Giáo trình Power Point

PhÇn 2: Microsoft Powerpoint
T¸c gi¶:
NguyÔn S¬n H¶i
[email protected]
Trung t©m tin häc – Bé Gi¸o dôc vµ ®µo t¹o
S¸ch häc Powepoint
Giíi thiÖu powerpoint
B¹n lµ mét sinh viªn, muèn tr×nh bµy néi dung bµi tËp lín, ®å ¸n tèt nghiÖp tr- íc
héi ®ång b¶o vÖ?
B¹n lµ mét c¸n bé, muèn tr×nh bµy b¸o c¸o c«ng viÖc cña m×nh tr- íc ®ång nghiÖp?
B¹n lµ mét nhµ khoa häc, muèn tr×nh bµy nh÷ng ý t-ëng, nh÷ng c«ng tr×nh nghiªn
cøu cña m×nh trong nh÷ng diÔn ®µn, nh÷ng cuéc héi th¶o?
Vµ cßn nhiÒu hoµn c¶nh kh¸c n÷a, khi mµ b¹n muèn tr×nh bµy mét vÊn ®Ò nµo ®ã
tr- íc ®¸m ®«ng. Microsoft Powerpoint sÏ gióp b¹n lµm nh÷ng c«ng viÖc ®ã mét c¸ch
®¬n gi¶n
mµ
hiÖu qu¶ rÊt cao
.
B¹n cã thÓ ®-a ®-îc rÊt nhiÒu lo¹i th«ng tin lªn mµn h×nh tr×nh chiÕu nh- : v¨n b¶n;
h×nh ¶nh; ©m thanh; b¶ng tÝnh; biÓu ®å; …
Lµm viÖc trªn Powerpoint lµ lµm viÖc trªn c¸c tÖp tr×nh diÔn (cã phÇn më réng lµ
*.PPT). Mçi tÖp tr×nh diÔn bao gåm c¸c b¶n tr×nh diÔn (Slides) chóng ®-îc s¾p theo
mét thø tù. C¸c b¶n tr×nh diÔn nµy chøa néi dung th«ng tin b¹n muèn tr×nh bµy. Cã
thÓ minh ho¹ cÊu tróc mét tÖp tr×nh diÔn theo c¸c b¶n tr×nh diÔn (Slides) nh- sau:
Slide 1
Slide 2
Slide n
Mét tÖp tr×nh diÔn
Qui tr×nh ®Ó t¹o vµ sö dông mét tÖp tr×nh diÔn nh- sau:
B­íc 1:
X¸c ®Þnh râ rµng c¸c néi dung sÏ tr×nh bµy. Tõ ®ã sÏ ®Þnh ra ®-îc cÊu tróc
cña tÖp tr×nh diÔn lµ:
Chän nÒn cña slide theo mÉu nµo cho phï hîp? CÇn bao nhiªu
slides? Néi dung mçi Slide lµ g×?
B­íc 2:
Dïng Powerponit ®Ó x©y dùng néi dung c¸c slide ®ã.
B­íc 3:
Tr×nh diÔn Slide. Khi ®ã néi dung tõng Slide sÏ ®-îc phãng to lªn toµn bé
mµn h×nh m¸y tÝnh. NÕu m¸y tÝnh cña b¹n nèi víi mét m¸y chiÕu (Multimedia
Projector ch¼ng h¹n), néi dung c¸c slide tr×nh chiÕu sÏ ®-îc ®- a lªn c¸c mµn h×nh lín,
nhiÒu ng- êi cã thÓ quan s¸t mét c¸ch dÔ dµng.
2
T¸c gi¶:
NguyÔn S¬n H¶
i
, Trung t©m Tin häc – Bé Gi¸o dôc vµ §µo t¹o. Email:
[email protected]






