Học Excel

Hồ Viết Thịnh
Microsoft excel
?
Hồ Viết Thịnh
Chương I-Làm quen với excel
I- Excel là gì?
Là bảng tính điện tử dùng để lưu trữ, tính toán, tổng hợp, thống kê dữ liệu. Nằm trong bộ Office của hãng Microsoft trên môi trường Windows, phiên bản mới nhất EXCEL 2002
Hồ Viết Thịnh
II-Một số khái niệm trong Excel
1-Tệp bảng tính và bảng tính
a-Tệp bảng tính (WorkBook)
Là tệp tin có phần mở rộng là XLS chứa các bảng tính. Mỗi tệp bảng tính gầm định với 3 bảng tính, ta có thể chèn thêm tối đa 31 bảng tính.
b-Bảng tính (Worksheet)
Tập hợp của các ô, dòng, cột để nhập liệu, tính toán, thống kê.Mỗi bảng tính gồm :
-256 cột (Columns) thứ tự là A,B,C,...,IV
-65536 dòng(Rows) thứ tự là 1,2,...,65536
Hồ Viết Thịnh
2- Địa chỉ :
a-Địa chỉ ô:
-ô là nơi giao giữa cột và dòng
- điạ chỉ được xác định :
Ví dụ : A1, B2, C10,...
b-Địa chỉ vùng :
- Vùng: là tập hợp của các ô liền kề nhau trên bảng tính.
-Điạ chỉ vùng được xác định :
Địa chỉ ô đầu góc trên bên trái : Địa chỉ ô cuối góc dưới bên phải
Ví dụ : A1:B10, C1:C2, D2:E9,...
Hồ Viết Thịnh
c-Địa chỉ tương đối
-K/n: Là địa chỉ mà công thức của nó được cập nhật khi sao chép đến địa chỉ mới.
- Cách viết : như: A1, B2,..
Ví dụ: ở ô C1 ta có công thức =A1+B1 thì khi sao chép công thức này đến ô C2 ta có =A2+B2.
d- Điạ chỉ tuyệt đối
- K/n: Là địa chỉ mà công thức của nó không thay đổi khi sao chép đến địa chỉ mới.
- Kí hiệu: $
+$$ : tuyệt đối như $A$2, $C$2,...
+$ : tuyệt đối cột, tương đối dòng
+$ : tương đối cột, tuyệt đối dòng.
- Cách viết : Viết địa chỉ tương đối xong ấn phím F4
ví dụ: Gõ A1, ấn F4 -> $A$1
Hồ Viết Thịnh
III- Cách khởi động và ra khỏi Excel
1-Cách khởi động và thành phần của Excel
-> Start/ Program/ Microsft Excel
-> Xuất hiện cửa sổ gồm các thành phần :
Hồ Viết Thịnh
(1)Title bar : Thanh tiêu đề
(2)Menu bar: Thanh thực đơn
(3)Standard bar : Thanh dụng cụ chuẩn
(4)Formating bar : Thanh định dạng
(5)Formula bar : Thanh công thức
(6)Sheet : Bảng tính
(7)Scroll bar : Thanh cuốn (trượt)
2- Thoát khỏi Excel.
Cách 1- Mở Menu File, chọn Exit
Cách 2- ấn phím Alt+F4

Hồ Viết Thịnh
Chương II-các thao tác cơ bản
I- Các thao tác trong bảng tính
1- Chọn Font chữ, đặt độ rộng cột chiều, cao dòng
1.1-Đặt font chữ:
a- Đặt font chữ ngầm định cho bảng tính
-> Mở Menu Tools, chọn Options
-> Chọn General
-> Đặt các tuỳ chọn
Standard Font : đặt font chữ
Size: Đặt cỡ chữ
-> Chọn OK
Chú ý : sau khi đặt xong Font chữ hãy thoát ra và khởi động lại
Hồ Viết Thịnh
b- Đặt font chữ cho bảng tính hiện thời
-> Chọn bảng tính : Ctrl+A
-> Mở Menu Format, chọn Cells
-> Chọn Font và đặt Font, cỡ, mầu thích hợp








