He thong thong tin quan ly c6a

1


Lập kế hoạch
nguồn lực doanh nghiệp
(ERP, Enterprise Resource Planning)
Chuong 6
B�i 1
2
Nội dung
Giới thiệu ERP
Quá trình phát triển ERP
Các lý do tại sao ERP phổ biến
Các lý do tại sao thực hiện ERP thất bại
Triển vọng tương lai của ERP
Mục đích của ERP
Các đặc điểm của ERP
Cấu trúc của ERP
Triển khai ERP
Thời gian triển khai ERP
Các tiêu chuẩn chọn ERP
Thiết kế lại
ERP không có thiết kế lại
ERP có thiết kế lại
Chuẩn bị nền tảng cho ERP
Thuận lợi và bất lợi của ERP
Tình hình triển khai ERP tại một số công ty
Kết luận và các lời khuyên
3
Giới thiệu ERP
ERP là phần mềm ứng dụng gồm nhiều mô đun, nhằm giúp công ty quản lý các phần quan trọng trong công việc kinh doanh.
ERP xuất hiện trên thị trường vào những năm 1980.
ERP có thể diễn tả khác nhau tùy theo những người khác nhau.
ERP không chỉ là phần mềm, mà là phong cách quản lý mới.
4
Quá trình phát triển ERP
1996s MRP (Material Requirements Planning)
MRP có chu trình đóng (Closed-Loop MRP)
MRP II (Manufacturing Resource Planning)
ERP (Enterprise Resource Planning)
ERP
MRP II
MRP có
chu trình đóng
MRP
5
Quá trình phát triển ERP (tiếp theo)
1996s MRP (Material Requirements Planning)
Chúng ta sẽ làm gì?
Sử dụng cái gì để làm nó?
Chúng ta có gì?
Chúng ta phải lấy cái gì?
MRP có chu trình đóng (Closed-Loop MRP)
Các chức năng hỗ trợ hoạch định và điều hành
Các công cụ để xác định độ ưu tiên và khả năng
MRP II (Manufacturing Resource Planning)
Thêm 3 chức năng mới: Lập kế hoạch kinh doanh và vận hành, Giao diện tài chính và Mô phỏng
ERP (Enterprise Resource Planning)
Tất cả các khả năng trong công ty
6
Các lý do tại sao ERP phổ biến
Giải quyết vấn đề Y2K
Tích hợp thông tin tài chính
Tích hợp thông tin đặt hàng từ khách hàng
Chuẩn hóa và tăng tốc các quá trình sản xuất
Giảm mức tồn kho
Chuẩn hóa thông tin nhân sự
7
Các lý do tại sao thực hiện ERP thất bại
Các nhân viên thường phản đối phần mềm ERP mới.
Đào tạo và huấn luyện
Lập kế hoạch và cam kết
Khi thực hiện ERP, yêu cầu có những thay đổi lớn các quá trình kinh doanh, văn hóa và tổ chức.
Nhiều điều làm khác đi, và sự thay đổi này không dễ thực hiện.
Tốn rất nhiều chi phí
Chi phí phần mềm
Các chi phí chìm (Chi phí tích hợp, chuyển dữ liệu, kiểm tra, lập tài liệu, huấn luyện và tư vấn)
8
Triển vọng tương lai của ERP (4 xu hướng)
Cải tiến tính uyển chuyển và tích hợp
Đưa thêm các ứng dụng kinh doanh điện tử (E-business Applications)
Sales Force Automation (SFA): xử lý các công việc kinh doanh thường xuyên và lập lịch hẹn
Customer Relationship Management (CRM): thu thập và tổ chức dữ liệu khách hàng
E-procurement: tập trung tăng hiệu quả các hoạt động thu mua
Supply Chain Management (SCM): tư động hoạch định, phối hợp và tinh giản việc quản lý cung cấp của công ty
Business Intelligence: cung cấp các trợ giúp ra quyết định
Phạm vi khách hàng rộng hơn
Những người sử dụng tự phục vụ (self-service users)
Những người sử dụng di động (mobile users)
Những công ty khác (Other companies)
Tương thích với Internet
9
Mục đích của ERP
Tích hợp các chức năng xử lý nghiệp vụ của tất cả các bộ phận trong 1 phần mềm máy tính duy nhất, mà có thể đáp ứng tất cả nhu cầu đặc thù của các bộ phận khác nhau.
Kết hợp tất cả các HT trong 1 phần mềm tích hợp duy nhất sử dụng 1 CSDL duy nhất, để các bộ phận khác nhau có thể dễ dàng chia sẻ thông tin và phối hợp công việc với nhau.
