Giáo trình word

http://kinhhoa.violet.vn
1
HỆ THỐNG MENU TRONG WORD (1)
http://kinhhoa.violet.vn
2
HỆ THỐNG MENU TRONG WORD (2)
http://kinhhoa.violet.vn
3
HỆ THỐNG MENU TRONG WORD (3)
http://kinhhoa.violet.vn
4
HỆ THỐNG MENU TRONG WORD (4)
http://kinhhoa.violet.vn
5
HỆ THỐNG MENU TRONG WORD (5)
http://kinhhoa.violet.vn
6
HỆ THỐNG MENU TRONG WORD (6)
http://kinhhoa.violet.vn
7
HỆ THỐNG MENU TRONG WORD (7)
http://kinhhoa.violet.vn
8
Bài 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT WORD
Bài 2: ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN
Bài 3: TRANG TRÍ VĂN BẢN
Bài 4: BẢNG BIỂU
Bài 5: CÁC CHỨC NĂNG KHÁC
Bài 6: ĐỒ THỊ – IN ẤN
MICROSOFT WORD
http://kinhhoa.violet.vn
9
Bài 1: TỔNG QUAN VỀ MS WORD
I.1. KHỞI ĐỘNG MS WORD
I.2. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRÊN TẬP TIN
I.3. CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC TRONG MS WORD
I.4. CÁCH NHẬP VĂN BẢN TRONG MS WORD
I.5. SAO CHÉP, DI CHUYỂN, XOÁ KHỐI
I.6. THOÁT MS WORD
http://kinhhoa.violet.vn
10
I.1. KHỞI ĐỘNG MS WORD
Start  Programs  Microsoft Word
Bấm đúp lên biểu tượng (ICON) của MS Word trên MS Office Shortcut bar hoặc trên Desktop
http://kinhhoa.violet.vn
11
I.2. CÁC THAO TÁC TRÊN TẬP TIN
Tạo một văn bản mới:
Chọn Menu File  New (Ctrl + N)
Bấm chuột vào biểu tượng New trên thanh công cụ
Mở một văn bản đã lưu:
Chọn Menu File  Open (Ctrl + O)
Bấm chuột vào biểu tượng Open trên thanh công cụ
Lưu lại nội dung văn bản:
Chọn Menu File  Save (Ctrl + S)
Bấm chuột vào biểu tượng Save trên thanh công cụ
Chọn Menu File  Save As ... (Lưu văn bản với tên mới)
Đóng văn bản đang mở:
Chọn Menu File  Close
Bấm chuột nút Close
http://kinhhoa.violet.vn
12
I.3. CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC TRONG MS WORD
Normal: chỉ hiển thị phần chữ (Text) của văn bản, hình ảnh không được hiển thị.
Web Layout View: hiển thị văn bản dưới dạng Web.
Print Layout View: hiển thị tổng thể văn bản giống như khi được in ra, gồm văn bản, hình ảnh, … (thường dùng)
Outline View: hiển thị văn bản ở dạng cấu trúc.
http://kinhhoa.violet.vn
13
I.4. NHẬP VĂN BẢN TRONG MS WORD(1)
Đánh tiếng việt:
Kiểu Telex:
â = aa S: /
ê = ee R: ?
ô = oo J: .
đ = dd F:
ư = uw X: ~
ơ = ow aw = aw
Kiểu Vni:
1: / 6: ô, â
2: 7: ơ, ư
3: ? 8: ă
4: ~ 9: đ
5: .
http://kinhhoa.violet.vn
14
I.4. NHẬP VĂN BẢN TRONG MS WORD(2)
Cách thức để nhập một văn bản thô:
Điểm chèn, con trỏ là nơi văn bản sẽ được nhập vào.
Bấm Enter: kết thúc một đoạn văn bản.
Bấm Capslock: Đèn Capslock sáng thì ký tự gõ vào sẽ là chữ in hoa (không cần dùng phím Shift đi kèm).
Bấm giữ Shift để đánh một ký tự in hoa hoặc chọn ký tự phía trên của phím (nếu phím đó dùng để gõ hai ký tự).
Chọn khối (bôi đen khối): Đưa con trỏ về điểm đầu muốn chọn, sau đó bấm và giữ chuột trái đồng thời rê (Drag) chuột về điểm cuối. Khi đó vùng được chọn tạm thời chuyển thành màu đen và chữ thành màu trắng
http://kinhhoa.violet.vn
15
I.4. NHẬP VĂN BẢN TRONG MS WORD(3)
Định dạng chữ viết:
Chọn Menu Format  Font
Định dạng trang giấy:
Chọn Menu File  Page Setup
Ghi chú:
Bất kỳ lúc nào đều có thể huỷ bỏ thao tác vừa thực hiện bằng cách bấm trái chuột vào nút Undo hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + Z.
http://kinhhoa.violet.vn
16
I.5. SAO CHÉP, DI CHUYỂN, XOÁ KHỐI
a. Sao chép khối:
B1: Chọn khối cần sao chép (bôi đen khối).
