Hệ thống hồ sơ sổ sách nhà trường

Thống nhất hồ sơ của nhà trường
? Hiện nay trong quá trình thực hiện nhiệm vụ quản lý tại đơn vị trường học, anh( chị ) đang gặp những khó khăn gì? ?.Nêu những khó khăn và các giải pháp đề xuất gì với ngành?.
Thảo luận câu hỏi 1:( 5 phút )
Anh ( chị ) kể tên các loại hồ sơ sổ sách nhà trường mà đã làm tại đơn vị ?
A. THỐNG NHẤT HỆ THỐNG HỒ SƠ SỔ SÁCH THEO DÕI CÁC HOẠT ĐỘNG GIÁO DỤC TRONG TRƯỜNG
I. Đối với nhà trường:
* Theo thông tư ban hanh điều lệ trường THCS, THPT và trường Phổ thông có nhiều cấp học của Bộ Giáo dục và đào tạo ngày 28/3/2011quy định gồm 17 loại:
1.Sổ đăng bộ;
2.Sổ theo dõi học sinhchuyển đi,chuyểnđến;
3. Sổ theo phổ cập Giáo dục;
4. Sổ gọi tên và ghi điểm;
5. Sổ ghi đầu bài;
6.Học bạ học sinh;
7. Sổ quản lý cấp phát văn bằng, chứng chỉ;
8.Sổ nghị quyết của nhà trường và nghi quyết của hội đồng;
9.Hồ sơ thi đua;
10. Hồ sơ kiểm tra, đánh giá giáo viên và nhân viên;
11. Hồ sơ kỷ luật;
12. Sổ quản lý và hồ sơ lưu trữ các văn bản, công văn đi, đến
13. Sổ quản lý tài sản, thiết bị giáo dục;
14. Sổ quản lý tài chính;
15. Hồ sơ quản lý thư viện;
16. Hồ sơ theo dõi sức khoẻ học sinh;
17. Hồ sơ giáo dục đối với học sinh khuyết tật (Nếu có).
* Ngoài ra nhà trường cần có một số sổ sách: Kế hoạch năm học,tháng, tuần; kế hoạch xây dựng trường học thân thiện, học sinh tích cực; hồ sơ khảo thí KĐCLGD.
Đối với phó hiệu trưởng phụ trách chuyên môn gồm các hồ sơ sau:
+ Kế hoạch thực hiện chuyên môn trường trong năm học, học kỳ, tháng, tuần;
+ Bảng phân công chuyên môn, thời khoá biểu;
+ Kế hoạch tổ chức các chuyên đề, kế họạch bồi dưỡng học sinh giỏi- phụ đạo học sinh yếu kém
Câu hỏi thảo luận 2:( 7phút)
- Nhà trường Anh ( Chị) có mấy tổ chuyên môn? Đối với mỗi tổ chuyên môn các anh chị đã làm những loại hồ sơ sổ sách nào? Kể tên từng loại?
- Đối với giáo viên gồm có những loại hồ sơ ? Hãy kể tên từng loại ?
II. Đối với tổ trưởng chuyên môn:
Có các loại hồ sơ sổ sách sau:
1.Sổ ghi kế hoạch hoạt động chuyên môn và ghi biên bản nội dung các cuộc họp chuyên môn.( Theo mẫu trong tài liệu tập huấn)
2.Hồ sơ theo dõi kiểm tra,thanh tra chuyên môn CBGV;( gồm có biên bản kiểm tra hồ sơ, biên bản rút kinh nghiệm giờ giảng đối với cá nhângiáo viên, biên bản kiểm tra công việc hành chính đối với cán bộ; tổng hợp kết quả hàng tháng)
3. Hồ sơ bồi dưỡng chuyên môn cho giáo viên, học sinh( sáng kiến kinh nghiệm, tổ chức chuyên đề Kế hoạch bồi dưỡng học sinh khá- giỏi; phụ đạo yếu- kém).
4. Sổ theo dõi dạy bù, dạy thay;
III. Hồ sơ giáo viên gồm:
1. Giáo án ( Bài soạn );
2. Sổ ghi kế hoạch giảng dạy;
3. Sổ dự giờ;
4. Sổ kế họach sử dùng thiết bị;
5. Lịch báo giảng;
6. Sổ chủ nhiệm( GV Làm công tác chủ nhiệm)
7. Sổ ghi chép( ghi nội dung họp của trường, tổ CM…..)
8. Sổ kế hoạch bồi dưỡng học sinh yếu- kém; Phụ đạo học sinh khá- giỏi
Câu hỏi 3: Các loại hồ sơ được quản lý và sử dụng thế nào cho khoa học, trong toàn ngành sẽ thống nhất cụ thể từ năm học 2011-2012
B. THÔNG NHẤT TRÌNH BÀY NỘI DUNG MỘT SỐ LOẠI SỔ SÁCH TRONG TRƯỜNG
I.Hệ thống sổ sách nhà trường:
Sổ đăng bộ:
- Nhập danh sách HS bắt đầu vào nhà trường: HS lớp 6, HS chuyển đến học tại nhà trường;
- Cập nhật chính xác các thông tin trong sổ vào đầu năm học và cuối năm học.
2. Sổ theo dõi HS chuyển đi, chuyển đến:
- Thể hiện chính xác thông tin cá nhân HS chuyển đi, đến; ( Họ tên HS, năm sinh, chỗ ở, tên cha, mẹ, lớp, nơi chuyển đến, nơi chuyển đi; thời gian chuyển đến, chuyển đi
3. Sổ theo dõi phổ cập Giáo dục:
- Theo dõi các tiêu chí;
Theo dõi tiến độ các lớp;