10
Các đặc điểm của ERP (5 đặc điểm)
ERP là 1 HT
Tích hợp quản trị sản xuất kinh doanh
Do con người làm chủ với sự hỗ trợ của máy tính
Hoạt động theo quy tắc
Với các trách nhiệm được xác định rõ ràng
Liên kết giữa các phòng ban trong công ty
11
Cấu trúc của ERP
Kế toán tài chính
Hậu cần
Sản xuất
Quản lý dự án
Dịch vụ
Dự đoán và lập kế hoạch
Công cụ lập báo cáo
12
Cấu trúc của ERP - 1. Kế toán tài chính
Sổ cái
Sổ phụ tiền mặt, sổ phụ ngân hàng
CSDL khách hàng
Đơn đặt hàng và các khoản phải thu
Mua hàng và các khoản phải trả
Lương
Nhân sự
Tài sản cố định
13
Cấu trúc của ERP - 2. Hậu cần
Quản lý kho và tồn kho
Quản lý giao nhận
Quản lý nhà cung cấp
14
Cấu trúc của ERP - 3. Sản xuất
Lập kế hoạch sản xuất (MPS, Master Production Schedule)
Lập kế hoạch nguyên vật liệu (MRP, Material Requirements Planning)
Lập kế hoạch phân phối (DRP, Distribution Requirements Planning)
Lập kế hoạch điều phối năng lực (CRP, Capability Requirements Planning)
Công thức sản phẩm (BOM, Bill of Material)
Quản lý luồng sản xuất (Product Routings)
Quản lý mã vạch (Bar Coding)
Quản lý lệnh sản xuất (Work Order)
15
Cấu trúc của ERP - 5. Dịch vụ
Quản lý dịch vụ khách hàng
Quản lý bảo hành bảo trì
16
Triển khai ERP
Doanh nghiệp có thể triển khai ERP theo nhiều giai đoạn, có 3 giai đoạn chính:
Giai đoạn 1: Triển khai các phân hệ liên quan đến kế toán tài chính.
Giai đoạn 2: Triển khai các phân hệ liên quan đến hậu cần: QL kho, QL việc giao nhận hàng, .
Giai đoạn 3: Triển khai các phân hệ liên quan đến QL sản xuất và giá thành sản phẩm.
Giai đoạn 1 và 2 triển khai cho mọi DN. Giai đoạn 3 chỉ triển khai cho DN có quy trình sản xuất tương đối quy củ và hiện đại (doanh nghiệp đầu đàn).
17
Thời gian triển khai ERP
Người bán phần mềm ERP cho thời gian thực hiện ERP trung bình là 3-6 tháng, đối với công ty có phạm vi nhỏ.
Thực tế, để thực hiện ERP đúng nghĩa, cần
Thay đổi cách thức kinh doanh
Thay đổi cách thức thực hiện các công việc
Do đó, thời gian trung bình để thực hiện dự án ERP thành công khoảng 1-3 năm.
18
Các tiêu chuẩn chọn ERPa
Có tất cả các chức năng kinh doanh không?
Tất cả các quá trình và chức năng kinh doanh có tích hợp được không?
Có tất cả các xu hướng IT gần đây nhất không?
Người bán phần mềm ERP có làm theo đơn đặt hàng và thực hiện tất cả các khả năng không?
Tính sẵn sàng các lựa chọn dịch vụ
Ví tiền và tính ROI (Return on investment)
19
Thiết kế lại
Nghiên cứu các quá trình và HT hiện tại
Thiết kế và phát triển các HT mới
Định nghĩa quá trình, cấu trúc tổ chức và các thủ tục
Phát triển/Đặt hàng phần mềm
Huấn luyện con người
Thực hiện HT mới
20
ERP không có thiết kế lại
Thuận lợi
Không có những thay đổi rõ ràng về chức năng
Người sử dụng nhận thấy có thể chấp nhận hơn
Có thể hoàn thành theo khung thời gian
Có thể kiểm soát được chi phí
Ảnh hưởng đến tổ chức vừa phải
Bất lợi
Bỏ qua các thực tế kinh doanh tốt nhất
Không có tính ổn định của HT trong thời gian dài
Không thể tích hợp các HT trong đoàn thể
Tự nghiên cứu các kỹ thuật mới
Có thể bỏ sót tính năng nào đó
21
ERP có thiết kế lại
Thiết kế lại quá trình trước khi thực hiện ERP
Thiết kế lại trong khi thực hiện ERP
Thiết kế lại sau khi thực hiện ERP
Thiết kế lại liên tục thông qua ERP
22
Chuẩn bị nền tảng cho ERP
Không bắt đầu mà không có cam kết từ ban QL
Cấp quỹ đầy đủ
Xác định nhóm dự án cốt lõi
Chọn các chuyên gia từ tất cả các lĩnh vực
Đánh giá và chọn gói phần mềm ERP
Đánh giá đối tác thực hiện
Lập kế hoạch thực hiện
Trình bày kế hoạch cho hội đồng quản lý phê chuẩn
Trình bày kế hoạch cho các nhóm nhân viên, để xem khả năng chấp nhận và phản hồi từ họ
Lập kế hoạch huấn luyện người sử dụng
Lập kế hoạch những nâng cấp cần thiết trong tương lai
23
Thuận lợi của ERP
Tăng hơn về doanh thu kho
(Giảm chi phí kho, vận chuyển, lưu trữ, và chi phí vận hành kho)
Cải tiến dịch vụ khách hàng
(Cải tiến tỷ lệ đáp ứng đơn đặt hàng từ khách hàng, sự thỏa mãn của khách hàng)
Làm tốt hơn độ chính xác kho
(Tăng độ chính xác, và giảm nhu cầu kiểm toán kho thường xuyên)
Nâng cao hơn chất lượng, ít làm lại
(Nhận dạng các vấn đề trước khi sản phẩm được sản xuất, định vị chính xác các vấn đề chất lượng)
Thu thập lợi nhuận hàng năm chính xác, cải tiến dòng tiền mặt
(Cho các nhà sản xuất sức mạnh để khảo sát các tài khoản phải thu trước khi các vấn đề lớn xảy ra)
Lợi ích từ ERP
(Giảm các tài liệu giấy, đáp ứng nhanh hơn và theo dõi khách hàng, cung cấp CSDL khách hàng đồng nhất cho tất cả các ứng dụng, .)
