Giáo trình tin học

Phần 2. Soạn thảo văn bản với MS Word
2
Nội dung trình bày
2.1 Căn bản về Winword
2.2 Soạn thảo văn bản tiếng Việt
2.3 Định dạng văn bản â
2.4 Lập bảng biểu trong văn bản
2.5 Đồ họa trong văn bản
2.6 Thẻ định dạng trong văn bản
2.7 Định dạng trang và in ấn
2.8 Một số tính năng nâng cao
3
2.1 Căn bản về Winword
2.1.1 Giới thiệu trình soạn thảo văn bản Winword
2.1.2 Bật, tắt và mở văn bản với Winword
2.1.3 Tạo mới và lưu một văn bản
2.1.4 Các thao tác soạn thảo một đoạn văn bản
4
2.1.1 Giới thiệu trình soạn thảo văn bản Winword
Chức năng của Word:
Chèn văn bản
Xóa văn bản
Cắt và dán văn bản
Sao chép
Xác định kích thước trang, lề
Tìm kiếm và thay thế
In tài liệu
Ngoài ra còn nhiều chức năng khác: Quản lý file, đặc tả font chữ, thêm đồ họa, định dạng trang, tạo mục lục, trộn văn bản…
5
Giao diện của Winword
2.1.1 Giới thiệu trình soạn thảo văn bản Winword
6
Thanh tiêu đề (Title): chứa tên tệp đang soạn thảo
Thanh thực đơn (Menu): chứa các nhóm thực đơn

Thanh công cụ:



Thanh trang thái (Status): dùng để chỉ vị trí của con trỏ nháy, chế độ gõ bàn phím…
2.1.1 Giới thiệu trình soạn thảo văn bản Winword
7
Cửa sổ soạn thảo văn bản
2.1.1 Giới thiệu trình soạn thảo văn bản Winword
8
Bàn phím
2.1.1 Giới thiệu trình soạn thảo văn bản Winword
9
Khối các phím kí tự và điều khiển
Khối các phím điều khiển và di chuyển
Khối đèn hiệu và các phím số
2.1.1 Giới thiệu trình soạn thảo văn bản Winword
10
2.1.2 Bật, tắt và mở văn bản với Winword
Khởi động Winword
Cách 1: Start/Program/Microsoft Office/Microsoft Office Word
Cách 2: Nhấn đúp chuột trái lên biểu tượng của chương trình Microsoft Word trên màn hình nền.
11
Thoát khỏi Word:
File/Exit
Nhấn nút Close ( ) bên phải thanh tiêu đề
Alt + F4
Chú ý: Khi đóng có một hộp cảnh
báo có muốn lưu văn bản không?
Yes: Có lưu
No: Không lưu
Cancel: Bỏ qua thông báo và trở lại văn bản
2.1.2 Bật, tắt và mở văn bản với Winword
12
Mở văn bản với Winword
File/Open
Ctrl + O
Nhấn nút Open ( ) trên thanh công cụ
Vào File/chọn file ở gần cuối menu file (trường hợp file mới được lưu gần đây)
2.1.2 Bật, tắt và mở văn bản với Winword
13
2.1.3 Tạo mới và lưu một văn bản
Tạo mới
File/ New/ Blank Documetn/ OK
Ctrl + N
Nhấn nút New ( ) trên thanh
công cụ
Lưu văn bản mới: 3 cách
File/ Save
Ctrl + S
Nút Save ( ) trên thanh công cụ
14
2.1.4 Các thao tác soạn thảo một đoạn văn bản
Di chuyển con trỏ nháy
Di chuyển bằng bàn phím
Mũi tên sang trái, sang phải, lên xuống, Home, End, Page Up, Page Down, Ctrl+Page Up, Ctrl + Page Down