B2: Menu Edit  Copy (Ctrl+C) hoặc Click biểu tượng Copy
B3: Di chuyển điểm nháy đến vị trí cần sao chép.
B4: Menu Edit  Paste (Ctrl+V) hoặc Click biểu tượng Paste
b. Di chuyển khối:
B1: Chọn khối cần di chuyển (bôi đen khối)
B2: Menu Edit  Cut (Ctrl +X) hoặc Click biểu tượng Cut
B3: Di chuyển điểm nháy đến vị trí mới.
B4: Menu Edit  Paste (Ctrl+V) hoặc Click biểu tượng Paste
c. Xoá khối: Chọn khối cần xoá và bấm phím Delete
http://kinhhoa.violet.vn
17
I.6. THOÁT MS WORD
Để thoát khỏi MS Word ta phải theo các trình tự sau:
Lưu văn bản.
Đóng tất cả các cửa sổ đang soạn thảo. Nếu văn bản được mở ra để làm thêm hoặc sửa chữa nhưng chưa được lưu những nội dung vừa làm thêm hoặc sửa chữa thì sẽ xuất hiện thông báo : Do you want to save changes you made to “document name”?
Chọn Yes để lưu thêm ; No để thoát mà không lưu thêm gì ; Cancel để tiếp tục soạn thảo.
Đóng chương trình MS Word: Menu File  Exit (Alt + F4)
http://kinhhoa.violet.vn
18
Bài 2. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN
ĐỊNH DẠNG CHỮ
ĐỊNH DẠNG ĐOẠN VĂN BẢN
SỬ DỤNG THANH CÔNG CỤ ĐỊNH DẠNG
ĐỊNH DẠNG TRANG GIẤY
ĐỊNH DẠNG KHUNG VÀ NỀN
ĐỊNH DẠNG KHOẢNG CÁCH TAB
ĐỊNH SỐ CỘT TRÊN TRANG
MỘT SỐ CHỨC NĂNG KHÁC
http://kinhhoa.violet.vn
19
II.1. ĐỊNH DẠNG CHỮ
Bôi đen đoạn văn bản cần định dạng.
Chọn menu Format  Font.
 Hộp thoại định dạng font chữ sẽ xuất hiện…
http://kinhhoa.violet.vn
20
Hộp thoại định dạng phông chữ
Phông chữ
Chữ nghiêng (Italic)
Đậm (Bold)
Kích thước chữ
(Bình thường từ 12-14.)
Màu chữ
Automatic - tự động
Kiểu nét gạch chân
(none – không gạch chân)
Các hiệu ứng khác
(tham khảo trong tài liệu)
FONT
http://kinhhoa.violet.vn
21
Một số phông chữ TCVN3
.VnTime và .VnTimeH
Hay dùng nhất trong các tài liệu sử dụng bộ mã TCVN3.
.Vn3D
Chữ tiếng Việt không gian 3 chiều (3D).
.VnGothic và .VnGothicH
Chữ có đường nét uốn lượn đẹp.

Các phông chữ Việt kết thúc bởi chữ H là phông chữ hoa (ví dụ .VnTimeH là phông chữ .VnTime hoa). Nếu định dạng bằng các phông chữ này thì toàn bộ chữ sẽ chuyển thành chữ hoa.
http://kinhhoa.violet.vn
22
Chữ hoa có dấu cấp 2.
Một số ký tự khi gõ chữ hoa có dấu (ví dụ chữ Ấ) lại bị chuyển thành chữ thường (ấ). TẠI SAO VẬY?
Tại vì:
Phông chữ hiện tại không hiển thị được các chữ hoa có dấu cấp 2 - “nhiều hơn một dấu” (chữ Ấ có dấu ^ và dấu sắc).
Khắc phục:
Bôi đen chữ ký tự đó rồi định dạng bằng phông chữ hoa (ví dụ .VnTimeH), hoặc:
Chuyển sang dùng Unicode.
http://kinhhoa.violet.vn
23
II.2. ĐỊNH DẠNG ĐOẠN VĂN BẢN(1)
Đoạn văn bản (paragraph) là phần nằm giữa hai dấu xuống dòng.
