Hướng dẫn chuyển văn bản word sang pởepoind

CÁCH CHUYỂN ĐỔI TẬP TIN GIỮA MS WORD VÀ MS POWERPOINT
BS, ThS Trương Trọng Hoàng Trung tâm Truyền thông-Giáo dục Sức khỏe TP.HCM
Để tiết kiệm thời gian gõ văn bản trên MS Word hoặc MS Powerpoint khi ta đã có sẳn một tập tin Word hoặc Powerpoint, ta có thể tận dụng khả năng chuyển đổi do 2 phần mềm này cung cấp thông qua dạng tập tin trung chuyển Rich Text Format (.rtf) của Microsoft. (Dạng trung chuyển này còn dùng để chuyển đổi tập tin giữa MS Word với các phần mềm MS khác kể cả với các phần mềm soạn thảo văn bản của các Công ty phần mềm khác).
1. Chuyển đổi từ MS Word sang MS Powerpoint
Muốn thực hiện được việc chuyển đổi trước hết ta phải nắm được khái niệm kiểu định dạng (KĐD, style). Trong MS Word có các KĐD chuẩn quan trọng mà ta cần biết đó là các KĐD từ Heading 1 đến Heading 9. Trong tập tin MS Word ta có thể gán các KĐD này để MS Powerpoint có thể hiểu được và chuyển tập tin Word của ta thành các slide Powerpoint bằng cách: từ trên xuống dòng nào ta gán KĐD Heading 1 (kể cả dòng trống), MS Powerpoint sẽ tạo ra một slide mới kể từ dòng đó và đặt dòng đó là tựa đề của slide mới.. Kế đó nếu dòng nào được gán Heading 2 nó sẽ hiểu là đoạn có KĐD của cấp nội dung thứ nhất, tương tự cho đến Heading 6 là cấp nội dung thứ năm. Các Heading cấp thấp hơn trong MS Word (Heading 7 trở xuống), MS Powerpoint chỉ hiểu là cấp nội dung thứ năm. Dấu ngắt trang trong MS Word bị bỏ qua trong MS Powerpoint và không tạo ra một slide mới.
Sau khi gán xong ta lưu file MS Word dưới dạng “.rtf”. Sau đó vào MS Powerpoint chọn Open và chọn kiểu tập tin Outline/RTF và mở tập tin đã lưu, MS Powerpoint sẽ tự động phân tập tin Word của ta thành các slide rời. Lúc này ta có thể sửa chửa, thêm bớt, định dạng lại v.v... để tạo ra một tập tin slide Powerpoint theo ý muốn.
Chú ý:
Khi gán KĐD để ngắt đoạn các slide nên ước lượng số từ và hàng cho mỗi slide không quá nhiều, vào khoảng xấp xỉ 7 hàng cho nội dung (không kể tựa) là vừa;
Ta chỉ có thể chuyển đổi phần chữ của tập tin MS Word. Các thành phần khác như biểu đồ, sơ đồ... ta phải dùng phương pháp cắt dán để chuyển qua.
2. Chuyển đổi từ MS Powerpoint sang MS Word
Việc chuyển đổi này rất đơn giản, thực tế ta chỉ cần lưu tập tin Powerpoint dưới dạng Outline là ta đã có một tập tin rtf có thể mở được bằng MS Word chứa tất cả các nội dung bằng chữ trong Outline. Các thành phần khác như biểu đồ, sơ đồ... ta phải dùng phương pháp cắt dán để chuyển qua. Tuy nhiên cần lưu ý rằng chỉ phần chữ của các khung chuẩn có hiện ra trong cửa sổ Outline mới lưu được còn phần chữ của các hộp văn bản (text box) do ta chèn thêm vào thì không lưu lại được.
3. Mẹo cắt dán văn bản font Unicode tiếng Việt không bị lỗi từ MS Word qua MS Powerpoint và ngược lại
Khi dán văn bản font Unicode tiếng Việt từ MS Word qua MS Powerpoint sẽ bị tình trạng một số chữ có dấu bị gán font của văn bản trong MS Word không đổi lại được. Để khắc phục cần đổi trước font trong tập tin nguồn ở MS Word trùng với font ở tập tin MS Powerpoint đích ta muốn soạn.
Khi lưu văn bản MS Powerpoint font Unicode tiếng Việt dưới dạng Outline rồi mở lại bằng MS Word sẽ bị tình trạng một số cặp chữ như ‘ươ’, ‘ướ’ v.v… bị đổi thành ‘ýõ’, ‘ýớ’ v.v… Khắc phục bằng cách chọn văn bản trong phần Outline rồi dán qua Frontpage sau đó cắt dán một lần nữa qua Word thì sẽ không bị.
10/2004