Di chuyển bằng chuột
Di chuyển đến vị trí cần đặt con trỏ và nháy chuột trái.
15
Chọn (bôi đen) đoạn văn bản
Bằng chuột:
Đặt con trỏ đến điểm đầu, nhấn chuột trái và kéo chuột đến điểm cuối.
Bằng bàn phím:
Shift + phím mũi tên
Bằng chuột và bàn phím:
Giữ phím Ctrl (bôi cách quãng) hoặc Shift (bôi liên tiếp) và di chuột
2.1.4 Các thao tác soạn thảo một đoạn văn bản
16
Sao chép, cắt, dán văn bản:Bôi đen đoạn văn bản
Sao chép: 3 cách
Edit/Copy
Ctrl + C
Nút Copy ( ) trên thanh công cụ
Cắt
Edit/Cut
Ctrl + X
Nút Cut ( ) trên thanh công cụ
Dán
Edit/Paste
Ctrl + V
Nút Paste ( ) trên thanh công cụ
2.1.4 Các thao tác soạn thảo một đoạn văn bản
17
Hủy thao tác đã làm
Ctrl + Z
Edit/Undo Typing
Nút Undo ( ) trên thanh công cụ
Làm lại thao tác vừa hủy
Ctrl + Y
Edit/Can’t Repeat
Nút Redo ( ) trên thanh công cụ
2.1.4 Các thao tác soạn thảo một đoạn văn bản
18
Nội dung trình bày
2.1 Căn bản về Winword
2.2 Soạn thảo văn bản tiếng Việt
2.3 Định dạng văn bản
2.4 Lập bảng biểu trong văn bản
2.5 Đồ họa trong văn bản
2.6 Thẻ định dạng trong văn bản
2.7 Định dạng trang và in ấn
2.8 Một số tính năng nâng cao
2.9 Bài tập
19
2.2 Soạn thảo văn bản tiếng Việt
2.2.1 Phần mềm gõ tiếng Việt
2.2.2 Phương pháp gõ Telex
2.2.3 Bảng mã và phông chữ tiếng Việt
20
2.2.1 Phần mềm gõ tiếng Việt
Phần mềm gõ tiếng Việt: VietKey, Unikey, ABC…
Để sử dụng Vietkey cần 2 file:Vietkey.exe, VKNTDLL.dll
Thiết lập:
Input Methods
Vietnamese: chọn telex
Active keyboard: Vietnamese gõ tiếng Việt
English gõ tiếng Anh
21
Char Sets
8-bit Character Sets: chọn TCVN3–ABC(.VnTime)
Unicode 16-bit:chọn Unicode Pre- compound
Chú ý: Chọn bộ mã phù hợp với bộ phông chữ
Nhấn nút Tasbar:để chương trình hiển thị trên thanh Tasbar

Nhấn nút On top: để hiển thị trên đỉnh của màn hình
2.2.1 Phần mềm gõ tiếng Việt
22
Giao diện VietKey:
2.2.1 Phần mềm gõ tiếng Việt
23
2.2.2 Phương pháp gõ Telex
Qui tắc gõ:
24
2.2.3 Bảng mã và phông chữ tiếng Việt
Đi kèm với bộ mã là những phông chữ tiếng Việt
3 bộ mã thường gặp:
TCVN3: tên bắt đầu bằng dấu chấm và hai chữ vn, chủ yếu dùng ở miền Bắc
VD: .vnTime, .vnTimeH
Bộ mã và font VNI: dùng chủ yếu ở miền Nam.
VD: VNI-Times
Unicode: Chính phủ quyết định sử dụng trong khối cơ quan hành chính Nhà nước.
VD: Times New Roman, Arial, Tahoma…
25
Nội dung trình bày
2.1 Căn bản về Winword
2.2 Soạn thảo văn bản tiếng Việt
2.3 Định dạng văn bản
2.4 Lập bảng biểu trong văn bản
2.5 Đồ họa trong văn bản
2.6 Thẻ định dạng trong văn bản
2.7 Định dạng trang và in ấn
2.8 Một số tính năng nâng cao
26
2.3 Định dạng văn bản
2.3.1 Tạo định dạng phông chữ
2.3.2 Căn lề, thụt lề, thụt dòng đoạn văn bản
2.3.3 Tạo danh sách
2.3.4 Sử dụng Tab để tạo cột văn bản
27
2.3.1 Tạo định dạng phông chữ
2 cách
Dùng thanh định dạng Formatting

