Giáo trình tin học văn phòng

I. MICROSOFT WORD
BÀI 1: GIỚI THIỆU VỀ SOẠN THẢO VĂN BẢN
WINWORD là chương trình soạn thảo văn bản rất thông dụng, chuyên dùng soạn thảo các loại tài liệu, sách báo, tạp chí, đơn từ,… phục vụ cho công tác văn phòng; chương trình này chạy trên môi trường windows.
Thông thường, chương trình Microsoft word chỉ soạn thảo bằng tiếng Anh, để soạn thảo được bằng tiếng Việt cần phải cài đặt phần mềm hỗ trợ gõ tiếng việt như Unikey, Vietkey.
1. Khởi động và thoát khỏi chương trình soạn thảo.
a. Khởi động
Cách 1: Vào menu StartProgramsMicrosoft word.
Cách 2: Nháy đúp vào biểu tượng shortcut của MS word trên màn hình.
Cách 3: Vào Start un gõ dòng lệnh winword
b. Thoát khỏi chương trình
Dùng tổ hợp phím Alt + F4
Vào File chọn Exit.
Kích chuột vào dấu x ở phía trên, bên phải cửa sổ màn hình.
Khi bạn chưa lưu văn bản, sẽ có một hộp thoại tiếng anh xuất hiện: chọn Yes để lưu, chọn No để không lưu, chọn Cancel để hủy thao tác thoát khỏi chương trình.
2. Cửa sổ soạn thảo chương trình
Cửa sổ soạn thảo có dạng như hình dưới:


Cửa sổ soạn thảo bao gồm:
Title bar (thanh tiêu đề): Dòng chứa tên của tệp văn bản, tên của cửa sổ được gọi bằng tên tệp.
Menu bar (thanh thực đơn): Dòng chứa các lệnh của word, mỗi mục ứng với một menu dọc: file, edit, view, insert…
Standard bar (thanh công cụ chuẩn): Chứa một số nút và ô điều khiển để thể hiện một số lệnh thông dụng của word.
Formating bar (thanh định dạng): Chứa các hộp và biểu tượng dành cho việc định dạng văn bản như: kiểu chữ, loại chữ, cỡ chữ,…
3. Kiểu gõ Telex – Cách gõ tiếng Việt có dấu

Cách gõ chữ
Kết quả

Aa
Â

Aw
Ă

Oo
Ô

Ow hoặc [
Ơ

Uw hoặc w hoặc ]
Ư

Ee
Ê

Dd
đ


Cách gõ dấu
Kết quả

F
Dấu huyền

S
Dấu sắc

R
Dấu hỏi

X
Dấu ngã

J
Dấu nặng

Z
Xóa dấu


BÀI 2: THAO TÁC VỚI TỆP VĂN BẢN
1. Đặt tên tệp
Trước khi soạn thảo văn bản, chúng ta phải đặt tên cho văn bản đó, thường tên đặt mang tính gợi nhớ.
Cách 1: Vào FileSave. Xuất hiện hộp thoại, đặt tên ở mục File Name.
Cách 2: Kích chuột vào biểu tượng save trên thanh công cụ chuẩn, hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + S, tiếp tục thao tác như cách 1.
2. Mở một tệp văn bản đã có sẵn
Để mở một tệp văn bản đã có sẵn trong máy, kích chuột vào FileOpen… chọn ổ đĩa, thư mục chứa tệp cần mở. Chọn tệp văn bản đó sau đó bấm nút Open.
Hoặc có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + O.
3. Tạo mới một tệp văn bản
Khi người dùng đang soạn thảo văn bản mà muốn mở thêm một cửa sổ soạn thảo mới nữa thì:
Vào FileNew… xuất hiện một khung bên phải của của sổ soạn thảo ta chọn blank document
Kích vào biểu tượng new ở trên thanh công cụ chuẩn.
Bấm tổ hợp phím Ctrl + N.
4. Lưu văn bản với tên khác
- Vào filesave as… hoặc bấm F12, xuất hiện hộp thoại yêu cầu người dùng đặt tên khác cho văn bản đang soạn. Khi đó ta gõ tên vào khung File name. Kích nút Save để lưu.
BÀI 3: LÀM VIỆC VỚI CÁC THANH CÔNG CỤ
1. Ẩn hiện các thanh công cụ cần thiết
Thông thường Ms word hiện các thanh Standard bar, formating, drawing. Để làm ẩn hay hiện các thanh công cụ trên thì vào menu ViewToolbar sau đó tích vào những thanh công cụ cần hiện hoặc bỏ tích đối với các thanh công cụ muốn ẩn đi.
Cách 2: Chuột phải vào công cụ bất kỳ, xuất hiện một trình đơn, ta tích hoặc bỏ tích vào công cụ muốn hiên hay ẩn.
2. Bỏ đi một công cụ, một thực đơn bất kỳ.
Giữ phím Alt và kích chọn công cụ hoặc thực đơn cần bỏ rồi kéo xuống nền soạn thảo.
3. Khôi phục lại các công cụ, thực đơn bị mất.
Chuột phải vào công cụ bất kỳ chọn cusomize… chọn thẻ toolbars sau đó tìm đến thanh cần khôi phục, chọn reset.

BÀI 4: THAO TÁC VỚI KHỐI VĂN BẢN
1. Thao tác cơ bản trong soạn thảo
Trong màn hình soạn thảo bao