-> Chọn OK

Hồ Viết Thịnh
1.2-Đặt độ rộng cột
Cách 1: Dùng chuột kích vào đường giao giữa 2 cột kéo sang trái hoặc sang phải.
Cách 2 : Dùng Menu
->Chọn cột cần chỉnh
->Mở Menu Format, chọn Column, chọn :
+Width : đặt độ rộng mới
+AutoFit Selection: tự động chỉnh vừa dữ liệu trong cột
+Hide : ẩn cột
+Unhide : Hiện cột ẩn
+Standard : sử dụng độ rộng chuẩn

Hồ Viết Thịnh
1.3-Chỉnh chiều cao của dòng:
Cách 1: Dùng chuột kích vào đường giao giữa 2 dòng kéo lên hoặc kéo xuống. Cách 2 : Dùng Menu
->Chọn dòng cần chỉnh
->Mở Menu Format, chọn Row, chọn :
+Height : đặt chiều cao mới
+AutoFit: tự động chỉnh vừa dữ liệu trong dòng
+Hide : ẩn dòng
+Unhide : Hiện dòng ẩn
Hồ Viết Thịnh
2- Nhập dữ liệu vào bảng tính
a- Nhập dữ liệu kiểu chữ(kí tự)
-Dữ liệu kiểu chữ gồm :
+Các chữ cái
+Các chữ cái và chữ số
+Các chữ số và chữ cái
+Các chữ số, khi nhập bắt đầu bằng dấu nháy đơn (`)
-Dữ liệu nhập sẽ dồn sang bên trái ô.
Hồ Viết Thịnh
b- Nhập dữ liệu kiểu số:
-Dữ liệu số gồm : các số từ 0 đến 9
-Dữ liệu nhập sẽ dồn sang bên phải ô.
c- Nhập dữ liệu kiểu ngày tháng
-Dữ liệu ngày tháng có khuôn dạng: mm/dd/yy hoặc dd/mm/yy
- Dữ liệu nhập dồn sang phải ô
Hồ Viết Thịnh
d- Nhập dữ liệu kiểu công thức: Lập biểu thức tính toán
-Dữ liệu kiểu công thức bắt đầu là dấu =
-Để trỏ ở ô kết quả và gõ =
trong đó Biểu thức có thể gồm :
+Các giá trị là số hoặc kí tự
+Địa hỉ ô, địa chỉ vùng
+Các phép toán dùng để liên kết : + ; - ; *; /, ^
+Các hàm
Hồ Viết Thịnh
e- Nhập số thứ tự tự động.
-> Gõ số 1 ở ô đầu cột số thứ tự, Enter
-> Kích chuột vào góc dưới bên phải ô đó, kéo đến các ô tiếp theo.
f-Nhập công thức bằng các sao chép công thức đã có
-> Để trỏ ở ô chứa công thức cần copy
-> Kích chuột vào góc dưới bên phải ô đó, kéo đến các ô tiếp theo.
Hồ Viết Thịnh
3- Tìm, Sửa và xoá dữ liệu
a-Sửa dữ liệu trong ô
->Đưa con trỏ đến ô cần sửa, ấn phím F2
-> Thêm, bớt kí tự cần thiết, ấn Enter
b- Tìm và thay thế dữ liệu
->Mở Menu Edit, chọn Replace
-> Đặt các tuỳ chọn





Find What : Giá trị cần tìm
Replace With: Giá trị thay thế
->Chọn nút Find next để tìm, nút Replace để thay thế


Hồ Viết Thịnh
c-Xoá dữ liệu
->Chọn vùng chứa dữ liệu cần xoá
->ấn phím Delete hoặc mở Menu Edit, chọn Clear/ All
4-Sao chép, cắt dán dữ liệu
a-Sao chép dữ liệu(Copy)
-Mục đích: Sao chép thành 1 vùng dữ liệu mới
-Thao tác :
->Chọn vùng dữ liệu cần sao chép
->Đưa vào bộ đệm :Mở Edit, chọn Copy
->Chọn nơi cần copy đến(đích)
->Mở Menu Edit, chọn Paste

Hồ Viết Thịnh
b-Cắt dán dữ liệu (Cut)
-Mục đích chuyển dữ liệu từ vị trí này đến vị trí khác
-Thao tác:
->Chọn vùng dữ liệu
->Đưa vào bộ đệm :Mở Edit, chọn Cut
->Chọn nơi cần chuyển đến(đích)
->Mở Menu Edit, chọn Paste