Đoạn 1 của văn bản tính từ đầu văn bản tới trước dấu xuống dòng đầu tiên.
Đoạn cuối của văn bản tính từ dấu xuống dòng cuối cùng tới hết văn bản.
http://kinhhoa.violet.vn
24
II.2. ĐỊNH DẠNG ĐOẠN VĂN BẢN(2)
Bôi đen đoạn văn bản cần định dạng.
Chọn menu Format  Paragraph.
http://kinhhoa.violet.vn
25
Hộp thoại định dạng văn bản
Indent and Spacing
Căn lề văn bản (Left – trái, right - phải, center - giữa, justified – căn đều)
Khoảng cách tới lề (Left - tới lề trái, Right - tới lề phải)
First line .. By (dòng đầu tiên thụt vào so với các dòng khác bao nhiêu)
Khoảng cách tới các đoạn trước(Before) và sau (After) là bao nhiêu điểm (point)
Khoảng cách hai dòng liên tiếp trong đoạn văn bản (Single – 1 dòng, 1.5 lines – 1.5 dòng)
http://kinhhoa.violet.vn
26
II.3. SỬ DỤNG THANH CÔNG CỤ ĐỊNH DẠNG
Kiểu chữ định sẵn
(Normal – Bình thường)
Phông chữ
Kích thước chữ
In đậm (B), In nghiêng(I), Gạch chân (U)
Căn lề trái, giữa, phải, đều hai phía
Màu chữ
Kích chuột vào mũi tên để chọn màu
Bôi đen chữ, đoạn văn bản cần định dạng rồi kích chuột vào các nút hoặc chọn phông, kích cỡ chữ ở trên thanh công cụ định dạng,…
http://kinhhoa.violet.vn
27
II.4. ĐỊNH DẠNG TRANG GIẤY (page setup)
Định dạng trang là xác định:
Kích thước giấy (paper size).
Lề (margins).
Hướng (orientation).
…
Hãy định dạng trang giấy trước khi soạn thảo và đặc biệt là trước khi in (print).
Chọn File  Page Setup để định dạng trang.
http://kinhhoa.violet.vn
28
Page Setup
Margins: Top/Header, Bottom/Footer, Left, Right, Gutter
Orietation: Portrait (dọc), Landscape (ngang).
Paper:
Paper size: A4,…
http://kinhhoa.violet.vn
29
II.5. ĐỊNH DẠNG KHUNG VÀ NỀN
Chọn Menu Format  Borders and Shading
Borders: Thiết lập đường viền cho văn bản.
Page Borders: Thiết lập đường viền trang cho văn bản.
Shading: Chọn màu nền cho văn bản.
Ghi chú: Tạo khung, nền bằng Text Box trên thanh Công cụ vẽ (Drawing) thường được sử dụng hơn
http://kinhhoa.violet.vn
30
II.6. ĐỊNH DẠNG KHOẢNG CÁCH TAB
Chọn Menu Format  Tabs:
Tab Stop Position: Khoảng cách của các vị trí dừng tính từ lề trái.
Alignment: Canh văn bản tại vị trí dừng.
Leader: Qui định kiểu khoảng trống, dấu chấm, đường kẻ liền nét, … điền vào các khoảng trống bên trái vị trí dừng.
Ghi chú: Ta nên dùng thước (Ruler) để thiết lập vị trí dừng khi bấm phím Tab
http://kinhhoa.violet.vn
31
II.7. ĐỊNH SỐ CỘT TRÊN TRANG
Chọn Menu Format  Columns
Presets: Chọn số cột cần chia.
Number of Columns: Nhập vào số cột cần chia (Từ 1 đến 45) nếu không muốn chọn trong Presets.
Width and Spacing: Chiều rộng và khoảng cách giữa các cột.
Equal columns width: Định độ rộng các cột bằng nhau.
Line between: Kẻ đường phân cách giữa các cột.
Aply to: Select text: Khối văn bản được chọn.
Ngắt cột: Nếu cần ngắt sang cột kế tiếp khi chưa hết một cột Menu Insert  Break  Columns Break
http://kinhhoa.violet.vn
32
II.8. MỘT SỐ CHỨC NĂNG KHÁC(1)
Chuyển đổi loại ký tự
Chọn FormatChange Case.
http://kinhhoa.violet.vn
33
II.8. MỘT SỐ CHỨC NĂNG KHÁC(2)
Chức năng Drop cap
None: Trở lại chữ bình thường
Dropped: Phóng to ký tự đầu trên nhiều hàng
In Margin: Phóng to ký tự đầu tiên trên nhiều hàng và dịch về phía lề trái của đoạn đó.
