HƯỚNG DẪN EXCEL

Hướng dẫn sử dụng Excel
I. Khởi động: Nháy đúp biểu tượng
Các thành phần chính của màn hình Excel
Thanh tiêu đề
Thanh menu và thanh bảng chọn
Ô địa chỉ
Thanh công thức
Vùng làm việc của bảng tính
Các trang của bảng tính
II. Các thao tác văn bản trên bảng tính Excel
Mở một tệp mới
Mở tệp đã có trên đĩa
Ghi
1. Thao tác với tệp
2. Định dạng
- Con trỏ ô: Là một hình chữ nhật viền đậm bao quanh ô hay một khối được chọn
Con trỏ ô được đặt vào một ô
Con trỏ ô được đặt vào một khối nhiều ô
2. Định dạng
- Di chuyển con trỏ ô: Dùng các phím mũi tên hoặc dùng chuột
a) Định dạng phông, cỡ, màu, kiểu cho chữ
Phông chữ
cỡ chữ
Kiểu chữ đậm, nghiêng, gạch chân
Canh trái, giữa, phải ô
Tăng giảm thụt đầu hàng
Màu nền ô
Màu chữ trong ô
b) Mở rộng độ rộng dòng, cột
Đưa con trỏ chuột đến đường biên của tên hàng, cột cần mở rộng, giữ chuột trái, kéo thả
c) Thêm hàng, cột
Nháy chuột phải vào tên hàng, cột sau hàng cột cần thêm, chọn Insert
- Chọn 1 ô: Nhấn chuột trái vào ô cần chọn
- Chọn 1 khối: Nhấn chuột trái và kéo thả từ ô góc trên bên trái của khối đến góc dưới bên phải của khối, chọn nhiều khối thì giữ phím Ctrl và làm lần lượt cho từng khối
d) Trộn ô, tách ô
- Chọn các ô cần trộn, rồi nhấn chuột trái vào nút lệnh
- Chọn các ô cần tách, rồi nhấn chuột trái vào nút lệnh
e) Căn chỉnh trên ô
Ngoài các nút còn có nhiều thao tác căn chỉnh khác. Thực hiện như sau:
- Chọn các ô cần căn chỉnh, nhấn chuột phải, chọn Format Cell, chọn nhãn Alignment
Căn hai bên ô: gồm Left(trái), Center(giữa), Right(phải), Justify(đều 2 bên)
Căn trên dưới ô: gồm Top(trên), Center(giữa), Bottom(đáy), Justify(đều trên dưới)
Trộn tách ô
Hiện thị nhiều hàng trên 1 ô
Thụt đầu dòng
Quay chữ ngiêng
Cuối mỗi thao tác cần chọn OK
f) Kẻ khung
- Chọn vùng cần kẻ khung, nhấn chọn
Hoặc chuột phải, chọn Format Cell, chọn nhãn Border
- None: Không có khung
- Outline: Khung viền của vùng chọn
Inside: tất cả khung các ô của vùng được chọn
Style: Kiểu của khung
Một số nút lênh kẻ khung tuỳ ý
Cuối mỗi thao tác chọn OK
3. Trình bày trang in và in
a) Xem trước khi in: chọn File, chọn Print Preview
b) Đặt hướng giấy: Chọn File, chọn Page Setup., chọn nhãn Page, chọn Landscape
c) Căn lề: Chọn File, chọn Page Setup., chọn nhãn Margins, trong đó
- Top(lề trên), Left(lề trái), Right(lề phải), Bottom(lề dưới)
III. CHỨC NĂNG BẢNG TÍNH TRÊN EXCEL
1. Các kiểu dữ liệu trên Excel
Kiểu số: nhập bởi các chữ số 0 – 9 và dấu chấm(.) phân cách thập phân. Trong ô kiểu số mặc định căn phải ô.
Kiểu xâu, chuỗi(Text): Nhập bởi các chữ A-Z; a-z, 0-9, các kí tự :,.;/’”
Kiểu ngày tháng
……
2. Địa chỉ ô, khối.
Một ô, khối được xác định bởi địa chỉ.
Địa chỉ ô được xác định bởi tên cột ghép với tên hàng. Ví dụ: C2 là ô giao giữa cột C và dòng 2.
Địa chỉ khối: được xác định bởi địa chỉ ô góc trên bên trái và địa chỉ ô góc dưới bên phải của của khối, phân cách bằng dấu “:”. Ví dụ: A3:E10
* Địa chỉ tương đối, địa chỉ tuyệt đối:
Địa chỉ tương đối: Chỉ ghép tên cột và tên hàng. Ví dụ: C2
Địa chỉ tuyệt đối: trong khi viết địa chỉ ô, trước hàng, cột thêm dấu $. Có 3 loại địa chỉ tuyệt đối.
+ Địa chỉ tuyệt đối cả dòng, cột. Ví dụ: $C$2
+ Địa chỉ tuyệt đối cột, tương đối Cét. Ví dụ: $C2
+ Địa chỉ tương đối hàng, tuyệt đối hµng. Ví dụ: C$2
* Sự giống và khác nhau của địa chỉ tương đối, tuyệt đối:
+ Giống nhau: C2; $C2; C$2 và $C$2 đều nói đến ô C2 như vậy khi tham gia vào tính toán dù sử dụng địa chỉ nào thì kết quả là như nhau.
+ Khác nhau: 2 loại địa chỉ này chỉ khác nhau khi sao chép công thức
3. Công thức, hàm, biểu thức.
Công thức: Là dãy các phép toán nối các giá trị; các địa chỉ ô, các hàm.
