Giúp bạn viết thành công một lá thư thương mại

Giúp bạn viết thành công một lá thư thương mại (Phần I)





Có bạn hỏi: Em được nhận vào làm việc ở phòng thương mại của một công ty nhập khẩu các thiết bị điện tử. Viết thư cho các đối tác nước ngoài là một trong những công việc hàng ngày em phải làm, tuy nhiên em lại không biết viết một lá thư thương mại theo cấu trúc chuẩn như thế nào?
Trong môi trường giao tiếp toàn cầu, thư thương mại là một công cụ không thể thiếu và ngày càng trở nên thông dụng trong các hoạt động về giao dịch thương mại. Chuyên mục Bài học mới nhất hôm nay sẽ hướng dẫn các bạn chi tiết cách viết “chuẩn” của một lá thư thương mại hiện đại.
Cấu trúc của một lá thư thương mại gồm những phần sau:
Sender`s Address in a Business Letter (Địa chỉ người gửi) Date in a Business Letter (Ngày tháng) Recipient`s Address in a Business Letter (Địa chỉ người nhận) Salutation in a Business Letter (Lời chào hỏi đầu thư) Subject Line in a Business Letter (Tiêu đề) Body of a Business Letter (Phần nội dung) Greeting in a Business Letter (Lời chào cuối thư) Enclosure in a Business Letter (Tài liệu đính kèm)
1. Địa chỉ người gửi
Khi bạn viết địa chỉ của mình, bạn nên cung cấp đầy đủ các thông tin về số nhà (house number), tên đường phố (street), mà vùng điện thoại (area code), vùng (place), quốc gia (country), số điện thoại (telephone). (Bạn đừng ghi tên mình vào phần này vì trong thư thương mại tên người viết thường được đặt ở cuối thư.)
Lưu ý: Thứ tự của các thông tin này được sắp xếp như sau: Số nhà, tên đường phố, mã vùng điện thoại, vùng. Nếu trật tự này khác biệt so với văn hóa ở đất nước bạn, bạn hãy lựa chọn cấu trúc dùng trong quốc gia của bạn, không nhất thiết phải bắt chước theo cách viết của Anh.
Sau đây mời các bạn tham khảo cách viết địa chỉ người nhận được viết theo phong cách Anh Anh và Anh Mỹ.
Anh Anh

Ví trí: Địa chỉ người gửi luôn được đặt ở góc trên cùng phía bên phải của lá thư



Anh Mỹ
Vị trí: Địa chỉ người gửi luôn được đặt ở góc cao bên trái, dưới dòng ngày, tháng. Một điểm khác biệt khi viết địa chỉ người gửi theo cách viết của Anh Mỹ so với Anh Anh đó là bạn có thể đặt nó dưới cuối thư, bên dưới chữ ký của bạn (nhưng cách viết này không phổ biến lắm). Mời các bạn xem hình minh họa.
Địa chỉ người gửi đặt dưới ngày, tháng:


Địa chỉ người gửi đặt ở bên dưới chữ kí của bạn:
2. Vị trí đặt ngày tháng trong thư thương mại
Anh Anh
Vị trí của ngày tháng theo cách viết Anh Anh sẽ được đặt ở vị trí bên phải, bên dưới địa chỉ người viết.
Ví dụ: ngày 30 tháng 10 năm 2003.



Anh Mỹ
Vị trí: Đặt trên cùng bên góc trái của lá thư (có thể đặt ở giữa nhưng cách này không phổ biến).



3. Địa chỉ của người nhận
Địa chỉ của người nhận sẽ được viết theo trật tự như sau:
Ví dụ:
Ms / Miss / Mrs / Mr / Dr ...
house number, street
place
area code
COUNTRY (in capital letters)
Mr Johnny Welsh
46 Baker Street
London
NW2 2LK
GREAT BRITAIN
Theo phong cách Anh Mỹ, mã vùng điện thoại luôn được đặt cùng địa chỉ vùng và cách nhau bằng một dấu phẩy. Ví dụ: Chicago, IL 60710. Sau đây là cách viết địa chỉ người nhận:
Anh Anh
Địa chỉ người nhận đặt ở trên cùng phía trái của lá thư, đặt ngang hàng với dòng ngày tháng (góc trên cùng bên phải) hoặc bạn cũng có thể đặt ở dòng dưới phần ngày tháng.



Anh Mỹ
Theo cách viết Anh Mỹ, địa chỉ của người nhận đặt cách địa chỉ người gửi là hai dòng về phía dưới (hoặc cách dòng chứa ngày tháng là hai dòng nếu địa chỉ người gửi không nằm ở góc cao bên trái).



4. Cách viết lời chào
Nếu bạn biết tên người nhận:
Dear Ms / Miss / Mrs / Mr / Dr + surname
Ví dụ:
Dear Mr Miller
Bạn có thể viết đầy đủ tên người nhận nhưng hãy bỏ các danh xưng như (Mr/Mrs). Cách viết này sẽ rất có tác dụng nếu bạn không biết người nhận sẽ là Nam hay Nữ.
Ví dụ:
Dear Chris Miller
Nếu bạn không biết tên người nhận:
Mời các bạn tham khảo các cách viết trong bảng sau:
Lời chào hỏi
Dùng khi

Dear Sir