Hồ Viết Thịnh
5-Sắp xếp và lọc dữ liệu.
a-Sắp xếp dữ liệu.
-Mục đích: Sắp xếp lại trật tự dữ liệu theo 1 cột nào đó
-Thao tác:
->Chọn vùng dữ liệu
->Mở Menu Data, chọn Sort
->Chọn tên cột cần sắp xếp tại muc Sort by
->Chọn Ascending để xếp tăng dần hoặc chon Descending để xếp giảm dần.
->Chọn OK

Hồ Viết Thịnh
b-Lọc dữ liệu.
-Mục đích: Đưa ra danh sách các dữ liệu theo thoả mãn điều kiện nào đó để kiểm tra, tính toán hoặc thống kê.
-Thao tác:
Cách 1: Lọc tự động
->Chọn vùng dữ liệu
->Mở Menu Data, chọn Filter, chọn Auto Filter.
->Chọn ô lấy tiêu chuẩn cần lọc ở tên cột lấy tiêu chuẩn
->Chọn Chọn giá trị cần lọc

Hồ Viết Thịnh
Cách 2: Lọc có điều kiện
->Viết điều kiện cần lọc ở một vùng nào đó, tên vùng điều kiện phải giống tên cột lấy điều kiện.
->Mở Menu Data, chọn Filter, chọn Advance Filter.
->Đặt các tuỳ chọn :
List Range : Địa chỉ vùng dữ liệu
Criteria Range: Địa chỉ vùng điều kiện
-> Chọn OK
Hồ Viết Thịnh
6-Thao tác với dòng và cột
a-Thao tác với cột
- Chèn thêm cột
->Chọn vị trí cần chèn
->Mở Menu Insert, chọn Columns
- Xoá cột
->Chọn cột cần xoá
->Mở Menu Edit, chọn Delete

Hồ Viết Thịnh
b-Thao tác với dòng
- Chèn thêm dòng
->Chọn vị trí cần chèn
->Mở Menu Insert, chọn Rows
- Xoá dòng
->Chọn dòng cần xoá
->Mở Menu Edit, chọn Delete

Hồ Viết Thịnh
II- Thao tác quản lý tệp bảng tính
1-Ghi tệp bảng tính mới
-> Mở Menu File, chọn Save hoặc nhấn Ctrl+S
->Đặt các tuỳ chọn :
+Save in : chọn Folder chứa tệp bảng tính
+File name: Viết tên tệp
-> Chọn save
Chú ý: Khi một File đã được lưu, nếu có sự thay đổi như thêm, bớt, sửa chữa dữ liệu,... muốn ghi lại ta chỉ cần Mở File chọn Save hoặc ấn phím Ctrl+S.

Hồ Viết Thịnh
2-Thao tác ghi một tệp bảng tính đã lưu thành một tệp mới
-> Mở Menu File, chọn Save As
->Đặt các tuỳ chọn :
+Save in : chọn Folder chứa tệp bảng tính
+File name: Viết tên tệp
-> Chọn save
3- Thao tác mở 1 tệp bảng tính mới
-> Mở Menu Fille, chọn New hoặc nhấn Ctrl+N
->Chọn WorkBook
->Chọn OK
Hồ Viết Thịnh
4-Thao tác mở một tệp bảng tính đã lưu trên đĩa
-> Mở Menu File, chọn Open hoặc nhấn Crtl+O
->Đặt các tuỳ chọn :
+Look in : chọn Folder chứa tệp bảng tính cần mở
+File name: chọn tên tệp
-> Chọn Open
5- Thao tác đóng 1 tệp bảng tính hiện thời
Cách 1- Mở Menu Fille, chọn Close
Cách 2- Nhấn Ctrl+W
Hồ Viết Thịnh
III- Thao tác với bảng tính
1- Chèn thêm bảng tính
Cách 1: Mở Menu Insert, chọn Worksheet
Cách 2: dùng chuột phải
->Kích nút chuột phải lên tên bảng tính chọn Insert
->Chọn Worksheet
->Chọn OK
2-Đổi tên bảng tính
Cách 1:
-> Kích nút chuột phải lên tên bảng tính chọn Rename
-> Nhập tên mới cho bảng tính
-> ấn Enter : Xác nhận

Hồ Viết Thịnh
Cách 2:
->Mở Menu Format, chọn Sheet, chọn Rename
->Nhập tên mới
-> ấn Enter
3-Xoá bảng tính
Cách 1:
-> Kích nút chuột phải lên tên bảng tính chọn Delete
-> Chọn OK
Cách 2:
-> Chọn bảng tính
-> Mở Menu Edit, chọn Delete Sheet
-> Chọn OK