Hiển thị thanh Formatting
View/ Toolbar/ Formatting
Cách dùng



Chọn cỡ chữ
Chọn phông chữ
28
Kiểu chữ
Đổi màu chữ
Chọn đoạn văn bản cần đổi màu.
Nhấn chuột lên mũi tên của biểu tượng
Chọn màu thích hợp trong bảng
2.3.1 Tạo định dạng phông chữ
29
Dùng hộp thoại FONT: Format/ Font…
Ô Font: cho phép chọn phông chữ
Ô Font style: chọn kiểu chữ
Ô Font size: Chọn kích cỡ chữ
Ô Font Color: Đổi màu chữ
Ô Effects: chọn các hiệu ứng phông chữ
2.3.1 Tạo định dạng phông chữ
30
2.3.2 Căn lề, thụt lề, thụt dòng đoạn văn bản
Căn lề
Dùng thanh định dạng Formatting
31
Dùng hộp thoại Paragraph:
Format/ Paragraph/Indents and Spacing/Alignment
Left: căn lề trái
Right: căn lề phải
Centered: Căn lề giữa
Justify: căn lề đều trái và phải
2.3.2 Căn lề, thụt lề, thụt dòng đoạn văn bản
32
Thụt lề
Dùng hộp thoại Paragraph
Format/ Paragraph/Indents and Spacing/Indentation
Left: cách lề trái
Right: cách lề phải
2.3.2 Căn lề, thụt lề, thụt dòng đoạn văn bản
33
Dùng thước ngang Ruler
2.3.2 Căn lề, thụt lề, thụt dòng đoạn văn bản
34
2.3.3 Tạo danh sách
Tạo lập danh sách đánh số
Format/ Bullets and Numbering/ Numbered
35
Tạo danh sách khoản mục
Format/ Bullets and Numbering/ Bulleted
2.3.3 Tạo danh sách
36
2.3.4 Sử dụng Tab để tạo cột văn bản
Đặt Tab bằng thước



Đặt Tab bằng Format/ Tabs

37
Nội dung trình bày
2.1 Căn bản về Winword
2.2 Soạn thảo văn bản tiếng Việt
2.3 Định dạng văn bản
2.4 Lập bảng biểu trong văn bản
2.5 Đồ họa trong văn bản
2.6 Thẻ định dạng trong văn bản
2.7 Định dạng trang và in ấn
2.8 Một số tính năng nâng cao

38
2.4 Lập bảng biểu trong văn bản
2.4.1 Chèn bảng vào văn bản
2.4.2 Thêm bớt các ô trong bảng
2.4.3 Định dạng các ô trong bảng
2.4.4 Tách và hợp các ô trong bảng
2.4.5 Tính toán trên bảng
2.4.6 Sắp xếp trên bảng

39
2.4.1 Chèn bảng vào văn bản
Cách 1. Sử dụng nút Insert Table trên thanh công cụ chuẩn.
1) Di chuyển điểm chèn đến vị trí cần chèn bảng.
2) Nhấp chuột vào biểu tượng Insert Table trên thanh công cụ chuẩn, giữ phím chuột và kéo di chuột xuống phía dưới để chon số hàng số cột cho bảng.
40
2.4.1 Chèn bảng vào văn bản
Cách 2. Sử dụng lệnh Insert Table
Di chuyển điểm chèn đến vị trí cần chèn bảng
TableInsertTable
Nhập số cột cho bảng trong ô Number of columns
Nhập số hàng cho bảng trong ô Number of rows.
Nhấp OK
41
2.4.2 Thêm bớt các ô trong bảng
Thêm vào bảng một hàng.
Di chuyển điểm chèn đến vị trí cần chèn hàng.
2) TableInsertRows Above (Rows Below)
Thêm vào bảng một (cột).
Di chuyển điểm chèn đến vị trí cần chèn cột.
2) TableInsertColumns to the left (Columns to the Right)
42
2.4.2 Thêm bớt các ô trong bảng
Xóa bảng, hàng, cột, ô trong bảng
Chọn bảng (hàng, cột, ô) cần xóa.
TableDelete Table (Rows, Columns, cells).
43
Chọn các ô trong bảng
Chọn một ô hoặc nhiều ô