4. Sổ gọi tên ghi điểm:
- Giáo viên chủ nhiệm lớp hoàn thành lý lịch từng học sinh trong lớp sau khi vào Đầu năm học được hai tuần;
Hiệu trường kiểm tra và ký đóng dấu trang đầu sổ;
Giáo viên tham gia dạy nhập điểm thường xuyên vào sổ;
Giáo viên chủ nhiệm tổng hợp ngày nghỉ của từng HS trong tuần, cuối từng trang của sổ
- Hiệu trưởng kiểm tra và nhận xét hàng tháng vào cuối sổ
5. Sổ ghi đầu bài:
Quản lý và ghi sổ đầy đủ, kịp thời, khoa học.
- GVCN tổng hợp hàng tuần vào cuối trang
6. Học bạ học sinh:
Vào sổ chính xác, sạch xẽ
Phê của giáo viên chủ nhiệm hợp lý
Vào kết quả học tập của học sinhkết thúc học kỳ I và cả năm học.
7.Sổ quản lý cấp phát văn bằng, chứng chỉ
Theo dõi đủ số học sinh tốt nghiệp hàng năm và cấp phát bằng đảm bảo có ký nhận của người nhận bằng
Quản lý sổ sạch sẽ, trình bày sổ khoa học, đủ thông tin.
8. Sổ nghị quyết của nhà trường và nghị quyết của hội đồng:
- Dùng trong một năm học:
+ Ghi biên bản và nghi quyết hội nghi công chức hội nghi công chức đầu năm học;
+ Biên bản và nghị quyết của hội đồng trường( tổ chức họp ít nhất 03 lần/ năm học): Cơ cấu của hội đông trường tại điều 20 của điều lệ trường trung học……
+ Biên bản và nghị quyết họp hàng tháng của trường…….

9. Hồ sơ thi đua gồm:
+ Các văn bản có liên quan đến công tác thi đua
+ Quyết định thành lập hội đồng thi đua đầu năm học
( Hiệu trưởng nhà trường ký QĐ);
+ Xây dựng các chỉ tiêu thi đua năm hoc ( căn cứ vào kế hoạch và tình hình nhà trường)
+ Bản cam kết thi đua giữa giáo viên và nhà trường
+ Danh sách đăng ký thi đua của cá nhân và tậpthể
+ Nội dung phát động thi đua trong năm, tháng;
+ Quyết định khen thưởng và tổng hợp kết quả từng đợt
10. Hồ sơ kiểm tra, đánh giá giáo viên và nhân viên:
Danh sách cán bộ, giáo viên, nhân viên
Biên bản kiểm tra hồ sơ, dự giờ,công việc được giao của cán bộ gíao viên;
Bảng tổng hợp kết quả kiểm tra tháng, năm học