Lines to Drop: Số hàng chữ được phóng to.
Distance from text: Khoảng cách giữa Drop Cap và văn bản.
Font: Chọn font chữ cho ký tự Drop Cap.

http://kinhhoa.violet.vn
34
II.8. MỘT SỐ CHỨC NĂNG KHÁC(3)
Chức năng Bullets and Numbering
Chọn Menu Format  Bullets And Numbering
Bulleted: Gán ký hiệu ở đầu dòng mỗi đoạn. (Các ký tự này sẽ được lập lại nếu ta bấm Enter để xuống mới).
Numbered: Gán số hoặc ký tự theo thứ tự tăng dần cho mỗi đoạn.
Outline Number: Dùng đánh số thứ tự cho văn bản có nhiều cấp (tối đa 9 cấp) , có thể dùng số hoặc ký hiệu hoặc ký tự .
http://kinhhoa.violet.vn
35
Bài 3: TRANG TRÍ VĂN BẢN
III.1. CHÈN KÝ HIỆU, HÌNH ẢNH VÀO VĂN BẢN
III.2. CHỨC NĂNG WORD ART
III.3. CHỨC NĂNG DRAWING
III.4. CHỨC NĂNG TẠO CÔNG THỨC TOÁN HỌC
http://kinhhoa.violet.vn
36
III.1. CHÈN KÝ HIỆU, HÌNH ẢNH VÀO VĂN BẢN
Chèn ký hiệu: Chọn Menu Insert  Symbol
Font: Chọn font chứa các ký hiệu.
Insert: Chèn ký hiệu đang chọn vào văn bản.
Chèn hình ảnh:
Chèn hình ảnh từ Clip Art: Menu Insert  Picture  Clip Art
Menu Insert  Picture  From file  Chọn đường dẫn đến nơi chứa hình ảnh cần chèn và chọn tập tin đó  Insert
Công cụ vẽ AutoShapes: Menu Insert  Picture  AutoShapes
(Có thể chọn AutoShapes bằng cách Click chuột vào AutoShapes trên thanh Toolbar nằm phía dưới).
http://kinhhoa.violet.vn
37
III.2. CHỨC NĂNG WORD ART
Menu Insert  Picture  Word Art
III.3. CHỨC NĂNG DRAWING
Để bật / tắt Drawing Toolbar: Menu View  Toolbars  Drawing
http://kinhhoa.violet.vn
38
III.4. CHỨC NĂNG TẠO CÔNG THỨC TOÁN HỌC
Menu Insert  Object  Chọn Microsoft Equation 3.0
http://kinhhoa.violet.vn
39
Bài 4: BẢNG BIỂU
IV.1. TẠO BẢNG
IV.2 . CÁC THAO TÁC TRONG BẢNG
IV.3. TÍNH TOÁN TRONG BẢNG
http://kinhhoa.violet.vn
40
IV.1. TẠO BẢNG
Tạo bảng:
Menu Table  Insert Table ta nhập số cột (columns), số hàng (rows) và chiều rộng cột (Columns width)  OK
Vẽ bảng:
Menu Table  Draw Table
http://kinhhoa.violet.vn
41
IV.2 . CÁC THAO TÁC TRONG BẢNG(1)
Tab: Chuyển đến ô kế tiếp
Alt+Home: Đến ô đầu tiên của hàngShift
Alt+End: Đến ô cuối cùng của hàng
Alt+Page Up: Đến ô đầu tiên của cột
Alt+Page Down: Đến ô cuối cùng của cột
Chọn khối :
Chọn hàng: Đưa chuột vào bên trái hàng (sau khi con trỏ biến thành)
Chọn cột: Đưa chuột lên trên cột (sau khi con trỏ biến thành )
Thay đổi hướng của văn bản:
Menu Format  Text Direction
http://kinhhoa.violet.vn
42
Chèn hàng, cột, ô:
C1: Trên thanh công cụ Click vào biểu tượng Insert Cells
C2: Menu Table  Insert Cells
Xoá hàng, ô, cột:
Chọn hàng, ô, cột là nơi cần xoá.
Chọn Menu Table  Delete Rows / Delete Columns / Delete Cells
Di chuyển hàng, ô, cột:
Chọn hàng, ô, cột:
Bấm và rê chuột để di chuyển.
Bấm và rê chuột + Ctrl để sao chép.