Chọn một hàng hoặc nhiều hàng


Chọn một cột hoặc nhiều cột
44
2.4.3 Định dạng trong bảng
- Lựa chọn các ô trong bảng.
Nháy chuột phải vào khối đã chọn, nháy vào mục
chọn các định dạng cụ thể
45
2.4.4 Tách các ô trong bảng
- Đặt con trỏ vào ô cần tách.
TableSplit Cells…
Điền số cột vào ô Number of columns.
Điền số hàng vào ô Number of rows.
Nhấn OK.
46
Gộp các ô trong bảng
- Chọn các ô liền nhau cần gộp.
- TableMegre Cells…


47
2.4.5 Tính toán trong bảng
Tính tổng (SUM(ABOVE) LEFT; RIGHT)
Đặt con trỏ vào ô cần tính tổng
TableFormula…, xuất hiện hộp thoại Formula








Gõ hàm tính tổng
Nháy OK

48
2.4.5 Tính toán trong bảng
Tính trung bình (AVERAGE(ABOVE) LEFT; RIGHT)
1) Đặt con trỏ vào ô cần tính trung bình
2) TableFormula…, xuất hiện hộp thoại Formula








3) Gõ hàm tính trung bình
4) Nháy OK
49
2.4.6 Sắp xếp trong bảng
1) Đặt con trỏ vào cột cần sắp xếp
2) TableSort…, xuất hiện hộp thoại Sort








3) Chọn thứ tự các cột cần sắp xếp
4) Nháy OK
50
Bài thực hành
51
Nội dung trình bày
2.1 Căn bản về Winword
2.2 Soạn thảo văn bản tiếng Việt
2.3 Định dạng văn bản
2.4 Lập bảng biểu trong văn bản
2.5 Đồ họa trong văn bản
2.6 Thẻ định dạng trong văn bản
2.7 Định dạng trang và in ấn
2.8 Một số tính năng nâng cao

52
Chèn ảnh từ tập tin.
Đặt con trỏ đến vị trí cần chèn ảnh
InsertPictureFrom File…
Chọn ảnh cần chèn, Insert
53
Chèn ảnh từ thư viện (Clip art)

Đặt con trỏ đến vị trí cần chèn ảnh
InsertPictureClip art…
Nháy chuột vào Search để tìm ảnh.
- Chọn ảnh cần chèn.
54
Tự vẽ hình bằng công cụ đồ họa
Để xuất hiện thanh công cụ đồ họa: ViewToolbars Drawing.
55
Tự vẽ hình bằng công cụ đồ họa
Sử dụng các khối hình AutoShape
56
Định dạng hình vẽ
57
Tạo chữ nghệ thuật
58
Tạo chữ nghệ thuật
59
Chụp ảnh từ màn hình vào tài liệu
Chụp toàn bộ màn hình máy tính vào tài liệu.
1) Mở màn hình cần chụp, nhấn phím Print Screen.
2) Chọn vị trí cần chèn, nhấn Ctrl+V. (EditPaste). để dán hình lên văn bản.
60
Chụp ảnh từ màn hình vào tài liệu
Chụp một vùng nào đó của màn hình vào tài liệu.
1) Mở màn hình cần chụp, nhấn phím Print Screen.
2) Mở Paint của Window, dán hình vừa chụp vào, sử dụng tính năng cắt phần hình ảnh cần lấy. Nhấn Ctrl+C (EditCopy).
3) Chọn vị trí cần chèn, nhấn Ctrl+V. (EditPaste). để dán hình lên văn bản.

