Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý CB (PMIS)

HƯỚNG DẪN MỘT SỐ CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ
TRONG PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÁN BỘ (PMIS)

Các tác vụ nghiệp vụ trong PMIS.
Đánh giá cán bộ công chức.
Khái niệm.
Lưu ý: Sau khi đã cài chương trình, các đơn vị cập nhật đầy đủ các thông tin ban đầu về cán bộ của đơn vị. Việc bổ sung thông tin cán bộ về: nâng lương, đánh giá, đào tạo-bồi dưỡng, cập nhật hệ số phụ cấp… các đơn vị thực hiện theo một số hướng dẫn sau:
Lập danh sách đánh giá
Đánh giá cán bộ công là nghiệp vụ chức quản lý thông tin về Tình trạng sức khoẻ, Xếp loại đạo đức, Xếp loại chuyên môn, Xếp loại chung và có thêm cột Ghi chú để lưu ý thêm 1 số thông tin đặc biệt ...
Chọn cửa sổ Đánh giá CBCC:



Cách thức thực hiện:
Bước 1: Chọn Đơn vị: Chọn đơn vị cần đánh giá bằng cách nhấn chuột vào nút
.
Năm đánh giá: NSD nhập năm cần đánh giá CBCC vào ô này
Kỳ đánh giá: Chọn kỳ đánh giá bằng cách click chuột vào mũi tên đi xuống bên phải sau đó chọn kỳ đánh giá cho năm lựa chọn đó..
Bước 2: Lập danh sách: NSD muốn lập danh sách các cán bộ công chức được đánh giá bằng cách nhấn nút



Ví dụ: chọn đơn vị THPT Lục Ngạn 1; chọn năm đánh giá 2008; kỳ đánh giá 15/6.


Nhìn vào đây ta thấy Trường THPT Lục Ngạn 1 còn một số CBCC chưa chọn mục Công việc được giao, hoặc chọn công việc được giao không đúng và tại thời điểm 15/06/2008 một số CBCC chưa được đánh giá (Đối với các trường hợp chưa chọn công việc được giao phải quay lại mục 3. Nghiệp vụ / Nhập thông tin hồ sơ để chọn lại đối với CBCC trên).
Bước 3: Lựa chọn CBCC cùng loại để đánh giá một cùng lúc bằng cách tích chọn vào ô vuông bên trái. Sau đó lựa chọn nút
màn hình hiển thị form Đánh giá chung như sau:



Bước 4: Lựa chọn các tiêu chí cần đánh giá trong các hộp thoại tương ứng và click chọn nút

Bước 5: Hoàn tất quá trình đánh giá
Nếu muốn lưu lại thông tin vừa lập, NSD ấn nút
.
Nếu không muốn lưu lại các thông tin đó, NSD ấn nút
.
Muốn thoát khỏi màn hình hiện tại, NSD ấn nút

Sau khi hoàn tất quá trình đánh giá cán bộ công chức tại chức năng này, mỗi cán bộ công chức được đánh giá sẽ được cập nhật 1 dòng vào quá trình đánh giá công chức trong form sơ yếu.






Ví dụ hình dưới:



* Lưu ý: Có một số trường hợp khi thực hiện chức năng này máy sẽ báo lỗi. Khi đó ta phải quay lại mục 3. Nghiệp vụ / Nhập thông tin hồ sơ và chọn vào như hình dưới.



Quản lý nâng lương
Khái niệm
Biểu tượng:

Chức năng này hỗ trợ quá trình xét nâng lương cho cán bộ một cách tự động và thực hiện cập nhập mức lương mới vào CSDL khi có quyết định chính thức. Bên cạnh đó chức năng này còn cho phép người sử dụng danh sách nâng lương, quyết định nâng lương
Lập danh sách nâng lương



Đến đây tương tự ta chọn Đơn vị, chọn Tính đến ngày (đối với những địa phương 1 năm làm tăng lương 2 lần thì thời điểm sẽ là 30/6 và 31/12 của năm đó; những đơn vị 1 năm chỉ làm tăng lương 1 lần thì thời điểm sẽ là 31/12 của năm)
Nhìn vào bảng dưới ta thấy đến thời điểm 30/6/2009 đơn vị THPT Lục Ngạn 1 có 06 CBCC đến kỳ tăng lương.


Sau khi có quyết định tăng lương cán bộ làm PMIS thực hiện vào máy như sau:
- Đối với trường hợp tăng lương thường xuyên chỉ cần tích chọn từng cán bộ sau đó chọn Cập nhật. Hiện ra bảng dưới đây, lúc này ta chọn Toàn bộ HS, chương trình sẽ tự động cập nhật việc tăng lương của cán bộ trên trong toàn bộ hồ sơ của cán bộ ở trang 4. Thông tin Lương và phụ cấp và trong phần Quá trình hưởng lương (giúp cho chúng ta không phải nhập thông tin về lương 2 lần ở 2 phần trên).