Hồ Viết Thịnh
4-Đặt mầu nền cho bảng tính
->Mở Menu Format, chọn Sheet, chọn BackGround
-> Chọn ảnh làm nền
-> Chọn Open
5-Đặt ẩn bảng tính:
->Chọn Sheet cần ẩn
->Mở Menu Format, chọn Sheet, chọn mục Hide.
6- Thao tác khôi phục Sheet đã ẩn:
->Chọn Menu Format, chọn Sheet chọn mục Unhide, màn hình xuất hiện
-> kích chọn tên Sheet cần khôi phục ẩn
->Chọn OK.

Hồ Viết Thịnh
Chương IiI-các hàm cơ bản
I- Giới thiệu về các hàm.
1-Hàm (Function) :Là công cụ để thực hiện các phép tính từ đơn giản đến phức tạp trên bảng tính.
2-Các nhóm hàm cơ bản:
-Nhóm hàm thống kê
-Nhóm hàm số
-Nhóm hàm văn bản
-Nhóm hàm điều kiện
-Nhóm hàm Logic
-Nhóm hàm Thống kê điều kiện
-Nhóm hàm tìm kiếm
-Nhóm hàm ngày tháng.
3-Cú pháp:
=()
Hồ Viết Thịnh
II- Các nhóm hàm
1- Nhóm hàm thống kê
a-Hàm SUM
-Chức năng: Tính tổng các giá trị.
-Cú pháp:
=SUM()
Ví dụ: =SUM(1,2,3) -> kết quả là 6
b-Hàm AVERAGE
-Chức năng: Tính trung bình cộng các giá trị.
-Cú pháp:
=AVERAGE()
Ví dụ: =AVERAGE(1,2,3) -> kết quả là 2
Hồ Viết Thịnh
c-Hàm COUNT
-Chức năng: Đếm các giá trị là số trong vùng.
-Cú pháp:
=COUNT(<Địa chỉ vùng>)
Ví dụ: =COUNT(1,2,3) -> kết quả là 3
d-Hàm COUNTA
-Chức năng: Đếm các giá trị khác trống (có dữ liệu)
-Cú pháp:
= COUNTA(<Điạ chỉ vùng>)
Ví dụ: =COUNTA(1,` `,2,3) -> kết quả là 3
Hồ Viết Thịnh
e-Hàm MAX
-Chức năng: Tính giá trị lớn nhất
-Cú pháp:
=MAX()
Ví dụ: =MAX(1,2,3) -> kết quả là 3
f-Hàm MIN
-Chức năng: Tính giá trị nhỏ nhất
-Cú pháp:
= MIN()
Ví dụ: =MIN(1,2,3) -> kết quả là 1
Hồ Viết Thịnh
2-Nhóm hàm số học
a-Hàm ABS
-Chức năng: Lấy trị tuyệt đối của biểu thức số
-Cú pháp:
=ABS()
Ví dụ: =ABS(-3) -> kết quả là 3
b-Hàm SQRT
-Chức năng: Tính căn bậc 2 của biểu thức số
-Cú pháp:
=SQRT()
Ví dụ: =SQRT(9) -> kết quả là 3
Hồ Viết Thịnh
c-Hàm INT
-Chức năng: Lấy phần nguyên của biểu thức số
-Cú pháp:
=INT()
Ví dụ: =INT(SQRT(10)) -> kết quả là 3
d-Hàm ROUND
-Chức năng: làm tròn số
-Cú pháp:
=ROUND(,)
Ví dụ: =ROUND(9.764,1) -> kết quả là 9.8
Hồ Viết Thịnh
e-Hàm RANK
-Chức năng: Xếp vị thứ theo độ lớn giá trị
-Cú pháp:
=RANK(<Ô cần so sánh>,<Điạ chỉ vùng so sánh>)
Ví dụ:


Chú ý : Địa chỉ của vùng so sánh phải viết tuyệt đối
Hồ Viết Thịnh
3-Nhóm hàm văn bản
a-Hàm LEN
-Chức năng: Lấy độ dài của chuỗi kí tự
-Cú pháp:
=LEN()
Ví dụ: =LEN("HA NOI") -> Kết quả 6
b-Hàm LEFT
-Chức năng : Lấy n kí tự bên trái chuỗi
-Cú pháp :
=LEFT(,n)
Ví dụ: =Left("Vn007",2) -> Kết quả là Vn
Hồ Viết Thịnh
c-Hàm RIGHT
-Chức năng: Lấy n kí tự bên phải chuỗi
-Cú pháp:
=RIGHT(,n)
Ví dụ: =RIGHT("Vn007",2) -> Kết quả 07
d-Hàm MID
-Chức năng : Lấy n kí tự từ vị trí m của chuỗi
-Cú pháp :
=MID(,m,n)
Ví dụ: =MID("Vn007",2,2) -> Kết quả là n0
Hồ Viết Thịnh
e-Hàm LOWER
-Chức năng: Chuyển chữ to thành chữ nhỏ
-Cú pháp:
=LOWER()
Ví dụ: =LOWER("Vn007",2) -> Kết quả vn007
f-Hàm UPPER
-Chức năng : Chuyển chữ nhỏ thành chữ to
-Cú pháp :
=UPPER()
Ví dụ: =UPPER("Vn007") -> Kết quả là VN007
Hồ Viết Thịnh
g-Hàm PROPER
-Chức năng: Chuyển kí tự đầu mỗi từ thành chữ to
-Cú pháp:
=PROPER()
Ví dụ: =PROPER("ha noi",2) -> Kết quả Ha Noi
Hồ Viết Thịnh
4-Nhóm điều kiện
a-Hàm IF
-Chức năng: Lấy một giá trị thoả mãn điều kiện trong biểu thức có nhiều giá trị để lựa chọn tham gia vào việc ghi chép hoặc tính toán trong ô kết quả.
-Cú pháp trường hợp biểu thức có 2 giá trị để lựa chọn:
=IF(<Điều kiện>, ,)
trong đó :
+Điều kiện là một biểu thức logic cho kết quả đúng (True) hoặc sai(False)
Nếu điều kiện đúng thì lấy ra giá trị 1
Nếu điều kiện sai thì lấy ra giá trị 2