61
Nội dung trình bày
2.1 Căn bản về Winword
2.2 Soạn thảo văn bản tiếng Việt
2.3 Định dạng văn bản
2.4 Lập bảng biểu trong văn bản
2.5 Đồ họa trong văn bản
2.6 Thẻ định dạng trong văn bản
2.7 Định dạng trang và in ấn
2.8 Một số tính năng nâng cao

62
2.6 Thẻ định dạng trong văn bản
2.6.1 Khái niệm về thẻ định dạng (Style)
2.6.2 Tạo và sử dụng thẻ định dạng.
2.6.3 Tạo danh mục hình vẽ và bảng biểu
2.6.4 Tạo mục lục cho văn bản
63
Khái niệm về thẻ định dạng (Style)
Style là một tập hợp các định dạng văn bản của một đoạn, có tên gọi và có thể được gán bởi một tổ hợp phím nóng.
Style đặc biệt cần thiết khi phải soạn thảo một giáo trình, một tài liệu có chứa nhiều mục, nhiều loại đoạn văn bản khác nhau.
64
Tạo và quản lý thẻ định dạng (Style)
Tạo một Style
Bước 1: Chọn menu Format  Style and Formatiting.. Hộp thoại Style and Formatting xuất hiện:
Bước 2: Để tạo Style mới, nhấn nút New, hộp thoại: New Style xuất hiện cho phép thiết lập thông tin cho Style mới:

65
Tạo và sử dụng thẻ định dạng (Style)
Gõ tên cho Style mới vào mục Name: ví dụ Muc1;
Nhấn nút Format để chọn các chức năng định dạng cho Style này:
Sử dụng Style.
- Đặt điểm trỏ lên đoạn văn bản cần định dạng;
- Nháy vào mục Style trên thanh công cụ định dạng, chọn mục 1
66
Tạo danh sách bảng, hình vẽ
Caption
Chọn Insert  Reference  Caption
Nếu nhãn không có theo ý bạn (Hình) thì bạn có thể nhấn vào nút New Label để tạo nhãn mới,
Gõ tên nhãn mới và nhấn OK.
Nếu muốn hình vẽ hoặc bảng được đánh theo chương. Ta nhấn vào nút Numbering…


67
Tạo danh sách bảng, hình vẽ
Tạo danh sách
Sau khi tạo các Heading cho các đầu mục văn bản của bạn, bạn có thể tạo ra mục lục từ các đầu mục đó bằng các bước sau:
Vào menu Insert  Reference  Index and Tables
Chọn tab Table of Figures
Trong phần Caption label: Bạn chọn nhãn Caption mà bạn đặt cho hình vẽ hoặc bảng.
68
Tạo danh sách bảng, hình vẽ
Cập nhật danh sách khi có thay đổi
Nhấn chuột phải vào phần danh sách hình vẽ hoặc bảng.
Chọn Update Field để cập nhật mục lục







Sau đó, chọn tùy chọn tương ứng để cập nhật mục lục
Update page numbers only: Chỉ cập nhật số trang trong mục lục
Update entire table: Cập nhật toàn bộ mục lục (cả tên các đầu mục).
69
Tạo mục lục cho văn bản
Insert  Reference  Index and Tables,
2) Chọn tab Table of Contents
Trong phần Show levels: Bạn chọn số mức Heading muốn đưa ra mục lục. Thông thường chỉ đưa ra từ 3  4 mức Heading.