S¸ch häc Powepoint
Ch-¬ng 1: Tr×nh diÔn ®¬n gi¶n
1. C¸ch khëi ®éng Powepoint
Cã nhiÒu c¸ch cã thÓ khëi ®éng ®-îc phÇn mÒm Powerpoint. Tuú vµo môc ®Ých
lµm viÖc, së thÝch hoÆc sù tiÖn dông mµ b¹n cã thÓ chän mét trong c¸c c¸ch sau ®©y
®Ó khëi ®éng:
C¸ch 1:
Chän lÖnh
Start
cña Windows nh- sau:
Start | Programs | Microsoft
Powerpoint
C¸ch 2:
Nh¸y kÐp chuét lªn biÓu t- îng cña phÇn mÒm Powerpoint
trªn thanh c«ng cô, hoÆc trªn mµn h×nh nÒn cña Windows;
Hép tho¹i ®Çu tiªn cña Powerpoint xuÊt hiÖn, cho phÐp chän h- íng lµm viÖc:
-
Open an exiting presentation
®Ó më mét tÖp tr×nh diÔn ®· cã tr- íc (chØ dïng c¸ch
nµy cho nh÷ng lÇn sau, khi mµ b¹n ®· cã nh÷ng tÖp tr×nh diÔn trªn m¸y);
-
AutoContent wizard
– gióp t¹o mét tÖp tr×nh diÔn theo nh÷ng mÉu cho tr- íc víi
néi dung vÒ mét chñ ®Ò nµo ®ã;
-
Design Template
- ®Ó b¾t ®Çu t¹o míi mét tÖp tr×nh diÔn sö dông mét mÉu ®Þnh
d¹ng s½n ®· cã trong th- viÖn Powerpointl
-
Blank Presentation
cho phÐp t¹o míi mét tr×nh diÔn;
3
T¸c gi¶:
NguyÔn S¬n H¶
i
, Trung t©m Tin häc – Bé Gi¸o dôc vµ §µo t¹o. Email:
[email protected]










S¸ch häc Powepoint
2. T¹o mét tr×nh diÔn míi
B»ng c¸ch chän môc hép tho¹i trªn, hép tho¹i
New slide
xuÊt hiÖn, cho phÐp chän b¶n tr×nh diÔn (Slide):
Danh s¸ch
Choose an AutoLayout:
chøa c¸c lo¹i bè côc Slide mµ b¹n cã thÓ
chän. Dïng chuét chän mét mÉu råi nhÊp
OK
®Ó tiÕp tôc. Mµn h×nh lµm viÖc chÝnh
cña Powerpoint xuÊt hiÖn:
Slide, n¬i chøa c¸c th«ng tin
cÇn tr×nh diÔn.
HÖ thèng thùc
HÖ thèng thanh
®¬n lÖnh
c«ng cô
Danh s¸ch c¸c
Slide ®· t¹o
®-îc !
Hép ghi chó
cho tõng Slide
Mµn h×nh lµm viÖc chÝnh cña Powerpoint th«ng th-êng bao gåm 5 thµnh phÇn:
-
B¶n tr×nh diÔn (slide):
Lµ n¬i chÕ b¶n néi dung c¸c b¶n tr×nh diÔn. Mçi tÖp tr×nh
diÔn (Presentation) cã thÓ bao gåm nhiÒu b¶n tr×nh diÔn (Slide). T¹i mçi thêi ®iÓm,
mµn h×nh chØ cã thÓ hiÓn thÞ ®- îc 1 b¶n tr×nh diÔn ®Ó thiÕt kÕ. B¹n cã thÓ sö dông
c¸c c«ng cô chÕ b¶n (nh- sö dông trong Word) ®Ó ®- a th«ng tin lªn c¸c Slides
4
T¸c gi¶:
NguyÔn S¬n H¶
i
, Trung t©m Tin häc – Bé Gi¸o dôc vµ §µo t¹o. Email:
[email protected]