IV.2 . CÁC THAO TÁC TRONG BẢNG(2)
http://kinhhoa.violet.vn
43
Gộp và chia các ô:
Gộp: Bôi đen các ô cần gộp sau đó vào Menu Table  Merge Cells
Chia một ô thành nhiều ô: Bôi đen ô cần chia sau đó vào Menu Table  Split Cells, chỉnh lựa số cột, số hàng cần tạo  OK
Sắp xếp dữ liệu trong bảng:
Chọn các hàng cần sắp xếp (nếu sắp xếp toàn bộ thì chỉ đưa điểm nháy vào trong bảng hoặc bôi đen cả bảng), sau đó Vào Menu Table  Sort.
Chọn cột và thứ tự cần sắp xếp  OK
IV.2 . CÁC THAO TÁC TRONG BẢNG(3)
http://kinhhoa.violet.vn
44
IV.3. TÍNH TOÁN TRONG BẢNG
Tính toán: Đưa con trỏ vào ô chứa kết quả:
Cách 1: Bấm Ctrl + F9  gõ dấu bằng {=} nạp công thức tính toán  F9 để cho kết quả.
Cách 2: Chọn Menu Table  Formular nhập công thức tính toán vào ô Formular  OK
Một số hàm tính toán thông dụng:
Sum(địa chỉ đầu: địa chỉ cuối): tính tổng các ô.
Product(đc đầu: đc cuối): Tính tích các ô.
Max(đc đầu: đc cuối): Tìm giá trị lớn nhất trong các ô.
Min(đc đầu: đc cuối): tìm giá trị nhỏ nhất trong các ô.
Có thể dùng các phép toán thông thường để tính: + - * /
http://kinhhoa.violet.vn
45
Bài 5: CÁC CHỨC NĂNG KHÁC
V.1. TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ
V.2. TỪ GÕ TẮT TRONG CHẾ ĐỘ SOẠN THẢO
V.3. TẠO TIÊU ĐỀ ĐẦU VÀ CUỐI TRANG
V.4. CHỨC NĂNG MAIL MERGE ( Trộn thư )
http://kinhhoa.violet.vn
46
V.1. TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ
Chọn Menu Edit  Replace.
Ngăn Find:
Find what: Nhập nội dung cần tìm
Ngăn Replace:
Find what: Nhập nội dung cần tìm
Repace With: Nhập nội dung cần thay thế .
Find next: Tìm tất cả các từ tiếp tục.
Repace All: Thay thế tất cả.
http://kinhhoa.violet.vn
47
V.2. TỪ GÕ TẮT TRONG CHẾ ĐỘ SOẠN THẢO
Tạo từ gõ tắt:
Chọn khối muốn tạo cụm từ
Chọn Menu Insert  Autotext, hộp thoại xuất hiện
New: gõ từ viết tắt vào trong hộp thoại
Gọi lại một cụm từ gõ tắt:
Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn nội dung gõ tắt.
Gõ tên của cụm từ viết tắt và bấm F3.
http://kinhhoa.violet.vn
48
V.3. TẠO TIÊU ĐỀ ĐẦU / CUỐI TRANG
Thiết lập nội dung tiêu đề lặp lại ở mỗi đầu trang (header) hoặc cuối trang (footer).
Menu View  Header and Footer
http://kinhhoa.violet.vn
49
V.4. CHỨC NĂNG MAIL MERGE (1)
Tạo From Letter: Bao gồm 5 bước sau :
B1: Tạo tập tin dữ liệu (Data Source).
B2: Tạo tập tin chính (Main Document).
B3: Menu Tools  Mail Merge
Chọn Create : From Letter  Active Windows
Chọn Get Data : Open Data Souce  Chọn đường dẫn đến bảng đã tạo ở B1  Open  Chọn Edit main Document
B4 : Đưa điểm nháy đến vị trí cần chèn. Từ cửa sổ Insert Merge Field trên thanh Mail Merge ta chèn các cột vào các vị trí như trong tập tin chính.
B5: Bấm trái chuột vào Merge to New Document để trộn thư
http://kinhhoa.violet.vn
50
V.4. CHỨC NĂNG MAIL MERGE (2)
http://kinhhoa.violet.vn
51
Bài 6: ĐỒ THỊ – IN ẤN
VI.1. VẼ ĐỒ THỊ
VI.2. IN ẤN


VI.1. VẼ ĐỒ THỊ
B1: Tạo bảng dữ liệu.
B2: Bôi đen hết bảng dữ liệu
B3: Menu Insert  Picture  Chart.
http://kinhhoa.violet.vn
52
VI.2. IN ẤN
Xem kết quả trước khi in Menu File  Print Preview.
Menu File  Print sẽ xuất hiện hộp thoại và lựa chọn như hình









Sau khi hoàn thành các lựa chọn ta bấm trái chuột vào OK