Hồ Viết Thịnh
+Giá trị lấy ra có thể là :
.Số
.Chuỗi : đặt trong dấu nháy kép (" ")
.Biểu thức tính
-Trường hợp biểu thức có n giá trị để lựa chọn ta dùng cú pháp sau:
=IF(<ĐK1>,,IF(<ĐK2>,,....,
IF(<ĐKn-1>,,)...))
Nếu ĐK1 đúng thì lấy giá trị 1, nếu điều kiện 1 không đúng thì xét ĐK2, nếu ĐK2 đúng thì lấy ra giá trị 2...
Nếu ĐKn-1 đúng thì lấy ra giá trị n-1, không thì lấy ra giá trị n.
Ví dụ :=IF(3<4,"4 là số lớn hơn","4 là số nhỏ hơn")
Hồ Viết Thịnh
b-Hàm SUMIF
-Chức năng: Tính tổng giá trị các ô trong vùng 2 tương ứng với các ô trong vùng 1 thoả mãn điều kiện
-Cú pháp:
=SUMIF(, <Điều kiện>,)
trong đó :
+Vùng 1 là vùng chứa điều kiện mà ta xét
+Vùng 2 là vùng cần tính
+Điều kiện là biểu thức đặt trong dấu nháy kép (" ")
c-Hàm COUNTIF
-Chức năng: Đếm các giá trị trong vùng thoả mãn ĐK
-Cú pháp:
=COUNTIF(, <Điều kiện>)
Hồ Viết Thịnh
5-Nhóm hàm Logic
a-Hàm AND
-Chức năng: Hội các biểu thức Logic(ĐK) cho kết quả True khi tất cả các biểu thức Logic đều bằng True.
-Cú pháp:
=AND(,,...,)
Ví dụ: =AND(2<3,5<9) -> kết quả là True
b-Hàm OR
-Chức năng: Tuyển các biểu thức Logic(ĐK) cho kết quả True khi một trong các biểu thức Logic bằng True.
-Cú pháp:
=OR(, ,...,)
Ví dụ: =OR(2<1,5<9) -> kết quả là True
Hồ Viết Thịnh
c-Hàm NOT
-Chức năng: Phủ định giá trị của biểu thức True=False,
False=True
-Cú pháp:
=NOT()
Ví dụ 1: =NOT(3<2) -> Kết quả là True
Ví dụ 2: =NOT(AND(2<3,5<9)) -> kết quả là False
Hồ Viết Thịnh
6-Nhóm hàm ngày tháng(date)
a-Hàm TODAY()
-Chức năng: Trả về ngày, tháng, năm hiện tại
-Cú pháp:
=TODAY() -> Kết quả là 06/17/2002
b-Hàm NOW()
-Chức năng: Trả về thời điểm hiện tại
-Cú pháp:
=NOW()
c- Các hàm lấy ra thành phần của ngày tháng
-Hàm Year() -> Lấy ra năm
-Hàm Month()-> Lấy ra tháng
-Hàm Day()-> Lấy ra ngày
Hồ Viết Thịnh
d-Hàm Date: trả về thứ tự tháng/ngày/năm của BT
=Date(yy,mm,dd)
Ví dụ : =Date(2002,06,15) -> Kết quả là 06/15/02
Chú ý :
-Muốn biết số ngày đã qua ta lấy ngày hiện tại trừ ngày quá khứ
-Muốn biết ngày kế tiếp hoặc trước đó ta lấy ngày hiện tại cộng hoặc trừ đi 1 giá trị tuỳ ýVí dụ 1, 5, 10,...
Ví dụ =TODAY()-3-> Kết quả là ngày 14.
Hồ Viết Thịnh
d-Hàm Date: trả về thứ tự tháng/ngày/năm của BT
=Date(yy,mm,dd)
Ví dụ : =Date(2002,06,15) -> Kết quả là 06/15/02
Chú ý :
-Muốn biết số ngày đã qua ta lấy ngày hiện tại trừ ngày quá khứ
-Muốn biết ngày kế tiếp hoặc trước đó ta lấy ngày hiện tại cộng hoặc trừ đi 1 giá trị tuỳ ýVí dụ 1, 5, 10,...
Ví dụ =TODAY()-3-> Kết quả là ngày 14.
Hồ Viết Thịnh
7-Nhóm hàm thống kê điều kiện
a-Chức năng dùng để thống kê dữ liệu theo nhóm thoả mãn điều kiện nào đó
b-Các hàm thống kê thường dùng
-Hàm DSUM: Tính tổng các giá trị thoả mãn điều kiện
-Hàm DAVERAGE :Tính trung bình cộng các giá trị thoả mãn điều kiện.
-Hàm DCOUNT: Đếm các giá trị là số thoả mãn ĐK
-Hàm DCOUNTA: Đếm các giá trị khác trống thoả mãn ĐK
-Hàm DMAX: Tính giá trị lớn nhất trong nhóm giá trị thoả mãn điều kiện
-Hàm DMIN: Tính giá trị nhỏ nhất trong nhóm giá trị thoả mãn điều kiện
Hồ Viết Thịnh
c-Cú pháp chung:
=(,,)
Chú ý :
-Phải ghi điều kiện cần tính ở một vùng nào đó trước khi viết công thức tính, tên vùng ĐK phải giống tên cột lấy ĐK.
-Cột cần tính phải nằm trong vùng dữ liệu mà ta xét.
Hồ Viết Thịnh
8-Nhóm hàm tìm kiếm
a-Hàm VLOOKUP(Vertical lookup-tìm theo cột)
-Chức năng : Thực hiện tìm giá trị cần tìm ở cột đầu tiên trong vùng đối chiếu và lấy ra giá trị tương ứng ở cột chỉ định tham gia vào việc ghi chép hoặc tính toán.
-Cú pháp :
=VLOOKUP(,,)
b- Hàm HLOOKUP(Horizontal lookup-tìm theo dòng)
-Chức năng : Thực hiện tìm giá trị cần tìm ở dòng đầu tiên trong vùng đối chiếu và lấy ra giá trị tương ứng ở dòng chỉ định tham gia vào việc ghi chép hoặc tính toán.
-Cú pháp :
=HLOOKUP(,,)
Hồ Viết Thịnh
Chú ý:
- Trên bảng tính phải có 2 vùng : Vùng dữ liệu và vùng đối chiếu.
- Với hàm VLOOKUP cột đầu tiên phải sắp xếp tăng dần, với hàm HLOOKUP dòng đầu tiên phải sắp xếp tăng dần.
- Địa chỉ của vùng đối chiếu trong công thức phải viết là địa chỉ tuyệt đối.
Hồ Viết Thịnh
Chương III-thao tác chèn các đối tượng vào bảng tính
I- Chèn biểu đồ và chữ nghệ thuật(Chart)
1-Chèn biểu đồ.
-> Bôi đen vùng dữ liệu
-> Mở Menu Insert, chọn Chart
->Thực hiện các bước theo chỉ dẫn của hộp thoại ChartWizard.
-> Chọn Finish.
Hồ Viết Thịnh
2-Chèn chữ nghệ thuật
-> Mở Menu Insert, chọn Picture, chọn WordArt
-> Chọn kiểu dáng chữ trong hộp WordArt Gallery
-> Chọn OK.
-> Chọn font và gõ văn bản vào dòng
Your text here
-> Chọn OK.
Hồ Viết Thịnh
II-Chèn các đối tượng khác
1. Chèn hình ảnh vào VB
1.1-Chèn ảnh từ ClipArt( thư viện ảnh)
->Chọn vị trí đặt ảnh
->Mở Insert chọn Picture chọn ClipArt
->Chọn ảnh cần lấy, chọn INSERT
1.2-Chèn ảnh từ các tệp tin ảnh
->Chọn vị trí đặt ảnh
->Mở Insert chọn Picture chọn From file
->Chọn Folder và File ảnh cần lấy
->Chọn INSERT
Hồ Viết Thịnh
2. Chèn siêu liên kết VB
2.1-Mục đích : Là liên kết các tài liệu thông qua đIểm liên kết.
2.2-Cách tạo điểm liên kết
->Chọn vị trí đối tượng lấy làm điểm liên kết
->Mở Insert chọn HyperLink
->Chọn Folder và File cần liên kết đến
->Chọn OK
(Các File cần liên kết đến phải có trên đĩa)
Hồ Viết Thịnh
Chương IV-Các tính năng khác của excel
I- Liên kết dữ liệu
1-Liên kết tính toán giữa các bảng tính
-> Bôi đen vùng số liệu nguồn, mở Menu Edit, chọn Copy
-> Bôi đen vùng số liệu đích, mở Menu Edit, chọn Paste Special.
->Chọn một trong các phép tính sau:
.None : Không tính toán
.Add : Cộng với vùng nguồn
.Subtract : Trừ đi vùng nguồn
.Multiply :Nhân với vùng nguồn
.Divide : Chia cho vùng nguồn
->Chọn OK
Hồ Viết Thịnh
2- Liên kết dữ liệu giữa các bảng tính
a-Mục đích : Lấy dữ liệu ở những bảng tính khác có liên quan tham gia vào việc nghi chép hoặc tính toán trên bảng tính hiện thời.
b-Cách liên kết
=!<Địa chỉ ô>
3- Liên kết dữ liệu giữa các tệp bảng tính
a-Mục đích : Lấy dữ liệu ở những tệp bảng tính khác có liên quan tham gia vào việc nghi chép hoặc tính toán trên bảng tính trong tệp hiện thời.
b-Cách liên kết
=[]!<Địa chỉ ô>
Hồ Viết Thịnh
II- Form dữ liệu
1-Mục đích cho phép xem và sửa dữ liệu dạng cột.
2-Thao tác :
->Mở Menu Data, chọn Form

