Giới thiệu Chương trình Quản lý Thư viện trường học

QUA?N LY? THU VI�?N
TRƯỜNG THPT CHUYÊN LÊ QUÝ ĐÔN – ĐÀ NẴNG
Phần mềm
Người thực hiện: Hồ Xuyên – Giáo viên Toán Tin
Đà Nẵng, tháng 01 năm 2009
GIỚI THIỆU
Nội dung :
Phần I : Hiện trạng và yêu cầu đặt ra
Phần II : Hướng dẫn cài đặt & sử dụng chương trình.
Phần III: Tổng kết.
Chương trình Quản lý Thư viện
trong trường Phổ thông
3
Hồ Xuyên
Phần 1: HIỆN TRẠNG VÀ YÊU CẦU ĐẶT RA
Hiện trạng:
Công tác quản lý thư viện như : Biên mục , mượn, trả sách …. hiện nay đa số thực hiện ghi chép bằng tay , do đó Thư viện hoạt động chưa hiệu qủa ,tốn nhân lực và khó quản lý .
Yêu cầu đặt ra: Cần phải có một chương trình Quản lý Thư viện để việc quản lý và hoạt động của Thư viện có hiệu quả hơn .
Phần 1: HIỆN TRẠNG VÀ YÊU CẦU ĐẶT RA
Mục tiêu của chương trình giúp người quản thủ thư viện quản lý sách trong thư viện trường học gồm : Biên mục sách , quản lý việc mượn trả sách , thống kê báo cáo một cách khoa học , giúp học sinh tra cứu sách trong thư viện một cách nhanh chóng và thuận tiện .Đây là một chương trình gọn nhẹ nhưng đem lại hiệu qủa cao.
NỘI DUNG CHƯƠNG TRÌNH
Hỗ trợ cho Thư viện Biên mục sách một cách dễ dàng và thuận tiện.
Hỗ trợ Thư viện in phiếu phân loại phân loại, In thẻ bạn đọc, thống kê báo cáo đủ các biểu mẫu theo yêu cầu.
Quản lý Bạn đọc và sách theo mã vạch nên có thể dùng máy đọc mã vạch, nhờ đó thực hiện thao tác nhanh và thuận tiện .
Hỗ trợ cho Bạn đọc tra cứu sách trên mạng máy tính trước khi mượn, đỡ tốn thời gian chờ đợi .
Phần 2: HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT
Cách cài đặt chương trình :
Muốn cài đặt ta thực hiện như sau:
1) Download chương trình SETUPTV.RAR tại địa chỉ : http://www.mediafire.com/?x2s1ubduqdojuo3
hoặc http://www.mediafire.com/file/tenu2n9gzh2rubb/SETUPTV.rar
2) Xả nén và chạy chương trình SETUP.EXE. Chương trình sẽ tạo ra trên đường dẫn thư mục THUVIEN chứa dữ liệu và chương trình Quản lý Thư viện .
3)Ta có thể copy hoặc chuyển thư mục THUVIEN trên qua ổ đĩa khác mà không cần cài đặt lại chương trình.
7
Hồ Xuyên
Phần 3: SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH
Cách chạy chương trình :
Sau khi cài đặt,trong thư mục THUVIENPRG có chương trình QLTV.EXE, với biểu tượng có dạng sau trên màn hình Desktop: ( Nếu đã chọn thư mục là D:THUVIEN thì chương trình QLTV.EXE nằm trong đường dẫn D:THUVIENPRG ).

Ta nhắp đúp chuột để chạy chương trình
(Nếu chưa có biểu tượng thì Click chuột phải và chọn Send to Desktop để tạo biểu tượng trên màn hình)
8
Hồ Xuyên
BCách chạy chương trình :
Sau khi kích hoạt, màn hình của chương trình Quản lý Thư viện có dạng :
9
Hồ Xuyên
Ta có thể Click chuột trên Menu hoặc nút lệnh để thực hiện các công việc tương ứng :
I-Hệ Menu của của chương trình :
I) Menu Hệ Thống
===============
I-1.Thông tin tổng quát về trường học :
Chương trình cho phép thay đổi thông tin về trường như : Sở giáo dục,Loại trường ,tên trường , năm học, ký hiệu thư viện , ……………………………
Việc thay đổi trên chỉ cho phép người có thẩm quyền cao nhất thực hiện do đó thường có kiểm tra mật khẩu supervisor.Màn hình kiểm tra mật khẩu có dạng :
Ta nhập Username và Password vào rồi enter .