- Đối với trường hợp đơn vị có cán bộ được nâng lương trước thời hạn ta chọn vào mục Nâng lương sớm khi đó chương trình sẽ hiện ra danh sách toàn bộ cán bộ của đơn vị. Ta tích chọn vào cán bộ được nâng lương sớm sau đó kích vào mục Chọn. Khi đó trong danh sách nâng lương sẽ có thêm tên của cán bộ được nâng lương và ta thao tác tương tự như trên.
Sau khi thực hiện cập nhật hết trong danh sách nâng lương của đơn vị đến thời điểm 30/06/2009 sẽ không còn cán bộ nào.




* Lưu ý: Chức năng nay chỉ giúp cho việc cập nhật về bậc lương, hệ số chứ chưa cập nhật về các loại phụ cấp, chính vì vậy đối với các loại phụ cấp và hệ số phụ cấp vẫn phải thực hiện cập nhật bình thường như trước (hoặc thực hiện như mục 7 của hướng dẫn này).



Thuyên chuyển cán bộ
Khái niệm
Biểu tượng:

Thao tác thuyên chuyển
Các trường hợp thuyên chuyển cán bộ:
- Thuyên chuyển nội bộ.
- Chuyển đi nơi khác.
- Nghỉ hưu
- Thôi việc
Ðể giúp chương trình xác định đúng được công việc cần làm, chúng ta cần chỉ ra loại thuyên chuyển tương ứng của cán bộ từ danh sách chọn:



 
1. Chuyển nội bộ
Các bước thực hiện thuyên chuyển CBCC hình thức chuyển nội bộ như sau:
Bước 1: Lựa chọn loại hình thuyên chuyển “Chuyển nội bộ”
Cách cập nhật dữ liệu vào các trường như sau:
Đơn vị hiện tại: Chọn đơn vị bằng cách nhấn chuột vào nút
.
Ngày chuyển: Nhập ngày nhân viên chuyển đi.
Lý do: Nhấn chuột vào mũi tên đi xuống bên tay phải để chọn lý do.
Chọn: Click chuột vào nhân viên cần chuyển trong danh sách bên trái.
Bước 2: Lựa chọn Đơn vị chuyển đến: Chọn đơn vị nhân viên chuyển đến bằng cách nhấn chuột vào nút
.
Bước 3: Sau khi nhập toàn bộ dữ liệu cần thiết về nhân viên chuyển đi, NSD nhấn nút
. Hệ thống sẽ tự động cập nhật CBCC vào đơn vị mới chuyển đến và cập nhật thêm một dòng mới vào Quá trình công tác của CBCC đó.
Phục hồi: Để thực hiện phục hồi CBCC mới chuyển đến trở về đơn vị cũ và cập nhật lại thông tin về nhân sự trong đơn vị thực hiện như sau:
- Chọn mục “Chỉ hiển thị CB mới chuyển đến”, lựa chọn CBCC muốn phục hồi trong danh sách và click chọn nút Phục hồi. Lúc này CBCC vừa phục hồi cập nhật trở lại đơn vị cũ.



2> Chuyển đi nơi khác:


Bước 1: Lựa chọn loại hình thuyên chuyển “Chuyển đi nơi khác”
Cách cập nhật dữ liệu vào các trường như sau:
Đơn vị hiện tại: Chọn đơn vị bằng cách nhấn chuột vào nút
.
Ngày chuyển: Nhập ngày nhân viên chuyển đi.
Lý do: Nhấn chuột vào mũi tên đi xuống bên tay phải để chọn lý do.
Chọn: Click chuột vào nhân viên cần chuyển trong danh sách bên trái.
Bước 2: Lựa chọn
để xuất dữ liệu ra file xml chuyển đi cho đơn vị khác
Bước 3: Chọn đường dẫn file cần lưu và nhập tên file cần lưu trong mục “File Name”



Click vào nút “Save” để hoàn tất quá trình chuyển CBCC ra ngoài đơn vị.
Lưu ý: Sau khi thực hiện chuyển CBCC ra khỏi đơn vị thông tin của nhân viên đó sẽ biến mất khỏi danh sách hồ sơ nhân viên trong đơn vị. Thông tin của nhân viên được trích xuất ra file XML và được cập nhật về đơn vị mới thông qua nghiệp vụ “Nhận Cán bộ”.
Phục hồi: Muốn thực hiện phục hồi CBCC vừa chuyển đi NSD lựa chọn vào mục “Chỉ hiện thị CB mới chuyển đi”. Chọn trong danh sách CB muốn khôi phục và bấm vào nút “Phục hồi”. Lúc này thông tin CBCC vừa thực hiện thuyên chuyển sẽ trở lại trạng thái cũ.



