Gt excel

Chương 4
QUẢN LÝ DỮ LIỆU BẰNG EXCEL
Microsoft Excel là phần mềm mạnh chuyên dùng trong lĩnh vực bảng tính điện tử được cài đặt sử dụng trong môi trường Windows và được dùng rộng rãi trên thế giới. Với Microsoft Excel người dùng có thể thực hiện tổ chức, phân tích và trình bày số liệu một cách khoa học, nhanh chóng với nhiều phép xử lý tính toán từ đơn giản đến phức tạp, nhờ đó nâng cao hiệu suất công tác cho người dùng ở bất cứ môi trường nào – Trên các máy tính cá nhân hay trên hệ thống máy tính.
Microsoft Excel có những chức năng chủ yếu sau đây:
Nhập, lưu trữ, tính toán trên số liệu
Biểu diễn số dưới dạng đồ thị
Quản lý dữ liệu với số lượng lớn
Tự động hoá các công việc cần lặp đi lặp lại nhiều lần
Tạo được các báo biểu có tính chuyên nghiệp.
4.1. Bắt đầu làm việc với Excel
4.1.1. Khởi động và thoát khỏi Excel
a) Khởi động Microsoft Excel
Microsofl Excel được viết để sử dụng trong môi trường Windows. Cách khởi động và thoát khỏi Excel cũng theo nguyên tắc chung giống như các chương trình khác trong Windows. Ta có thể Khởi động Microsoft Excel theo nhiều cách khác nhau trong HĐH Windows.


Hình 4.1 Khởi động Excel
Cách 1: Nháy chuột vào biểu tượng Microsoft Office Excel 2003 trên màn hình nền.
Cách 2: Nhấn Start chọn Programs/ Microsoft Office/ Microsoft Excel 2003 rồi nháy trái chuột hoặc gõ Enter.
Cách 3: Mở cửa số My Computer sau đó tìm và khởi động Microsoft Excel bằng cách nháy đúp chuột tại tệp EXCEL.EXE (thông thường tệp này được đặt tại thư mục OFFICE11 theo đường dẫn: C:Program FilesMicrosoft OfficeOFFICE11).
Sau khi khởi động xong màn hình giao diện của Microsoft Excel được hiển thị có dạng căn bản như sau:


Hình 4.2 Màn hình giao diện của Microsoft Excel
Thanh tiêu đề (Title Bar): Chứa tên của tệp (Workbook) với phần mở rộng mặc định là XLS, tên tệp mặc định là Book1, cứ mỗi lần mở thêm Book mới thì tên mặc định được thay đổi tăng thêm 1, ví dụ Book 2, Book 3, Book4,…
Thanh thực đơn ngang (Menu Bar): liệt kê tên các mục lệnh chính của Excel. Ứng với mỗi một mục chọn trên thanh menu có một thực đơn dọc, trong đó ta có thể lựa chọn thực hiện các lệnh của Microsoft Excel. Dòng thực đơn chứa các nhóm lệnh chính và cơ bản nhất của Excel:
File Edit View Insert Format Tools Data Windows Help
Cách sử dụng cũng giống như trong các chương trình khác trong Windows. Để mở một menu dọc ta chỉ cần nháy chuột vào tên mục hoặc cũng có thể sử dụng tổ hợp phím Alt+ kí tự đặc trưng có gạch chân.
Thanh chuẩn (Standard Bar): chứa một số lệnh thông dụng của Excel dưới dạng các nút có biểu tượng, các lệnh có thể thực hiện trực tiếp bằng chuột. Trên thanh chuẩn có các nút lệnh: New, Open, Save, Print, Print Preview, Cut, Copy, Paste, Format Painter… khi đặt con trỏ chuột lên trên các nút lệnh này thì tên của chúng sẽ xuất hiện.
Thanh định dạng (Formatting Bar) chứa các lệnh dưới dạng các nút có biểu tượng hoặc các ô để định dạng dữ liệu của bảng tính như kiểu, loại font, cỡ font, căn lề,…
Thanh công thức (Formula Bar): Dùng để hiển thị toạ độ ô (cell) hiện hành, hiển thị nội dung dữ liệu, nhập hoặc huỷ bỏ dữ liệu vào ô hiện hành.
Không gian làm việc, còn gọi là sổ tính (Workbook) cúa bảng tính: là cửa sổ chứa nội dung tệp.
Hai thanh trượt (Scroll Bar): dùng để hiển thị những phần bị che khuất của bảng tính trên màn hình.
Dưới cùng màn hình là thanh trạng thái (Status Bar): dòng chứa chế độ làm việc hiện hành hay ý nghĩa lệnh hiện hành của bảng tính và các tình trạng hiện hành của hệ thống.
b) Thoát khỏi Microsoft Excel
Để Thoát khỏi Microsoft Excel ta có thể thực hiện bằng 1 trong các cách sau:
Nhấn tổ hợp phím Alt+F4
Nháy trái chuột vào nút Close
Chọn File/ Exit
Nháy đúp trái chuột vào Control Box
Nếu có bất kỳ sửa đổi nào trong bảng tính trước đó mà ta chưa kịp lưu lại thì khi thực hiện thao tác thoát khỏi Excel, chương trình sẽ đưa ra hộp thoại thông báo:


Hình 4.3 Thông báo khi thoát khỏi Excel
Nếu chọn Yes, Microsoft Excel sẽ ghi lại những thay đổi đó lên đĩa trước khi thoát, trái lại nếu chọn No những thay đổi đó sẽ không được ghi lại, còn nếu chọn Cancel lệnh thoát sẽ huỷ bỏ.

4.1.2. Một số khái niệm cơ bản
a) Bảng