-> Các nút chức năng:
New : Thêm bản ghi(dòng mới)
Delete : Xoá bản ghi hiện thời
Restore: Khôi phục thao tác
Find Prev :Chuyển về bản ghi trước
Find Next: Chuyển đến bản ghi kế tiếp
Close : Đóng Form.
Hồ Viết Thịnh
III- Tính toán dữ liệu theo nhóm.
1-Chức năng: Tính toán tổng hợp dữ liệu theo từng nhóm.
2-Cách thực hiện.
-> Sắp xếp cột cần nhóm theo chiều tăng hoặc giảm dần.
-> Bôi đen vùng dữ liệu.
-> Mở Menu Data, chọn Subtotals
-> Đặt các tuỳ chọn sau:
.At each change in : Cột cần nhóm
.Use Function : Chọn Hàm cần tính
.Add subtotal to : Trường cần tính
-> Chọn OK
Hồ Viết Thịnh
IV- Lập bảng báo cáo thống kê
1-Chức năng: Lập bảng báo cáo thống kê dữ liệu
2-Cách thực hiện.
-> Sắp xếp cột cần nhóm theo chiều tăng hoặc giảm dần.
-> Bôi đen vùng dữ liệu.
-> Mở Menu Data, chọn Pivot Table Report
-> Thực hiện theo các chỉ dẫn của hộp thoại Wizard
-> Chọn Finish
Hồ Viết Thịnh
Chương V-Định dạng và in ấn
I- Định dạng bảng tính
1- Định dạng bằng tay.
->Bôi đen vùng cần định dạng
->Mở Menu Format, chọn Cells hoặc nhấn phím Ctrl+1
-> Xuất hiện hộp thoại Format cell với các tuỳ chọn sau:
Hồ Viết Thịnh
(1)Number : Định dạng các ô chứa số và ngày tháng