S¸ch häc Powepoint
nµy;
-
HÖ thèng môc chän (menu):
chøa c¸c lÖnh ®Ó gäi tíi c¸c chøc n¨ng cña
Powerpoint trong khi lµm viÖc. B¹n ph¶i dïng chuét ®Ó më c¸c môc chän nµy, ®«i
khi còng cã thÓ sö dông tæ hîp phÝm t¾t ®Ó gäi nhanh tíi c¸c môc chän;
-
HÖ thèng thanh c«ng cô:
bao gåm rÊt nhiÒu thanh c«ng cô, mçi thanh c«ng cô bao
gåm c¸c nót lÖnh ®Ó phôc vô mét nhãm c«ng viÖc nµo ®ã;
-
Hép ghi chó (note):
gióp b¹n l- u nh÷ng th«ng tin chó thÝch cho tõng Slide. §iÒu
nµy lµ cÇn thiÕt khi b¹n khã cã thÓ nhí ®- îc nh÷ng th«ng tin xung quanh slide ®ã;
-
Danh s¸ch c¸c Slide ®· t¹o ®-îc:
cho phÐp ®Þnh vÞ nhanh ®Õn mét Slide nµo ®ã
chØ b»ng c¸ch nhÊn chuét.
MÆt kh¸c, trong khi ®ang lµm viÖc víi Powerpoint b¹n còng cã thÓ sö dông mét
trong c¸c c¸ch sau ®©y ®Ó t¹o míi mét tÖp tr×nh diÔn:
- Më môc chän
File | New..;
hoÆc
- NhÊn nót
New
trªn thanh c«ng cô
Standard
;
hoÆc
- NhÊn tæ hîp phÝm t¾t
Ctrl + N
.
TiÕp theo, thùc hiÖn x©y dùng néi dung cho Slide míi nµy:
H·y gâ th«ng tin vµo hai tiªu ®Ò cña slide nµy. Së dÜ slide trªn chØ cã 2 tiªu ®Ò lµ do
viÖc b¹n chän mÉu slide ë hép tho¹i
New slide
. Tuy nhiªn b¹n còng cã thÓ chän c¸c
mÉu slide kh¸c cho phï hîp theo môc ®Ých cña m×nh. Sau khi gâ th«ng tin xong, néi
dung slide ®Çu tiªn sÏ nh- sau:
5
T¸c gi¶:
NguyÔn S¬n H¶
i
, Trung t©m Tin häc – Bé Gi¸o dôc vµ §µo t¹o. Email:
[email protected]












S¸ch häc Powepoint
3. Tr×nh diÔn Slide
B¹n cã thÓ sö dông c¸c tÝnh n¨ng tr×nh diÔn slide ®Ó kiÓm ®Þnh kÕt qu¶. Cã nhiÒu
c¸ch cã thÓ më ®- îc tÝnh n¨ng nµy:
-
NhÊn chuét lªn nót
Slide Show
ë gãc ph¶i, cuèi mµn h×nh:
NhÊn lªn ®©y ®Ó b¾t
®Çu tr×nh diÔn!
hoÆc
-
Më môc chän
Slide Show |
;
hoÆc
-
BÊm phÝm
F5
trªn bµn phÝm.
Mµn h×nh tr×nh diÔn slide hiÖn ra trªn toµn bé mµn h×nh nh- sau:
Muèn chuyÓn ®Õn slide tiÕp theo trong khi tr×nh diÔn, b¹n nhÊn tr¸i chuét hoÆc
nhÊn phÝm
Enter;
Muèn tho¸t khái mµn h×nh tr×nh diÔn, ®Ó trë vÒ mµn h×nh thiÕt kÕ bÊm phÝm
ESC
.
6
T¸c gi¶:
NguyÔn S¬n H¶
i
, Trung t©m Tin häc – Bé Gi¸o dôc vµ §µo t¹o. Email:
[email protected]