4) Sau đó nhấn nút OK cho đến khi trở lại màn hình soạn thảo Word. Lúc này, mục lục sẽ được chèn vào vị trí con trở trước khi nhấn vào menu Insert.
70
Cập nhật mục lục
Cập nhật danh mục lục khi có thay đổi
Nhấn chuột phải vào phần mục lục
Chọn Update Field để cập nhật mục lục



Sau đó, chọn tùy chọn tương ứng để cập nhật mục lục
Update page numbers only: Chỉ cập nhật số trang trong mục lục
Update entire table: Cập nhật toàn bộ mục lục (cả tên các đầu mục).
71
Nội dung trình bày
2.1 Căn bản về Winword
2.2 Soạn thảo văn bản tiếng Việt
2.3 Định dạng văn bản
2.4 Lập bảng biểu trong văn bản
2.5 Đồ họa trong văn bản
2.6 Thẻ định dạng trong văn bản
2.7 Định dạng trang và in ấn
2.8 Một số tính năng nâng cao
2.9 Bài tập
72
2.7 In ấn
2.7.1 Quy trình in ấn
2.7.2 Định dạng trang in
2.7.3 Tách trang bằng break
2.7.4 Đầu trang và chân trang
2.7.5 Xem văn bản trước khi in
2.7.6 In văn bản
73
2.7.1 Quy trình in ấn
74
2.7.2 Định dạng trang in
FilePage Setup…, xuất hiện hộp thoại Page Setup.
75
2.7.3 Tách trang bằng Break
1) Đặt con trỏ tại vị trí cần sang trang.
2) Insert break, xuất hiện hộp thoại break








76
Chèn số trang tự động
1) Chọn menu: Insert Page numbers… Hộp thoại Page numbers xuất hiện:
77
2.7.4 Đầu trang và chân trang
Chọn menu View  Header and Footer, con trỏ lập tức chuyển ngay vào phần tiêu đề đầu (Header):


Thanh công cụ Header and Footer cũng xuất hiện:
78
2.7.5 Xem tài liệu trước khi in
Cách 1: Chọn menu File  Print Preview
Cách 2: Nhấn nút Print preview trên thanh công cụ Standard.
Màn hình Preview cùng thanh công cụ Print preview xuất hiện:
79
2.7.5 Xem tài liệu trước khi in
80
2.7.6 In văn bản
Cách 1: Chọn menu File  Print..
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + P ,Hộp thoại Print xuất hiện:
81
Nội dung trình bày
2.1 Căn bản về Winword
2.2 Soạn thảo văn bản tiếng Việt
2.3 Định dạng văn bản
2.4 Lập bảng biểu trong văn bản
2.5 Đồ họa trong văn bản
2.6 Thẻ định dạng trong văn bản
2.7 Định dạng trang và in ấn
2.8 Một số tính năng nâng cao

82
2.8 Một số tính năng nâng cao
2.8.1 Tạo chú thích (footnote)
2.8.2 Tạo tham chiếu (reference)
2.8.3 Tạo văn bản nhiều cột
2.8.4 Tạo công thức toán học
83
2.8.1 Tạo chú thích (Footnote)
Bước 1. Chọn phần văn bản cần tạo chú thích.
Bước 2. InsertReferenceFootnote, xuất hiện hộp thoai Footnote and Endnote
84
2.8.2 Tạo tham chiếu
Bước 1. Đặt con trỏ tại vị trí muốn chèn tham chiếu.
Bước 2. InsertReference Cross-reference, xuất hiện hộp thoai Cross-reference.
85
2.8.2 Tạo tham chiếu
Để sử dụng tham chiếu vừa tao, ban nhấn Ctrl + nháy chuột vào tham chiếu vừa tạo, con trỏ sẽ chuyển đến vị trí BÀI MỞ ĐẦU
86
2.8.3 Tạo văn bản nhiều cột
Bước 1: Lựa chọn (bôi đen) vùng văn bản cần chia làm nhiều cột;
Bước 2: Chọn menu Format  Columns.. Hộp thoại Columns xuất hiện:
87
Ví dụ
88
2.8.4 Tạo công thức toán học
Bước 1: Chọn một vị trí trên tài liệu, nơi sẽ chèn công thức ;
Bước 2: Kích hoạt trình soạn thảo công thức toán học bằng cách: chọn menu Insert  Object... Hộp thoại Object xuất hiện:
89
3.8.4 Tạo công thức toán học
90
2.8.4 Tạo công thức toán học