Ví dụ: Username: admin
Password : admin
10
Hồ Xuyên
Hộp hội thoại thay đổi thông tin có dạng :
Ta có thể thay đổi các thông tin cho phù hợp .
Ngoài ra khi thay đổi thông tin thì màn hình chính sẽ thay đổi theo. LOGO trên màn hình chính cũng thay đổi theo khi ta lấy ba ký tự cuối của ký hiệu thư viện để đặt tên.Ví dụ LQD.BMP là tên file Logo của trường Lê Quý Đôn.
11
Hồ Xuyên
I-2.Cấp quyền quản lý thư viện :
Chương trình cho phép người quản thủ thư viện cấp quyền quản lý thư viện cho một số thành viên quản lý thư viện . Các thành viên này có một số quyền hạn định nào đó Sau khi kiểm tra mật khẩu Supervisor chương trình cho phép cấp quyền quản lý thư viện qua hộp hội thoại có dạng:
Ta có thể nhập UserName và Password ban đầu để cấp cho thành viên .Chỉ có người có quyền Admin thì mới có thể cấp quyền thư viện cho thành viên khác .
Ta có thể cấp một Username mới và cũng có thể xóa UserName đó .
I-3. Thay đổi mật mã :
Chương trình cho phép mỗi thành viên trong nhóm quản lý thư viện có quyền thay đổi mật khẩu của thành viên đó .Hộp hội thoại thay đổi mật khẩu như sau:
Ta nhập mật khẩu cũ vào rồi ENTER . Sau đó máy cho nhập mật khẩu mới để thay đổi mật khẩu .Mật khẩu có tác dụng ngay sau 2 lần nhập .
12
Hồ Xuyên
I-4. Đăng ký bản quyền sử dụng chương trình Thư viện :
Muốn sử dụng chương trình lâu dài hãy liên hệ với tác giả của chương trình để được cấp một mật mã cài đặt . Khi chọn mục này chương trình cho phép nhập mật mã cài đặt qua hộp hội thoại có dạng:
Ta nhập mật mã cài đặt xong và ENTER hoặc chọn OK, nếu mã cài đặt là hợp lệ thì người sử dụng được sử dụng chương trình có bản quyền mãi mãi .
Ngoài ra khi sử dụng chương trình có bản quyền, người sử dụng có thể cập nhật phiên bản mới nhất .
I-5. Tạo cơ sở dữ liệu mới :
Đặc điểm của chương trình thư viện là dữ liệu của đơn vị nào thì chỉ sử dụng cho đơn vị đó ( gồm danh mục sách, danh mục bạn đọc,….) do đó sau khi cài đặt xong ta phải cho nhập dữ liệu liên quan đơn vị mình. Ta phải tạo cơ sở dữ liệu mới (trống) và nhập dữ liệu từ đầu để sử dụng.
I-6. Thóat về Windows :
Thoát khỏi chương trình và trở về windows.
13
Hồ Xuyên
II - Menu Biên mục :
================
II-1 Bổ sung danh mục sách:
Đây là phần chương trình cho bổ sung sửa chữa danh mục sách có trong thư viện Sau khi kiểm tra mật khẩu , màn hình bổ sung danh mục sách có dạng:
14
Hồ Xuyên
II-2 Bổ sung danh mục Bạn đọc:
Đây là phần chương trình cho bổ sung danh mục bạn đọc. Sau khi kiểm tra mật khẩu , màn hình bổ sung danh mục bạn đọc có dạng :
15
Hồ Xuyên
III - Menu Lưu Thông:
=================
III1 Mượn và trả sách :
Đây là phần chương trình cho mượn và trả sách . Sau khi kiểm tra mật khẩu , màn hình cho mượn và trả sách có dạng:
16
Hồ Xuyên
Trong màn hình trên ta có thể :
 Nhập Mã sách ĐKCB ( dùng máy đọc mã vạch hoặc bàn phím) sau đó :
+ Nếu học sinh cần trả sách thì ta nhắp chuột vào biểu tượng trả . Máy sẽ tự tìm học sinh đã mượn để cho trả sách đồng thời hiển thị các thông tin về cuốn sách nói trên , thông tin về người đã mượn và các thông tin liên quan như các sách đã mượn , đã trả trước đó .