* Các phiếu đánh giá theo thông tư 29 và 30 chuẩn hiệu trưởng và chuẩn gv THCS của Bộ giáo dục ngày 22 Tháng 10 năm 2009
11. Hồ sơ kỷ luật gồm( Nếu có vụ việc sảy ra)
+ QĐ thành lập hội đồng kỷ luật, thành phần gồm( QĐịnh tại điều 21/ TT điều lệ trường trung học ngày 28/03/2011)
+ Biên bản xử lý các vụ việc liên quan đến kỷ luật
+ Bản kiểm điểm, tường trình của cá nhân vi phạm
12. Sổ quản lý hồ sơ lưu trữ và các văn bản, công văn đi, đến
- Số thứ tự của văn bản theo thứ tự từ 01 tính từ tháng 1đến tháng 12
Theo dõi thời gian, số, nội dung các văn bản đi, đến, người nhận kịp thời( trong sổ công văn đi đến)
- Lưu các văn bản đi, đến khoa học
13. Sổ quản lý tài sản, thiết bị giáo dục
- Quản lý tài sản, thiết bị giáo dục hiệu trưởng nhà trường phải kết hợp với kế toán để tổng hợp kiểm kê tài sản, thiết bị giáo dục hàng năm vào đầu năm và cuối năm theo các hạng mục( Dẫn chứng cụ thể để minh hoạ)
- Hiệu trưởng quản lý sổ
Sổ quản lý tài chính:
- Kế toán lập báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động thuộc theo từng nguồn kinh phí từ tháng 01 đến tháng 12 hàng năm đóng thành quyển.
Hiệu trưởng theo dõi, quản lý ngân sách. Lưu giữ sổ.

15.Hồ sơ quản lý thư viện:
Nội quy sử dụng thư viện
Đủ các loai hệ thống sổ sách theo quy định
Theo dõi đầy đủ kịp thời: Sách, báo tạp chí tranh ảnh, bản đồ, kệ tủ bàn máy vi tính, máy phôto copy, phương tiện nghe nhìn, máy vi tính…
- Biên bản kiểm kê tài sản hàng năm,vào đầu năm học và cuối năm học
16. Hồ sơ theo dõi sức khoẻ học sinh:
- Kế hoạch khám chữa bệnh trong từng tháng đối với học sinh toàn trường
Đủ hệ thống hồ sơ theo quy định của ngành chuyên môn
- Tổng hợp kết quả sức khoẻ của học sinh từng tháng.
17. Hồ sơ giáo dục đối với học sinh khuyết tật( nếu có ):
Danh sách trích ngang học sinh khuyết tật
Theo dõi kết quả học tập, rèn luyện của học sinh
- Phương án giáo dục phù hợp.
II. Đối với hệ thống sổ sách của tổ trưởng chuyên môn:
1.Sổ ghi kế hoạch hoạt động chuyên môn và ghi biên bản nội dung các cuộc họp chuyên môn.( theo mẫu in sẵn trong tài liệu tập huấn)
2.Hồ sơ theo dõi kiểm tra,thanh tra chuyên môn CBGV;( gồm có biên bản kiểm tra hồ sơ, biên bản rút kinh nghiệm giờ giảng đối với cá nhân giáo viên, biên bản kiểm tra công việc hành chính đối với cán bộ; tổng hợp kết quả hàng tháng)
Mẫu biên bản kiểm tra hồ sơ:
Phòng GD&ĐT Yên minh CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Trường THCS… Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
BiÊN BẢN KIỂM TRA HỒ SƠ
Thời gian:…………………………….
Địa điểm:…………………………….
Họ và tên giáo viên được kiểm tra:
Người kiểm tra:………………………………………
1. Hồ sơ kiểm tra gồm:

1) ………………………………….. 6)……………………………………………….
2) …………………………………… 7). …………………………………………….
3) …………………………………. 8) ……………………………………………
4)…………………………………. 9) …………………………………………….
5). …………………………………… …………………………………………………


2, Nhận xét:
-Đủ ( không đủ số lượng hồ sơ)…………………………………………………………
- Nội dung các loại hồ sơ có đầy đủ ( không )………………………………………
- Trình bày sạch sẽ khoa học………………………………………………………….
3, Xếp loại hồ sơ: Tốt ( Khá, Trung bình, yếu, không xếp loại).