Cách viết: =công thức
Ví dụ: Công thức trên các giá trị =23-12;
Công thức trên địa chỉ ô =A2+B2;
Công thức trên hàm =sum(3,4,5,6,7)+A1
Hàm: Là những công thức được Excel định nghĩa sẵn
Cách viết: = tên hàm(các đối sô)
Ví dụ: =sum(A2:C12)
4. Các phép toán và một số hàm tính toán cơ bản.
Các phép toán và các hàm tính toán số học
- các phép toán số học +; -; *; /
- Hàm tính tổng:
+ Cú pháp: =sum(gt1,gt2,khoi1,khoi2,….)
+ Ví dụ: =sum(12,A10,C11:E30)
- Hàm tính giá trị TB:
+ Cú pháp: =AVERAGE(gt1,gt2,khoi1,khoi2…)
- Hàm làm tròn số
+ Cú pháp: =round(gt,số)
trong đó gt: là giá trị cần làm tròn(có thể là bt)
số: là số các chữ số trong phần thập phân
+ Ví dụ:
- Hàm tìm giá trị lớn nhất
+ Cú pháp: =max(gt1,gt2,khoi1,khoi2,..)
+ Ví dụ:
- Hàm tìm giá trị nhỏ nhất:
+ Cú pháp: =min(gt1,gt2,khoi1,khoi2,….)
+ Ví dụ:
- một số hàm khác:
+ lấy phần nguyên của 1 số: =int(số)
+ Lấy phần dư trong phép chia a cho b: =mod(a,b)
+ Căn bậc hai của 1 số: =SQRT(số)
+ Giá trị tuyệt đối của 1 số: =ABS(số)
b) Các phép toán và các hàm trên xâu ký tự
- Phép cộng sâu: &
+ Cú pháp: = “xâu1”& “xâu2” (hoặc địa chỉ ô 1 & địa chỉ ô 2)
+ Ví dụ:
- Hàm cho biết chiều dài xâu: len
+ cú pháp: = len(xâu)
- Lấy bên trái xâu n ký tự:
+ Cú pháp: = left(xâu,n)
- lấy bên phải xâu n ký tự
+ Cú pháp: =right(xâu,n)
- cắt các kí tự trắng ở 2 đầu: = trim(xâu)
- Đổi chứ thường thành chữa hoa: = upper(xâu)
- Đổi chữ hoa thành chữ thường: = lower(xâu)
c) Các phép so sánh và các hàm điều kiện
- Các phép so sánh: =; >; <; >=; <=; <>. Khi so sánh giá trị trả về chỉ có giá trị là TRUE hoặc FALSE.
- Hàm hoặc: OR
Cú pháp: =or(dk1,dk2,dk3,…); dk1,dk2… là các phép so sánh. Hàm này có ít nhất 1 đk đúng là hàm trả về giá trị đúng.
- Hàm và: AND
Cú pháp: =and(dk1,dk2,dk3,…); dk1,dk2… là các phép so sánh. Hàm này có ít nhất 1 đk sai là hàm trả về giá trị sai.
- Hàm điều kiện: if
cú pháp: =if(đk,gt1,gt2)
ý nghĩa: nếu đk đúng thì hàm trả về gt1, còn sai trả về gt2
đk trong hàm if có thể là 1 phép so sánh, có thể là các hàm or, and1. - Hµm NOT(§iÒu_kiÖn)
Hµm tr¶ gi¸ trÞ phñ ®Þnh cña ®iÒu kiÖn ®­a vµo
d) Một số hàm thống kê
Hàm đếm dữ liệu số: Cú pháp: =count(khối dữ liệu số cần đếm)
Hàm đếm dữ liệu bất kỳ: cú pháp: =counta(khối dữ liệu)
-Hàm COUNTBLANK(Vùng_dữ_liệu)
Hàm trả về số các ô trong vùng dữ liệu không có dữ liệu.
e) Một số hàm tìm kiếm
- Hàm Vlookup
=Vlookup(giá trị dò tìm, bảng tham chiếu, cột cần lấy,x)
Hàm Vlookup là hàm trả về giá trị dò tìm theo cột đưa từ bảng tham chiếu lên bảng cơ sở dữ liệu theo đúng giá trị dò tìm.
+ Giá trị dò tìm là giá trị giống nhau hoàn toàn giữa bảng CSDL và bảng tham chiếu. Luôn luôn được lấy trên bảng CSDL
+ Bảng tham chiếu: Cột đầu tiên của bảng tham chiếu phải bao phủ vừa đủ và toàn bộ các giá trị dò tìm. Luôn luôn phải để ở giá trị tuyệt đối.
+ Cột cần lấy đếm xem nó là cột thứ bao nhiêu trong bảng tham chiếu. Khi đếm phải đếm từ trái qua phải
+ X là giá trị dò tìm
? x=0 dò tìm một cách chính xác.
? x=1 là dò tìm một cách tương đối và cột đầu tiên của bảng tham chiếu phải sắp xếp theo thứ tự tăng dần.
- Hàm Hlookup
=Hlookup(giá trị dò tìm, bảng tham chiếu, cột cần lấy,x)
Hàm Hlookup là hàm trả về giá trị dò tìm theo dòng đưa từ bảng tham chiếu lên bảng cơ sở dữ liệu theo đúng giá trị dò tìm. Cách sử dụng tương tự như hàm Vlookup nhưng thay cột bằng dòng.
+ List range: Lấy vùng CSDL cần lọc
+ Criteria range: Lấy vùng điều kiện tiêu chuẩn lọc
+ Kích chuột trái lên Copy to another location
+ Copy to: Đặt con trỏ chuột chọn lấy 1 ô ngoài Sheet để đặt vùng dữ liệu lọc
- OK