+ Nếu học sinh cần mượn sách thì ta cần nhập số thẻ bạn đọc vào ô: Số Thẻ Bạn Đọc ( máy đọc mã vạch hoặc bàn phím) sau đó nhắp chuột vào biểu tượng mượn.Máy sẽ tự tìm học sinh có số thẻ đã nhập để cho mượn sách đồng thời hiển thị các thông tin về cuốn sách nói trên , thông tin về người đã mượn và các thông tin liên quan như các sách đã mượn , đã trả trước đó . Nếu có sách mượn trễ hạn thì thông báo không cho mượn sách này và buộc học sinh phải trả sách trễ hạn trước khi mượn .
Tìm Tên Bạn đọc : Ta có thể nhập tên hoặc họ và tên của một bạn đọc và cho máy tìm kiếm thông tin về bạn dọc rồi cho hiển thị các thông tin liên quan trên màn hình.
 Khóa thẻ bạn đọc
Người quản trị chính của thư viện(có quyền Admin) có thể khóa thẻ bạn đọc hoặc mở khóa nếu cần .
 Tình toán tiền phạt
Có thể tính tiền phạt cho những cuốn sách trễ hạn mà bạn đọc hiện đang mượn của thư viện .
17
Hồ Xuyên
III2 Thông tin về sách :
Đây là phần chương trình cho hiển thị thông tin về sách đã cho mượn , sách trễ hạn , và sách đã trả
Màn hình có dạng :
Các nút lệnh như hình trên . Ta có thể chọn xem sách đã cho mượn , Sách trễ hạn chưa trả hoặc Sách đã trả .Ta cũng có thể tìm kiếm thông tin theo số thẻ hoặc theo họ tên hoặc tính toán tiền phạt cho toàn bộ CSDL để dùng thống kê trong phần sau.
18
Hồ Xuyên
IV – Tìm Kiếm Thông Tin :
=====================
IV1 Tra cứu sách theo yêu cầu :
Đây là phần chương trình cho học sinh tra cứu sách có trong thư viện . Màn hình tra cứu sách có dạng như sau:
19
Hồ Xuyên
IV2 Thống Kê và Truy xuất Thông tin :
Đây là phần chương trình cho phép truy xuất thông tin : In Mã vạch ĐKCB,In Phiếu phân loại sách,In thẻ học sinh(Thẻ bạn đọc) ,Thống kê ..... Hộp Menu có dạng :
IV21 In mã vạch ĐKCB cho sách :
Đây là chương trình cho in phiếu ĐKCB để biên mục và dán gáy sách . Khi chọn mục này hộp thoại có dạng:
20
Hồ Xuyên
Nếu chọn In Mã Vạch thì kết quả truy xuất vào File có dạng:
Nếu chọn In Nhãn và Mã ĐKCB thì kết quả truy xuất vào File EXCEL có dạng:
Ta có thể in các File trên ra giấy để dán vào gáy sách.
21
Hồ Xuyên
IV22 In Phiếu Phân Loại sách :
Đây là chương trình cho in phiếu phân loại sách .
Ta có thể chọn mă sách tuỳ ý để in .Nếu chọn mã sách tuỳ ý từ CSDL ta có màn hình chọn như dưới đây :
Ngoài cách in như trên ta có thể chọn in một mã đăng ký cá biệt trong màn hình liệt kê danh mục sách .
Sau khi đã chọn mã đăng ký cá biệt để in .Các phiếu phân loại được truy xuất ra File Excel có dạng như sau : Gồm phiếu phân loại theo tác giả, phiếu phân loại theo ấn phẩm và phiếu phân loại theo môn loại .