Người được kiểm tra người kiểm tra
* Mẫu biên bản rút kinh nghiệm giờ giảng( Theo mẫu in sẵn phiếu số 1 trang 120 tài liệu tập huấn)
* Mẫu biên bản kiểm tra cán bộ hành chính:
Phòng GD&ĐT Yên minh CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Trường THCS… Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
BiÊN BẢN KIỂM TRA
Thời gian:…………………………….
Địa điểm:…………………………….
Họ và tên người được kiểm tra:
Người kiểm tra:………………………………………
1. Hồ sơ kiểm tra gồm:

1) ………………………………….. 6)……………………………………………….
2) …………………………………… 7). …………………………………………….
3) …………………………………. 8) ……………………………………………
4)…………………………………. 9) …………………………………………….
5). …………………………………… …………………………………………………
2.Những công được giao:
…………………………………………………..
……………………………………………….....
3. Nhận xét:
………………………………………………..
…………………………………………………
4. , Xếp loại : Tốt ( Khá, Trung bình, yếu, không xếp loại).

Người được kiểm tra người kiểm tra
Tổng hợp kết quả
- Kết quả giờ giảng và hồ sơ hàng tháng của từng giáo viên, cán bộ
3. Hồ sơ bồi dưỡng chuyên môn cho giáo viên, học sinh( sáng kiến kinh nghiệm, tổ chức chuyên đề ,Kế hoạch bồi dưỡng học sinh khá - giỏi; phụ đạo yếu- kém).
Danh sách giáo viên




-Kế hoạch bồi dưỡng chuyên môn
Tổng hợp kết quả học sinh yếu kém , Khá giỏi năm học 2011 – 2012







Kế hoạch bồi dưỡng





4. Sổ theo dõi dạy bù, dạy thay:
Trường THCS ….. Lịch dạy bù giờ
Tuần thứ: …..Từ ngày …/…/.. Đến:../…./….


Lưu ý:
Trang bìa của sổ sách BGH cần ghi:
Ví dụ: Phòng GD&ĐT Yên Minh
Trường THCS…….

SỔ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH
Năm 2011
Đơn vị: Trường trung học cơ sở Thị trấn
Địa chỉ: Thị trấn Yên Minh
Trang bìa của sổ sách tổ chuyên môn:
Trường THCS…..
Tổ: Khoa học xã hội

HỒ SƠ THEO DÕI
KIỂM TRA THANH TRA CBGV
Năm học: 2011-2012
* Các loại hồ sơ nhà trường đều được lưu theo hệ thống năm học không được dùng kế cho năm học sau ( Trừ một số loại như sổ đăng bộ; sổ học bạ; sổ quản lý cấp phát văn bằng chứng chỉ, Quản lý và lưu trữ các văn bản., được dùng cho năm học kế tiếp)
CHỈ ĐẠO MỘT SỐ NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM

1) Lãnh đạo các trường chỉ đạo thực hiện có hiệu quả hoạt động dạy và học theo các văn bản của ngành của chuyên môn;
2) Hoàn thiện hệ thống hồ sơ sổ sách của nhà trường; tổ chuyên môn; giáo viên theo quy định tại hội nghị tập huấn chuyên môn ngày 30/9/2011;
3) Hoàn thiện hồ sơ PCGDTHCS, hồ sơ quyết toán để duyệt theo kế hoạch
4) Chỉ đạo và tổ chức thi học sinh giỏi, giáo viên giỏi cấp trường đạt hiệu quả;
5) Tiếp tục làm tốt công tác tham mưu với cấp uỷ chính quyền địa phương duy trì đảm bảo tỷ lệ học sinh đên trường; làm tốt công
tác nội trú, bán trú học sinh
6) Nghiêm túc thực hiện việc kiểm tra đánh giá giáo viên và học sinh theo các văn bản hướng dẫn; Tích cực vận dụng công nghệ thông tin vào giảng dạy; Sử dụng bản đồ tư duy vào quản lý và giảng dạy một số môn Hoá học, vật lý,ngữ văn, Địa lý
7) Các tổ chuyên môn tổ chúc hội thảo ít nhất 3lần/ năm học, duy trì sinh hoạt theo điều 16 của điều lệ trường
Cám ơn kính chúc sức khoẻ các đồng chí mạnh khoẻ, hạnh phúc, đoàn kết chỉ đạo và thực hiện thắng lợi nhiệm vụ năm học 2011-2012.