Hướng dẫn in giấy khen cho học sinh

HD in khen
Ví dụ : ta có 1 mẫu "Giấy Khen" và "Danh sách 50 em học sinh" Danh sách gồm các cột sau : Họ tên, Ngày sinh, Lớp, ... Giấy khen có sẵn những chỗ trống tương ứng với các cột của Danh sách . ==> Muốn in 50 tờ giấy khen cho 50 em học sinh mà không phải gõ lại tờ giấy khen 50 lần, thì mình phải làm sao...

Sau đây là hướng dân cách làm:
Bước 1: Chuẩn bị danh sách học sinh cần in (Danh sách 50 em học sinh):
Danh sách học sinh được lưu dưới dạng Table không có dòng trống ở trên đầu của Table, dòng đầu chứa tiêu đề, các dong tiếp theo là thông tin của học sinh cần chèn vào giấy khen (Họ tên, Ngày sinh, Lớp, ...) Bước 2: Chuẩn bị mẫu để trọn
- Mở một File văn bản mới
- Vào Table | Letters and Mailings | Mail Merge... (xem hình)




Xuất hiện cửa sổ Task Pane ở bên phải màn hình (xem hình)



Step 1 of 6 (bước 1 của 6 bước): chọn Letters → chọn Next để chọn tài liệu
Step 2 of 6: chọn Use the current document (Sử dụng tài liệu hiện tại)
Step 3 of 6: Chọn Use an existing list (Sử dụng danh sách đã có). Kích chọn Browse để tìm đến File chứa danh sách học sinh cần chèn vào giấy khen.
Thông thường sau bước này thanh công cụ Mail Merge chưa xuất hiện, ta phải vào View | Toolsbar | Mail Merge (nếu xuất hiện rồi thi không cần làm)
Thanh công cụ Mail Merge


Định vị trí cần chèn thông tin, kích vào biểu tượng Insert Merge Fields. Chọn trường cần chèn và kích chọn Insert.
Thực hiện các thao tác cho các trường còn lại.




Kích vào biểu tượng
(View Merged Data) để xem kết quả khi trọn thư
Từ đây có thể in thử ra mẫu photo để xem và điều chỉnh cho đúng vị trí. Nếu xong thì có thể trọn và in ra máy in hoặc trọn ra File văn bản mới (nên làm cách này)
Kích vào các nút di chuyển
để xem các mẫu tin (học sinh) khác
Kích vào biểu tượng
(Merge to New Document) để trọn từ danh sách các học sinh vào các giấy khen (mỗi học sinh một tờ), từ đây chúng ta có thể in ấn được.
Kích vào biểu tượng
(Merge to Print) để in ra máy in