24
Bất lợi của ERP
Nhiều chi phí cao khi thiết lập HT ERP
(Thời gian và tiền bạc)
Thực hiện ERP rất khó
(Phải thay đổi cách thức kinh doanh)
Mức độ riêng tư trong HT ERP
Tốn thời gian để nhận ra các lợi ích của ERP
(Khoảng 8 tháng sau khi thực hiện)
Đào tạo tốn rất nhiều chi phí
Vấn đề kiểm soát nhân viên
(Chia sẽ thông tin, RQĐ, chống đối, dư thừa, lỗi)
Khoảng 1/2 HT ERP thực hiện đều thất bại
25
Tình hình triển khai ERP
tại một số công ty
DigiNet Corporation có sản phẩm LEMON3�
LEMON3� là HT quản trị doanh nghiệp (ERP) hiện đại, đã ứng dụng thành công trong nhiều doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam.
LEMON3� giúp doanh nghiệp quản lý:
Ngân sách, doanh thu, chi phí, lợi nhuận
Kế hoạch kinh doanh, kế hoạch sản xuất, kế hoạch dự trữ tồn kho
Vốn, nhân lực, tài sản, công nợ (Các nguồn lực của doanh nghiệp được quản lý một cách thông minh và linh hoạt)
LEMON3� còn kèm theo dịch vụ tư vấn chuyển giao, đào tạo và chăm sóc hậu mãi chuyên nghiệp --> Hỗ trợ khách hàng sử dụng phần mềm hiệu quả.
26
Tình hình triển khai ERP
tại một số công ty (tt 1)
Effect có sản phẩm EFFECT-ERP (Tin học hóa tổng thể doanh nghiệp)
EFFECT-ERP có các đặc điểm
27
Tình hình triển khai ERP
tại một số công ty (tt 2)
Fast có sản phẩm ERP Fast Business 2005.Net (Hệ thống quản lý tổng thể doanh nghiệp) (đã hoàn thành tháng 06-2004)
Fast Business cho phép tự động hóa điều hành và quản lý doanh nghiệp từ




Hiện nay, Fast Business gồm: Fast Financial (QL tài chính kế toán) và Fast Distribution (QL phân phối). Đầu năm 2005, Fast Business thêm: Fast HRM (QL nhân sự) và Fast CRM (QL quan hệ khách hàng).
28
Tình hình triển khai ERP
tại một số công ty (tt 3)
LAC VIET Computing Corp có sản phẩm Intuitive ERP
Intuitive ERP (Quản trị nguồn lực doanh nghiệp): QL toàn diện và tích hợp các quy trình nghiệp vụ tài chính, QL vật tư, QL sản xuất, lập kế hoạch giúp giảm giá thành, tăng năng suất, chất lượng và kiểm soát tốt hơn trong điều hành doanh nghiệp.
Intuitive ERP có các đặc điểm:
Hoạch định
Quản lý kho và vật tư
Quản lý mua hàng
Quản lý bán hàng
Quản lý sản xuất
Kế toán tài chính
29
Kết luận và các lời khuyên
Thực hiện ERP có lợi ích cho tổ chức, bằng cách cung cấp tích hợp môi trường làm việc tốt hơn, tự động hơn, và uyển chuyển hơn trong việc truy xuất thông tin và vận hành.
Tuy nhiên, thực hiện ERP cần nhiều vốn, nhân sự và nguồn lực kỹ thuật.
Đào tạo là nhân tố quan trọng để thực hiện HT ERP thành công (Đào tạo từ quản lý cấp cao đến cấp trung rồi đến cấp thấp).