S¸ch häc Powepoint
4. Ghi tÖp tr×nh diÔn lªn ®Üa
§Ó ghi tÖp tr×nh diÔn ®ang lµm viÖc lªn ®Üa, cã thÓ chän mét trong c¸c c¸ch sau:
-
Më môc chän File | Save..;
hoÆc
-
NhÊn nót
Save
trªn thanh c«ng cô
Standard
;
hoÆc
-
NhÊn tæ hîp phÝm t¾t
Ctrl + S
.
SÏ cã hai kh¶ n¨ng x¶y ra:
NÕu ®©y lµ tµi liÖu míi, hép tho¹i
Save As
xuÊt hiÖn, cho phÐp ghi tµi liÖu nµy bëi
mét tÖp tin míi:
Gâ tªn tÖp
tin vµo ®©y!
H·y gâ tªn tÖp tin vµo môc
File name:
råi nhÊn nót
Save
®Ó kÕt thóc viÖc ghi tÖp
tr×nh diÔn.
NÕu tµi liÖu cña b¹n ®· ®-îc ghi vµo mét tÖp råi, khi ra lÖnh ghi d÷ liÖu, tÊt c¶
nh÷ng sù thay ®æi trªn tµi liÖu sÏ ®- îc ghi l¹i lªn ®Üa.
B¹n nªn thùc hiÖn thao t¸c ghi tµi liÖu võa råi th- êng xuyªn trong khi lµm viÖc, ®Ó tr¸nh mÊt d÷ liÖu khi
gÆp c¸c sù cè mÊt ®iÖn, hay nh÷ng trôc trÆc cña m¸y tÝnh.
5. Më tÖp tr×nh diÔn ®· tån t¹i trªn ®Üa
§Ó më mét tÖp tr×nh diÔn ®· cã s½n trªn ®Üa, b¹n cã thÓ lµm theo mét trong c¸c
c¸ch sau ®©u:
-
Më môc chän
File | Open..
;
7
T¸c gi¶:
NguyÔn S¬n H¶
i
, Trung t©m Tin häc – Bé Gi¸o dôc vµ §µo t¹o. Email:
[email protected]








S¸ch häc Powepoint
hoÆc
-
NhÊn tæ hîp phÝm t¾t
Ctrl+O
.
Hép tho¹i
Open
xuÊt hiÖn:
Chän tÖp
tr×nh diÔn
cÇn më !
H·y t×m ®Õn th- môc n¬i chøa tÖp tr×nh diÔn cÇn më. Chän tÖp, cuèi cïng nhÊn nót
®Ó thùc hiÖn më tÖp.
6. Tho¸t khái m«i tr-êng lµm viÖc
B¹n cã thÓ thùc hiÖn theo mét trong c¸c c¸ch sau ®©y ®Ó tho¸t khái m«i tr- êng
lµm viÖc Powerpoint:
-
Më môc chän
File | Exit
;
hoÆc
-
NhÊn nót
Close
trªn tiªu ®Ò cöa sæ Powerpoint;
hoÆc
-
NhÊn tæ hîp phÝm t¾t
Alt + F4
.
8
T¸c gi¶:
NguyÔn S¬n H¶
i
, Trung t©m Tin häc – Bé Gi¸o dôc vµ §µo t¹o. Email:
[email protected]




