3. Nghỉ hưu, thôi việc
Bước 1: Lựa chọn loại hình thuyên chuyển “Nghỉ hưu” hoặc “Thôi việc”
Cách cập nhật dữ liệu vào các trường như sau:
Đơn vị hiện tại: Chọn đơn vị bằng cách nhấn chuột vào nút
.
Ngày chuyển: Nhập ngày nhân viên nghỉ hưu, thôi việc.
Lý do: Nhấn chuột vào mũi tên đi xuống bên tay phải để chọn lý do.
Chọn: Click chuột vào nhân viên cần chuyển trong danh sách bên trái.


Bước 2: Lựa chọn
để cập nhật CBCC vào CSDL nghỉ hưu, nghỉ việc. Lúc này danh sách CBCC nghỉ hưu, thôi việc bị xóa khỏi danh sách hồ sơ CBCC hiện tại của đơn vị
Tiếp nhận hồ sơ thuyên chuyển (Nhận cán bộ)
Biểu tượng:

Nhận cán bộ là nghiệp vụ quản lý thông tin CBCC trong 1 đơn vị cụ thể khi nhân viên đó chuyển đến làm việc tại đơn vị mình.
Từ menu Nghiệp vụ chọn danh mục Nhận cán bộ để hiển thị màn hình sau:




Các trường có dấu * là trường bắt buộc phải nhập dữ liệu.
Các bước thực hiện nhận cán bộ về đơn vị như sau:
Đơn vị: Chọn tên đơn vị nhận cán bộ bằng cách nhấn chuột vào nút
.
Chọn file: NSD chọn file lấy thông tin của nhân sự mới nhận về bằng cách click chuột vào nút chọn file. Chú ý file lựa chọn phải là file thuyên chuyển cán bộ.
Sau khi lựa chọn đúng file xml thuyên chuyển CB thông tin của CB nhận về được hiện thị tương ứng:
Họ và tên: Họ tên của nhân sự sẽ được hệ thống tự động cập nhật ngay sau khi NSD chọn file thông tin của nhân sự mới nhận về.
Mã số hồ sơ: Hệ thống tự động cập nhật số hồ sơ của nhân sự mới nhận về.
Số hiệu CC: Hệ thống tự động cập nhật số hiệu cc của nhân sự mới nhận về.
Năm sinh: Năm sinh của nhân sự trong hồ sơ nhân sự mới nhận về cũng được hệ thống tự động cập nhật.
Chuyển đến từ: Hệ thống tự động cập nhật đơn vị cũ của nhân sự mới chuyển đến.
Ghi chú: Ngoài những chú ý đặc biệt về nhân sự mà NSD trực tiếp nhập thì đối với các hồ sơ nhân sự nhận về thì ở phần ghi chú hệ thống sẽ tự động đánh dấu.


Sau khi nhập xong toàn bộ các thông tin, NSD sẽ nhấn nút
để hoàn tất việc nhận cán bộ về đơn vị mình. Lúc này CBCC vừa nhận về sẽ cập nhật thêm 1 dòng mới vào quá trình công tác có ngày bắt đầu là ngày thực hiện nhận cán bộ kèm theo tên công việc được giao và tên đơn vị nhận về tại mục diễn giải.
- Để kiểm tra việc nhận cán bộ về đơn vị đã thành công hay chưa NSD vào chức năng nghiệp vụ nhận hồ sơ và kiểm tra thông tin của CBCC đó
* Lưu ý: Các đơn vị có CBCC chuyển đi và chuyển đến chủ động liên hệ với nhau để thực hiện hai chức năng này (trích chọn và chuyển qua mail), giúp cho cán bộ quản lý PMIS của đơn vị có CBCC chuyển đến đỡ mất thời gian nhập lại thông tin về CBCC mới được chuyển đến.

Lập danh sách nghỉ hưu.
Biểu tượng:

Khái niệm
Chức năng này cho phép lập danh sách các CBCC đến hạn nghỉ hưu dựa vào các yếu tố sau :
Ngày sinh của CBCC
Số năm quy định công tác đối với CBCC , ví dụ với nam là 60 với nữ là 55 (các thông số này có thể thay đổi trong bảng tham số hệ thống )
Đưa ra thông báo nghỉ hưu cho CBCC
Chức năng này chỉ phục vụ in danh sách các CBCC đến hạn nghỉ hưu và In thông báo “Về giải quyết chế độ nghỉ hưu trí” , chứ chức năng này không thực hiện việc thuyên chuyển CBCC đang công tác thành nghỉ hưu. Để cho 1 cán bộ nghỉ hưu thực sự trong chương trình phải vào chức năng Thuyên chuyển cán bộ để thực hiện.
Lập danh sách nghỉ hưu tự động
Để thực hiện lập danh sách CBCC đến hạn nghỉ hưu do chương trình tự tính toán trong 1 đơn vị ta thực hiện th