túy Đen Trắng.
Các tùy chọn màu sắc khi in ấn
Ví dụ cuối cùng thể hiện bản chiếu sẽ được in ra ở chế độ Đen trắng hoàn toàn.
Xem trước khi In
Mầu/Cấp độ xám
Tùy chọn
Mầu
Cấp độ xám
Thuần túy Đen Trắng
Phụ thuộc vào loại máy in bạn đang dùng, bạn có thể in bản trình bày của mình ở chế độ Màu, Cấp độ xám, hoặc Thuần túy Đen Trắng.
Dưới đây là cách lựa một tuỳ chọn khi in ấn :
Đóng gói bản trình bày
Tính năng Đóng gói cho CD của PowerPoint sẽ gói tệp bản trình bày của bạn lại cùng các tệp khác mà bạn cần và sao chúng vào một cặp hoặc trực tiếp lên CD.
Nếu bạn sao các tệp vào một cặp, bạn có thể ghi cặp này lên đĩa CD sau này.
Bạn cũng có thể sao các tệp lên một hệ phục vụ mạng mà bạn sẽ truy cập đến từ máy tính sẽ dùng để trình bày.
Phát hành
Đóng gói cho CD
Đóng gói cho CD
Đặt tên cho CD::
Tệp để sao:
Sao vào cặp
Sao vào CD
Thêm Tệp
Tùy chọn...
Đóng
Đóng gói bản trình bày
Ảnh bên thể hiện cách đóng gói bản trình bày và các tệp liên quan.
Bấm Nút Microsoft Office.
Trỏ đến Phát hành, và chọn Đóng gói cho CD.
Trong hộp thoại được mở ra, chọn các tùy chọn bạn muốn thực hiện khi đóng gói, và sao các tệp của bạn tới một cặp hoặc đĩa CD.
Phát hành
Đóng gói cho CD
Đóng gói cho CD
Đặt tên cho CD::
Tệp để sao:
Sao vào cặp
Sao vào CD
Thêm Tệp
Tùy chọn...
Đóng
Đóng gói bản trình bày
Quan trọng: Luôn lưu bản trình bày trước khi đóng gói vào cặp hoặc CD.
Phát hành
Đóng gói cho CD
Đóng gói cho CD
Đặt tên cho CD:
Tệp để sao:
Sao vào cặp
Sao vào CD
Thêm Tệp
Tùy chọn...
Đóng
Ảnh bên thể hiện cách đóng gói bản trình bày và các tệp liên quan.
Để đóng gói sau đó sao vào CD từ PowerPoint, bạn phải sử dụng Microsoft Windows® XP hoặc hệ điều hành mới hơn và bạn phải có ổ ghi CD.
Nếu đang sử dụng Microsoft Windows 2000, bạn vẫn có thể sử dụng tính năng này để đóng gói các tệp bài trình bày vào một cặp, sau đó dùng một chương trình của hãng thứ ba để ghi cặp lên đĩa CD.
Đóng gói bản trình bày
Các yêu cầu để đóng gói vào CD
Gợi ý thực hành
Xem trước bản trình bày trên máy tính của bạn.
Gửi bản trình bày để nhận được các góp ý.
Chuẩn bị in các bản phân phát.
Chọn một thiết đặt màu và in bản phân phát.
Kiểm tra các ghi chú ở dạng xem Trang Ghi chú.
Đóng gói bản trình bày.
Kiểm tra 3, câu hỏi 1
Phím nào được dùng để xem ở dạng xem Chiếu hình và bắt đầu từ bản chiếu đầu tiên? (Chọn một câu trả lời.)
ESC.
F5.
F7.
Kiểm tra 3, câu hỏi 1: Trả lời
F5.
Và để bắt đầu từ bản chiếu được chọn, bấm SHIFT+F5.
Kiểm tra 3, câu hỏi 2
Tùy chọn bản phân phát nào bạn sẽ chọn nếu bạn muốn bản phân phát có cả phần ghi chú cho người nghe? (Chọn một câu trả lời.)
Tùy chọn 3 bản chiếu một Trang.
Tùy chọn 1 bản chiếu một Trang.
Tùy chọn Trang Ghi chú.
Kiểm tra 3, câu hỏi 2: Trả lời
Tùy chọn 3 bản chiếu một Trang.
Kiểm tra 3, câu hỏi 3
Bạn đang xem các trang ghi chú trong phần Xem trước khi In, và nhận thấy rằng một số dạng thức văn bản của ghi chú không theo ý của bạn. Bạn có thể tiếp tục và sửa lỗi này ở phần Xem trước khi In. (Chọn một câu trả lời.)
Đúng.
Sai.
Kiểm tra 3, câu hỏi 3: Trả lời
Sai.
Bạn cần đóng chế độ Xem trước khi In và mở dạng xem Trang Ghi chú để sửa định dạng.
Sử dụng khuôn mẫu này
Xem ngăn ghi chú hoặc xem toàn bộ trang ghi chú (tab Xem) để biết chi tiết về trợ giúp cho khuôn mẫu này.