S¸ch häc Powepoint
Ch-¬ng 2:
X©y dùng c¸c slide
2.1 Qu¶n lý c¸c slides
2.1.1 Thªm mét Slide
§Ó thªm mét Slide lªn tÖp tr×nh diÔn ®ang më, b¹n lµm nh- sau:
B- íc 1:
Më môc chän
Insert |
hoÆc bÊm tæ hîp phÝm nãng
Ctrl + M
. Hép tho¹i
New slide
xuÊt hiÖn cho phÐp b¹n chän mÉu bè côc slide míi
nµy:
B- íc 2:
H·y chän mét mÉu slid e råi nhÊn
OK
, mét Slide míi ®· ®- îc chÌn lªn
tÖp tr×nh diÔn.
ý
nghÜa mét sè biÓu t-îng trªn hép tho¹i
New slide
nh- sau:
: B¹n cã thÓ chÌn mét dßng v¨n b¶n ®· ®-îc ®Þnh d¹ng s½n vµo « nµy;
: B¹n cã thÓ chÌn dßng v¨n b¶n d¹ng Bullet;
: B¹n cã thÓ chÌn danh s¸ch d¹ng Bullet
: B¹n cã thÓ chÌn mét ¶nh vµo « nµy;
: B¹n cã thÓ chÌn mét s¬ ®å tæ chøc
: B¹n cã thÓ chÌn mét biÓu ®å (Chart)
: B¹n cã thÎ chÌn mét b¶ng d÷ liÖu (Table) lªn « nµy.
9
T¸c gi¶:
NguyÔn S¬n H¶
i
, Trung t©m Tin häc – Bé Gi¸o dôc vµ §µo t¹o. Email:
[email protected]




S¸ch häc Powepoint
2.1.2 Di chuyÓn ®Õn c¸c Slides
§Ó di chuyÓn ®Õn c¸c Slide b¹n cã thÓ thùc hiÖn theo 2 c¸ch:
C¸ch 1:
Dïng chuét, nhÊn lªn thø tù Slide cÇn ®Þnh vÞ ®Õn ë danh s¸ch c¸c Slide
bªn tr¸i mµn h×nh;
C¸ch 2:
Dïng chuét di chuyÓn thanh cuén däc ë bªn ph¶i mµn h×nh.
C¸ch 1:
Dïng chuét
chän slide muèn
chuyÓn ®Õn!
C¸ch 2
: Dïng chuét
di chuyÓn thanh
cuén däc!
2.1.3 Xo¸ mét slide
§Ó xo¸ mét Slide ra khái tÖp tr×nh diÔn, b¹n lµm nh- sau:
B- íc 1:
NhÊn ph¶i chuét lªn tªn slide cÇn xo¸ ë danh s¸ch c¸c slide- bªn tr¸i
mµn h×nh;
B- íc 2:
Chän
Cut
®Ó xo¸ Slide nµy.
1.
NhÊn ph¶i chuét
2
. Chän
Cut
(hoÆc nhÊn
phÝm
Delete
)
10
T¸c gi¶:
NguyÔn S¬n H¶
i
, Trung t©m Tin häc – Bé Gi¸o dôc vµ §µo t¹o. Email:
[email protected]
















S¸ch häc Powepoint
2.2 §-a th«ng tin lªn slide
2.2.1 ChÌn v¨n b¶n, h×nh vÏ
Trªn Powerpoint, b¹n ph¶i dïng ®Õn thanh c«ng cô
Drawing
®Ó ®- a v¨n b¶n
(th«ng qua c¸c
Textbox
) còng nh- ®- a c¸c khèi h×nh vÏ lªn Slide
C¸ch sö dông thanh c«ng cô nµy hÖt nh- sö dông chóng trªn phÇn mÒm Word,
nªn chóng t«i kh«ng ®-a ra chi tiÕt h-íng dÉn ë ®©y:
2.2.2 ChÌn h×nh ¶nh, ©m thanh
B¹n còng cã thÓ chÌn ¶nh tõ nh÷ng tÖp tin bëi môc chän:
Insert | Picture |
, hoÆc tõ th- viÖn ¶nh Clip Gallery cña windows tõ môc chän:
Insert
| Picture |
nh- ®· tõng lµm trªn phÇn mÒm Word.
2.2.3 ChÌn b¶ng
Trªn Powerpoint, ®Ó chÌn mét b¶ng d÷ liÖu (table) lªn Slide b¹n ph¶i sö dông
môc chän
Insert |
, tiÕp theo qui tr×nh x©y dùng cÊu tróc b¶ng, nhËp néi
dung