GTEXCEL - Chương IV: Cơ sở dữ liệu trong Excel

Chương IV
CƠ SỞ DỮ LIỆU (DATA BASE)

Bài 4.1
CÁC KHÁI NIỆM VÀ THAO TÁC CƠ BẢN TRÊN CƠ SỞ DỮ LIỆU
Khái Niệm Vùng Dữ Liệu
Trên một cơ sở dữ liệu dạng bảng của Excel ta có thể:Trích lọc (Filter), xóa (Delete), nút trích(Extract)những dòng dữ liệu thỏa mãn một tiêu chuẩn nào đó. Để thực hiện các việc này ta cần tạo ra những vùng sau:
Vùng dữ liệu (Data base):
Là vùng cơ sở dữ lệu gồm ít nhất hai dòng (Row). Dòng đầu tiên chứa các tiêu đề cột. Các dòng còn lại chứa các dữ liệu.
Mỗi cột trong vùng CSDL gọi là một trường (Field), tiêu đề của cột gọi là(Field Name) . Mỗi dòng trong vùng CSDL gọi là một mẫu tin (Record)
Vùng tiêu chuẩn (Createrial)
Là vùng tiêu chuẩn chứa điều kiện để tìm kiếm, xóa, rút hay trích lọc. Vùng này gồm ít nhất hai dòng (Row). Dòng đầu tiên chứa tiêu đề (Field Name), các dòng còn lại chứa điều kiện.
Vùng rút trích (Extract)
Là vùng trích dữ liệu chứa các mẩu tin của vùng dữ liệu (Data base) thỏa mãn điều kiện của vùng tiêu chuẩn. Vùng rút trích (Extract) cũng có dòng đầu tiên chứa các tiêu đề muốn rút trích.
Chú ý: Vùng này chỉ dùng đến trong trường hợp thực hiện các thao tác rút trích. Còn các thao tác khác không dùng đến.
Do không biết trước số mẩu tin (Record) cần rút trích, nên không xác định trước được vùng rút trích (Extract) do đó vùng rút trích chỉ cần xác định bởi một ô (Cell)
Sắp xếp dữ liệu
VD : Ta cần sắp xếp dữ liệu của bảng sau theo tổng điểm
KẾT QỦA THI ĐẠI HỌC KHỐI C

Họ tên
Văn
Sử
Địa
Tổng điểm
Ưu tiên
Kquả

Trần Tú
3
7
9
22
A
Hỏng

Hoàng Vi
7
8
6
28
B
Đậu

Bùi Kiệm
5
5
8
23
A
Đậu

Trọng Vũ
8
0
9
25
B
Hỏng

Võ Đại
6
5
3
20
B
Hỏng

Đặng Ký
6
3
2.5
17.5
A
Hỏng

Đưa ô chọn vào vùng CSDL
Vào trình đơn 
Trong hộp thoại
: Chọn cột sắp xếp (VD : Tổng điểm)
: Chọn cột sắp xếp tiếp theo (Nếu giá trị trong cột sắp xếp thứ nhất trùng nhau thì sẽ sắp xếp theo cột thứ 2, thứ 3)
Với mỗi cột sắp xếp ta có thể chọn một trong 2 cách sắp xếp:
Ascending : Sắp xếp theo thứ tự tăng dần (giá trị nhỏ trước, giá trị lớn sau).
Descending : Sắp xếp theo thứ tự giảm dần
Tại phần : ta xác định
Header row: trong vùng CSDL có chứa cả dòng tiêu đề, Excel sẽ trừ dòng tiêu đề (là dòng đầu trong vùng chọn) không sắp xếp.
No header row : không có dòng tiêu đề, Excel sẽ sắp xếp từ dòng 1 đến dòng cuối cùng.
Click để thực hiện.
Bảng dữ liệu sau khi sắp xếp:
KẾT QỦA THI ĐẠI HỌC KHỐI C

Họ tên
Văn
Sử
Địa
Tổng điểm
Ưu tiên
Kquả

Đặng Ký
6
3
2.5
17.5
A
Hỏng

Võ Đại
6
5
3
20
B
Hỏng

Trần Tú
3
7
9
22
A
Hỏng

Bùi Kiệm
5
5
8
23
A
Đậu

Trọng Vũ
8
0
9
25
B
Hỏng

Hoàng Vi
7
8
6
28
B
Đậu


Phương Pháp Trích Lọc tự động
Khi muốn tìm kiếm hay liệt kê các mẩu tin (record)theo một yêu cầu nào đó (trên cơ sở dữ liệu). Trong trường hợp này ta dùng phương pháp trích lọc (Filter). Có hai phương pháp để trích lọc
Phương pháp lọc tự động (Auto Filter)
Trích lọc đơn giản
Đưa ô nhập vào vùng cần trích lọc (hoặc chọn vùng cần trích lọc).
Vào trình đơn ( (
Khi đó các mũi tên
 sẽ xuất hiện ở các cột trong vùng dữ liệu.
Click vào nút mũi tên
 ở cuối ô tiêu đề cột của cột điều kiện để chọn giá trị xác định điều kiện trích lọc. Khi đó các mẩu tin thỏa mãn điều kiện sẽ được biểu thị, còn các mẩu tin