Đặc biệt các sách được biên mục nhiều lần thì phiếu phân loại có thể hiện đủ các lần biên mục đó trong một phiếu duy nhất . Xem ví dụ trang sau:
22
Hồ Xuyên
23
Hồ Xuyên
IV23 In Thẻ Bạn Đọc :
Đây là chương trình cho in thẻ bạn đọc (thẻ học sinh). Thẻ này dùng làm thẻ học sinh và cũng là thẻ mượn sách. Hộp hội thoại có dạng :
Ta có thể chọn mục In theo Mã số thẻ hoặc In theo lớp : Sau khi chọn nút liên kết dữ liệu ta chọn tiếp vào nút In Thẻ Bạn đọc . File thẻ bản đọc hiện ra có dạng :
24
Hồ Xuyên
IV24 Thống Kê Thư Viện :
Đây là chương trình cho thống kê báo cáo tình hình hoạt động của Thư viện trong từng khoảng thời gian nào đó . Khi chọn mục thống kê thì hộp hội thoại có dạng
Trong hộp hội thoại ta thực hiện các thao tác sau:
 Nhập thời gian thống kê gồm : ngày bắt đầu và kết thúc
 Chọn kiểu thống kê: Theo thẻ bạn đọc hay theo mã sách
Ta có thể thực hiện tuần tự các bước sau :
+ Kiểm tra cơ sở dữ liệu, tính chính xác của dữ liệu.
+ Thống kê ( Theo thẻ BĐ hoặc theo mã sách :tuỳ chọn)
+ Xem Thống kê ( Theo thẻ BĐ hoặc theo mã sách :tuỳ chọn)
+ Liên kết số liệu vào EXCEL .
+ Xem số liệu đã liên kết (EXCEL WorkSheet)
 Chọn nút Thoát ra để thoát khỏi chương trình .
Sau đây là một số kết qủa thống kê cụ thể:
25
Hồ Xuyên
* Ví dụ 1:
+ Ta chọn kiểu Thống kê Theo thẻ bạn đọc và cách In tổng quát
+ Thực hiện các bước (1),(2),(3), (4), (5) thì file kết quả có nội dung sau:
Biểu đồ 2 : Biểu Đồ Phục Vụ
Biểu đồ 3 : Biểu Đồ số Bạn Đọc và số lượt sách mượn
27
Hồ Xuyên
* Ví dụ 2:
+ Ta chọn kiểu Thống kê Theo Mã sách và cách In tổng quát
+ Thực hiện các bước (1),(2),(3), (4), (5) thì file kết quả có nội dung sau:
Chú ý : Ta có thể chọn In chi tiết các bảng thống kê theo thẻ bạn đọc hoặc theo mã sách
Ngoài ra ta có thể in bảng thống kê tổng hợp của nhiều kỳ (theo thẻ bạn đọc hoặc theo mã sách) để đối chiếu số liệu .
V – Menu Dữ Liệu :
===============
Đây là chương trình để lưu dữ liệu hoặc khôi phục dữ liệu khi có sự cố.
28
Hồ Xuyên
Các Công cụ và Nút lệnh :
Để thuận tiện trong thao tác sử dụng chương trình thì ngoài hệ Menu như trình bày ở trên, trên cửa sổ chính của chương trình Quản lý Thư viện đã đưa ra các nút lệnh và công cụ cần thiết nhất . Màn hình chính và các nút lệnh như ở trang 1 . Ta có thể chọn các nút lệnh để thực hiện công việc liên quan.
Ta có thể chọn các nút lệnh hoặc công cụ tương ứng để thực hiện mọi việc như khi ta chọn trên Menu . Các nút lệnh và công cụ nằm ngay trên màn hình chính .
PHẦN III: TỔNG KẾT
Chương trình quản lý Thư viện trong trường phổ thông này đã được sử dụng thực tế tại trường THPT Chuyên Lê Quý Đôn Đà Nẵng có kết quả tốt.
Bản Demo Version 3.00 cho chạy thử nghiệm trong thời gian 1 năm .
Các trường có nhu cầu có thể Download chương trình SETUPTV.RAR tại địa chỉ : http://www.mediafire.com/?x2s1ubduqdojuo3
hoặc http://www.mediafire.com/file/tenu2n9gzh2rubb/SETUPTV.rar
Tác giả rất mong được sự góp ý chân tình của các bạn đồng nghiệp để chương trình ngày càng được hoàn thiện hơn .
Mọi góp ý cho chương trình xin gửi thư về :
Tác giả: Hồ Xuyên Giáo Viên Toán Tin
Trường THPT Chuyên Lê Quý Đôn , Đà Nẵng
Email : [email protected]
Địa chỉ : 75 Lê Duẩn , TP Đà Nẵng
ĐT Nhà riêng : 0511-3891602
Mobi Phone : 098-3891602
30
Hồ Xuyên
Xin trân trọng cảm ơn !