Catagory : Kiểu
Sample : Quan sát
Hồ Viết Thịnh
(2)Alignment: Định dạng các ô chứa số và ngày tháng


-Text alignment : Lề của dữ liệu
+Horizontal :Căn lề theo chiều ngang của ô ( trái, phải, giữa)
+Vertical : Căn lề theo chiều dọc ô.
Text control : điều khiển văn bản
+Wrap text : Ngắt dòng văn bản khi tới lề phải ô
+Merge cells : Nhập các ô thành 1 ô.
-Orientation: Hướng của dữ liệu
Hồ Viết Thịnh
(3)Font : Định dạng Font kiểu, cỡ, màu chữ


Font : chọn Font chữ
Font style : Kiểu chữ
Size : Cỡ chữ
Color : Màu chữ
Hồ Viết Thịnh
(4)Border : Đường viền và đường kẻ lưới


Style : chọn kiểu đường
Color : Màu đường
Outline: ĐườngViền ngoài
Inside : Đường kẻ lưới
Hồ Viết Thịnh
(5)Patterns : Mầu nền của ô


->Đặt các tuỳ chọn trên cho thích hợp
->Chọn OK
Hồ Viết Thịnh
2- Định dạng tự động.
- ý nghĩa: Định dạng bảng tính hiện thời theo các mẫu đã cài đặt sẵn trong Excel.
- Thao tác:
-> Bôi đen vùng dữ liệu.
-> Mở Menu Format, chọn AutoFormat
Hồ Viết Thịnh
-> Xuất hiện hộp chọn mẫu :





-> Chọn một mẫu thích hợp
-> Chọn OK

Hồ Viết Thịnh
II- Cài đặt trang và in ấn
1-Cài đặt trang.
-> Mở Menu File, chọn Page Setup
-> Cài đặt các tuỳ chọn trong hộp thoại Page Setup :

Hồ Viết Thịnh
(1)Page : Cài đặt trang
-Orientation : Hướng in
+Portrait : In dọc
+Landscape : In ngang
-Scaling : Tỷ lệ in
-Paper size : Cỡ giấy in.

Hồ Viết Thịnh
(2)Margins : Cài đặt lề




-Top : Lề trên
-Bottom : Lề dưới
-Left : Lề trái
-Right : Lề phải
Center on page : Căn giữa trang
Hồ Viết Thịnh
(3)Header /Footer : Cài tiêu đề trang





-Custom Header : Đặt tiêu đề trên trang
-Custum Footer : Đặt tiêu đề dưới trang

Hồ Viết Thịnh
(4)Sheet : Cài đặt bảng tính




Cài đặt các lựa chọn thích hợp
->Chọn OK

Hồ Viết Thịnh
2-Xem trớc khi in :
-> Mở Menu File, chọn Print Preview
-> Xuất hiện cửa sổ với các chức năng sau:

(1)-Next : Trang kế tiếp
(2)Previous : Trang trước
(3)Zoom : thay đổi tỷ lệ
(4)Setup: Cài đặt lại trang
(5)Margin : Cài đặt lề
(6)Page Break Preview : Xem dấu ngắt trang
(7)Close : Đóng cửa sổ
Hồ Viết Thịnh
3-Thao tác in.
-> Mở Menu File, chọn Print
-> Xuất hiện hộp điều khiển in đặt các tuỳ chọn:






-Print Rage : Khoảng in
+All : In toàn bộ các trang
+Page From .... To : In từ trang.. đến trang...
-Copies : Số bản sao
->Chọn OK